SÜREÇ YÖNETİMİ

SÜREÇ (PROSES) TANIMI Girdileri çıktılara dönüştüren, birbiriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetler takımı.

SÜREÇ (PROSES) TANIMI Belirli bir çıktı (ürün veya hizmet) elde etmek için, birbirleriyle etkileşim içinde bulunan insanlar, ekipman, malzemeler, yöntemler ve çevresel unsurların bir toplamıdır.

SÜREÇ (PROSES) TANIMI Süreç: Başı ve sonu belli olan iş demektir. Bir işi yapmak için gerekli olan alt işlerin ve detay işlerin oluşturduğu kümedir. Kurumun hizmetinin oluşmasına etki eden mantıksal iş toplamıdır. En yalın açıklamayla hizmetten yararlananlar için ne yapıldığıdır.

SÜREÇ (PROSES) TANIMI Girdileri olan, bunlara değer ekleyen, çıktı üreten faaliyetler dizinidir. Sonuç Çıktı Girdiler İşlemler Değer

Bir Sürecin Anatomisi Daha önce söylediğimiz gibi bir süreç girdileri, değerli çıktılara çeviren, kaynakları kullanan faaliyetler sistemidir. Faaliyetler Girdiler Çıktılar Tedarikçiler Müşteriler *Kaynaklar (Yan girdiler)

1- Faaliyetler Bir süreç genellikle çok farklı faaliyetlerden oluşur. Örneğin, karar alınması, malzemenin taşınması ve birbirini takip eden operasyonlar gibi. Süreç düşüncesinde ilk adım süreçteki faaliyetlerin farklı tiplerini tanımlamaktır. Faaliyetler belirgin 6 kategoriye ayrılır: Depolama Gecikmeler Muayene Taşıma Karar Operasyon

Süreç Tipi-Önemli Faaliyet İlişkileri Süreç Sınıflama Önemli Faaliyet/Sonuç Operasyon Üretir, yapar, başarır, yaptırır ve kullanır Karar Evet veya hayır, yol tespit eder Taşıma Hareket eder, yer değiştirir Muayene Doğrular, kontrol eder, emin olur ve ölçer Gecikme Mani olma ve geçici durma Depolama Muhafaza etme ve koruma

2- Girdiler/Çıktılar/Kaynaklar (Yan girdiler) Süreç faaliyetleri bir seri akışlar üzerinden girdileri çıktılara irtibatlar. Çoğu süreçler iki esas akış tipi ile ilgilidir: Bilgi Akışları iç (firma ve diğer ilgili bölümleri arasında) dış (firma ile müşterileri ve tedarikçileri arasında) her ikisinde kritik irtibatlardan akar. Fiziksel akışlar görüp dokunabildiğin akışlardır. Bir ürünü üstü kapalı taşıyıcıda montaj hattı boyunca hareket ederken veya bir yemeği bir restoranda hazırlanırken görebilirsiniz.

2- Girdiler/Çıktılar/Kaynaklar (Yan girdiler) Girdiler sürecin dışından gelir. Onlar süreç tarafından faaliyete geçirilen nesnelerdir. İnsan (onun bilgisi,becerisi,yaratıcılığı,enerjisi) Makineler,Takımlar ve ölçüm ekipmanları Metotlar (Proses levhaları,atölye el kitapları,talimatlar) Malzemeler,hammaddeler Çevre Bilgi Enerji Şartnameler

2- Girdiler/Çıktılar/Kaynaklar (Yan girdiler) Çıktılar ürünler veya malları, hizmetleri ve bilgiyi içeren sürecin sonuçlarıdırlar. Niyet edilmiş çıktılar genellikle müşteriler için değere sahiptir. Bazen yan ürünlerde üretir. Bakım onarım sorumlusunun çıktısı Bakımı yapılmış makinalar Malzeme kontrolünün çıktısı Kontrolü yapılmış malzemelerdir. Muhasebe bölümünün çıktısı Faturalar,irsaliyelerdir.

2- Girdiler/Çıktılar/Kaynaklar (Yan girdiler) Genellikle bir şey elde etmek için faaliyetler kaynak harcar. Örneğin, bir depolama faaliyeti boş yerler gerektirir (envanter için). Envanter girişini yönetmek için sorumlu olan bir personeli de gerektirebilir. Bir muayene, muayene yapabilmek için parçaların depolanması için boş yer gerektirir. Genel olarak muayene için ya bir makine veya bir personel gerektirebilir.

2- Girdiler/Çıktılar/Kaynaklar (Yan girdiler) Aşağıda faaliyetlerin farklı kategorileri ile tipik olarak ilgili bulduğumuz kaynak ihtiyaçlarının örnekleri verilmiştir. Operasyon --- Takım, insan gücü, makine kapasitesi Karar --- Yönetim veya iş gören beyin gücü, teşhis takımları Taşıma --- Paletler, forklift aracı, kamyonlar Muayene --- Gözetimci, muayene istasyonu, ölçü aletleri Gecikme --- Zemininde boş yer, geniş ağızlı kaplar, yük arabaları Depo --- Depolama alanı, yük arabaları geniş ağızlı kaplar, stok odası katibi, veri tabanı (bilgi depolama)

Ürün veya hizmet üzerindeki şartları belirleyebilen kişi veya kurumdur Müşteri Ürün veya hizmet üzerindeki şartları belirleyebilen kişi veya kurumdur

Tedarikçi Çıktıların üretilebilmesi için yürütülen işlemlerin gerçekleşmesini sağlamak için ihtiyaç duyulan girdileri temin eden kişi birim veya kuruluştur

Yapı Yapı, bir sürecin girdileri, faaliyetleri, ve çıktılarının organizasyonu ile ilgilenir. Süreç yöneticileri bu yapıyı faaliyetleri sıralama onları yerleştirme ve onları irtibatlama ile tanımlar. Bir süreçteki faaliyetler tesadüfen oluşmaz. (En azından öyle beklenmemelidir). Sıkça sürecin şartları önem ve faaliyetlerin sırasıyla tespit edilir. Örneğin, bir aşçı saç tavada gözlemeyi pişirmeden önce onun hamurunu yapar. Bir süreç sadece belirli bir sırada çalıştırılabilir olması kesin bir öneme sahiptir; aşçı hamurunu hazırlamadan önce gözleme yapması mümkün değildir.

Yapı Diğer tekrarlı faaliyetler birden fazla sırada oluşur. Örneğin, bir bilgisayar montaj sürecinde çok farklı sıralarda mikroçiplerin eklenebilmesiyle yapılır. Zamanlama tüm süreç üzerinden icra edilen faaliyetlerin sırasını tespit ederken yerleştirme faaliyetlerin her birinin diğerleriyle olan ilişkisini düzenler. Faaliyetler seri veya paralel olarak yerleştirilir

Ölçütler Süreçler, müşterilerin ihtiyaçlarına hizmet etmek ve karşılamak için vardırlar. Bizler süreçlerin bu hedefi başarabildiklerinden emin olmak için müşterilerle (iç-dış müşteriler) süreçler arasında müşterilere hizmet edecek anlamlı bir köprü tesis etmeliyiz. Bu köprü ölçütlerdir. Ölçütler performansın nicelik ve nitelik ölçümleri için tesis edilir. Ölçütler değerin (vakitlilik, maliyet ve kalite) elemanlarını belli,belirsizlik ve genel olarak ifade edilmiş kavramlardan çok hassas işlevsel terimlere çevirir. Ölçütler müşterisine etkili olarak ve yeterli olarak hizmet etmek için sürecin neyi iyi yapma mecburiyetinde olduğunu tanımlar. Ölçütler süreçler içinde iletişim ve geri besleme vasıtası olarak da davranır. Sürecin kritik elemanlarıdırlar çünkü onlar yöneticilere ve şirket personeline izleme, kontrol ve sistem performansını iyileştirmeye müsaade ederler. Değerin farkı elemanlarına etki etmede kullanılabilen süreç ölçütlerini sağlar.

Süreç Özellikleri Tanımlanabilen Ölçülebilen Yinelenebilen Kontrol edilebilen Katma değer oluşturan

1-Tanımlanabilirlik Sürecin temel unsurlarının belirlenebilmesi özelliğidir. Bunlar; Tedarikçiler, Girdiler(Bilgi, Metot, Müşteri Talebi), Çıktılar(Rapor, Bilgi, Hizmet), Müşteriler, Süreç performans ölçümleri(müşterinin sesi), Süreci oluşturan faaliyetlerdir.

2-Ölçülebilirlik Sürecin performans ölçümleri ile izlenebilmesidir. Yani süreç; İstatistik olarak kontrol edilebilmeli, Olumsuzluklar önceden belirlenen değerler arasında olmalı, Aynı hizmetlerin sağlanıp sağlanmadığı kontrol edilmelidir.

3-Yinelenebilirlik Süreci harekete geçiren girdilerin işlenmesi sonucu oluşan çıktının müşteri ihtiyaç/beklentilerini devamlı karşılayabilmesi özelliğidir.

4-Kontrol edilebilirlik Süreç sorumlularının süreç performansından her zaman bilgi sahibi olabilmesi ve gerektiğinde düzeltici faaliyetleri yerine getirebilmesi özelliğidir.

5-Katma Değer Oluşturabilirlik Kaliteli çıktı, Müşteri tatmini üzerinde olumlu etki, oluşturma özelliğidir

İŞLEM A→ İŞLEM B → İŞLEM C SÜREÇ (PROSES) TANIMI “Belirli bir dizi girdiyi, iç veya dış müşterileri için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren; tanımlanabilen, yinelenebilen, ölçülebilen ve birbirine bağlı katma değer yaratan faaliyetler dizisidir.” PROSES(SÜREÇ) İŞLEM A→ İŞLEM B → İŞLEM C Çalışanlar ve/veya makineler tarafından gerçekleştirilir. GİRDİLER ÇIKTILAR Zaman Çalışanlar Makineler Materyaller Çevre Şartları Bilgi Yöntemler ÜRÜN HİZMET

Personel Alımı Süreci Adayın başvurusunu; kendisi ile yapılan görüşmede elde edilen bilgiyi; gösterilen referanslardan, işverenlerden ve mezun olduğu okul ile ilgili diğer bilgilerden elde edilen verilerden oluşan girdi. Bir iş görene bir kadro verilmesiyle çıktıya dönüşür. Girdileri çıktıya dönüştürme süreci bilginin sentezi ve değerlendirilmesi, bir karar verilmesi ve adayın işe alınmasını içerir. Bu sürecin önemli bir konusu, yeni iş görenin nezaretçisinin adayın işe uygunluğu konusunda insan kaynakları sorumlusuna rapor göndermesidir. Personel alma konusunda sorumlu/tedarikçi ve nezaretçi/müşteri bu bilgiyi, personel alma sürecini iyileştirme amacıyla kullanabilir.

Personel Alımı Süreci GİRDİLER SÜREÇ ÇIKTILAR GERİ BİLDİRİM Sürecin Sahibi :Personel Hizmetleri Sorumlusu Sürecin Hedefi :Matematiksel ve istatistiksel yöntemler kullanılarak sürekli iyileştirme sağlamak. GİRDİLER İhtiyacın belirlenmesi Duyuru Başvurular Önseçim Mülakat Daha önce çalışılan iş yerinden, referanslardan elde edilen bilgi SÜREÇ Bilginin analizi Bilginin değerlendirilmesi Karar Aday ile anlaşma yapılması GERİ BİLDİRİM İş görenin zayıf ve güçlü yanlarının daha sonraki personel alımlarının iyileştirilmesinin sağlanması amacıyla nezaretçi tarafından insan kaynakları sorumlusuna bildirilmesi. ÇIKTILAR Boş kadroya adayın atanması

SİSTEM Sistem Nedir? Birbirleriyle ilişkili veya etkileşimli elemanlar takımı. (ISO 9000:2000 Madde: 3.2.1) Yönetime Sistem Yaklaşımı Nedir? Birbirleri ile ilgili proseslerin bir sistem olarak tanımlanması, anlaşılması ve yönetilmesi, hedeflerin başarılmasında kuruluşun etkinliğine ve verimliliğine katkıda bulunur. (Kalite Yönetim Prensipleri)

Süreçler ve Süreç Düşüncesi Süreç düşüncesi yapısal bir yaklaşımdır. Firma ve onun çeşitli faaliyetlerinin, birbirleri ile ilişkisini gösterir. Süreçler birbiriyle ilişkili ise sadece süreçlerin kendilerini değil, aralarındaki ilişki ağını da yönetmemiz gerekir. Bu görev dar boğazlar veya zorlamalarla ilgilenmeyi gerektirir.

Süreç Yönetimi Bir organizasyonun süreçlerinin belirlenmesi, tanımlanması, sahip atanması, sürekli izlenmesi “Süreç Yönetimi” olarak adlandırılır. Süreç Yönetimi, içinde “iyileştirme” barındırmıyorsa, ona süreç yönetimi denmez. Benzer biçimde “Süreç İyileştirme” kavramı da “Süreç Yönetimi”ni içerecektir; çünkü: Tanımlarsanız, ölçebilirsiniz Ölçerseniz, yönetebilirsiniz Yönetirseniz, iyileştirirsiniz. “İş Süreçlerinin Yönetimi ve İyileştirilmesi” demek en açıklayıcı olanıdır.

Süreç Yönetimi Bir kuruluşun işleyişinde önemli ilerlemeler sağlamak için yürütülen sistematik bir metodolojidir

Süreç Yönetimi 1-Vizyon misyon ve hedefler doğrultusunda süreçler belirlenir

Süreç Yönetimi 2-Belirlenen süreçler tanımlanır

Süreç Yönetimi 3-Bu süreçlere süreç sahibi atanır

Süreç Yönetimi 4-Süreçlerin performans göstergeleri belirlenir

Süreç Yönetimi 5-Süreçlerin performans göstergeleri için hedef belirlenir

Süreç Yönetimi 6-Tüm bunlar belgelenir-dokümante edilir- Çalışanlar bu belgelere istediklerinde ulaşabilirler

Süreç Yönetimi 7-Süreç performans göstergelerini düzenli biçimde ölçmek, izlemek raporlamak amacıyla ölçüm sistemi kurulur

Süreç Yönetimi 8-Süreç performans göstergeleri hedeflerden kötüye gittiği zaman iyileştirme çalışmalarına başlanır

Süreç Yönetimi 9-İyileştirmelerin gerçekleştirilmesi 7. ve 9. adımların sürekli bir döngü olarak tekrarlanması ile sürekli hale getirilir.

Süreç Yönetimi Geleneksel yapılanmanın getirdiği kısıtlamaları ortadan kaldırarak: Müşteri odaklı yönetimi teşvik etmesi Şirket önceliklerine sistematik yaklaşım getirmesi Fonksiyonel sınırların ortadan kaldırılarak, fonksiyonlar arası ilişkilerin geliştirilmesi Katma değer yaratmayan faaliyetlerin belirlenmesi Kaynakların etkin kullanımının sağlanması İyileşme olanaklarının tespit edilmesi Hızlı karar alma avantajı sağlaması Sorumlulukların açıklıkla belirlenmesi kapsayan yönetim anlayışı bizi süreç odaklı bakışa götürmektedir. SÜREÇ ODAKLI SÜREÇ SAHİBİ MÜŞTERİ