KURUMLARDA TÖRENSEL ETKİNLİKLER Öğr. Gör. Meral GÜNEŞ ERGİN

4. Kurumlarda Törensel Etkinlikler (Temel Atma,Açılışı, Anma, Kutlama, Diploma vb. ) Kurum ve kuruluşlarda zaman zaman temel atma, eğitime/hizmete açma, anma, kutlama diploma/sertifika verme vb. yönetsel, sosyal kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif törenler ve törensel etkinlikler düzenlenir. Kurumlarda törenlerin ve törensel etkinliklerin, tören davetiyelerinin ve tören alanının hazırlanması, törenlerde davetlileri karşılama ve uğurlama, oturma düzenleri takdim ve hitap biçimleri ile ilgili kurallar ve yöntemler şunlardır:

a. Tören davetiyeleri: Tören için gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak 15-20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır; davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Davetiye tek veya iki katlı kaliteli karton olup, ön kapağın üstünde kurumun amblemi ve adı yer alır. Davetiye kartının içinde sol iç kapakta “Program”, en alta tören tarihi, saati ve yeri yazılır. Kartın sağ iç kapağında, üstte davet sahibinin unvanı ve adı soyadı, ortada davet metni yer alır davetiye üzerine kesinlikle imza atılmaz.

Programda sanatsal, folklorik, sportif bir gösteri ya da müzik dinletisi yer alıyor ise, bu durum davetiye de belirtilir. Davetiyeler ilke olarak kurye ya da posta ile gönderilir. Kurumsal törenlere devlet büyükleri, kamu kuruluşlarının yöneticileri, kurumun hizmet ve faaliyet alanı ile ilgili özel ve tüzel kuruluşların yöneticileri, kurumda görev yapan eski yöneticiler ile protokole dâhil ilgili kişiler kurum amiri tarafından davet edilir ve kendilerine protokolde yer verilir.

Davet edilen kişi ve kuruşların listesi yapılır Davet edilen kişi ve kuruşların listesi yapılır. Davete katılanlar bu liste üzerinde işaretlenir. Davet edilen kuruluşların yaptıkları davetlere katılma konusunda bu liste göz önünde bulundurulur. Ayrıca, mazeret beyan etmeden üç defa yapılan davete katılmayan kişi ve kuruluşlar listeden çıkarılırlar.

İl ve ilçelerde kamusal temel atma, açılış, anma ve kutlama törenleri resmî olarak mülki idare amiri (vali/kaymakam) tarafından düzenlenir; davetiyeler de onun tarafından çıkarılır. Kurumsal olarak il veya ilçe içinde düzenlenen sosyal, kültürel, eğitsel, sportif nitelikli etkinliklerle ilgili törenler mülki idare amirinin bilgisi ve izni ile bölge, il/ilçe kuruluş amiri tarafından düzenlenir ve tören davetiyesi de bu kuruluş amiri tarafından çıkarılır. Ancak, Ankara’daki merkezî kuruluşlara ve bakanlıklara gönderilen davetiyeler yalnızca mülki idare amiri ya da kaymamak tarafından çıkarılır.

b.Tören Alanını/Salonunu Hazırlama: Tören öncesinde güvenlik, davetlilerin gelişinde karşılama, yönlendirme ve konuklara eşlik etme; arabaları park etme, yerleşme ve oturma düzeni; basının yeri, ses düzeni, çeviri sistemi, yiyecek ve içecek (ikram) servisi; sunulacak gösteri ve dinleti repertuarı, verilecek ödül ve armağanlar ile ilgili hususlar önceden belirlenir ve prova edilir. Tören yapılacak alan veya salon ile platform ve kürsü çiçekler, ulusal ve kurumsal bayraklar ile süslenir.

Tören, açık alanda yapılıyor ise, gösterilerin ve konuşmaların yapılacağı bir platform düzenlenir; platforma konuşma kürsüsü yerleştirilir ( Kürsü, konuşmacıların görünümünü engellemeyecek büyüklükte, ince ayaklı, dar ve küçük boy olmalıdır.). Tören salonda düzenleniyor ise, sahnede ortaya bir kürsü sağ arka köşeye tepesi ay yıldızlı, kromajlı direğe çekili Türk Bayrağı; sol arka köşeye de tepesi yuvarlak kromajlı direğe çekili kurumsal bayrak konur. Kürsüde mikrofon, su, kalem ve kağıt bulundurulur. Sahne de ya da platformda uygun bir yere ( sağ arka köşeye veya öndeki masa üstüne) Atatürk büstü konabilir.

c. Davetlileri Karşılama ve Uğurlama Tören alanı girişinde konukları karşılamak, onları oturacakları yerlere götürmek kendilerine eşlik etmek üzere, kurumun dış ilişkiler, protokol, halkla ilişkiler ve özel kalem müdürleri ile bu birimlerde çalışan yeteri sayıda personel tören günü görevlendirilirler. Bu görevlilere tören alanında veya salonda bir gün önce görev provası yapılır ve uygulanacak program konusunda kendilerine gerekli bilgiler verilir. Tören günü, en az bir saat önce bu görevliler tören yerinde hazır bulunurlar.

Törene gelen konukları dış kapıda davet sahibi yöneticinin yardımcısı ile protokol müdürü ve özel kalem müdürü ( yönetici asistanı) karşılar; protokol ve özel kalem( sekreterlik) görevlileri de kendilerine eşlik ederek oturacakları yerlere götürürler. Onur konuğunun davet sahibi kurum amiri kurum girişinde, otomobilden inişte bizzat karşılar ve kendisine eşlik ederek tören yerine götürür ve oturacağı koltuğa buyur eder; kendisi de sağına oturur (Davet ve törenlerde onur 1; ev sahibi daima 2 numaradır. Ev sahibi yönetici onur konuğunu karşılar, refakat eder, sağına oturur ve uğurlar.). Tören sonunda verilen kokteyl ya da ikramdan sonra davet sahibi (kurum amiri) onur konuğuna eşlik ederek kurum çıkışında otomobile binişte kendisini uğurlar. Diğer konuklar, davet sahibine teşekkür ederek veda ederler, ayrıca uğurlanmazlar.

d. Oturma Düzenleri: Kurumsal törenlerin düzenlendiği salonlarda, alanlarda veya tribünlerde salonun ve sabit koltukların konumuna göre konukların önde gelme sırasına uygun olarak değişik oturma düzenleri vardır: Alanda ya da salonda, protokole dâhil zevat ve konuklar ile kurum mensupları, gerektiğinde vatandaşlar/öğrenciler vb. davetliler için uygun oturma düzeni (oturma planı) ve oturma yerleri belirlenir. Oturma düzeninde, Cumhurbaşkanının katıldığı törenlerde devlet protokolü uygulanır. Kurumsal törenlerde ise, onur konuğu esas alınarak devlet ve il protokolü ile kurumsal protokol uygulanır. Zevat: Eski dilde kişiler şahıslar.

Alanda veya salonda onur konuğunun oturacağı yeri belirtmek üzere orta merkezdeki koltuğun önüne çiçekli bir sehpa konur. Kurumsal törenlerde ev sahibinin üstü olan onur konuğu orta merkezde davet sahibi onur konuğunun sağında; onur konuğundan sonra gelen ikinci konuk onur konuğunun solunda, üçüncü konuk ev sahibinin sağında olmak üzere protokole dâhil konuklar sağ ve solda ve arka sıralarda belirlenen yerlere otururlar. Törene katılacağını bildiren protokole dâhil zevatın oturacakları yerler önceden belirlenir; unvanları veya protokol yer numaraları kağıtlara yazılarak koltukların üzerine konur.

Törenlerde “Protokol” olarak ayrılan yer, yabancı konuklara, devlet ve il protokol listesinde yer alan ve kurum dışında davet edilen protokole dâhil kişilere aittir. Bu yüzden, alanda veya salonda uygulanan oturma düzeninde ön sıralar protokole dâhil zevata ayrılır ve buradaki koltukların üzerine, katılacağını bildiren protokole dâhil davetli zevatın unvanları ya da yer numaraları bir kâğıda yazılarak koltuklara iliştirilir (Önlem olarak, Protokol’ün arkasında sıra ya da sağ ve soldaki ikişer koltuk törene habersiz gelen resmî konuklara ayrılmalıdır.). Alanda Protokol’e ayrılan yerleri belirtmek için “Protokol”; öteki davetlilerin oturacakları yerleri belirtmek için “ Konuklar”, “Öğretim Üyeleri”, “Birim Başkanları”, “Personel”, “Öğrenciler”, “Basın” vb. yazılı tabelalar konur.

Törene davet edilen, fakat mazereti nedeniyle katılamayan bir yönetici, kendisinin temsilen yardımcısını ya da başka bir astını gönderdiğinde, bu kişi, gittiği yerde kurum amirinin oturacağı yere değil; kendi unvanına uygun yere oturtulur. Bu kişi, yöneticinin yardımcısı ise, yardımcılar sırasında; şube müdürü ise, Şube müdürleri sırasında oturur ve kurumunun o düzeyde temsil eder. Törenlerde eşler bulunduğu zaman, bunlar eşinin sahip olduğu önde gelme hakkını kullanırlar. Ancak, makam ve unvan sahibi davetli törene katılmadığı zaman, eşi bu hakkını kaybeder. Kendi unvan statüsüne uygun yere oturur.

Tek Sıralı Alanda/Salonda Oturma Planı Törenlerde (alanda, tribünde ve salonda) oturma düzenleri (oturma planları) aşağıda şematik olarak gösterilmiştir. 9 – 7 – 5 – 3 – 1 – 2 – 4 – 6 – 8 Tek Sıralı Alanda/Salonda Oturma Planı

İki Sıralı Alanda/Salonda Oturma Planı 8 – 6 – 4 – 2 1 – 3 – 5 – 7 İki Sıralı Alanda/Salonda Oturma Planı

Üç Sıralı Alanda/Salonda Oturma Planı 11 – 10 – 9 5 – 3 – 1 – 2 – 4 6 – 7 – 8 Üç Sıralı Alanda/Salonda Oturma Planı

Açık Alanlarda Yapılan Törenlerde Oturma Planı P:Protokol K:Konuklar M:Kurum Mensupları V/Ö: Vatandaşlar,Öğrenciler B: Basın Örnek 1 Ö Örnek 2 M V/Ö V P K B M P K

Salonlarda Düzenlenen Törenlerde Oturma Planı P:Protokol K:Konuklar M:Kurum Mensupları V/Ö: Vatandaşlar,Öğrenciler P K M V/Ö

Onur Konuğu Olan Kurumsal Törende Eşsiz Oturma Planı: 7 – 5 – 3 – Onur Konuğu (1) – Ev Sahibi (2) – 4 – 6 - 8

Onur Konuğu Olan Kurumsal Bir Törende Eşli Olarak Oturma Planı: Kurumsal bir törende onur konuğu ve ev sahibi eşli iseler, onur konuğunun sağına ev sahibi, eşleri de kendi yanlarına otururlar. Ancak diplomatik davet ve törenlerde, ev sahibi yabancı konuğu sağına alır; bu durumda yabancı konuğun eşi ev sahibinin soluna, ev sahibinin eşi de yabancı konuğun sağına çapraz olarak otururlar. Diğer davetliler, hanım eşlerini kendi sağına alarak otururlar.

Kurumsal Bir Törende Eşli Olarak Oturma Planı: Onur Konuğu Eşi – Onur Konuğu – Ev Sahibi – Ev Sahibinin Eşi

Onur Konuğu Olmayan Kurumsal Bir Davet ve Törende Eşli Oturma Planı: Onur konuğu olmayan kurumsal ve eşli bir davet ve törende her erkek protokoldeki yerine oturur, eşini sağına alır (Ancak, davetli hanım ise, protokolde yerine oturur ve kocasını soluna alır.). 5 ve eşi- 3 ve eşi – 1 ve eşi – 2 ve eşi – 4 ve eşi

Onur Konuğu Olmayan Kurumsal ve Eşsiz Bir Davet ve Törende Oturma Planı: Onur konuğu olmayan kurumsal ve eşsiz bir davet ve törende her davetli protokoldeki yerine (kendine ayrılan-gösterilen yere) oturur. 11 – 9 – 7 – 5 – 3 – 1 – 2 – 3 – 4 – 6 – 8 – 10

İl ve İlçelerde Yapılan Resmî Törenlerde Oturma Planı: İl ve ilçelerde yapılan resmî törenlerde, şeref tribünündeki ilk sırada ortada mülki idare amiri, sağında garnizon komutanı, solunda belediye başkanı otururlar. Törende milletvekilleri varsa; soyadı sırasına göre komutanın sağında ve belediye başkanının solunda olmak üzere sıralanırlar. Törende TBMM Başkanı, Başbakan veya Bakan bulunduğunda, bu kişiler Mülki İdare Amirinden önce ve önde yer alırlar.

e. Tören Programının Uygulama: Onur konuğu ev sahibiyle birlikte salona girince ve yerlerine oturunca, sunucu kürsüye çıkar ve tören programının uygulanmasına geçilir. Tören programı aşağıda belirtilen sıra içinde uygulanır: Cumhurbaşkanı salona girince program sunucusu “Sayın Cumhurbaşkanı” diyerek anons eder ve salonda bulunan herkes ayağa kalkarak Cumhurbaşkanını selamlar. Cumhurbaşkanı dışında bir onur konuğu geldiğinde anons edilmez. Ancak, kurumsal törenlerde o kurumun başkanı içeriye girdiğinde anons edilebilir. Onur konuğu gelmeden program başlamaz. Onur konuğu gelip yerine oturunca, program sunucusu onur konuğuna ve tüm konuklara hitaben “Hoş geldiniz” der ve tören programını sunar.

Kurumsal ve sosyal törenlerde ve törensel etkinliklerde programa saygı duruşu ve İstiklal Marşı ile başlanır. Saygı duruşu, Atatürk ve silah arkadaşları ile şehitlerin manevi huzurlarında sükûnet içinde bir dakika ayakta durmaktır. Bu sırada ceketin önü ilikli ve baş öne eğik olmalıdır. Kurumsal törenlerde ev sahibi, davet sahibidir. Törende açılış konuşması, program sunucusunun daveti üzerine ev sahibi yönetici tarafından yapılır.

Törenlere çağrılı olduğu halde katılamayanların telgraf mesajları, açılış konuşmasından sonra program sunucusu tarafından okunur. İlke olarak; törende hazır bulunan onur konuğunun üstündeki zevattan gelen telgraflar metinleriyle üstten asta okunur. TBMM Başkanı, Başbakan, Genelkurmay Başkanı, Ana muhalefet Partisi Başkanı, Yüksek Yargı Organlarının Başkanları ve YÖK Başkanından gelen telgraflar ile kurumun bağlı ya da ilgili olduğu bakanın telgrafı mutlaka okunur. Mazeret ve kutlama telgrafı gönderenlerden, onur konuğu ile eş düzeyde olanların yalnızca adı, soyadı ve unvanları zikredilir ve kendilerine teşekkür edilir.

Onur konuğunun altında olup davet sahibine mazeret ve kutlama telgrafı çekenlere yalnızca teşekkür edilir. Ancak, Cumhurbaşkanının kutlama telgrafı geldiğinde, TBMM Başkanı ve Başbakan’ın telgrafı dâhil hiçbir telgraf okunmaz; yalnızca Cumhurbaşkanının telgrafı okunur. Ayrıca, Cumhurbaşkanın hazır bulunduğu bir törende, TBMM Başkanı ve Başbakan dâhil gelen hiçbir telgraf okunmaz. Program sunucusu, konuşmacıları takdim etmek için kürsüye gelip anons edebileceği gibi, salonda ya da platformda uygun bir yerde durarak da anons edebilir.

Törenlerde konuşma sırası asttan üst’e doğrudur Törenlerde konuşma sırası asttan üst’e doğrudur. Son konuşmayı daima onur konuğu yapar. Sahneye, kürsüye ya da platforma çıkanlar, onur konuğunu başlarıyla selamlarlar. Onur konuğunun, konuşmalarını yapmak üzere kalkışında ve yerine dönüşünde ön sırada oturanların, önlerinden geçerken ayağa kalkarak kendisini selamlamaları saygı ve nezaket gereğidir. Hanımlar da kalkar gibi yaparlar yarım kalkarlar. Onur konuğu konuştuktan sonra, onun izniyle bile olsa, söz istemek ve konuşma yapmak saygı ve nezaket dışıdır. Onur konuğunun konuşmasından sonra, tören konuşmaları sona erer. Bundan sonra, programda yer alan etkinliğe geçilir.

Kurumsal bir törende onur konuğu devlet büyüğü konuşmalarını yapmak üzere kürsüye davet edilince, ev sahibi yönetici de saygı ve nezaket gereği kendisine eşlik eder. Törenlerde verilecek sertifika, diploma, armağan ve ödüller, onur konuğundan başlanarak üst’ten asta doğru protokolde yer alan zevat davet edilerek kendileri eliyle verdirilir. Söz konusu sertifika, diploma, armağan ve ödüller, uygun giysili bir genç kız tarafından dantelli gümüş tepsi içinde sunulur. Kurumsal törenlerde programda sanatsal bir gösteri ya da dinletinin yer alması ve tören sonunda konulara kokteyl verilmesi veya çay meşrubat ve kuru pasta ikram edilmesi uygun olur.

Program sonunda davet sahibi kurum amiri, onur konuğu ile birlikte kokteyl ya da ikram salonuna geçerler. Davet sahibi burada onur konuğuyla; yardımcıları ve ev sahibi yetkililer diğer konuklarla ilgilenirler. Kokteyl ya da ikram sırasında ev sahibi kurum mensuplarının kendi aralarında kümelenerek sohbet etmeleri ve konukları yalnız bırakmaları doğru değildir. Törenlere davet edilen kamu yöneticilerinin bu davet ve törenlere katılmaları temsil niteliklerinin gereğidir. Ancak özel, sosyal, dinî ticari ve siyasi nitelikli davet ve törenlere kurum adına katılmaları doğru değildir. Kamu yöneticilerinin bu tür davet ve törenlere kişisel ve özel olarak katılmaları kendi takdirlerine bağlıdır.

f. Takdim ve Hitap Kuralları: Takdim Kuralları: Kurumsal törenlerde ve törensel etkinliklerde takdim konusunda davet sahibi yöneticilerin ve sunucuların dikkat etmeleri gereken hususlar şunlardır: Törenlerde konuşmacılar ve en kıdemsizden başlamak suretiyle kürsüye davet edilirler. Ev sahibi açılış konuşması yapar; en üst olan onur konuğu da en son konuşma yapar. Onur konuğundan sonra, kendisinden izin alınarak dahi konuşmak uygun değildir. İl ve ilçelerde düzenlenen konferans, toplantı ve törenlerde, önce törenle ilgili kuruluşun amiri, sonra mahalli mülki idare amiri varsa, daha üst düzey devlet yetkilisi konuşma yapar.

Sunucu, konuşmacıların takdim sırasında, önce konuşmacının kurumunu ve unvanını, varsa akademik titrini ya da rütbesini, sonra sayın sözcüğünü ekleyerek adını ve soyadını söyler. Örnekler: Gençlik ve Spor Genel müdürü Sayın Mehmet Atalay Ulusal Araştırma Merkezi Müdürü Büyükelçi Sayın Turgay Eraslan Sunucu ast konuşmacıların kürsüye davet ederken”… davet ediyorum”; üst konuşmacıları ve onur konuğunu davet ederken” … teşriflerini arz ediyorum” der. (“Kürsüye teşriflerini” demek yanlıştır. Teşrif etmek onurlandırmaktır.)

Törenlerde takdim örnekleri aşağıda verilmiştir:  Açılış konuşmasını yapmak üzere Milli Eğitim Müdürü Sayın Celil Kaya’yı davet ediyorum. Konuşmalarını yapmak üzere TODAİE Genel Müdürü Prof. Dr. Sayın Eyüp İsbir’i davet ediyorum Konuşmalarını yapmak üzere, Devlet Bakanı Sayın Ali Babacan’ın teşriflerini arz ediyorum. Sayın Ayşe Güler’e plaketini takdim etmek üzere Kültür ve Turizm Bakanı Sayın Ertuğrul Günay’a Davetimi arz ediyorum.

Hitap Kuralları: Tören, toplantı, seminer, sempozyum, panel, kongre ve konferanslarda konuşmacı olarak topluluğa hitap ederken uygulanan üç ayrı yöntem vardır: Törene katılan konuklar, onur konuğundan astlara doğru (önde gelme sırasına göre) zikredilirler. Törene katılan onur konuğu ile yalnızca devlet organlarının (TBMMM, hükümet, yargı, ordu ve YÖK) temsilcilerinden katılanlar devlet protokolündeki sırasına göre zikredilir. Hitapta, yalnızca onur konuğunun unvanı söylenir. (sayın bakan); diğer davetlilere “sayın konuklar ”denir.

Bir törende bulunan bütün konukları unvanlarına göre tam ve doğru olarak saymak mümkün değildir. Bu yüzden, unvanı anılmayan kişiler alınabilirler. Zira, törende bulunan muhtar dahi anılmak ister. Bu nedenle, en uygun yöntem, yalnızca törene katılan onur konuğu ile tüm konukları tek olarak zikretmektir. Millî ve resmî törenlerde, kurumlar arası toplantı ve törenlerde, onur konuklarına hitap ederken unvanları genelleştirilir. Kurumsal törenlerde ise onur konuklarının unvanları özelleştirilir. Uluslararası toplantılarda ya da ulusal bir toplantıda yabancı ülkeden gelen konukları takdim ederken, ülke adı ile konuğun unvanı, adı, soyadı belirtilir: Fransa Sorbonne Üniversitesi Öğretim Üyesi Prof. Dr. Sayın…. ; Ürdün Kralları Ekonomi Bakanı Sayın…

Cumhurbaşkanının teşrif ettiği tören, toplantı, kongre ve konferanslarda, yalnızca Cumhurbaşkanına hitap edilir salonunda bulunan protokole dâhil diğer zevat kesinlikle zikredilmez. Onur konuğu konuşmasında yalnızca “Sayın Konuklar” diye hitap eder. Tören, toplantı, kongre ve konferanslarda sunucu ve konuşmacılar konuşmalarının başına ve sonunda topluluğu saygıyla selamlarlar.

5. Dinî Törenler (Cenaze Merasimleri) Türkiye’de Cumhurbaşkanı, TBMM Başkanı ve Başbakanların cenaze törenleri Devlet Cenaze Törenleri Yönetmeliği’nde; Askerî şahısların cenaze törenleri Askerî Protokol yönergesinde; Vali ve kaymakamların ve belediye başkanlarının cenaze törenli mülki protokolde; Kamu kurumlarının yöneticilerinin ve görev şehidi olan personelini cenaze törenleri de kurumsal yönetmeliklerde belirlenmiştir.

Görev şehidi görevlilerin ve yöneticilerin cenaze törenleri genellikle kurumsal ve yöresel geleneklere göre düzenlenmektedir. Ancak, sivil Müslüman vatandaşların dinî cenaze merasimleriyle ilgili genel kurallar 2008 yılında Diyanet İşleri Başkanlığının eş güdümünde hazırlanan Cenaze Hizmetleri Yönergesinde belirlenmiştir.

Kamusal ya da özel bir kurumda çalışan yönetici ya da görevlinin görev başında veya görev nedeniyle ölümü durumunda kurumsal olarak düzenlenen cenaze töreni aşağıdaki biçimde yürütülmelidir: Üst makamlar ile ölenin ailesi ve yakınları derhâl haberdar edilir. Ölenin ailesine kurum adına başsağlığı mesajı hazırlanır ve gönderilir. ( Ölen, Müslüman erkek ise “merhum, kadın ise “merhume” ; Müslüman değilse “müteveffa” denir.). Personel birimi tarafından ölenin özgeçmişi hazırlanır. Ölenin bir adet çerçeveli fotoğrafı yaptırılır; yeter sayıda küçük yaka fotoğrafı bastırılır ve törene katılanlara dağıtılır. Ölüm haberi ve ölenin özgeçmişi ile fotoğrafı TRT, AA ve basına bildirilir.

Ölüm ilanı hazırlanır ve büyük tirajlı iki gazeteye gönderilir. Ölenin yakınlarının adresi, kurum önünde yapılacak törenin tarih, yer ve saati; kılınacak cenaze namazının yer ve saati; defin yeri kurum içindeki birimlere, il içindeki bölge ya da il kuruluşuna faksla ya da telefonla duyurulur. Aile yakınları ve törene katılanların dinî tören yerine ve mezarlığa intikalini sağlamak için kurum tarafından araç tahsis edilir. Cenazenin defni Ankara dışında olduğu takdirde, cenaze ve yakınları için gerekli araç ve personel görevlendirilir. Kurum yönetimi ve çalışanları için iki adet çelenk hazırlatılır ve cenaze tören yerine gönderilir.

Kurum binası önünde ölen için aşağıda belirtilen biçimde kurumsal bir tören yapılır: Kurum binası önünde konuşma kürsüsü ve tabut için bir masa hazırlanır. Ses düzeni kurulur. Ölenin naaşı, cenaze arabasıyla kurum önüne getirilir. Tabut, kurum koruma ve güvenlik personeli tarafından cenaze arabasından alınır, hazırlanan masa üzerine konur. Ölen makam sahibi veya görev şehidi ise, tabutu üzerinde Türk Bayrağı örtülür. Tabutun baş ve ayakucunda kurum koruma ve güvenlik görevlileri saygı nöbeti tutarlar. Baştaki görevli göğsü hizasında öleni çerçeveli fotoğrafını taşır. Tabut arkasında, ortada ölenin ailesi olmak üzere sağında/solunda kurum yöneticileri ile kurum çalışanları protokol sıradüzenine göre yer alırlar.

Kurum amiri tabut üzerine kırmızı karanfiller koyar. Tören programı sunucusu, cenaze törenine katılanları bir dakikalık saygı, duruşuna davet eder.( Bu sırada, Müslüman ölen için içten ”Fatiha” okunması dinî gelenek gereğidir.). Personel birimi başkanı ölenin özgeçmişini okur. Kurum amiri anma konuşması yapar; ölenin yakınlarına ve kurum mensuplarına kurum adına baş sağlığı diler.

Sunucu, cenaze namazının yeri ve saati ile defin yerini duyurur. Tabut, kurum koruma ve güvenlik görevlileri veya personel tarafından cenaze arabasına konulur. Cenaze namazının kılınacağı camiye hareket edilir. Cenaze arabasının arkasından ölenin ailesi, sonra kurum yöneticileri ve çalışanları protokole uygun kortej oluşturarak arabayı belli bir yere kadar takip ederler. Cenaze arabasına önden bir eskort olarak eşlik eder. Kurum amiri başsağlığı dileklerini kabul eder.

Kurumlarda, yöneticinin görevi dışında Ankara’da vefat etmesi durumunda yukarıda belirtilen nitelikte bakanlık ya da kurum binası önünde cenaze töreni düzenlenir. Ankara dışında vefat etmesi durumunda, kurum yöneticisinin yardımcısı, kurumun o ilde örgütünün yöneticisi ile birlikte kurumu adına cenaze törenine katılır ve ailesine baş sağlığı diler.

Cenaze namazı, İslam dini açısından bir tören değil, ölen için yapılan toplu bir duadır. Bu nedenle, Müslüman olarak ölen bir kişinin naaşı cenaze namazı için vasiyet edilen veya ölenin ailesi tarafından uygun görülen camiye getirilir. Öğle veya ikindi namazından sonra, caminin avlusunda topluca cenaze namazı kılınır. Camide yapılan cenaze törenine katılanların, cenaze namazına da katılması cenaze yakınlarını memnun eden bir davranıştır. Dinî protokol gereği, imamın arkasında ölenin ailesi, ailenin sağında ve solunda kurum yöneticileri veya temsilcileri ayakta durarak yer alırlar.

Cenaze namazına katılanların namaz esnasında dua okuması; ölen üzerindeki hakların helal etmesi; namazdan sonra tabutun kenarından bir süre tutarak refakat etmesi ölene saygı gereğidir. Cenaze töreni sonunda, taziyeleri kabul eden aile yakınlarına “başınız sağ olsun!” diyerek başsağlığı dilenir. Cenaze töreninde dikkat edilmesi gereken en önemli kurallar, törene katılanların koyu renk elbise giymeleri, hanımların başlarını örtmeleri cenaze töreni, kortej ve cenaze namazı esnasında sükûnet içinde olmalıdır. Bu yüzden, kurumsal cenaze törenine ve camideki cenaze namazına katılanların ölen için alkış tutması, slogan atması ve gösteri yapması dinî açıdan saygı ve nezaket dışı bir davranıştır.

Cenaze namazına katılanların defin için mezarlığa kadar gitmeleri gerekli değildir. Yalnızca aile yakınları ile kurumdan görevlendirilen personelin defin işlemine kadar cenazeye eşlik etmesi beklenir. Cenaze törenlerine çelenk göndermek için önceden aile yakınlarına veya kurumun protokol birimine sorulmalıdır.   Resmî cenaze töreninde kortej yapıldığında, gösterilen yerdeki kişilerle birlikte yürümek ve korteje uygun kıyafet giymek gereklidir.