ZAMAN YÖNETİMİ

AMAÇ OKUYUCU HEDEFLERİ İÇERİK Yöneticilerin zamanlarını etkin biçimde kullanmalarını sağlayarak verimliliklerini arttırmak OKUYUCU HEDEFLERİ Zaman yönetiminin önemini açıklayabilecek. Zamanı etkin kullanmak için günlük plan tekniğini kullanabilecek. Günlük planda önceliklerin belirlenmesi için kullanılan yöntemleri bilecek. Zaman tuzaklarını açıklayabilecek. Kişisel ve kurumsal gelişmenin zaman yönetimi ile ilişkisini kurabilecek. Zamanı nasıl kontrol altına alabileceğini öğrenecek. Zamanı en önemli işlere nasıl harcadığının farkına varacak. Yaptığı işlerde nasıl daha verimli olabileceğini öğrenecek. Zamanı nasıl israf etmeyeceğini bilecek. İÇERİK Neden “zaman yönetimi” amaç İşletme yönetiminde zaman yönetiminin önemi, faydaları, Kısıtlı ve üretilmeyen kaynak: zaman, Günlük planda önceliklerin belirlenmesi için yöntemler, Zaman tuzakları neler? Zaman tuzaklarından korunmanın yöntemleri, Kişisel ve kurumsal gelişimin zaman yönetimi ile ilişkisi.

ZAMANA HÜKMETMEK NİÇİN GEREKLİDİR? TANIM Zaman, arka arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır. Zaman, olayları ölçebildiğimiz bir süreçtir. Eğer olaylar ve olgular olmasaydı, zamanı ne algılayabilirdik, ne de ölçebilirdik. Zaman hayattır. Geri döndürülemez ve hiçbir şey onun yerini tutamaz. Zamanımızı harcamak hayatımızı harcamaktır. Zamanımızı iyi kullanabilmek hayatımızı iyi kullanıp hep iyi sonuçlar almak demektir. Zamanımızı nasıl değerlendirebileceğimize ilişkin doğru kararlar vermek, etrafta bulunan herhangi işi verimli şekilde yapmaktan daha önemlidir. Verimlilik yerine göre iyidir. Başarılı insanın bizden daha fazla zamanı yoktur, bunlar zamanı etkili kullananlardır. Bütün diğer kaynaklar gibi, zamanda kullanılabilir bir özelliktir ve ondan yararlanılabilir. Zamanın tümünü birden kullanmaya ilişkin olanlara karşı elinde yeterince olduğunu bilerek onu azar azar harcamayı bilenlerin daha ender oluşu, zaman kavramının bir çelişkisidir. Zaman yenilenmesi mümkün olmayan bütün kaynakların en değerli olanıdır. Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasından aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz ve değiştirilemez. Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir. ZAMANA HÜKMETMEK NİÇİN GEREKLİDİR? Yönetim değişikliğinin etkilerini, önerilerini kavramak. Değişme sürecine bağlı olarak durgunluk olgusu bilinci kazandırmak. Zaman ve planlamaya ilişkin geleneksel tutumunun eksikliklerini belirlemek. İşleri kümelendirip, planlama yapmak becerisini kazandırmak.

İyi yetişmiş, yetkin, liderlik özelliklerine sahip yöneticiler, zamana hükmetme konusunda üst düzeyde yeterlilikleri olan kişilerdir. Zamana hükmetmek, zamanı kontrol altına almak, zamanı yönetmek demektir. Zamanı yönetmek olayları ve olguları önceliklerine göre sıraya koyabilmektir. Yetkin yönetici, düşünce modelini yukarıdaki dizinde beşinciden başlatıp olayları ve olguları kontrol etmeye yönelen yöneticidir.

I- ZAMAN YÖNETİMİ AŞAMALARI Hızla geçip giden bir yüzyılda yaşıyoruz. Geçtiğimiz 20. Yüzyılda bilimdeki ve teknolojideki hızlı değişmeye adapte olmak için bizlerde aynı gelişim trendini göstermek zorundayız. Bu nedenle bizlerde bu gelişime adapte mi olmalıyız, yoksa bu gelişimi bizler mi başlatmalıyız? Eğer geleceğe ilişkin bir imza atmak istiyorsak, bu gelişimi bizler başlatmalıyız. Gelişimi başlatmak için de öncelikle geleceği görmeli ve geleceği planlamalıyız. Bunun için de içinde yaşadığımız şu anki zamanı yönetmeliyiz. Zaman yönetiminin aşamaları yanda verilmiştir. MİSYON STRATEJİK HEDEFLER ÇEVRE ANALİZİ KİŞİSEL ANALİZ KARŞILAŞTIRMA PLANLAMA UZUN VADELİ HEDEFLER TAKTİKSEL PLANLAR KISA VADELİ HEDEFLER OPERASYONEL PLANLAR

Zaman kültürel ve psikolojik boyutları olan bir kavramdır Zaman kültürel ve psikolojik boyutları olan bir kavramdır. Eğer bir çalışma sırasında kendinizi doğrudan konuya verebilmişseniz, huzurlu bir ortamda severek ve isteyerek çalışıyorsanız, zaman göreceli olarak çabuk geçer. Buna karşılık okulda yada evde kaygılı bir bekleyiş içinde olduğunuzda zaman duygusal olarak uzaklaşır. Geleneksel anlatımı ile “bir türlü geçmek bilmez.” Eğer bir hafta size çok çabuk geçti gibi geliyorsa, okul yöneticiliğine çabuk ısındınız, işinizi seviyorsunuz demektir. MİSYON Şu anda hemen her kurum belli bir konumda bulunmaktadır. Örneğin; Microsoft işletmesi bilgisayar dünyasında tekel olma yolunda ilerlemektedir. Ancak Microsoft işletmesinin bundan 10 yıl sonra da dünyada 1 numara olacağını söyleyebilir miyiz? Her işletme gelecekte nerede olacağını bilmek ister. Bu amaçla da kendine yaşamını devam ettirecek olan bir misyon seçer. Bu misyon o işletmenin var olma nedenidir. İnsanlarda da aynı anlayışı gözlemleyebiliriz. Bizlerde yaşamımızı adayacağımız bir misyon seçer ve bu misyon doğrultusunda yaşamımızı planlayabiliriz. Etkili bir zaman yönetimi için bizlerde öncelikle var olma nedenimizi (misyonumuzu) belirlemeliyiz.

STRATEJİK HEDEFLER Belirlemiş olduğumuz misyon doğrultusunda, bu misyonumuz ile ulaşmak istediğimiz hedefler belirleriz. Belirlenmiş olan bu hedeflere ulaşıldığında da misyon tamamlanmış olacaktır. Bu nedenle stratejik hedefler, kurumun veya bireyin misyonunu tamamlayacak şekilde hazırlanmalıdır. Bizler stratejik hedefleri kısa süreli hedefler ve uzun süreli hedefler olarak iki bölüme ayırıyoruz. Stratejik hedefleri belli periyotlara böleriz. Genellikle beş yıllık periyotlara bölünen hedefler uzun süreli hedeflerdir. Ülkelerin 5 yıllık kalkınma planlarını örnek olarak gösterebiliriz UZUN SÜRELİ HEDEFLER UZUN SÜRELİ HEDEFLER KISA SÜRELİ MİSYON STRATEJİK Uzun süreli hedefleri de belli periyotlara böleriz. Genellikle bir veya iki yıllık periyotlara bölünen hedefler kısa süreli hedeflerdir. Günlük yaşamımızda bu hedefler aylar, haftalar boyutunda kısaltılabilir. KISA SÜRELİ HEDEFLER Misyon ve hedeflerin belirlenmesinden sonra, bu hedeflere ulaşmamızı sağlayacak planlar yapılmaktadır. Planlama aşamasında yapılacak ilk işlem kurumun zayıf ve güçlü noktalarının belirlenmesidir. Kurum ve konu ile ilgili veriler toplanır. Yapılacak olan toplantıda bu veriler ışığında bireyler düşüncelerini aktarırlar. Bu toplantıda öncelikle kurumu tanımaya yönelik sorular sorulur. Bu sorular aşağıda verilmiştir. STRATEJİK PLANLAMA

Güçlü yönleri belirlemek için sorulacak sorular Bizim Avantajımız Nelerdir? Biz Neyi Daha İyi Yaparız? Zayıf yönleri belirlemek için sorulacak sorular Bizim Dezavantajlarımız Nelerdir? Biz Neyi Kötü Yapıyoruz? Bizim Mevcut Gelişmemizi Engelleyen Etkenler Nelerdir Bu sorulara ilişkin olarak herkesin cevapları kayıt edildikten sonra önem sırasına göre yazılır. Daha sonra kurum dışındaki durumun analizine geçilir. Burada da yine kurumun çalıştığı alan ile ilgili veriler toplanır. Bu veriler ışığında toplantıda kurumun yaşadığı dış çevreyi tanımaya yönelik sorular sorulur; Sektördeki Fırsatlar Sektörde Ne Tür Gelişmeler Yaşanıyor? Bireyin Tercihleri Ne Yönde Değişiyor? Sektördeki Tehditler Sektörde Hangi Uygulamalar Terk Ediliyor? Sektördeki Diğer Kurumların Uygulamalarından Nasıl Etkileniyoruz? Bu aşamadan sonra çevre analizi sonuçları ile kişisel analiz sonuçları karşılaştırılır ve bunun sonucunda işletmenin ileride izleyeceği adımlar belirlenir

HEDEFLER YAŞANTI ALANI STRATEJİK HEDEFLER ÇEVRE ANALİZİ KARŞILAŞTIRMA KİŞİSEL ANALİZ Taktiksel Planlar Uzun süreli hedeflere ulaşmak için hazırlanan planlardır. Taktiksel planlarda bölümlerin ve kişilerin görev ve sorumluluklarının ne olduğu, bu görev ve sorumluluklar dahilinde nasıl çalışacakları yer almaktadır Tek Kullanımlı Planlar: Belli bir amaca yönelik planlardır. Operasyonel Planlar Kısa süreli hedeflere ulaşmak için hazırlanan planlardır. Taktiksel planlar iki bölümde hazırlanır; Standart Planlar: Belli kuralların, standart operasyonel planların yer aldığı planlardır. HEDEFLER YAŞANTI ALANI İLGİ ALANI Kişinin kendini kontrol alanı dışında olan işler ETKİ ALANI Alanında olan işler Misyon : Dershane, 300 öğrenci kapasiteli ve öğrencilerinin en az % 80’ine (300x80/100=240) ÖSS kazandırmak ve 5.yıl sonunda 1000 öğrenci kapasitesine ulaşmak. 1-Uzun Vadeli Hedef : 5. yıl sonunda 1000 öğrenciye ulaşmak ve en az % 80’ine (1000x80/100=800) ÖSS kazandırmak. 2-Kısa Vadeli Hedef : Birinci yıl sonunda 300 öğrencinin % 80’ine ÖSS’yi kazandırmak

İÇ ANALİZ GÜÇSÜZ GÜÇLÜ Benim iyi olduğum alan ne? 25 öğretmenim var ;15’i MF, 10’u sosyal branşında olan öğretmen. Neyi daha iyi yaparız. Yeni açıldığı için teknolojik üstünlüğü sürdürmek Rakip dershanede çok iyi bir matematik öğretmeni var Yabancı dil (İngilizce) öğretmeni açığı var. DIŞ ÇEVRE ANALİZİ OLUMSUZ GELİŞMELER Tahsilat sıkıntısı Devlet okullarındaki öğretim kalitesinin artması Rakiplerin çoğalması Fiyatların düşmesi Sınav sisteminin değişmesi OLUMLU GELİŞMELER Ünlü bir matematik öğretmeni bulmak Devlet okullarındaki öğretim kalitesinin düşmesi

II-ZAMANI YÖNETMEDE İKİ AŞAMALI MODEL Okul müdürü olarak, zamanı yönetmek, işleri planlamak konusunda aşağıda verilen çalışma planının yararlı olacağı umulur. Bir eyleme başlarken geleneksel okul müdürü şu soruyu sorar: “Bu görev nasıl yapılır” Siz, çağdaş bir okul yöneticisi olarak, kendinize ve çevrenizdekilere şu soruları yöneltin: Bana (bize) verilen görev nedir? Bu iş ne için yapılmalıdır? Bu iş yapılmaz ise ne olur? Örnek: İş : Sınıfların, derslerin öğretmenlere dağılımı. Soru : Bu iş ne için yapılmalıdır? Cevap : Öğretim yılı başladığında sınıflarda öğretimin en iyi biçimde başlaması ve kesintiye uğramadan sürmesi için Soru : Bu işi benim yapmam gerekli mi? Cevap : Evet. (1) Müdür yardımcısı öğretmenlerin tümünü bütün yönleri ile tanımıyor. (2) Geçen yıl yaptığım sınıf denetlemeleri sonunda ulaştığım bilgilerin bir çoğuna müdür yardımcıları sahip değillerdir. (3) Sınıfların paylaşımı konusunda, öğretmenlerin birbiri ile çatışan farklı istekleri var. Uzlaşmanın sağlanması gerekir. Bu problemli durum, müdür yardımcılarının iletişim ve yöneticilik becerilerini aşar. (4) Sınıfların dağıtımı için çevreden gelen baskılar, müdür yardımcılarını zor durumda bırakabilir. (5) sınıf okutmak, ders ücreti alabilmek açısından ders dağıtımları önemlidir. Bu tür maddi çıkarların ağır bastığı durumlarda, okul müdürünün etkin olması, gelecekteki çalışmaları azaltabilir.

ÇALIŞMALAR İKİ HAFTA İÇİN İZLENCE Sınıfların, derslerin dağıtımını yapmaya karar verdiniz. Şimdi ikinci aşamaya geçip, geleneksel soruyu sorabilirsiniz. Çalışma I. Bu iş nasıl yapılmalıdır? Sorusunu aşağıdaki aşamaları izleyerek yanıtlamaya çalışın. Aşama 1:Müdür yardımcılarından ders, sınıf, şube sayılarını al. Aşama 2:Öğretmenlerin ders okutmalarına ilişkin özel ve resmi durumlarını sor, öğren, kaydet. Aşama 3:Konu ile ilgili öğretmenlerle, informal ortamlarda ayrı ayrı ve küçük gruplar halinde görüşmeler yap. İsteklerini ve görüşlerini belirlemeye çalış. Aşama 4:Topladığın bilgiler ve edindiğin izlenimler ışığında müdür yardımcıları ile tek tek, gerekiyorsa toplu olarak görüşmeler yap. Şimdi neyi, nasıl, ne zaman, nerede, kiminle yapacağınızı daha iyi biliyorsunuz sanırım. ÇALIŞMALAR X Okulundaki ilk hafta için bir çalışma planı yapmanız yerinde olur. Okul müdürü planlı çalışan bir kimsedir. Planı olmayan bir yöneticinin yönetici olup olmadığı tartışmalıdır. Aşağıda verilen örnekteki aşamaları izlediğinizde, çalışma planı hazırlamanın çok zor olmadığı anlaşılacaktır. Çalışma II: Okul müdürü olarak yapmamız gereken ve yapmak istediğimiz işleri alt alta yazın. Örnek: ( ) Başka okullara giden öğrencilerin dosyalarını göndermek. ( ) Cuma ve Pazartesi yapılacak törenlerin hazırlığını yapmak. ( ) Konuklar için çikolata, sigara aldırmak. ( ) Bahçede düşüp hastaneye kaldırılan öğrenciyi ziyaret etmek. ( ) Öğretmenlerin kent içi gezi planlarını incelemek, imzalamak. ( ) Acele ve günlü yazılara cevap yazmak. İKİ HAFTA İÇİN İZLENCE

ÇALIŞMA III Maddelerin her biri için sorgulama yapın A)   Bana verilen görev nedir? B)   Bu işi niçin yapmalıyım? C)   Bu işi ben yapmaz isem ne olur? İşleri tek tek sorguladığınızda bir iş sizin kişisel yada okulun amaçları yönünden bir anlam ifade etmiyorsa; o işin sizin tarafınızdan yapılmaması durumunda kişisel yada okul amaçlarının gerçekleşmesine bir etkisi yoksa çizin ve silin o eylemi.O işi sizin yapmanıza gerek yoktur. Okul müdürünün görevi, okulun amaçlarına yönelik eylemlerden oluşur. Çizip sildiklerinizin dışında kalan işleri tekrar sorgulayın. Hayati nitelikte, ehemmiyetli olarak nitelendirdiğiniz işlere A, önemlilere B, sıradan işleri C olarak belirleyin. D grubuna giren işleri işaretlemeyin lütfen. Bir okul müdürünün çalışma planında D grubu gereksiz işler bulunmamalıdır. Onları kendi aralarında B1, B2 ,B3 biçiminde önem sırasına koymanız gerekmektedir. Bu aşamada zaman kullanımı ile ilgili teknik bir açıklamayı yapmak gerektiği kanısındayım. Önem derecesini belirleyip sıraladığınız eylemleri, mutlaka o sıralara göre günlere dizmek ve gerçekleştirmek gerekmeyebilir. Örnekse, A1, A2, A3, B1, B2 dereceleri alan beş eylemi haftanın günlerine yerleştirilirken Pazartesi günü ilk saatlere A-1, Salı günü sabaha A-2 yi koymak şart değildir. Sene başı öğretmenler toplantısının yapılması sizin için hayati (A-1) bir iştir; ancak toplantının yapılması için Çarşamba günü öğleden sonra en uygun zamandır. Bu durumda Çarşamba günü öğlenden sonraya A-1 önem derecesinde bir iş konurken, Pazartesi günü sabaha B-3 grubundan bir iş konulabilir. Ancak Çarşambaya kadar zihinsel faaliyetlerinizin ve hazırlıklarınızın A-1 olarak belirlediğiniz toplantı üzerinde yoğunlaşması beklenir. ÇALIŞMA III

Yangın Söndürmek Zevklidir Acil İşler, Krizler ve Panikler III- ZAMANIMIZI ÇALAN HIRSIZLAR VE HIRSIZLARIN TUTUKLANMASI Yangın Söndürmek Zevklidir Hiç kimse inkar etmesin, bizler küçük krizleri b severiz. Sert ve uzun süreli çalan telefon, büromuza girip çıkan insanlar, hareketliliğin verdiği zevk ve göz açıp kapayıncaya kadar geçen zaman. Bu tür durumlar eğlencelidir ve kendimizi önemli hissetmemizi sağlar. Yangınları önlemek ise, büromuzun kapısını kapatıp, düşünmek anlamında gelir ve bu sorun çoğumuz için sıkıcıdır. Hatta bu durumu üretimsizlik olarak nitelendirenler bile vardır. Oysa gerçek tam tersidir. Bizler krizlerin yaşanmamasını önleyerek verimliliğimizi arttırırız. Acil İşler, Krizler ve Panikler Acil olayların bizi yönetmesine izin veririz. Biz acil işleri yapar ve önemli işleri gözardı ederiz. İşlerin bitimi için verilen sürenin bizi sıkmasına ve hatta boğmasına izin veririz. Eğer işler sadece acil oldukları için yapılsaydı, sürekli kriz ve stres ortamında yaşardık. Kriz ve panik yaratan ortamlardan yapılması gereken iki önemli etkinlik vardır. Bunlar; O an yaşanan sorunla uğraşın, yangını söndürün Bu krizin bir daha tekrarlanmaması için yapılması gerekenleri listeleyin. Kısaca krize neden olan problemi çözün. Acil işlerden ve krizlerden kurtulmanın tek yolu sorunların nedenini bulmak ve bu sorunları çözmekten geçer.

Düşünün; şiddetli bir kriz yaşadığınız, dört saat boyunca 6.3 şiddetinde bir kriz geçirdiniz. Adrenaliniz yüksek, kalbiniz müthiş bir hızla çarpıyor ve alnınızdan terler damlıyor, neredeyse düğmelerinizin beden ısınızdan dolayı eriyecek... ve kriz sona eriyor. Şimdi ne yapacaksınız? En güçlü olduğunuz an bitti. Masanızın başına döndünüz. Beden, kriz anında kalbin daha hızlı ve güçlü çarpmasını sağlar. Bunun sonucunda daha atik davranırsınız. Kan basıncınız yükselir ve kan o an için bedeninizin önemsiz kısımlarından, önemli kısımlarına taşınır. Örneğin;sindirim sistemindeki kan, kriz anında kaslarımıza doğru hareket eder. Kriz anının bitmesinden sonra beden kendini dengelemeye çalışır. Kan yine tüm organlara yayılır. Böylece enerji düzeyimiz eşdeğer bir düşüş kaydeder. Bunun sonucunda fizyolojik ve psikolojik problemler yaşayabiliriz. Yorgunluk, stres ve moral bozukluğu çalışmayı engelleyen ve zaman kaybına neden olan öğelerdir. Adrenalin Sonrası Çöküntü Her işletme kriz anlarını en iyi şekilde değerlendiren ve sadece yangın söndürerek yükselen uzmanlar vardır. Ancak bu uzmanlar sadece yangın zamanında verimli çalışırlar. Yangın önlemek gibi bir faaliyet onların mesleki kariyerlerini olumsuz şekilde etkileyebilir. Bu nedenle her zaman yangın çıkmasını isterler. Böyle bir yöneticisi olanlara sabır diliyorum. Ancak toplum kalite anlayışı ile oluşan sorun önleme faaliyetleri, yangın önleme konusunda uzman yöneticiler ile başarıya ulaşmaktadır. Yangını Söndürenler Terfi Eder Anlayışı Hepimizin sığındığı hobilerimiz ve rahatlama bölgelerimiz vardır. Hepimiz zaman zaman dinlenmeye ihtiyaç duyarız ve kendimizi hırpalanmış hissettiğimizde rahatlatıcı alanlarımıza çekiliriz. Önemli olan ne yaptığımızın farkında olmamız ve bunu mantıklı bir zamanda yapmamızdır. Tanıdık ve kolay işleri yapmanın en kötü örneği, terfi eden yöneticinin, terfi etmediği işleri önceden yapmasıdır. Bu onun yakından tanıdığı ve kendisine kolay gelen işlerdir Ancak böyle davranarak iki işi birden mahvetmektedir. Hem yeni sorumluluklarına zaman ayıramamaktadırlar, hem de yerlerine alınan uzmanı rahatsız etmektedir. Rahat, Tanıdık, Kolay İşler

1 “Birden fazla öncelik olması, öncelik yok demektir”. Bu özdeyişteki anlam şudur; insanların sadece bir tane önceliği vardır. On tane öncelik olmaz. Eğer iki tane dahi önceliğiniz varsa, önceliğiniz yok demektir. Yanınızda, yapılması gereken işlerin yazılı olduğu 20 maddelik uzun listeler taşıyabilirsiniz. Ancak bu liste öncelik listesi değildir. Güne, kaldıraç dengesini sağlayacak önemli bir işi önceliğiniz olarak planlayın. O iş sizin için “günün işi” olsun. Önümüze ne tür aksilikler çıkarsa çıksın o işi bitirin. Unutmayın iki yol var; ·         Kaç Kurtul ·         Savaş Kazan Bu basamakta biz, ikincisini seçiyoruz. Önemli Olan İşlere Daha Çok Zaman Ayırmak Çoğumuz anında ödüllendirilme isteğiyle yanıp tutuşuruz. Bu amaçla uzun bir faaliyet listesi hazırlarız. Her yaptığımız faaliyetin yanına çarpı işareti koyarak kendimizi rahatlamış hissederiz. Ancak gerçekte böyle değildir. Çünkü bir anlayış doğrultusunda “Önce kolay işleri yap. Sonra zor işlere geç” anlayışı ile hareket edilir. Bu istenmeyen bir durumdur. Öncelikleri iyi planlamanın iki basamağı vardır. Bunlar; Daha önemli olan işlere daha çok zaman ayırmak Önemli olmayan işleri daha çabuk halletmek Anında Ödüllendirmek 1 Zihninizin derinliklerinde çıktığınız son tatili düşünün. Tatilden önce büroda nasıl çalışmıştınız? Eminim ki, listenizdeki işleri ıslık çalarak incelemişsinizdir. Bu işler için bazı arkadaşlarınızı görevlendirmişsinizdir ve önemsiz işleri de acımadan çöpe atmışsınızdır. Önemli Olmayan İşleri Daha Çabuk Halletmek

IV-ZAMAN HIRSIZLARI VE KARŞI ÖNLEMLER Kağıt İşleri Masa üstünün temiz olması ile başarı arasında bir ilişki yoktur. Gelen kağıtla (evrakla) ilgili ne yapılacağına çabuk karar verin. Bir kağıdı bir kez ele alın ve şu dört eylemden birini yapın. 1. At 2. Havale et 3. Dosyala 4. Gereğini yap. Toplantılar Toplantılarda harcanan zamanın yarıdan çoğu, boşunadır, ziyan edilmektedir. Toplantıların ayrıntılı bir gündemi olmalı ve her gündem maddesi zamanlanmalıdır. Toplantıya herkes katılmamalı bir sınırlama olmalıdır, katılması gerekenler katılmalıdır. Gündemin bir iki maddesinin görüşülmesi ile ilgili olanlar, o maddeler görüşüldükten sonra ayrılmalıdır. Telefonlar Bir orta düzey yöneticisi ortalama beş dakikada bir telefona bakmak zorunda kalır. Üst yönetici bunları sekreteri aracılığı ile programa bağlar. Mükemmellik Hastalığı Bazıları mükemmele ulaşmak için gereğinden çok zaman harcarlar. Bu bazen hastalık halini alır.Her gün bilerek herhangi bir işi mükemmel olmayan bir şekilde yaparak bu hastalıktan kurtarabilirsiniz.

V- ZAMANIN İYİ KULLANILMASI Genel olarak bütün ustalarda görülen ve aşağıda belirtilen 6 ortak niteliği onların bazı anahtar ilkeleri benimseyerek uyguladıklarını göstermektedir. Her zaman ustası: 1.   Her an ne yapacağını zamanını en yararlı biçimde nasıl kullanacağını bilir. 2.   Hatasını, eksiklerini, karakterinin hangi kötü yola sapmaya elverişli olduğunu, onlarla şakalaşacak kadar öğrenmiştir. 3.   Hayatında yaşadığı her evreden ve her olaydan gereken dersi alarak deneyimlerini ve iç güdülerini geliştirmiştir. 4.   Mesleki veya kişisel, sosyal veya özel olsun yalnız kendi hayatını yaşar. 5.   Hiçbir şeyi unutmayacak biçimde ek bir bellek sistemine sahip olduğundan bellekteki bütün anlamsız nedenlerin yerini anlamlı sorular niçin ve nasıllar almıştır. Ulaşmak istediği amaçlara göre her gün zamanını nasıl kullanması gerektiği hakkında yoğunlaştırmayı bilir. Vücudumuza ayırdığımız zamanlar. Boş zamanlarımız. Zevklerimiz için harcadığımız zamanlar. Tüketim için harcadığımız zamanlar. Seyahatlerde geçen zamanlarımız. Dinlenmeye ayırdığımız zamanlar. Sevgiye ayırdığımız zamanlar. Başkalarına ayırdığımız zamanlar. Ailemize ayırdığımız zamanlar. Okumaya ayırdığımız zamanlar. Gelişmemize ayırdığımız zamanlar. Geliştirmemize ayırdığımız zamanlar. Meditasyon anlarımız. Çocukluğumuzu aradığımız zamanlar. Yalnız kaldığımız zamanlar. KULLANABİLECEĞİMİZ ZAMAN ÇEŞİTLERİ

Zaman Kaybına Neden Olan Öğeler Gecikmelerle Mücadele Sizden Kaynaklanan ve Zaman Kaybına Neden Olan Öğeler   Kendini değerlendirme biçiminiz Yetersiz puanlama Olayları önceden kestirmede yetersizlik İyi tanımlanmamış amaçlar Zamanın işlere kötü (dengesiz-önemleri ile orantısız) bölüşümü Yarına bırakma eğilimi İşlerin hepsini birden yapma isteği Doğrudan size ait yanlışlar Ayrıntıya çok önem verme eğilimi İşlerin çalışanlar arasında dağıtımında yetersiz kalmak Her şeyi ve herkesi bizzat denetleme tutkusu Başkalarının yapabileceği işleri-düzenlemeleri bizzat yapmak Birilerine uygun olmayan zamanlarda telefon etmek Birlikte çalıştığı görevlilerle sık sık tartışmak Beklenmeyen ziyaretçilerden yakasını kurtaramamak Önyargılar-saplantılar Düzensiz heyecanlanmalar Disiplinsizlik Başkalarını incitmek-küstürmek korkusu HAYIR diyememek (çok fazla yumuşak yüzlü olmak) Dinlenmesini bilmemek Yavaş okumak Çevrede çalışmaya yoğunlaşmayı engelleyen objelerin varlığı Herkese çay kahve ikram etmek Sürekli makamda oturmak Sohbet etmek Gecikmelerle Mücadele Bitirme tarihini belirleyin İlk önce sıkıcı olan işi yapın Ödüllendirme sistemi kurun İşleri küçük bölümlere ayırın Sizi uyaracak biriyle anlaşın Yukarıdaki hazırlıklar tamamsa şimdi yapın. Beklenmedik Aksaklıklar Bir toplantıya gitmeden önce, toplantının sizin için gerekli olup olmadığını ve sizin için gerekli olan kısımlarını tespit edin. Toplantıya zamanında gidin. Toplantıda aktif olabilmek için kendinizi hazırlayın. Uzun tartışmalardan kaçının. Takip edilecek maddeleri uygun öncelik düzeni içerisinde hazırlayıp listeleyin. Birçok kimse krizlerin kaçınılmaz olduğunu düşünür. Bu kısmen doğrudur. Kriz, yapılması gereken bir işin zaman ve zamanlama planlaması yapılmamışsa yaşanır. Beklenmedik olaylar yaşamamak için her işin veya aktivitenin başlangıç noktasında iken daha önce yaşanmış tecrübelerinizi gözden geçirin. Tecrübeleriniz ışığında kendinize tarz ve metot belirleyin. Her aktiviteden önce ihtimalleri belirleyin. Bunun için şu sorular sorulabilir. Neyin yanlış olma olasılığı vardır ? Ne zaman yanlıştan haberdar olabilirim ? Bu konuda neler yapabilirim ?

KURUMDAN KAYNAKLANAN VE ZAMAN KAYBINA NEDEN OLAN ÖĞELER OLASI AKSAKLIKLAR Gerçekçi olmayan bir zaman planı yapılmış veya son anda önceliklerde değişiklik yapılmış olabilir. Personel hata yapabilir veya cihazlar arızalanabilir. Bu durumlarda kesinlikle panik yapmayın. Derin bir nefes alın. Birkaç dakika dinlenip kendinizi dinleyin. O anda öncelikle nelerin yapılması gerektiğini düşünerek alternatifler üretmeye çalışın. Ancak bir aksaklığı giderirken ikinci bir aksaklık yaratmayın. Zorunlu ve gerekli olmayan formaliteleri ve kırtasiyeciliği kaldırın. Kırtasiyecilik iş yapmak ve çalışmak değildir. Çalışır görünmek ve zamanı öldürmektir. Gereksiz kırtasiyeciliğin kaldırılmasıyla zaman tasarrufu yapılmış olur. Öğle yemeği ve çay saatlerinizi çalışanlarla birlikte geçirin. Size söylemek ve sormak istediklerini bu saatlerde değerlendirip ayrıca size gelip zamanınızı harcamadıkları gibi söylenmesi gerekenleri yemekte aktardıklarından rahatlamış olacaklardır. KURUMDAN KAYNAKLANAN VE ZAMAN KAYBINA NEDEN OLAN ÖĞELER Başkalarının kendilerini değerlendirme biçimleri Diğer çalışanların kötü planları Kurumun genel politikasının olmayışı Kurum norm ve değerlerinin gevşekliği Öncelikli amaçların başkalarının ki ile çatışması Yönetimin amaçlarını, önceliklerini çok sık değiştirmesi Görev tanımlarının kötü yapılmış olması Otorite yokluğu Toplantılar Göreve geç gelmeler Üst makamların kararlarını bekleme Kötü iş, haberleşme Cevap vereceklerin bulunamayışı Problemlerin yanlış ya da kötü tanımlanması Diğer çalışanların yaptıkları yanlışlar Uzayan akran ve müşteri ziyaretleri Personel fazlalığı Büro personelinin azlığı Uzman personelin azlığı Yetişmemiş sekreterler – Makam şoförleri Olumsuz tutumlar Dikkatsizlikler – Başıboşluk – Oyalanma

VI-ZAMANI KONTROL ETMEK 1. Sorumlulukları, öncelikleri ve amaçları belirleyin 2. Gereksiz ve uygun olmayan faaliyetleri eleyin 3. Haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve programlayın 4. Zirve Enerji Zamanınızı Optimum Kullanın Engellerin Çoğunu Mümkün Olduğunca Eleyin veya Azaltın Mümkün olduğunca dağıtım yapın Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın

Günlük programınızı yaparken, enerji konjonktürünüzün EN İYİ ZAMAN KULLANIMI Günlük programınızı yaparken, enerji konjonktürünüzün aklınızda olması iyi bir fikirdir. Bazı insanların en iyi zamanları sabahın erken vakitleridir. Bazılarının en başarılı oldukları zaman ise öğleden sonradır. Mümkün olduğunca günlük programınızı en iyi zamanınıza denk gelecek şekilde planlamaya çalışın. Her zaman kontrolü sağlayamazsınız, fakat konsantrasyon ve düşünce gerektiren çalışmaları en iyi zamanınızda yapma fikrini de göz önünde bulundurmalısınız. Eğer en iyi zamanınız sabah ise daha az önemli olan okuma, mektup veya telefonlara cevap verme gibi faaliyetleri öğleden sonraya bırakın. Zamanı nasıl kullanacağınızı analiz edin. Sonra gereklilik, verimlilik ve uygunluk testleri uygulayarak aktivitelerinizi inceleyin. İşinizin temel unsurlarını belirleyin. Zamanınızı boşa harcayan işleri bir tarafa ayırın ve onlarla uğraşarak onları saf dışı edin. Zaman yönetiminde size uygun olan planlama tekniklerine başvurun. Size yardımcı olacak uygun teknolojik cihazlar kullanın. TİPİK ENERJİ ÇEMBERİ %100 En iyi zaman O 8:00 Öğle 17:00

FAALİYET PLANLAMA DOSYASI Faaliyet planlama dosyaları içerikte büyük oranda farklılık gösterebilirler. Bu aşamaların gerektirdiği en basit gösterim bir projeyi tamamlamaktır. Başlama tarihleri, hedeflenen tamamlama tarihleri, fiyat tahminleri, kimlerin sorumlu olduğu gibi ilave bilgi esas dosyaya eklenebilir. Örnek : Faaliyet planlama dosyası. Hedef : 31 Mayıs’a kadar çalışma planı çıkartma ve çalışma defterini yeniden gözden geçirme.

FAALİYET PLANLAMA DOSYASI

ONİKİ AY

BEŞ YIL ÖNCE

ON YIL SONRA

ZAMAN KULLANIMI KONUSUNDA ÖNERMELER Planlı ve programlı çalışmak zamanı akıllı kullanmak demektir. Yetki devri en önemli zaman yönetimi tekniğidir. Sekreter görevlendirmek yöneticilerin, ziyaretçilerini, telefonlarını, yazılarını, randevularını, toplantılarını ve çevre ilişkilerini düzenlemesini sağlar. Programlı çalışmak; ast yöneticilerle, personelle, halkla genel görüşme yapmak, evrak imzalamak için belirli saatler koymak, bu saatlere uymak zaman kazandırır. Sık sık görüşle yardımcıların birimlerin ve danışmanlarının odalarının yakın olması zaman kazandırır. Yapılacak günlük ve haftalık işleri daima önem ve öncelik sırasına göre yapmak zaman kazandırır.