ORGANİZASYON VE ÇEVRE İLİŞKİSİ İŞLETME YÖNETİMİ ORGANİZASYON VE ÇEVRE İLİŞKİSİ

Organizasyon nedir? Organize etme veya organizasyon, organlaştırma, sistemin amacına ulaşmak için çeşitli görevleri yapmak üzere oluşturduğu ve diğer kısımlarla ahenkli bir şekilde sürdüren bölümlerinin oluşturulması faaliyetidir. Teşkilat veya örgüt olarak da ifade edilen organizasyon; yönetenler ve yönetilenler arasında hiyerarşik ve formal (şekli-resmi) bir yapının kurulması, işlerin, bunları yapacak kişilerin ve aralarındaki ilişkilerin açıkça belirlenmesidir.

Bir süreç olarak organizasyon; amaçlara ulaşmak için yapılacak işlerin tanımlanması ve gruplanması, işleri yapacak kişilerin ve onların yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi, insanların bir arada etkin ve verimli bir şekilde çalışabilmesi için gerekli fiziki ortamın hazırlanmasıdır.

Bir varlık veya yapı olarak organizasyon; belirlenen amaçlara ulaşmak üzere, birden fazla kişinin bir araya gelerek düzenli ve birbirini takip eder şekilde çaba gösterdiği bir yapı olarak ifade edilir. Organizasyon yapısı;amaca ulaşmak için bir araç olarak; yönetimin var olduğu ve faaliyetini sürdürdüğü bir süreç ve yapı, yönetim ise bu yapı içerisindeki bir işlev olarak görülür.

Çevre nedir? Çevre, kişinin, organizasyonun yani organizasyonun veya toplumun hayatını etkileyen toplumsal, kültürel, ekonomik ve fiziki şartların toplamı olarak sürekli değişen sabit olmayan bir ortam şeklinde ifade edilir.

İç çevre; işletme açık sistem yaklaşımı içerisinde işletmenin kendi içerisinde oluşturduğu bölüm, kısım gibi alt birimlerin birbirleri ile olan ilişkileri ve işletme iç iklim kültürünü yansıtır. Dış çevre; ise organizasyonun dışında bulunan ve organizasyona girdilerin temin edildiği ve işlem sürecinden çıktıktan sonra ürünlerin sunulduğu kesimler ile birlikte etkilediği ve etkilendiği diğer kesimleri ifade eder.

ORGANİZASYON VE ÇEVRE İLİŞKİSİ ANA FİKİR: Değişik çevresel koşullarda en uygun olan organizasyon yapı ve süreçlerini belirlemektir.

Organizasyonun yakın çevresi -Müşteriler -Çalışanlar -Hissedarlar -Tedarikçiler -Aracılar ve Rakipler

Organizasyonun uzak çevresi -Kanuni ve siyasi çevre -Sosyal ve kültürel çevre -Ekonomik çevre -Bilimsel ve teknolojik çevre -Doğal çevre -Global çevre

Organizasyonun Temel Unsurları Sorumluluk: Bir şeyi yapma zorunluluğu olarak işe ilişkin faaliyetleri başarma yükümlülüğüdür.Organizasyona ait sorumluluk, bir kimsenin organizasyon işleri, işlevleri veya görevleri yapma zorunluluğudur. Kişi bir görevi kabul ettiği anda sorumluluk kendiliğinden doğar.

Hesap verme: Yönetici astından hesap sorma hakkına sahip, organizasyon üyesi kişide kendisinden yüksek kademeli yetkililere hesap verme zorunluluğu da vardır. Organizasyon üyesi kişinin sorumluluk duymasının yanı sıra üst yöneticilere hesap verme zorunluluğu da vardır.

Organizasyon faaliyetinin sağladığı faydalar Organizasyon işlevi, net ve berrak bir çalışma ortamı elde edebilmesini sağlar. Organizasyon süreci sayesinde her kişinin, bölümün görev, yetki ve sorumlulukları belirlenir. Organizasyon işlevi ile oluşabilecek tereddütler aza indirilerek verimli bir çalışma ortamı sağlanır. Organizasyon süreci sonunda, karar ortamı bir yapıya kavuşturularak tüm işletme kapsamında ast üst ilişkileri belirlenerek, hiyerarşik yapı oluşturulur ve böylece her işin bir sorumlusu belirlenmiş olur.

Organizasyon işlevi sonucu ortaya çıkan yapı İşletmeye amaçlarına ulaştıracak işler ayrıntılı olarak belirlenmiştir. İşlerin gruplandırılması ile işletmenin temel işlevleri yürütecek ana bölümler ortaya çıkmıştır. “İşe göre adam” kaidesinin uygulanabilmesi için işlerin teknik ve beşeri özellikleri belirlenmiştir. İşletmede tüm çalışanların çalışacağı bölümler ile sahip olması gereken nitelikler belirlenmiştir.

BURNS-STALKER Çalışması Burns ve Stalker, 1955-1961 yılları arasında gerçekleştirdikleri çalışmada, işletmelerde gerçekleştirilen yönetsel uygulamalar ve örgütsel tasarım ile işletmelerin dış çevre koşulları ve işletme tarafından gerçekleştirilen teknik ve ticari faaliyetler arasındaki ilişkileri araştırmışlardır.

KAPSAMI Makine ve elektronik sektöründe faaliyette bulunan 20 işletmeyi incelemişler ve araştırma sırasında yönetici ve büro personeline mülakatlar uygulamışlardır. Bu mülakatlar başta tepe yöneticileri olmak üzere birçok yönetici ile gerçekleştirilmiş ve çeşitli gözlemler yapılmıştır.   İncelemeler sonucu suni ipek işletmesinin bir aşırı ucu, elektronik işletmesinin diğer aşırı ucu oluşturduğu saptanmıştır.

Suni ipek işletmesi standart bir şekilde yoğun üretim esasına göre çalışmaktaydı. Bu yüzden maliyetleri düşürerek etkin çalışmak çok önemliydi. Bu nedenle de merkezi yönetim uygulanmakta, iş tarifleri ve iş standartları ayrıntılı olarak tarif edilmekte ve belirli ilkelere harfiyen uyulmaktaydı. Elektronik işletmesi ise devamlı değişen ve kendini yenileyen bîr sektörde faaliyet gösterdiğinden ayrıntılı görev tanımları olmadığı gibi hiyerarşik düzenden de mümkün olduğu kadar kaçmaktaydı.

ÖRGÜT YAPILARI Bu çalışmalar sonucu Burns ve Stalker örgüt yapılarını "mekanik" ve "organik" olmak üzere ikiye ayırarak sınıflandırmışlardır. Mekanik yapıda, örgütün faaliyetleri ayrık ve özelleştirilmiş görevlere bölünmüştür. Amaçlar ve otorite üst seviyedeki yöneticiler tarafından belirlenmektedir ve bu tür örgütler klasik bürokrasi zincirini takip etmektedir. Organik yapıda çalışanlar yalnız başına çalışmaktansa grup çalışmasını tercih ederler. Üstlerinden emir alma veya astlara emir verme daha az önem taşımakta, onun yerine çalışanlar bilgi ve tavsiyeleri almak için örgütün tüm seviyeleri boyunca iletişimde bulunmaktadırlar. Değişik işletmeleri inceledikten sonra Burns ve Stalker mekanik yapının en iyi durgun çevrelere, organik yapının ise en iyi değişken çevrelere uyduğunu saptamışlardır.

Sonuç En iyi bir örgüt yapısına ulaşmak için bir seri ilkenin bulunmadığı, çevresel koşullara göre örgüt yapıları ve yönetim biçimlerinin farklılaşacağı şeklindedir.

LAWRENCE – LORSCH Çalışması Değişik çevre koşulları altında hangi tür organizasyon yapıları daha etkindir?

Harward Üniversitesinden Lawrence ve Lorsch 1966 yıllarında üç değişik endüstri dalında 10 işletmede araştırma yaparlar. Bu on şirketin altı tanesi plastik endüstrisinde, iki tanesi gıda endüstrisinde ve iki tanesi de ambalaj endüstrisinde faaliyet göstermekteydi. Bu şirketlerin seçilmesinin sebebi, hepsinin farklı çevrelerde faaliyet göstermesidir. Plastik endüstrisi çok rekabetçidir. Herhangi bir ürünün ürün hayat eğrisi çok kısadır ve şirketler yeni ürün ve süreç geliştirebilme ile kıyaslanabilmektedir. Öte yandan, ambalaj sanayisi daha farklıdır. Ürünlerin yenilenmesi çok daha uzun süre almakta ve faaliyet çevresindeki koşullar çok belirgin olmaktadır. Gıda endüstrisi ise ikisinin arasında yer almaktadır.

Bu araştırmada 3 önemli kavram kullanılmıştır : Farklılaşma : Birimler arasındaki formal yapı farklılığı ile, bu birimlerde çalışanların zihni ve hissel yönelimlerindeki farklılıktır. Koordinasyon (bütünleşme) : Çalışmayı kolaylaştırmak ve başarı sağlamak için bir işletmenin bütün faaliyetlerinin uyum içerisinde yürütülmesidir. Çevre ve Belirsizlik : Koşullardaki zaman içinde değişme Belirli zamandaki koşullar hakkında bilgi elde etmedeki belirlilik derecesi Çeşitli kararların sonuçları hakkında feedback elde etmekte geçen süre

Hipotez Değişme hızı yüksek, bilgi alma konusunda belirsizlik bulunan ve feedback süresi uzun olan bir ortamda faaliyet gösteren organizasyonların farklılaşma derecesi yüksek olacaktır. Farklılaşma yüksek olduğu ölçüde, bütünleşme ihtiyacı da yüksek olacak ve bunu başarmak güç olacaktır.

Sonuç Bir organizasyon biriminin iç yapısı (farklılaşma ve koordinasyon), ilgili çevre koşullarının durumuna bağlı olarak şekil alacaktır. Dinamik, değişken ve belirsiz bir ortamda organizasyonun farklılaşmış ve kooordineleşmiş olması uygundur. Birimlerde koordinasyon araçları kullanılır. Durgun ve belirli bir ortamda, organizasyon birimlerinde fazla farklılaştırmaya gerek yoktur. Birimlerde, bilinen araçlar (formal yapı, ilke, prensip ve yöntemler, plan ve bütçeler) koordinasyonu sağlamada yeterli olacaktır.

EMERY-TRİST ÇALIŞMASI Londra Tavistock Enstitüsünden Fred Emery ile Eric Trist’in yapmış olduğu çalışma,organizasyon-çevre ilişkilerinin anlaşılması,kavramlaştırılması ve kullanılması konusunda önemli katkılarda bulunmuştur.1965’de yayınladıkları ve “Organizasyon çevrelerinin etkileyici doku-yapısı” adını verdikleri makalelerinde Emery ve Trist bir organizasyonun veya organizasyonun çeşitli alt birimlerinin ilişkili olabilecekleri çevreleri sınıflamışlar ve bu çevrelerle ilişkileri uyumlu ve sürekli olarak yürütebilmek için ne gibi yolların izlenmesi gerektiği üzerinde durmuşlardır.

 Bu çalışmalarında Emery ve Trist, mekanik bir şekilde,belirli,üniversel sayılan ilkelerin ve karar yöntemlerinin her organizasyonda uygulanamayacağını,yapılması gereken ilk işin organizasyonun ilişkide bulunduğu çevrelerin anlaşılması ve özelliklerinin belirlenmesi olduğunu ileri sürmüşlerdir. Çalışmanın ağırlık noktası,çevrelerin sınıflandırılması ve özelliklerinin belirlenmesi ile bu çevrelerle ilişkileri yürütebilmek için ne tür stratejilerin uygun olacağı üzerinedir. Fakat organizasyon yapısını oluşturan unsurların ne şekilde olacağı üzerinde durmamışlar,sadece yapının en uydun sayılan stratejiyi uygulamaya elverişli olması gerektiğini söylemişlerdir.

JAMES THOMPSON ÇALIŞMASI Thompson çalışmalarında iki ana konu üzerinde durmuştur.Bunlardan ilki örgütün çevresini sınıflamak ve özelliklerini belirleyerek örgüt yapısı ile ilişkilerini belirlemek,ikincisi ise örgütün çevre unsurları ile ilişki kurarken kullanabileceği stratejilerdir. Thompson’a göre resmi organizasyon yapısı hangi esasa dayanırsa dayansın,her organizasyonda problemleri,teknikleri,yaklaşımları birbirinden farklı üç ayrı alt sistem görmek mümkündür. Bunlardan birincisi teknik,ikincisi koordinatif(örgütsel-yönetimsel) ve üçüncüsü ise kurumsal alt sistemdir.

ROBERT DUNCAN Araştırması Çevreyi ; basit-karmaşık ve statik-dinamik (durgun-değişken) boyutları ile ele almıştır.

Basit-Karmaşık / Statik-Dinamik Basit Çevre : Karar organının dikkate almak zorunda kaldığı faktörlerin azlığını ve birbirine benzemesini ifade eder. Karmaşık Çevre : Karar organının dikkate almak zorunda kaldığı faktörlerin sayısının çoğaldığını ve birbirinden farklılaştığını ifade eder. Statik Çevre : Karar organının dikkate almak zorunda kaldığı çevresel faktörlerin zaman içinde değişmediğini ifade eder. Dinamik Çevre : Karar organının dikkate almak zorunda kaldığı çevresel faktörlerin zaman içinde niteliğinin değiştiğini ve yeni faktörlerin ortaya çıkmasını ifade eder.

DUNCAN Matriksi Basit Karmaşık Statik Az algılanan belirsizlik I Oldukça az algılanan belirsizlik II Dinamik Oldukça yüksek algılanan belirsizlik III Yüksek algılanan belirsizlik IV

Sonuç Bir organizasyonun etkinliği, kullandığı karar mekanizmaları ile karar organlarının yapısına, çevresel unsurların özelliklerine uygun olmasına bağlıdır.

Organizasyon ve Strateji 1970 – 1980 “ Strateji Çağı ” Strateji : Amaçları başarmak için üst düzey yöneticinin gösterdiği davranış

Vurgulanan : Örgütün birden çok stratejisi olabileceği gibi, birimlerin her birinin de farklı stratejileri olabileceği, hatta bunlar arasında çelişkiler bulunabileceğidir. Savunulan : Stratejilerin, örgütü teknoloji ve çevreye nazaran daha çok etkilediği; örgütü etkileyen unsurun teknoloji değil teknolojinin nasıl kullanıldığıdır. Çünkü teknolojinin seçimi ve kullanımı örgütün stratejisi ile ilişkilidir.

CHANDLER Stratejideki değişikliklerin çevresel değişiklikler sonucunda ortaya çıkan gelişme fırsatlarının bilincine varılmasının bir sonucu ve bu değişimlere gösterilen yaratıcı ve değişimci tepkiler olarak görülmektedir.

BİZİ DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ…

SOLTAN JAFAROV:143505096 AYLİN KIRIKOĞLU:153505057