BİLGİNİN TRANSFER EDİLMESİ VE PAYLAŞILMASI

Bilgi yönetimi süreçlerinin üçüncüsü bilginin transfer edilmesi ve paylaşılmasıdır. Üretilen veya elde edilen bilgi, ihtiyaca uygun olarak tasnif edilip belirli bir biçime kavuşturulduktan sonra çalışanların en kısa sürede ve kolay yoldan erişebilecekleri şekilde dağıtılmalı ve paylaşılmalıdır. Bu bakımdan bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması, çalışanların ihtiyaç duydukları bilgiye mümkün olabildiğince kolay ve hızlı erişimi sağlayan sistemlerdir.

Söz konusu sistem ve süreçler bir organizasyon bünyesindeki bilginin dağıtılması ve paylaşılmasına yönelik olarak uygulanabileceği gibi organizasyonlar arası bilgi transferine ve paylaşılmasına yönelik olarak da uygulanabilir.

1. Bilginin Transfer Edilmesinin ve Paylaşılmasının Önemi Bilgi yönetiminin etkililiği bir organizasyonun yeni bilgi üretebilme ve mevcut bilgiyi aktarabilme kapasitesiyle doğru orantılıdır. Bu bakımdan bilginin transferi ve paylaşılması ile organizasyonun performansı arasında yakın bir ilişki olduğu kabul edilmektedir. Bilgi yönetiminin temel amaçlarından biri organizasyonun bilgi potansiyelinden maksimum seviyede istifade etmek ve çalışanlar arasındaki bilgi paylaşımını desteklemek suretiyle sinerji etkisinden yararlanarak daha fazla üretmektir.

Günümüzde organizasyonların en değerli varlığı olan bilginin değeri ancak onun dağıtılması, transfer edilmesi, paylaşılması ve çalışanlar tarafından içselleştirilmesi ile ortaya çıkmaktadır. Eğer bilgi kişilerin zihinlerinde, veri depolarında, dosyalarda veya bilgisayar belleklerinde duruyorsa organizasyon açısından değer ifade etmemektedir.

Mesela bir işlemle ilgili yapılan bir hata kaydedilmiş ancak başkalarına transfer edilememişse aynı hatayı başkalarının da tekrar etmesi muhtemeldir. Bu bakımdan bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması yönetimde ve iş süreçlerinde hata payını azaltır, kaliteyi yükseltir ve üretilen katma değeri arttırır.

Buna rağmen pek çok kuruluşta çalışanlar, bölümler veya proje ekipleri arasında yeterli düzeyde bilgi transferi ve paylaşımı olmadığından aynı hataların tekrarlandığı, kurum içinde mevcut bulunan bir bilgiye ulaşabilmek için önemli ölçüde kaynak ve zaman israf edildiği görülmektedir.

Bilgi, diğer üretim kaynaklarının aksine, paylaşıldıkça ve transfer edildikçe değeri artan bir kaynaktır. Bilgi transferinde, bilgiyi nakledenin bilgisi azalmaksızın bir diğerinin bilgisi artar. Hatta çoğu zaman bu etki karşılıklı olduğundan transfer işlemi her iki tarafın da bilgisinin artmasını sağlar.

Şirket kafetaryalarında, çay ocaklarında veya servis araçlarında yapılan sohbetler, ev toplantıları veya çeşitli sosyal faaliyetlerde de bilgi transferi gerçekleştirilir. Özellikle Japon firmalarında “sohbet odaları” kullanılmaktadır. Organizasyon içinde sosyal süreçlerin ve insan ilişkilerinin geliştirilmesi bilgi transferinin vazgeçilmez bir unsurudur.

Kuruluşlar Arası Bilgi Transferi İnternet başta olmak üzere iletişim teknolojisindeki gelişmeler çeşitli kurum ve kuruluşlar arasında stratejik bilgi transferi ve müşterek hedefler doğrultusunda bilgi paylaşımını esas alan ağlar kurulması konusunda önemli fırsatlar sunmaktadır. Kuruluşlar arası bilgi transferi hemen her sektörde ve her kuruluşta görüldüğü gibi bilgi ağları da son derece geniş kapsamlı bir bilgi transferini gündeme getirmektedir.

Kuruluşlar arası bilgi transferi ile kuruluşların kendi iç bünyelerindeki bilgi transferi arasında yakın bir ilişki olduğu öne sürülmektedir. Bu husus iki bakımdan önemlidir. Birincisi kuruluşlar arası bilgi transferinin etkili biçimde gerçekleşmesi için tarafların bilgi aktarabilecek veya dıştan gelen bilgiyi hazmedebilecek asgari bir bilgi birikimine ve kapasitesine sahip olmaları gerekir.

İkincisi şayet bir kuruluş dış kaynaktan istifade etmek istiyorsa öncelikle kendi bünyesindeki bilgi aktarma mekanizmalarının düzgün biçimde çalışıyor olması gerekir. Kuruluşlar arasında bilgi transferinin sebepleri; küresel rekabet, değişen organizasyon yapısı ve anlayışı, bilgiye duyulan ihtiyacın artması bu sebeplerden bazılarıdır.

Bilgi transferinin gerçekleşmesi için karşılıklı iletişim ve güvene dayalı sosyal ilişkilerin geliştirilmesi büyük önem taşımaktadır. Bilgi transferi konusunda geçmiş tecrübeler ve diğer kuruluşlarla olan ilişkilerin durumu firmaların bilgi transferi konusundaki tutumları üzerinde etkili olmaktadır. Kuruluşlar arası bilgi transferinde, ilişkinin boyutu ve süresi de önem kazanmaktadır. Taraflar arasındaki ilişkinin uzun veya kısa süreli olması farklı sonuçlar doğurur.

Bilgi Transferinde Ortamın ve Kurum Kültürünün Önemi Bilgi transferinin başarısında önemli faktörlerden biri bilgi transferine uygun bir ortamın bulunmasıdır. Bir diğer ifade ile bilgi transferine yönelik uygulanan politikaların arzu edilen sonucu vermesi ancak organizasyonun hedefleri ve öncelikleri doğrultusunda çalışanların aralarındaki bilgi alışverişini destekleyen ve onları bilgi paylaşmaya teşvik eden bir ortamın bulunmasıyla mümkün olur.

Bir çok yazar bilgi transferinde en önemli unsurlardan birinin “ortam” olduğu konusunda hemfikirdir. Şüphesiz bilgi transferine uygun ortamdan bahsedildiğinde bunun en önemli unsuru kurum kültürüdür. Kurum kültürünün önemine rağmen karşılaşılan en önemli engellerden birinin bilgi paylaşmaya elverişli bir kültür bulunmamasıdır.

Çalışanların arzu edilen kurum kültürüne uyum sağlaması için bazı önlemler alınmalıdır. Bunlardan ilki hedeflenen değerlerin, davranış biçimlerinin ve çalışanların bu konuda uyması gereken kuralların ne olduğu açık bir biçimde belirtilmeli ve bu konudaki şüpheler ve belirsizlikler ortadan kaldırılmalıdır.

İkincisi üst yönetimin tavırları, üçüncüsü ise çalışanların arzu edilen değerler ve davranış biçimleri konusunda yönlendirilmeli, bu konudaki bilgi eksikliği giderilmelidir. Dördüncü olarak organizasyonun kurum kültürünü yerleştirmeye yönelik politikalar benimsenmeli. Son olarak insan kaynakları yönetiminin bu konuda aktif bir politika izlemesi büyük önem arz etmektedir.

Çalışanların bilgi paylaşmaya motive edilmesinde bilgi istemenin utanılacak bir şey, bilgi aktarmanın da bir lüks veya angarya olmadığının açıkça belirtilmesinde fayda vardır. Bilgi paylaşımına yönelik her türlü çaba, primler veya çeşitli ikramiyeler,parasal destek ile teşvik edilmelidir. Buna ilave olarak sözlü ödüller veya teşekkür belgeleri gibi parasal olmayan ödüller ile de teşvik edilmelidir.

Bilgi paylaşma resmi süreçlere dahil edilmelidir ve çalışanların bilgi paylaşmaya zaman ayırmalarına izin verilmeli hatta bu durum teşvik edilmelidir. Son olarak bilgi paylaşmayı destekleyen bir kurum kültürü oluşturmak için çalışanlarla yönetim arasında karşılıklı güven ve itimadın sağlamlaştırılması ve çalışanların organizasyonu benimsemesi büyük önem arz etmektedir.

8. Bilgi Transferinde Mekan ve Ortak Zemin Bilgi transferinde bir başka önemli konu müşterek bir mekan ve zeminin bulunmasıdır. Burada mekandan kastedilen fiziki mekan değildir. Daha doğrusu bilgi transferi için tarafların mutlaka fiziki bir mekanı paylaşmaları gerekmemektedir. Burada mekan karşılıklı ilişkinin geliştiği zemindir. Bu zemin ofis, iş yeri vs. gibi fiziki, e-posta, telekonferans vs. gibi sanal olabileceği gibi tecrübelerin, fikirlerin ve ideallerin paylaşılması gibi zihni bir kavram da olabilir.

Bilgi transferinde ortak bir zeminin oluşturulması için gerekli bir diğer husus da katılımcıların ortak bir dil konuşmalarıdır.