MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMLERİ ÖĞR.GÖR.SEDA AKIN GÜRDAL

Bir bilişim ya da bilgi sistemi olan muhasebe;defter tutmayı, muhasebe organizasyonu, tahminlerin hazırlayıp geliştirilmesini, vergi çalışmalarını, bilgisayar uygulamalarını, finansal analizleri ve denetim çalışmalarını kapsayarak yorum yapmada ve karar almada işletmelere önemli ölçüde destek sağlamaktadır. İşletme yönetiminin sürekli gelişen ve değişen çevre şartlarında faaliyetlerini rasyonel bir biçimde gerçekleştirebilmesi için, muhasebe önemli bir yönetim aracıdır.

Muhasebe bilişim sistemleri, işletmenin çeşitli kaynaklardan gelir elde etmesi ve bunların harcanması konusu ile yakından ilgilidir. Muhasebe bilişim sistemi, işletme sonuçları üzerindeki devletin payını ve bunun işletme faaliyetleri üzerindeki devletin payını ve bunun işletme faaliyetleri üzerinde etkiler konusunda oluşturduğu bilgiler ile üst yönetime karar vermesine yardımcı olmaktadır.

İşletmelerde muhasebe bilişim sistemleri aşağıda belirtilen temel fonksiyonları yerine getirmektedir. Bunlar; 1. İşletme faaliyetlerinin etkinliğini ve verimliliğini sağlayacak verilerin toplanması ve kayıt altına alınması 2. Karar vericiler için faydalı bilgiler sağlanması 3. İşletme faaliyetleri ile ilgili verilen kayıt altına alınması ve çıktıların oluşturulmasında güvenlik açısından gerekli her türlü kontrolün sağlanmasıdır.

İşletmelerde en önemli bilgi ürünlerine kaynaklık sağlayacak olan fonksiyonlarından biri de muhasebe bilişim sistemleridir. İşletmeler kar amaçlı kurulsun veya kurulmasın, muhasebeye konu olan işlemleri düzenli bir şekilde kayıt etmek zorundadır. Bunun sebeplerinden birisi, kayıtların tutulmasını kanunların istemesi ve daha temel bir sebep ise, yöneticinin karmaşık problemlerle karşı karşıya kalmasıdır. Bir yönetici ne kadar başarılı olursa olsun günlük gözlem ve incelemelerle işletmeyi yönetme kapasitesine sahip olamamaktadır.

İşte bu noktada muhasebe sürecine ihtiyaç duyulmakta ve muhasebe bilgi sistemi devreye girerek karmaşık muhasebe raporlarını ihtiyaca uygun bir şekilde hazırlamakta ve sunmaktadır.

Geleneksel olarak muhasebe; faaliyetlerini kayıt etme, sınıflandırma, özetleme ve raporlama fonksiyonlarına sahiptir. Bu fonksiyonların temelinde muhasebeyle, işletme içindeki ve dışındaki kişilere ihtiyaç duydukları bilgilerin sağlaması amaçlanmaktadır. Bu amacı gerçekleştirmeye yönelik muhasebe fonksiyonu, ham veriyi finansal bilgiye dönüştüren bir grup bileşenden oluşmaktadır.

Muhasebe bilişim sistemleri, muhasebe bilgilerinin kullanılmasıyla beş temel konuda bilgi oluşturur. İşletme dışına yönelik finansal raporların hazırlanması Günlük faaliyetlerinin desteklenmesi Karar destek sistemlerinin işletilmesi Planlama ve kontrol İç kontrolün uygulanması

Muhasebe sistemleri, ilgili alanlar açısından, hem işletme içindekiler hem de dışındakiler için bilgi üretme fonksiyonunu yerine getirmektedir. Muhasebe genel muhasebe, maliyet muhasebesi ve yönetim muhasebesi olmak üzere üç bölümde ele alınmaktadır.

Finansal Muhasebe Sistemi Finansal muhasebenin görevi, işletmenin varlıklarını, sermayesini ve borçlarını, bunlarda meydana gelen değişmeleri izlemek ve işletme faaliyetlerinin sonuçlarını mali tabloları hazırlayarak göstermektedir. Finansal muhasebe, finansal raporları sağladığından dış raporlamaya yönelik olarak da fonksiyonlarını yürütmektedir. Finansal muhasebenin en temel amacı, işletme içine ve dışına yönelik kararlarda kullanıcılara ihtiyaç duydukları ilgili bilgileri sağlamaktır.

Yönetim ve maliyet muhasebesi çoğunlukla işletme içine yönelik olduğundan, genel kabul görmüş muhasebe prensipleriyle sınırlandırılması zorunlu değildir. Bir işletme için söz konusu finansal muhasebe bilgileri; bilanço, gelir tablosu, nakit akışı tablosu diğer finansal raporlardan oluşmaktadır. Bu açıdan muhasebe bilgi sisteminin finansal muhasebe boyutu diğer boyutlara nazaran daha kapsamlıdır.

2. Maliyet Muhasebesi Sistemi Maliyet muhasebe sistemi işletme içine dönük raporlama sağlamaktadır. Üretim faktörleri kullanılarak mal ve hizmet üretiminin yapıldığı işletmelerde, işletme içi fiziki mal ve hizmet hareketlerinin izlenmesi ve dönem itibariyle üretilen birimlerin maliyetlenmesi söz konusudur. Maliyet muhasebesi; ekonomiklik, rasyonellik ve amaca ulaşma gibi işletme sürecinin kontrolüne hizmet ettiğinden iç raporlamayla ilgilidir.

Maliyet muhasebesi sisteminin işletmelere sağladığı faydalar; Üretilen mal ve hizmetin maliyetini saptayarak, üretilen malın stoklara alınma değerini ya da alıcıya fatura edilecek hizmetin mal olma değerini tespit etmektedir. Kontrol aracı olup, işletmenin yaptığı giderleri; bir yandan türleri diğer yandan bu giderlerin ortaya çıktığı işletme bölümleri açısından inceleyerek, bunların önceden öngörülen hedefler ya da standartlar ile karşılaştırılması yolu ile giderleri kontrol altında tutma imkanı sağlamaktadır.

3. Planlamaya yardımcı olup, işletme ile ilgili olarak alınacak kararlarda çeşitli seçenekler arasında seçim yapılabilmesi için her seçeneğin işletme karlılığı üzerindeki etkisinin araştırılmasını sağlamaktadır. 4. Üretilen mal ve hizmetin üretim maliyetinin saptanması, işletmede gider kontrolünün sağlanması ve elde edilen bilgilerin sunulması ile planlamaya ve karar almaya yardımcı olmaktadır.

Maliyet muhasebesi sistemi, hem yönetim hem de finansal muhasebeye bilgi üretmektedir.

Yönetim Bilişim Sistemi İle Muhasebe Bilişim Sistemi Arasındaki İlişki 1. Muhasebe Bilişim Sistemi, Yönetim Bilişim Sisteminin Alt Sistemidir 2. Yönetim Bilişim Sistemi, Muhasebe Bilişim Sisteminin Alt Sistemidir 3. Yönetim Bilişim Sistemi, Muhasebe Bilişim Sistemi İle Karşılıklı Olarak Birbirlerine Bağlı Sistemlerdir.

MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİNİN GEREKLİLİĞİ Muhasebe bilişim sistemi; organizasyonun planlanmasına, gelişimine ve operasyonel ve finansal durumun iyileştirilmesine yönelik bilgi üretimini sağlamaktadır. Muhasebe bilişim sistemi hem iç hem de dış çevre için bilgi üretmektedir ve bundan dolayı üretilen bilginin kalitesi önemlidir. Muhasebe bilişim sistemi ihtiyaç duyulan üç tür bilgiyi kapsar. Bunlar iç,dış ve ölçümleme için gerekli olan bilgilerdir.

1. İç Kullanıcılara Sunulacak Bilgiler İşletme içi yöneticiler dış çevreden daha çok bilgiye ihtiyaç duyarlar. Burada temel kriter yöneticiler için zorunlu ve gerekli olan bilgiyi en düşük maliyetle elde etmeye çalışmaktır. Bilginin sağlayacağı fayda katlanılan maliyetinden daha fazla olmalıdır.

Muhasebe bilgileri, işletme yöneticilerinin alacakları kararlarda iki önemli rolü üstlenmektedir. Birincisi, yöneticiler elde ettikleri bilgilerle herhangi bir işletme amacına ulaşmaları sonucunda yöneticilerin motivasyonunda artış olur. İkincisi, muhasebe bilgileri, herhangi bir kararla ilgili seçilerek alternatifler arasında belirsizlik olduğunda mümkün olan en iyi alternatifin seçilmesinde yardımcı olacaktır.

Bir işletmenin bir çok fonksiyonu muhasebe bilgisine ihtiyacı vardır. 1. Pazarlama Yönetimi 2. Satınalma ve Stok Kontrol Yönetimi 3. Üretim Yönetimi 4. Personel Yönetimi 5.Finansal Yönetim

2. Dış Kullanıcılara Sunulacak Bilgiler İşletme ile ilgili üçüncü kişilerin bilgi ihtiyaçları, iç bilgilerin oluşması ile karşılanmaktadır. Muhasebe bilgi sisteminin kullanan gruplar aşağıda açıklanmıştır. Müşteriler Satıcılar Çalışanlar Borç verenler Devlet Ortaklar

3. Ölçümleme İçin Gerekli Bilgiler Finansal bilgilerin işlenmesinde ve iletilmesinde bir bilgi sistemi olan muhasebe aynı zamanda bir ölçüm aracıdır. Ölçümleme aracı olarak kullanılan muhasebe bilişim sistemi, finansal bilgileri belirli işlemlerle etkilemektedir.

Muhasebe Bilişim Sisteminin İlkeleri Muhasebe bilişim sistemi, finansal verileri işletmelerin ve kullanıcıların faydalanacakları formatta hazırlayan sistemdir. Özellikle şeffaf, hesap verebilir ve sorunluluk anlayışına dayalı finansal bilgi raporlarının düzenlenmesinde muhasebe bilişim sistemine önemli sorumluluklar düşmektedir.

Muhasebe bilişim sisteminin etkin ve verimli olması için bazı temel ilkelerin esas alınması ve söz konusu ilkelerin uygulanması gerekir. Bu ilkeler; maliyet bilinci, faydalılık, esneklik, kontrol ve uygunluktur.

Muhasebe Bilişim Sisteminde Bilgi Akış Süreci İşletmelerde muhasebe bilişim sistemlerinde veri veya bilgiler, girdi-işleme-çıktı akışını izlemektedir. Bu bilgi akış sürecinde işletme faaliyetlerine ilişkin değer hareketleri, olayları kanıtlayıcı belgeler ile sisteme dahil edilmekte ve bu belgeler bir taraftan düzenlenerek dosyalanırken diğer taraftan yevmiye defterine geçirilmektedir. Dolayısıyla bu aşamada sistemin veri işleme aşaması başlatılmış olmaktadır.

Belgeler kayıt ortamının içinde bilgi işleme faaliyetleri sürecinde işlenerek ilgili kişi ve kurumların yararlanabileceği raporlara dönüştürülmektedir. İşletmelerde bilgi işlem sürecinin aşamaları; verilerin kayıt edilmesi, sınıflandırılması, hesaplanması, özetlenmesi, saklanması, canlandırılması, çoğaltılması ve iletilmesinden oluştmaktadır.

Bu aşamalar şunlardır. Kayıt Sınıflandırma Hesaplama Özetleme Saklama Canlandırma Çoğaltma İletme

Muhasebe Bilişim Sistemlerinde İşlem Döngüsü İşlem süreç sistemi, işletme için değer yaratan ve muhasebeye konu olan işlemlerin kayıt altına alındığı işlem döngüsünü oluşturan alt sistemden oluşmaktadır. İşlem döngüsü olarak adlandırılan muhasebe bilişim sistemi altı temel alt fonksiyondan oluşmaktadır. Söz konusu döngüler finansal verilerin otomasyon sistemlerine işlenmesi, yapısı, süreci ve bilginin akışı ile ilgilenmektedir.

1. Gelir Döngüsü: Mal ve hizmetlerin müşterilere satılması ve karşılığında nakit girişinin sağlanması işlemlerini kapsamaktadır. Gelir döngüsü iki alt sistemden oluşmaktadır. Bunlar hizmetin teslim edilmesi ve tahsilat sistemi sürecidir.

2. Harcama Döngüsü: İşletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri sağlamak amacıyla yapmış olduğu faaliyetlerden oluşmaktadır. Mal ya da hizmetlerin satın alınması için yapılan ödemeler ve faaliyetlerin kayıt altına alınması ile ilgili işlem döngüsüdür. Döngünün fonksiyonları; ihtiyaç duyulan mal ya da hizmetin onayı, siparişin verilmesi, malların teslim alınması ve depolanması, borç yükümlülüğünün geçerliliğinin araştırılması, işlemlerin deftere kayıt edilmesi ve gerekli finansal raporlar ile diğer çıktıların hazırlanmasını kapsamaktadır.

3.Üretim Döngüsü: Mal ve hizmetlerin üretilmesi ile ilgili verilerin işlenmesi ve bunun sonucunda gerçekleştirilen işletme faaliyetlerinin oluşması ile ilgili süreçtir. Bir işletmedeki satış, teslim alma, depolama, tasarım mühendisliği, üretim planlama ve üretimle ilgili birimler üretim döngüsünde yer almaktadır.

4. İnsan Kaynakları Döngüsü: İşletme çalışanlarının işgücü verimliliğinin ölçülmesi ve sonuçlarının veri işleme sürecine işlenmesinden oluşmaktadır. 5. Finansman Döngüsü: İşletmenin sermaye fonunun kullanılması ve elde edilmesi ile ilgilidir.

6. Kaydetme ve Raporlama Döngüsü: İşletmelerde gerçekleştirilen faaliyetlerle ilgili işlemlerin yevmiye defterine ve büyük deftere kayıt edilmesi ve daha sonra elde edilen bilgilerle faaliyet sonuçlarını özetleyen finansal raporlarının hazırlanmasıdır.