I. STRATEJİK PLANIN DEĞERLENDİRİLMESİ

UYGULAMA STRATEJİK PLANIN DEĞERLENDİRİLMESİ PERFORMANS PROGRAMININ DEĞERLENDİRİLMESİ FAALİYET SONUÇLARININ ÖLÇÜLMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ FAALİYET RAPORLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ Denetim planının Başkanlıkça onaylanmasının ardından denetimin uygulama aşaması başlar. Performans denetiminin uygulama aşaması dört temel süreçten oluşur: Stratejik planın değerlendirilmesi Performans programının değerlendirilmesi Faaliyet sonuçlarının ölçülmesi ve değerlendirilmesi Faaliyet raporlarının değerlendirilmesi. Şimdi bu bölümde Uygulama aşamasının ilk adımı olan Stratejik Planın Değerlendirilmesine ilişkin bilgiler vereceğiz.

Stratejik Planın Değerlendirilmesi 5018 sayılı Kanunun 9 uncu maddesine göre; “Kamu idareleri kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar.” Sizlerin de bildiği üzere; Kamu idareleri; 5018 sayılı kanunun 9 uncu maddesi gereği; kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar.

Stratejik Plan Hazırlamakla Yükümlü Olanlar 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile mahallî idareler. 5018 sayılı Kanunun; Genel Bütçe ve Özel Bütçe Kapsamındaki Kamu idareleri ile Sosyal Güvenlik Kurumları ve Mahalli İdareleri SP hazırlamakla yükümlü tutmuştur.

Stratejik Plan Hazırlamaktan Muaf Olanlar Milli Savunma Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı, Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği, Milli İstihbarat Teşkilatı Müsteşarlığı, Jandarma Genel Komutanlığı, Sahil Güvenlik Komutanlığı, Düzenleyici ve Denetleyici Kurumlar, Nüfusu 50.000’den az olan belediyeler. Kanun koyucu özel durumlarını dikkate alarak bazı kamu idarelerini ise Stratejik Plan hazırlamaktan muaf tutmuştur. Bu kurumlar; Milli Savunma Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı, Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği, Milli İstihbarat Teşkilatı Müsteşarlığı, Jandarma Genel Komutanlığı, Sahil Güvenlik Komutanlığı, Düzenleyici ve Denetleyici Kurumlar, Nüfusu 50.000’den az olan belediyelerdir.

Kamu idareleri Stratejik Planlarını bir danışmanlık firmasına hazırlatabilirler mi? Bazı muafiyetler olmakla birlikte genel anlamda Kamu idareleri stratejik plan hazırlamakla yükümlü tutulmuşlardır. Peki, «bir Kamu idaresi Stratejik Planını danışmanlık firmasına hazırlatabilir mi?» sorusunu sorduğumuzda bunun mümkün olmadığı cevabıyla karşılaşmaktayız. Gerek ilgili Yönetmelikte gerekse kılavuzda; Stratejik planların doğrudan doğruya kamu idarelerince ve idarelerin kendi çalışanları tarafından hazırlanması zorunluluğu ifade edilmiş ve ihtiyaç duyulması hâlinde idare dışından temin edilecek danışmanlık hizmetlerinin sadece yöntem ve süreç danışmanlığı ile eğitim hizmetleri konularıyla sınırlı olabileceği vurgulanmıştır. Bu düzenlemelere rağmen, bir çok idarede stratejik planların danışmanlık firmalarına hazırlattırıldığını da bilmekteyiz.

Başlarken Amaç : Stratejik planda yer alan ve kamu idaresinin ulaşmayı hedeflediği sonuçların kavramsal ifadesidir. Hedef : Stratejik planda yer alan amaçların gerçekleştirilebilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Performans Göstergesi : Kamu idarelerince hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını ya da ne kadar ulaşıldığını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek için kullanılan ve sayısal olarak ifade edilen araçlardır. Değerli katılımcılar; Bu girişin ardından Stratejik Planın Değerlendirilmesine geçmeden önce bir çoğumuzun aşina olmasına rağmen sunum sırasında sıklıkla kullanılacağı dikkate alınarak bazı kavramların tanımını yapmakta fayda var. Bu kavramlardan ilki «Amaç» Amaç : Stratejik planda yer alan ve kamu idaresinin ulaşmayı hedeflediği sonuçların kavramsal ifadesidir. İkinci kavramımız olan hedef ise; Stratejik planda yer alan amaçların gerçekleştirilebilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Diğer kavramımız olan Performans Göstergesi ise;Kamu idarelerince hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını ya da ne kadar ulaşıldığını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek için kullanılan ve sayısal olarak ifade edilen araçları ifade etmektedir. Bu tanımların ardından, Stratejik Planın değerlendirilmesi aşamasında bize yardımcı olacak kriterlerimize geçebiliriz.

Stratejik Plan Değerlendirme Kriterleri Mevcudiyet: Stratejik planın yayımlanmış olması Zamanlılık: Stratejik planın yasal süreler içerisinde hazırlanması Sunum: Stratejik planın şekil ve içeriğinin ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanması İlgililik: Amaçlar ve hedefler arasında mantıksal bağlantı olması Ölçülebilirlik: Hedeflerin veya göstergelerin ölçülebilir olması İyi tanımlanma: Hedeflerin açık ve net bir tanımının olması Performans Denetimi kapsamında değerlendirilecek olan Stratejik Planlar temelde 6 kriter açısından ele alınmaktadır. Bu kapsamda değerlendirme kriterlerimiz; Mevcudiyet, Zamanlılık, Sunum, İlgililik, Ölçülebilirlik ve İyi tanımlanma kriterleridir. Mevcudiyet kriteri; Stratejik planın yayımlanmış olmasını; Zamanlılık kriteri: Stratejik planın yasal süreler içerisinde hazırlanmasını; Sunum kriteri: Stratejik planın şekil ve içeriğinin ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanmasını; İlgililik kriteri: Amaçlar ve hedefler arasında mantıksal bağlantı olmasını; Ölçülebilirlik kriteri: Hedeflerin veya göstergelerin ölçülebilir olmasını ve İyi tanımlanma kriteri ise: Hedeflerin açık ve net bir tanımının olmasını ifade etmektedir. Şimdi bu kriterleri sırası ile detaylandıracağız. Bu nedenle katılımcılara söz konusu kriterlerin ilgili mevzuatta yer alan çok sayıda kriterin rehber tarafından toplulaştırılmaya çalışıldığı ifade edilmeli ve söz konusu kriterlerin ilgili mevzuatta bir karşılığı olduğu ifade edilmelidir.

I. Kriter: Mevcudiyet Denetim ekibi, denetlenen idarenin stratejik plan hazırlayıp hazırlamadığını gözden geçirir ve Form 3’te yer alan sorulardan yararlanarak değerlendirmelerine ve bulgularına denetim raporunda yer verir. SP değerlendirme kriterlerinden ilki olan mevcudiyet kriterine ilişkin denetim sürecinde yapılması gereken tek şey denetlenen idarenin bir stratejik planının olup olmadığının tespitini yapmaktır. Bu yönüyle en kolay değerlendirme kriteri olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu aşamada Rehber eki Form 3’te yer alan ilgili soru cevaplandırılacaktır.

II. Kriter: Zamanlılık Kamu idarelerinin stratejik planlarını ilgili mevzuatta öngörülen sürelerde hazırlayıp hazırlamadıkları değerlendirilir ve Form 3’te yer alan ilgili sorulardan yararlanılarak değerlendirmelere ve bulgulara denetim raporunda yer verilir. Denetim ekibi ilgili idarenin Stratejik Planının mevcudiyetini tespit ettikten sonra; Stratejik Planı ikinci kriter olan zamanlılık kriteri açısından değerlendirecektir. Kamu idarelerin SP hazırlama takvimleri birbirinden farklıdır. Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte; Kamu idarelerinin, tek tek sayılma yöntemi ile ilk stratejik planlarını hangi takvimde hazırlayacakları belirlenmiştir.

Zamanlılık Stratejik planlar beş yıllık dönemi kapsar. Stratejik planlar en az iki yıl uygulandıktan sonra stratejik planın kalan süresi için güncelleştirilebilir. Güncelleştirme, stratejik planın misyon, vizyon ve amaçları değiştirilmeden, hedeflerde yapılan nicel değişikliklerdir. Stratejik planlar bazı durumlarda yenilenebilir. Sizlerin de bildiği üzere Stratejik planlar 5 yıllık bir dönemi kapsamaktadır ve temelde idarelerin bu planlara sıkı sıkıya bağlı kalmaları gerekmektedir. Ancak; bazı durumlarda idarelerce stratejik planlar güncellenebileceği gibi bazı durumlarda yenilenmesi bile söz konusu olabilir. Stratejik planın misyon, vizyon ve amaçları değiştirilmeden, hedeflerde yapılan nicel değişiklikler olarak ifade edilen güncelleştirme işlemi Stratejik planlar en az iki yıl uygulandıktan sonra gerçekleştirilebilinir. Söz konusu güncelleştirme stratejik planın kalan süresi için yapılır. Stratejik planın beş yıllık bir dönem için yeniden hazırlanması olarak ifade edilen stratejik planının yenilenmesi ise; a) Görev, yetki ve sorumluluklarını düzenleyen mevzuatta değişiklik olması hâlinde ilgili kamu idaresinin, b) Hükümetin değişmesi halinde mahalli idareler hariç diğer kamu idarelerinin, c) Bakanın değişmesi halinde ilgili bakanlık ile bağlı ve ilgili kamu idarelerinin, ç) Mahalli idarelerde üst yöneticinin değişmesi halinde ilgili mahalli idarenin, d) Doğal afet, tehlikeli salgın hastalıklar veya ağır ekonomik bunalımların vuku bulması hallerinde ilgili kamu idarelerinin, Başvurabileceği bir durumdur. Stratejik planın yenilenmesi kararı, bu şartların oluşmasını müteakip en geç üç ay içinde alınır. Bu kararı takip eden altı ay içinde stratejik plan yenilenir.

III. Kriter: Sunum Stratejik planın şekil ve içeriğinin ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanması. Stratejik Plan Değerlendirme kriterlerinden 3. sü olan sunum kriteri; «Stratejik planın şekil ve içeriğinin ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanması.» olarak ifade edilebilir. Sunum kriteri ucu oldukça açık bir yapıya sahiptir. Diğer değerlendirme kriterlerinin kapsamına girmeyen hususlar bu kriter başlığı altında değerlendirilecek ve raporlanacaktır. İdarelerin stratejik planlarını hazırlarken Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzunda çerçevesi çizilen stratejik planlama süreci ile stratejik planın kapsam ve içeriğine ilişkin düzenlemelere uyması gerekmektedir.

Sunum Misyonun kuruluş amacıyla; stratejik amaç ile hedeflerin ise; ulusal politika ve plan belgeleriyle uyumlu olması gerekmektedir. Stratejik Planlar sunum kriteri açısından değerlendirmeye tabi tutulduğunda ilk yapılması gereken; Misyonun kuruluş amacıyla; stratejik amaç ile hedeflerin ise; ulusal politika ve plan belgeleriyle uyumlu olup olmadığının kontrol edilmesidir.

Sunum Ulusal Politika ve Plan Belgeleri Kalkınma Planı Sektörel ve Tematik Planlar Bölgesel Planlar Orta Vadeli Program Orta Vadeli Mali Plan Uluslararası Taahhütler (Ulusal Plan vb.) Stratejik planın uyumlu olması gereken ulusal Politika ve Plan belgeleri ise; Kalkınma Planı Sektörel ve Tematik Planlar Bölgesel Planlar Orta Vadeli Program Orta Vadeli Mali Plan Uluslararası Taahhütlerdir.

Stratejik Planın Temel Unsurları Durum analizi (özet) Katılımcılığın nasıl sağlandığına ilişkin açıklama Misyon, vizyon, temel değerler En az bir amaç Her amacın altında en az bir hedef Hedef ölçülebilir şekilde ifade edilememişse ölçüm kriter(ler)i, yani göstergeler Stratejiler Tüm amaç ve hedefleri içeren beş yıllık tahmini maliyet tablosu Kamu idarelerinin Stratejik Planlarında Kılavuzdaki temel unsurlara yer vermeleri gerekir. Bu yönüyle Stratejik Planların sunum kriteri açısından değerlendirilmesi aşamasında temel unsurların varlığı aranmalı ve eksikliğinde konu raporlanmalıdır. Stratejik planda yer alması gereken temel unsurlar ise; Durum analizi (özet) Katılımcılığın nasıl sağlandığına ilişkin açıklama Misyon, vizyon, temel değerler En az bir amaç Her amacın altında en az bir hedef Hedef ölçülebilir şekilde ifade edilememişse ölçüm kriter(ler)i, yani göstergeler Stratejiler Tüm amaç ve hedefleri içeren beş yıllık tahmini maliyet tablosudur.

IV. Kriter: İlgililik Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzuna göre hedef ve göstergelerin, amaçlar ile ilgili olması gerekmektedir. İlgililik kriterine göre yapılan değerlendirme sonucu ilgili olmadığı tespit edilen hedefler, bir sonraki aşama olan ölçülebilirlik kriterine göre değerlendirmeye tabi tutulmaz. SP değerlendirme kriterlerinden 4.sü olan «ilgilik» kriteri; hedefler ve varsa göstergelerin, amaçlar ile ilgili olmasını ifade etmektedir. İlgililik kriterine göre yapılan değerlendirme sonucu ilgili olmadığı tespit edilen hedefler, bir sonraki aşama olan ölçülebilirlik kriterine göre değerlendirmeye tabi tutulmayacağı için; ilgililik değerlendirilmesi yapılırken çok daha dikkatli olunması gerekmektedir. Denetim sürecinde ilgili olmadığı düşünülen hedeflere ilişkin kamu idaresinin görüşüne başvurulması ve bu yöndeki kanaatin netleştirilmesi oldukça önemlidir. Stratejik planda yer alan hedeflerin ilgililik kriterine göre değerlendirilmesinden sonra rehber eki Form 4’ten yararlanarak değerlendirme ve bulgulara raporda yer verilecektir.

Hedefin amaçla ilgililiği İlgililik Performans göstergesinin hedefle ilgililiği

SP İlgililik Değerlendirmesi Amaç Hedef Sosyal güvenlik sisteminde gelir ve gider arasındaki farkı azaltmak Kayıtdışı istihdamı azaltmak Eğitimin niteliğini artırarak nitelikli mezunlar vermek Nitelikli öğrencileri üniversitemize çekmek Belediye altyapı hizmetlerinin kalitesini sürekli geliştirmek Taşınmazlardan alınacak kira tutarlarını rayiç bedele çıkarmak Yargı bağımsızlığını güçlendirmek Yargı süreçlerini hızlandırmak İlgililik Değerlendirmesi İlgili. Hedef amacın gerçekleşmesine hizmet etmektedir. İlgili değil. Hedef amacın gerçekleşmesine hizmet etmemektedir. Hedefin amaçla ilgisi kurulamamıştır. Hedef amacın gerçekleşmesine hizmet etmemektedir. Bu örnekte farklı kurumlara ilişkin olarak hazırlanmış amaç ve hedeflere yer verilmiştir. İlgililik kriteri açısından baktığımızda ilk ikisinde hedefin amaçla ilgili olduğu ancak son ikisinde bu ilginin kurulamadığı görülmektedir. Denetçi bu değerlendirmeyi yaparken; hedefin amaçla ilgisini kuramadığı durumda muhakkak kurumla görüşmeli ve kanaatini netleştirmelidir.

V. Kriter: Ölçülebilirlik Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu, hedefleri amaçların gerçekleştirilebilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlar olarak tanımlamıştır. Hedeflerin ölçülebilir olarak ifade edilemediği hallerde hedefe yönelik performans göstergelerine yer verilmesi gerektiği belirtilmiştir. SP değerlendirme kriterlerinden 5 incisi Ölçülebilirlik kriteridir. Bu aşamada Denetçi; amaçla ilgili olduğu kanaatine vardığı hedefler için ölçülebilirlik değerlendirmesinde bulunur. Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzunda, hedefleri amaçların gerçekleştirilebilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlar olarak tanımlanırken; Hedeflerin ölçülebilir olarak ifade edilemediği hallerde hedefe yönelik performans göstergelerine yer verilmesi gerektiği belirtilmiştir. Bu yönüyle Stratejik Planlarda Performans Göstergesine yer verilmesi zorunlu olmayıp; hedefin ölçülebilir olmadığı durumlarda ölçülebilir performans göstergesine yer verilmesi bir zorunluluk olarak ifade edilmiştir.

Ölçülebilirlik Değerlendirmesi Hedef   Performans Göstergesi Kayıtdışı istihdam oranını bir önceki yıla göre %2 azaltmak Performans göstergesi belirlenmemiştir Üniversitenin araştırma altyapısını geliştirmek ve etkin kullanmak Akredite olan laboratuvar sayısı (…) adet Doktora eğitiminin niteliğini artırmak Doktora derslerinin kalitesindeki artış İmar denetimlerini etkinleştirmek İmarla ilgili şikayetlerin içeriğinin değişmesi Ölçülebilirlik Değerlendirmesi Ölçülebilir. Hedef ölçülebilir olduğundan performans göstergesi belirlenmemiş olmasının sakıncası yoktur. Ölçülebilir Ölçülebilir değildir. Kalitedeki artışın nasıl ölçüleceği belirlenmemiştir. Gösterge sayı veya oranı belirtilmemiştir. Yine bu örneğimizde de farklı kurumlara ilişkin olarak hazırlanmış amaç ve hedeflere yer verilmiştir. ölçülebilirlik kriteri açısından baktığımızda ilk ikisinde bu kriter karşılandığı ancak; son ikisinde hedefin ölçülebilir olmadığı gibi göstergelerin de ölçülebilirlik kriterini karşılamadığı görülmektedir.

VI. Kriter: İyi Tanımlanma Hedeflerin yeterince açık ve anlaşılır olması İdarelerin, neyi başarmak istediğini açıkça tanımlaması Stratejik Planın değerlendirilmesi aşamasında yararlanacağımız son kriter olan iyi tanımlanma kriteri kısaca; «hedeflerin yeterince açık ve anlaşılır olmasını» ifade etmektedir. İdarelerin neyi başarmak istediklerini açıkça tanımlamaları gerekir. Hedefin veya varsa göstergelerin iyi tanımlanmamış olması, kamu idarelerinin hedeflere yönelik başarıyı yanlış raporlaması riskini ortaya çıkaracaktır. Bu yönüyle oldukça önemli bir kriterdir. Bu değerlendirme belge incelemenin yanı sıra kurumla görüşme yöntemi kullanılarak yapılır. Denetlenen kamu idaresi ile yapılan görüşmeler neticesinde hedef veya göstergelerin idare tarafından başka bir belgede anlaşılır şekilde tanımlandığı tespit edilebilir. Denetim ekibi stratejik planda yer alan hedefleri ve varsa göstergeleri belge inceleme ve görüşme yöntemleriyle iyi tanımlanma kriterine göre değerlendirdikten sonra Form 4’ten yararlanarak değerlendirme ve bulgularına raporda yer verir.

İyi Tanımlanma Değerlendirilmesi Hedef   Performans Göstergesi Sigorta prim gelirlerinin ve primlere ilişkin tüm alacakların tahsilatının artırılması İcra tahsilat tutarının bir önceki yıla göre artış oranı Kamu kaynaklarının etkin kullanılmasını sağlamak Yapılan düzenleme sayısı İyi Tanımlanma Değerlendirmesi İyi tanımlanmış Performans göstergesi stratejik planda iyi tanımlanmamıştır.   Ancak kurumla yapılan görüşmeler sonucunda düzenlemeler ile hangi belgelerin ifade edildiğinin eylem planında belirlendiği görülmüştür. Bu nedenle hedef ve gösterge iyi tanımlanmış olarak değerlendirilmiştir. İyi tanımlanma kriteri açısından bu örneklere baktığımızda ilk gösterge açısından bu kriterin karşılandığı; ikinci gösterge açısından ise bu kriterin karşılanmadığı görülmektedir.

İyi Tanımlanma Değerlendirilmesi Hedef   Performans Göstergesi Sağlık hizmetlerine erişimin artırılması ve hizmet kalitesinin yükseltilmesi sağlanarak sağlık harcamalarının etkin ve verimli hale getirilmesi Kişi başına ödenen ilaç harcama tutarının bir önceki yıla göre değişim oranı Nitelikli öğrencileri üniversitemize çekmek Üniversite giriş sınavında dereceye giren öğrencilerden üniversitemize kayıt yaptıranların sayısı İyi Tanımlanma Değerlendirmesi İyi tanımlanmamış.   Kurumla yapılan görüşmeler neticesinde oranın hesabında dikkate alınacak kişilerin iyi tanımlanmadığı görülmüştür. Bu kişilerin sadece ilaç alanları mı, yoksa tüm sigortalıları mı kapsadığı belirlenmemiştir. Üniversite giriş sınavında dereceye girmekle kastedilen derecenin ne olduğu belirlenmemiştir. Yine bu örneklere baktığımızda da iyi tanımlanma kriterinin karşılanmadığı görülmektedir.

Önemli Hususlar Stratejik plana ilişkin değerlendirme aynı stratejik plan dönemi için sadece bir defa yapılır. Stratejik plan döneminin sonunda ise stratejik planın 5 yıllık gerçekleşmesine ilişkin genel bir değerlendirme yapılır. Stratejik planda değişiklik yapılması halinde değerlendirme yeni plan için tekrar yapılır. Stratejik Plana ilişkin yapılacak değerlendirmeler bu genel çerçevede olmakla birlikte Stratejik Planın değerlendirilmesine ilişkin olarak; Stratejik plana ilişkin değerlendirmenin, aynı stratejik plan dönemi için sadece bir defa yapılacağı; Stratejik plan döneminin sonunda ise stratejik planın 5 yıllık gerçekleşmesine ilişkin genel bir değerlendirmede bulunulacağı; ve Stratejik planda değişiklik yapılması halinde değerlendirmenin yeni plan için tekrarlanacağı hususarı oldukça önemlidir. .