KURUMSAL PROTOKOL ETKİNLİKLERİ Öğr. Gör. Meral GÜNEŞ ERGİN

Kamusal ve özel kurum ve kuruluşlarda memurdan genel müdüre, müsteşara ve bakana kadar her düzeydeki görevlilerin yönetsel ve sosyal yaşamları davranışsal olarak “Protokol” denilen törensel ve biçimsel kurallar içinde geçmektedir.

Her yönetici kılık-kıyafeti, konuşması ve davranışlarıyla kurumunu temsil etmektedir. Kamusal ve toplumsal yaşamda bir yöneticinin temsil niteliği de en çok protokol kurallarına uymasıyla ortaya çıkmaktadır. Bu yüzden, kamusal ve kurumsal alanda olduğu kadar, sosyal yaşamda da protokol kuralları her düzeyde çalışanlar ve özellikle yöneticiler ve yönetici sekreterleri için son derece önemlidir.

Kamusal ve özel kurum ve kuruluşlarda düzenlenen törenlerde ve törensel etkinliklerde; toplantılarda, taşıtlarda, davet ve ziyafetlerde, konuk ve ziyaretçi kabullerinde ve resmi yazılarda uygulanan protokol kuralları bu bölümde ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

A. TOPLANTI PROTOKOLÜ Toplantı, yönetsel yaşamda yöneltme, bilgilendirme, denetleme, iletişim, eşgüdüm, sorun çözme ve karar verme aracıdır. Bu nedenle yöneticilerin zamanlarının ortalama %20’si toplantılarda geçmektedir.

Bir yöneticinin ,yönetimde etkili ve verimli olabilmesi için toplantılarda uygulanan protokol kurallarını ,masa ve oturma düzenlerini ve toplantı yönetim tekniklerini iyi bilmesi ve bunları iyi uygulaması gereklidir. Çünkü her toplantı yönetim işlevlerinin uygulandığı ve yöneticilik becerilerinin ortaya çıktığı yönetsel bir etkinliktir.

1. TOPLANTI YÖNETİMİ KURALLARI Bir toplantının başarısı öncelikle toplantı salonunun fiziksel olarak iyi olmasına, masa ve oturma düzeninin amaca ve protokol kurallarına uygun olarak hazırlanmış olmasına, toplantının yönetim ve protokol kurallarına uygun olarak yönetilmesine bağlıdır.

Toplantı yönetiminde protokol olarak en önemli kural, iki taraflı, kurumlar arası ve uluslararası toplantılarda, heyet başkanlarının unvan ve/veya statü bakımından eşitliği ve toplantıya katılanların sayısal eşitliğidir. Örneğin konuk taraf toplantıya genel müdür yardımcısının başkanlığında katıldığında, ev sahibi kurumun heyet başkanı da genel müdür yardımcısı olmalı, toplantıda dikdörtgen masanın orta merkezlerine karşılıklı olarak oturmalıdır.

Toplantı başkanı, toplantı odasında ya da salonunda sırtı duvara gelecek, yüzü geniş alana bakacak biçimde ve kapıya yakın oturmalıdır. Toplantıda konuk taraf varsa, toplantı başkanının sağında ve sırtları duvara gelecek yerde oturtulmalıdır.

Toplantı yönetiminde temsil ve yönetim açısından en önemli kural, toplantıya katılan heyet üyelerinin sayısal eşitliğidir. Toplantıya konuk taraf beş kişilik bir heyet olarak geldiğinde, ev sahibi kurum da toplantıya beş kişi olarak katılmalıdır. Zira bir toplantıda sayısal azlık, yönetim ve temsil bakımından zayıflık demektir. Bir toplantıya, üst kişi onur konuğu olarak katıldığında, onur konuğu ile kurum başkanı dikdörtgen toplantı masasının uç merkezine birlikte oturmalı ancak kurum başkanı üstünü (onur konuğunu) sağına almalıdır.

Yönetimde etkili ve verimli toplantı yapabilmek için, toplantı yapılan yerin uygun nitelikte ve özellikte olmasına özen gösterilmelidir. Bir toplantının başarısı fiziksel ortamın ve koşulların iyi ve güzel olmasına bağlıdır.Bu nedenle toplantı yeri dikkatle seçilmeli; ısı, ışık, havalandırma gibi etmenler göz önünde bulundurulmalı; en iyi biçimde ısıtılmalı, aydınlatılmalı ve havalandırılmalıdır.

Toplantıya katılanların önüne isimlik, bloknot, kalem, su ve bardak konmalıdır.Her üyenin önüne mikrofon konulmalıdır.

2. TOPLANTILARDA MASA VE OTURMA DÜZENLERİ Toplantı salonunda, toplantıya katılanların kendilerine ayrılan yerlere oturmaları, oturma yerleri belirlenmemiş ise, kurumlarının veya kendilerinin unvan ve statülerine uygun yerlere oturmaları gereklidir. Zira toplantı protokolünde her yerin bir anlamı ve önemi vardır. Toplantılarda masa ve oturma düzenleri aşağıda açıklanmıştır.

a. Toplantılarda Masa Düzenleri: Toplantılarda kullanılan U, yuvarlak, kare, dikdörtgen, köşegen ve hilal masa tiplerinin farklı anlamları, önemleri ve etkileri vardır. U

U Düzeni: Sıkça başvurulan ve uygulanan tek başkanlı toplantı düzenidir. Toplantıda etkinliği sağlama, yönetimi ve iletişimi kolaylaştırma acısından avantajları vardır.

2) T Düzeni: Bu tür toplantı düzeninde, toplantıya katılanlar konuşmacıyı rahat izler ve grup iletişimi de kolay olur. T düzeni, çok başkanlı ve eş başkanlı toplantılar için uygundur.

3) V Düzeni: Etkili bir toplantı düzenidir 3) V Düzeni: Etkili bir toplantı düzenidir. Eş başkanlı toplantılar için uygulanabilir. V düzeni, iki taraflı imza törenleri için uygundur.

4) Oval veya Yuvarlak Düzen: Başkansız ya da eşit düzeydeki yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı, tartışmaya açık demokratik bir toplantı düzenidir. Oval veya yuvarlak masa düzeninde otorite azalır; iletişim ve katılım artar.

5) Dikdörtgen Düzen: 7-11 kişilik, karar alma toplantıları için uygun bir masa ve toplantı düzenidir. Dikdörtgen masalar tek taraflı toplantılarda otoritenin egemen olduğu masalardır.

6) Köşegen veya Hilal Düzen: Toplantıda demokratik katılımı sağlamak için kullanılan etkin bir toplantı düzenidir. Başkan köşegen düzenin bir köşesinde; hilal düzeninde ise hilalin açık ucunda yer alan tek masa da oturur. Köşegen ve hilal düzeninde katılımcılar, başkanın sağ ve solunda protokol sırasına göre otururlar.

7) Kare Düzen: Küçük kare, dört kişilik çalışma grupları ya da komisyon veya komite toplantıları için; büyük kare düzen ise, dört taraflı ya da çok taraflı grup toplantıları için uygundur. Ancak büyük kare masalarda katılımı sağlamak zordur.Çünkü kare masada iletişim azalır.Bu yüzden çabuk bitmesi gereken toplantılar için kullanılmalıdır.

8) Konferans Düzeni: Çok sayıda kişinin katılacağı, bilgilendirme, yönlendirme, eğitme, emir verme amacıyla yapılan tek taraflı ve tek başkanlı toplantılar için uygundur. Yönetici önde, katılanlar toplu halde yöneticinin karşısında otururlar. Pasif bir toplantı düzenidir.

b. Toplantılarda Oturma Düzenleri: Kurumsal ya da kurumlar arası ve uluslararası bütün toplantılarda oturma düzeni ulusal ve kurumsal unvan, rütbe ve/veya kıdeme göre yapılır. Kurumlar arası toplantılarda protokol sorunu olmaması için katılacakların unvanları önceden öğrenilmeli, oturacakları yerler belirlenmeli ve isimlikleri masa üstüne konmalıdır. Aksi takdirde, toplantıda oturma yeri konusunda tartışma ve sorun çıkabilir. Protokolsüz toplantılar yuvarlak veya kare masada,katılanların soyadlarına göre alfabetik sıralama yapılarak düzenlenir.

Toplantılarda Uygulanan Masa Ve Oturma Düzenleri: Tek Başkanlı ve Tek Taraflı Toplantı Düzeni Tek Başkanlı ve İki Taraflı Toplantı Düzeni Eş başkanlı ve Çift Taraflı Toplantı Düzeni İki Başkanlı Tek Taraflı Toplantı Düzeni Tek Başkanlı Çok Taraflı Toplantı Düzeni Köşegen Toplantı Düzeni Hilal Toplantı Düzeni Başkansız ya da Protokolsüz Eş düzey Toplantı Düzeni: Genel Toplantı Düzeni Başkanlık Divanı Oturma Düzeni

Tek Başkanlı ve Tek Taraflı Toplantı Düzeni TOPLANTILARDA UYGULANAN MASA VE OTURMA DÜZENLERİNİN ŞEMATİK OLARAK GÖSTERİMİ Tek Başkanlı ve Tek Taraflı Toplantı Düzeni BAŞKAN 1 3 5 7 9 2 4 6 8 10

Tek Başkanlı ve İki Taralı Toplantı Düzeni KONUK 1 2 3 4 EV SAHİBİ 1 2 3 4

Eşbaşkanlı ve Çift Taraflı Toplantı Düzeni 5 3 1 2 4 5 2 1 3 4 EŞ BAŞKAN EŞ BAŞKAN

İki Başkanlı ya da Onursal Konuklu, Tek Taraflı Toplantı Düzeni 1.Bşk. – 2. Bşk. 1 3 5 7 9 2 4 6 8 10

Başkansız ya da Protokolsüz Eşdüzey Toplantı Düzeni

Tek Başkanlı Çok Taraflı Toplantı Düzeni 1 3 5 7 9 2 4 6 8 10 11 13 14 12

Köşegen Toplantı Düzeni Başkan 1 2 3 4 5 6 7 8

Genel Toplantı Düzeni Başkan 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10

Başkanlık Divan Oturma Düzeni Bu düzen başbakanlık divanında ayrıca basın toplantılarında,panel ve üst düzey yetkililerin birlikte yaptıkları toplantılarda uygulanır. 1-2 2-1-3 4-2-1-3 5-2-1-3-4

B. TAŞIT PROTOKOLÜ Taşıt protokolü kamusal, kurumsal ve sosyal yaşamda protokol kurallarının tam olarak uygulandığı alanlardan biridir. Ancak, taşıt protokolü özel, sosyal, kurumsal ve kamusal taşıtlarda farklıdır. İlke olarak, makam otomobillerinde ve resmi taşıtlarda protokol kuralları; otomobili sahibinin kullandığı özel taşıtlarda ve taksilerde sosyal protokol kuralları uygulanır.

1. Resmi Taşıtlarda Oturma Düzenleri Resmi taşıtlar, kurumlarda makam sahibi yöneticilere tahsisli “makam” taşıtları ile “hizmet tahsisli” kurumsal araçlardır.

Makam otomobillerinde ve resmi otomobillerde arka sağ koltuk onur yeridir. Makam sahibi yönetici daima arka sağ koltuğa; eşi, yardımcısı, konuğu veya astı sol koltuğa oturur. Makam otomobilinde ön sağ koltuğa koruma görevlisi, mihmandar, tercüman, protokol ya da özel kalem müdürü, memur ve sekreter oturur. Makam sahibi otomobilde olmadığında ve otomobile makam sahibinin dışında eşi, yardımcısı, arkadaşı veya akrabası bindiğinde arka sol koltuğa oturur; sağ koltuk boş kalır.

Makam otomobiline ve resmi taşıtlara onur konuğu, makam sahibi ve/veya üstler binmeden astlar ya da kıdemsiz olanlar binmezler. Bir yönetici ,eş düzey resmi konuk olarak makam otomobiliyle başka bir il ya da ilçeye gittiğinde, kendi otomobilini bırakır, ev sahibinin otomobiline biner. Ev sahibinin konuğun otomobiline binmesi doğru değildir. Ancak kurum amiri kendi makam otomobiliyle makam bir il ya da ilçeye gittiğinde, orada ev sahibi olan il/ilçe müdürünü kendi otomobiline davet eder.

RESMİ ARAÇLARDA OTURMA DÜZENİNDE PROTOKOL YERLERİ: 1.yer arka sağ koltuk 2.yer arka sol koltuk 3. yer ön sağ koltuk

MAKAM OTOMOBİLİNDE OTURMA DÜZENİ TAŞIT PROTOKOLÜ MAKAM OTOMOBİLİNDE OTURMA DÜZENİ (KSMT: Koruma, sekreter, memur, mihmandar, tercüman) Ş KSMT 2 1 MAKAM Ş KSMT 2 1 BOŞ

RESMÎ TAŞITLARDA OTURMA DÜZENİ 3 2 1 Ş 4 2 3 1

KONVOY DÜZENİ Yabancı devlet ve hükümet başkanlarının, bakanların ve üst düzey yöneticilerin resmi ziyaretlerinde karşılanma, ülke içinde yer değiştirme ve uğurlamalarında, resmi erkanı taşıyan otomobiller belli bir konvoy düzeni içinde hareket ederler. Konvoy düzeni önden arkaya doğru aşağıdaki biçimde sıralanır.

1. DEVLET VE HÜKÜMET BAŞKANLARININ RESMİ ZİYARETLERİNDE KONVOY DÜZENİ Öncü Eskort Protokol Makam (Konuk ve ev sahibi) Hanımefendiler (Konuk ve ev sahibi eşleri) Koruma Delegasyon (Resmi Heyet Üyeleri) Ambulans Arka Eskort

2. YABANCI BAKANLARIN VEYA YABANCI ÜST YÖNETİCİLERİN RESMİ RESMİ ZİYARETLERİNDE KONVOY DÜZENİ Eskort Makam (Konuk ve ev sahibi) Varsa Hanımefendiler (Konuk ve ev sahibi eşleri) Eşlik eden Yetkililer Güvenlik

3.YURT İÇİNDE BAKANLARIN RESMİ ZİYARETLERİNDE KONVOY DÜZENİ Eskort Makam (Bakan ve Vali) Eşlik Eden Yetkililer Güvenlik

4. YURT İÇİNDE ÜST YÖNETİCİLERİN RESMİ ZİYARETLERİNDE KONVOY DÜZENİ Makam (Müsteşar,Başkan, Genel Müdür, Bölge Müdürü, İl Müdürü) Eşlik Eden Görevliler

2. Özel ve Sosyal Taşıtlarda Oturma Düzenleri Kişinin kendi kullandığı özel otomobilde, 1. Yer öndeki sağ koltuktur. Bu durumda, ön sağ koltuğa daima hanım ya da resmi veya sosyal statü sahibi kişi veya yaşça büyük olan oturur. Ön sağ koltuğu boş bırakıp arka koltuğa oturmak, otomobili kullanan sahibini ücretli şoför yerine koymaktır ve büyük bir saygısızlıktır.

OTOMOBİLİ SAHİBİNİN KULLANDIĞI ÖZEL TAŞITLARDA OTURMA DÜZENİ (K: KONUK, KE: KONUK ERKEK, KH: KONUK HANIM; EH: EVSAHİBİ HANIM) Ş 1 K BOŞ Ş 1 KE 3 EH 2 KH

Takside sosyal protokol gereği, hanım daima arka sağ koltuğa, erkek arka sol koltuğa oturur. Takside 1. yer arka sağ koltuk; 2.yer arka sol koltuk; 3. yer ön sağ koltuktur.

Taksiye 4 kişi binildiğinde 3. kişi arka ortaya , 4. kişi öne oturur Taksiye 4 kişi binildiğinde 3. kişi arka ortaya , 4. kişi öne oturur. Ancak taksiye 3 veya 4 kişi bindiğinde genel olarak ücret ödeyecek kişi ön sağ koltuğa oturur. Bir hanımın tek olarak öne oturması doğru değildir.

C. BAYRAK PROTOKOLÜ 1. Türk Bayrağı Bayrak, T.C. Devletinin ülkesi ve milletiyle bölünmez bütünlüğünün, bağımsızlığının ve ulusun egemenliğinin sembolüdür. Bu nedenle bayrağa saygı her vatandaşın ulusal görevidir.

Bayrağın büyüklüğü, çekileceği binanın büyüklüğü ile uyumlu olmalıdır Bayrağın büyüklüğü, çekileceği binanın büyüklüğü ile uyumlu olmalıdır. Bayrak direkleri ağaç veya madenden yapılmış yuvarlak ve beyaz boyalı; direk yüksekliği yerden en az 3 m olmalıdır. Direk, binanın en yüksek yerine veya ön yüzünün tam ortasına veya binanın giriş önünde en uygun yere dikey olarak dikilir. Bayrak, sabah 08.00’de veya gün ağarırken hızlı hızlı çekilir; gün batımında yavaş yavaş indirilir. Bayrağın çekilmesi ve indirilmesi esnasında ve tören geçişlerinde Bayrak cephe alınarak selamlanır.

a. Bayrak Konacak Makam Odaları ve Salonlar: Cumhurbaşkanı, TBMM Başkanı, Başbakan, Anayasa Mahkemesi, Yargıtay ve Danıştay Başkanları, makam odalarına, brifing ve şeref salonlarına ve mahkemelerde duruşma salonlarına Türk Bayrağı konur. Bakanlar, Cumhuriyet Savcıları, Fakülte Dekanları, Başkonsoloslar vb.

b. Bayrak Çekilecek Binek Taşıtları: Cumhurbaşkanının, illerde valilerin, görevli bulundukları dış ülkelerde büyükelçilerin makam taşıtlarının sağ ön tarafına, tepesinde ay yıldız bulunan kromajlı küçük direklere Türk Bayrağı çekilir.

Birden çok resmi dairenin bulunduğu binaya tek bayrak çekilir. c. Bayrak Çekilecek ve Konacak Yerler: Tören alanlarında, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında, siyasal partilerin merkez, il ve ilçe örgütlerinde; fabrikalarda ve işletmelerde ulusal bayram, genel tatil ve hafta tatili günlerinde bayrak çekilir. Birden çok resmi dairenin bulunduğu binaya tek bayrak çekilir. Yurtdışında T.C. Büyükelçiliği dışındaki tüm kuruluşlarda Türk Bayrağı yerel ülkenin bayrağı ile birlikte olur.

d. Sürekli Bayrak Çekilecek Yerler: Türk Bayrağının her gün 24 saat süreyle çekili olacağı yerler şunlardır: Cumhurbaşkanlığı, TBMM, Anıtkabir, Hükümet konakları, Polis, jandarma, hudut, gümrük muhafaza karakolları ve hudut kapıları, Eğitim ve öğretim kuruluşları, Köy ve mahalle muhtarlıkları, Tüm kamu kurum ve kuruluşları…

e. Bayrak Örtülecek Yerler: Bayrak, açılış törenlerinde Atatürk heykellerine, resmi yemin törenlerinde masalara örtülebilir . Cumhurbaşkanlığı yapmış kişilerin, şehitlerin, Türk Silahlı Kuvvetlerinin sivil personel dışındaki mensuplarının ve emeklilerinin; makam odalarında Bayrak bulunan kamu görevlilerinin ve bu görevleri daha önce yapmış olanların cenaze törenlerinde tabutlarına bayrak örtülebilir.

BAYRAK ÖRTÜLECEK YERLER - Aşağıda yazılı kimselerin cenaze törenlerinde tabutlarına örtülebilir: Milletvekilleri ve milletvekilliği yapmış olanlar. Gaziler. Yüksek yargı organları ve Sayıştay üyeleri ve emeklileri. Hakim ve savcı emeklileri. Yüksek öğretim kurumları öğretim üyeleri ve emeklileri.

Devlet sanatçıları, Devlet madalyası sahipleri, Kızılay ve Türk Hava Kurumu başkanlığı yapmış olanlar, Emniyet mensupları ve emeklileri, Resmi okul müdürleri, Basın şeref kartı sahipleri, İşçi veren konfederasyonları başkanlığı yapmış olanlar,

2. TANITICI (KURUMSAL) BAYRAKLAR Tanıtıcı bayrak, boyu eninin bir buçuk katı olan ve üzerinde resmi ya da özel kuruluşun tescil edilmiş yazı, resim, işaret, rumuz ve amblemi bulunan ve kurumu tanıtıcı özel bayraktır. Tanıtıcı bayraklar, sadece ait oldukları kurum ve kuruluşların binaları önüne çekilir; kurumsal tören ve toplantılarda kullanılır; makam sahibi yöneticileri odalarında çalışma masalarının sol gerisine konur. Tanıtıcı bayrak direklerinin tepesinde ay yıldız bulunmaz.

Tanıtıcı bayrağın ebadı Türk Bayrağından büyük, direği Türk Bayrağı direğinden yüksek olamaz. Tanıtıcı bayrak tescil edilmedikçe kullanılamaz.

D. KONUK VE ZİYARET PROTOKOLÜ 1. Konuklar ve Ziyaretçiler Konuk; kamusal, kurumsal, sosyal ve özel yaşamda davet edilen veya ziyareti kabul edilen, kendisine önem ve değer verilen; karşılanan, ağırlanan ve uğurlanan kişidir. Kamusal ve kurumsal yaşamda konuk resmi ise resmi protokol kuralları; özel veya sosyal ise sosyal protokol kuralları uygulanır.

a. Onur Konuğu: Kamusal ve kurumsal yaşamda onur konuğu, davet sahibi yöneticinin üstü ya da davet edilen üst konuklar içinde protokol bakımından 1 numara olan devlet veya hükümet adamı ya da eş düzey yabancı konuktur. Özel ve sosyal yaşamda ise, onur konuğu davet sahibine ziyaretiyle onur veren resmi makam, unvan veya statü sahibi kişi ya da tanınmış sanatçı, yazar, gazeteci, politikacı, bürokrat, sporcu, bilim adamı, iş adamı, din adamı vb. önemli şahsiyettir.

b. Konuk: Konuk, yöneticinin ve/veya ev sahibinin davet ettiği ya da ziyaretini kabul ettiği unvan, mevki ve statü olarak eşiti olan kişidir. Bir kişiyi resmi olarak davet edebilmek için, onun düzeyinde olmak gereklidir. Çünkü protokolde herkes denginin konuğudur. Üst, ast için onur konuğu; ast ise üst için sadece ziyaretçidir.

c. Ziyaretçi: Ziyaret, kamusal, kurumsal ve toplumsal yaşamda bir kişiyi ya da bir aileyi randevu ya da izin alarak veya haber vererek görmeye ve görüşmeye gitmektir. Ziyaretçi de, görmeye veya görüşmeye giden kişidir. Davetsiz misafir ya da ziyaretçi karşılanmaz ve ağırlanmaz.

2) Konukları ve Ziyaretçileri Karşılama ve Uğurlama Konukların karşılanması ve uğurlanması protokolde en önemli konulardan biridir. Çünkü kamusal, kurumsal, sosyal ve özel yaşamda karşılama ve uğurlama konuğa verilen önem ve değeri gösterir.

Konukları karşılama ve uğurlama konusunda protokol olarak genel kurallar aşağıda belirtilmiştir: Bir konuğun muhatabı, kendisini davet veya kabul eden aynı mevki ve statüdeki yöneticidir. Bu yüzden, konuğu daima dengi olan ev sahibi karşılar ve uğurlar. İlke olarak, ev sahibi yönetici tarafından davet edilen onur konuğu, üst konuk ve yabancı konuklar uçakla geldiklerinde havaalanında; demiryoluyla geldiklerinde garda; karayoluyla geldiklerinde bina önünde karşılanır ve buradan uğurlanırlar.

3) Yabancı Konukları Karşılama ve Uğurlama Dış ülkeden resmi olarak davet edilen ya da kendisi resmi olarak ziyarete veya iş görüşmesine gelen yabancı konukların karşılanması ve uğurlanmasında karşılıklılık esastır. Örneğin, ev sahibi yönetici daha önce bir ülkeye davetli veya ziyaretçi olarak gittiğinde, kendisi nerede ve nasıl karşılanmış ise, o ülkeden eşiti olan yönetici davetli veya ziyaretçi olarak Türkiye’ye geldiğinde aynı yerde ve aynı biçimde karşılanır.

4) Ziyaretler ve Ziyaret Kuralları Her ziyaret zamanında yapılmalıdır. Gecikmiş bir ziyaret, yapılmamış ziyaret gibidir. İş ziyaretleri ya da tebrik ve nezaket ziyaretleri hiçbir zaman karşı tarafın fazla zamanını almamalı; çalışmasına, toplantısına, randevusuna engel olmamalıdır. Yüksek mevki sahibi kişilere yapılacak ziyaretlerde özel kalem müdürü ya da sekreterden randevu almak gereklidir. Kamusal ve kurumsal yaşamda protokol ziyaretlerinin süresi ilke olarak beş dakikadır. Sosyal yaşamda ise 15-20 dakikadır. Ancak, üst ya da ev sahibi ziyaret süresini uzatmak istediğinde bu isteğe uyulur.

5. Ziyaret Türleri Kamusal, kurumsal ve sosyal yaşamda uygulanan resmi ve sosyal ziyaret türleri şunlardır: a. Resmî Ziyaretler:Yabancı devlet ve hükümet adamları ile yabancı kurumların başkanlarının resmi davet veya kabul sonucunda Türkiye’de dengi olan devlet ve hükümet adamlarına veya kurum başkanlarına iş görüşmesi, anlaşma, toplantı, kongre, konferansa katılma veya iadeyi ziyarette bulunma amacıyla yaptıkları ziyaretlerdir.

Kamusal ve kurumsal yaşamda uygulanan resmi ziyaretler; göreve başlama, görevden ayrılma (veda), iş tebrik ve nezaket ziyaretleridir. Bu ziyaretler aşağıda açıklanmıştır. 1) Göreve Başlama Ziyareti : Göreve başlama ziyareti resmi bir ziyarettir. Bir kurumda ya da bir il veya ilçede göreve başlayan kişi, önce amirini yada mülki amiri ziyaret etmek zorundadır. Daha sonra, göreve başlayan kişi kurum içinde ve dışında, ilde veya ilçede protokolde kendisinden üstte olanları ziyaret eder.

2) Görevden Ayrılma (Veda) Ziyareti: Kurumdan, görevden, görev yerinden ya da il veya ilçeden ayrılma ziyareti kamusal ve özel bütün kuruluşlarda çalışanlar için resmi bir ziyarettir. Bir kurumdan ya da il/ilçeden ayrılması söz konusu olan kişi, bir hafta öncesinden itibaren üstlerinin makamlarına giderek kendilerine veda ziyaretinde bulunur. Son olarak, birlikte çalıştığı personelin bürolarına giderek kendilerine veda eder.

3) İş (Çalışma) Ziyareti: Kurumlar arasında eş düzey yöneticilerin yaptıkları iş ziyaretleri resmi niteliktedir. Çalışma ziyaretinin en önemli özelliği, ziyaret vesilesiyle taraflar arasında resmi bir iş ile ilgili konuların görüşülmesi, gerektiğinde ortak bir karar alınması ve uygulanmasıdır.

4) Tebrik Ziyareti: Çalışma yaşamında bir kişinin yeni bir göreve atanması nedeniyle yapılan ziyarettir. Tebrik ziyaretlerinde uyulması ve uygulanması gereken kurallar: Özel ya da kamusal bölge, il/ilçe müdürleri göreve başlayan mülki amire ilk bir hafta içinde ziyaret etmelidir. Tebrik ziyareti kişinin çalışma yerine, yöneticinin makamına gidilerek yapılır; evine gidilerek tebrik ziyaretinde bulunulmaz.

5) Nezaket Ziyareti: Türkiye’de her kurumda en çok yapılan ve boş zamanları değerlendirmeye yarayan yarı resmi bir ziyaret türüdür.

b. Sosyal Ziyaretler: Kamusal ve kurumsal yaşamda sosyal ziyaretler; bayram ziyareti, hasta ziyareti ve baş sağlığı ziyaretidir. 1) Bayram Ziyareti: Türk toplumunda, toplumsal yaşamda olduğu gibi çalışma yaşamında da dini bayramlarda üstleri ve çalışma arkadaşlarını ziyaret sosyal ve kültürel geleneklerden biridir.

2) Hasta Ziyareti: Kurumsal ve toplumsal yaşamda bir kişinin çalışma arkadaşı ya da bir dostu hastalandığı ve hastanede yattığı zaman kendisine geçmiş olsun ziyaretine gitmesi; bir ast hastalandığı, evde veya hastanede yattığı zaman amirinin kendisiyle ilgilenmesi ve kendisine çiçek göndererek “geçmiş olsun” demesi nezaket gereğidir. Hasta ziyareti genel olarak öğleden sonra yapılır. Hastaya hediye olarak çiçek, kolonya, kitap, dergi, meyve götürülebilir.

3) Başsağlığı Ziyareti: Kurumsal yaşamda bir ast ya da üstün: toplumsal yaşamda bir yakının vefatı durumunda yardıma koşmak en önemli insani görevdir. Tanışıyor olmak şart değildir. Cenaze törenine ve cenaze çıkan eve başsağlığı ziyaretine koyu renk elbiseyle; hanımlar başörtüsüyle gitmelidir.

Dersimiz Bitmiştir…. Dinlediğiniz İçin Teşekkürler…