PROJE YÖNETİMİ

PROJE YÖNETİMİ VE PLANLAMA Proje : Önceden belirlenmiş sonuçlara ulaşabilmek için düzenlemiş faaliyetler zinciridir. Proje yönetimi: Kısıtlı zaman, maliyet ve teknik durumları dikkate alarak, projenin en etkin bir biçimde gerçekleşebilmesi için insan, araç-gereç, materyal gibi kaynakların planlanması, yönetilmesi ve kontrol edilmesi işlevidir.

BAŞARILI BİR PROJE Başarılı olarak yönetilen bir proje, müşterinin istediği zamanda(veya daha önce) teslim edilen, taahhüt edilen işlevleri yerine getiren ve planlanan bütçe dahilinde (veya daha az harcamayla) gerçekleşen projedir.

Proje Adımları ANALİZ:Ne yapılacağının belirlenmesi, TASARIM:Nasıl yapılacağının belirlenmesi, PLANLAMA: Ne zaman, kim tarafından kaça yapılacağının belirlenmesi, UYGULAMA: Hedefe ulaşmak için planların hayata geçirilmesi.

PROJE YÖNETİMİNİN YARARI İnsan araç-gereç, materyal, para ve bilginin etkili kullanımı, Uygun maliyette, zamanda ve istenilen düzeydeki performans ve kalitede müşteri tatminini sağlama, Şirket hedeflerine zamanında ulaşma, Değişen sosyal, ekonomik, politik ve teknik sınırlamalara karşı işletmeyi koruma konusunda yardımcı olur.

PROJE YÖNETİMİNE NE ZAMAN İHTİYAÇ DUYULUR? Iş büyük ve karmaşık olduğunda İş birden fazla faaliyetin eşgüdümünü gerektirdiğinde Belirli zaman ve maliyet sınırlaması söz konusu olduğunda.

PROJE YÖNETİCİSİNİN ROL VE SORUMLULUKLARI Müşteri ve proje arasındaki iletişimi sağlamak, Projeye başlamadan önce sözleşme ve iş isteğini gözden geçirmek ve istekler konusunda müşteri ile fikir birliğine varmak, Proje ile ilgilenecek geçici organizasyonu oluşturmak, organizasyonda görev alacakların görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemek, Proje gereksinimleri ve faaliyet planlarını belirlemek, Projede çalışacak elemanların ve kullanılacak malzemelerin temini için gerekli koordinasyonu sağlamak ve yönetimden söz almak,

PROJE YÖNETİCİSİNİN ROL VE SORUMLULUKLARI Teknik ve idari faaliyetleri yönlendirmek ve entegrasyonunu sağlamak, Projenin gelişimini ve sonuçlarını sürekli olarak izlemek ve değerlendirmek, Müşteriye ve üst yönetime projenin gelişimi ve karşılaşılan problemler hakkında bilgi vermek, Proje faaliyetlerinin sözleşmeye ve planlara uygunluğunu gözlemlemek, Müşterilerin sorunlarına verilen cevapların yeterliliğini, doğruluğunu ve zamanında olduğunu garanti etmek, İşgücü, zaman ve malzeme ile ilgili değişiklikleri üst yönetime ve etkilenen diğer departmanlara zamanında rapor etmek,

PROJE YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ Hedefleri ve bu hedeflere ulaşabilmek için gerekli planları iyi belirleyebilmek, Kişileri, fikirleri ve kaynakları etkin bir biçimde koordine edebilmek, Projenin kapsamını ve firmanın başarısındaki önemini kavrayabilmek ve bunu tüm proje grubu elemanlarına aktarabilmek, Grup içi anlaşmazlıkları ve kişisel çekişmeleri ortadan kaldırabilmek

PROJE YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ Tüm ekibi projenin başarılı bir biçimde sonuçlandırabilmesi için motive edebilmek, Yetki ve sorumlulukları uygun bir biçimde dağıtabilmek, Sürekli olarak müşteriyi odak kabul etmek müşteri tatmini için uğraşmak, Projenin planlar çerçevesinde gelişimini izlemek gerektiği takdirde düzeltici faaliyetlerde bulunmak.

PROJE PLANLARININ HAZIRLANMASI “Bir projenin başarısı; onu planlarken harcayacağınız çaba, göstereceğiniz özen ve yetenekleriniz oranında gerçekleşecektir. “ Bir projeye başlamadan önce aşağıdaki soruları cevaplandırmalısınız: .Kesin olarak hangi hedeflere ulaşmam beklenmektedir? Proje , görevinizin ne olduğunu bilmeniz için yeterince tanımlanmış mıdır? Hedefleri belirleyerek sonuçları daha iyi tanımlayabilirsiniz. .Proje kimin için hazırlanmaktadır? Sonuçları tanımlamanın diğer bir yolu da projeyi kimin, hangi amaç için kullanacağını bilmektir. .Ulaşılacak sonuç ile hangi problemler çözülecektir? Yeni bir yöntem veya bilgiye ulaşılması projenin sonucu olabilir; fakat sonucu değerli kılabilmek için proje çalışması ile ne tür problemlerin çözüleceğini bilmek gerekmektedir.

PROJE PLANLAMA Proje planı, bir projenin amaçlarına nasıl ulaşacağını sözel ve grafiksel olarak tanımlayan belgedir Proje müşterisinin tanımlanması Nihai ürün ya da hizmetin belirlenmesi, Proje amaçlarının saptanması, Gerekli toplam kaynaklar ve zamanın tahmin edilmesi, Proje örgütünün yapısına karar verilmesi, Anahtar personel (proje yöneticisi vb.) atamalarının yapılması, Gerekli ana görevlerin tanımlanması, Bütçenin hazırlanması.

Planlama Planlama sürecinin ilk adımıdır. Proje süreci boyunca yeni bilgiler elde edindikçe planlar düzenli gözden geçirilmelidir Temel proje planını desteklemek için projenin farklı yönlerini ele alan alt planlar geliştirilebilir 13

İYİ HAZIRLANMIŞ BİR PROJE PLANININ FAYDALARI Koordinasyona yardımcı olmak, Proje grubu üyeleri arasında iletişimi kolaylaştırmak, Proje gelişimini izlemeyi kolaylaştırmak, Beklentileri tanımlamak, Yetki ve sorumlulukların paylaşımını kolaylaştırmak, Problem çözümlerine yardımcı olmak, Gereksinim duyulan kaynakları ortaya çıkarmak, Projenin tamamlanma zamanının önceden görülmesini sağlamak, Hedeflenen sonuçları belirlemek, Gerçekleşen durumlarla karşılaştırma imkanı sağladığından kontrollerin yapılmasını kolaylaştırmak,

Proje Planı Türleri Plan Açıklaması Kalite planı Projede kullanılacak olan yöntem ve standartların kalitesini ifade eder Geçerlilik planı Sistemin geçerliliğini belirlemek için yaklaşımlar, kaynaklar ve zaman çizelgelemesi Bakım planı Sistemin bakım gereksinimlerinin, bakım maliyetinin ve gereken çabanın tahmini Deneme planı Yazılım projelerinde birim, bütünleşme, sistem denemelerinin gerçekleştirilmesi Personel geliştirme planı Proje personelinin başarı ve deneyimin nasıl geliştirileceği açıklanır

Proje planının yapısı Giriş (amaç, kapsam, koşullar, süre, maliyet) Projenin düzenlenmesi(yapılandırma,yönetim) Risk çözümlenmesi Donanım ve Yazılım kaynakları gereksinimleri Görev dağılımı Projenin zaman çizelgelenmesi Gözetim ve raporlama mekanizmaları

Proje planlama süreci 1.Proje koşullarının belirlenmesi 2. Proje parametrelerinin (bütçe, zaman, personel, araç-gereç) başlangıç değerlerin belirlenmesi 3.Projenin kilometre taşlarının, aralık ve nihai rapor sürelerinin, ürün teslim süresinin belirlenmesi 4. a. Proje takviminin oluşturulması 4.b. Proje takvimine uygun olarak girişimlerin gerçekleştirilmesi 4.c.Projede ilerlemelerin gözden geçirilmesi 4.d. Proje parametrelerinin gözden geçirilmesi 4.e. Proje takviminin güncellenmesi 4.f. Proje koşullarının ve teslim süresinin gözden geçirilmesi 5. Eğer proje ilerlemesinde sorunlar oluşmuşsa o zaman projenin mümkünse yeniden gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi (4b.-4f adımlarının tekrarı) 17

Yazılım Projelerinin önemli adımları ve kilometre taşları (önemli noktaları)

Proje takvimi (zaman çizelgelenmesi) Projenin meselelere (iş parçalarına) bölünmesi ve her meselenin tamamlanması için zaman ve kaynak gereksinimlerinin tahmini; İş gücünün verimli kullanımı için görevlerin paralelliğinin sağlanması; Görevlerin yapılış düzenine göre sıralanması; Her görev için başlangıç/bitiş zamanın belirlenmesi; Bir görevin, diğerinin tamamlanmasını beklemesinden dolayı gecikmeleri önlemek için görevler arasındaki bağımlılıkların en aza indirilmesi; Her görev için ayrıntılı bütçenin geliştirilmesi; Görevlere uygun kişilerin atanması Takvimin oluşturulması, proje yöneticisinin sezgisine ve deneyimine bağlıdır 19

Girişimlerin düzenlenmesi Projedeki girişimler, proje sürecinin değerlendirile bilmesi için fiziksel ölçülebilir sonuçların üretilmesini sağlar Kilometre taşları (Milestones) –proje için çok önemli olan bir veya birkaç girişimin mantıksal sonucunu (geliştirme adımı, aralık ürün,…) ifade eder. Şelale modelinin adımları proje geliştirmede kilometre taşlarını doğrudan ifade eder

Proje takviminin oluşturulması sorunları Sorunların karmaşıklığının ve uygun olarak, çözümün maliyetinin tahmini çok zordur Verimlilik, projede çalışanların sayısı ile doğru orantılı değil Geciken projeye ilave personel alımı, iletişim sorunlarından dolayı daha da gecike bilir Beklenmedik durumlar her zaman ola bilir ve bu proje geliştirme sürecinde göz önünde bulundurulmalıdır 21

Yazılım Projesi takviminin oluşturulması süreci

Proje Takviminin Grafik ifadesi Görevlerin ve kaynakların zamana göre paylaşımını ifade etmek için kullanılır Görevler çok küçük olmamalıdır. (iki-üç haftalık) Görevler arasındaki ilişkiler ve kritik yollar grafik ifade edilir 23

Görev süreçleri ve ilişkiler

Girişimler ağı 25

Girişimin zaman çizelgelemesi 26

Görevler üzere personel atamaları 27

Önemli noktalar Projenin başarılı olması için iyi proje yöneticiliği gerekmektedir Fiziksel olmayışından dolayı yazılım, yöneticilik için ilave sorunlar oluşturmaktadır Yöneticiler farklı roller üstlene bilir, fakat esas girişimler planlama, tahminetme ve proje takvimini oluşturmaktır Planlama ve tahminetme iteratif süreçlerdir ve bütün proje süreci boyunca devam etmektedirler Projenin kilometre taşları projenin gidişatı hakkında raporların yöneticiye sunulduğu önceden belirlenmiş durumlardır 28