YÖNETİM FONKSİYONLARI PLANLAMA

Planlamanın tanımı “Planlama neyin, ne zaman, nasıl, nerede ve kim tarafından yapılacağını önceden kararlaştırma sürecidir”. “Belirli amaçlara ulaşmak için bilinçli bir şekilde hareket tarzının kararlaştırılmasıdır”.

Planlama işletmenin geleceği ile ilgili olarak nereye, nasıl gideceğinin belirlenmesidir. Aynı zamanda arzu edilen sonuçlara ulaşmak için hareket tarzının seçilmesidir. Planlama genellikle şu soruların cevabını aramaktadır:

Ne yapılacaktır? Kim tarafından yapılacaktır? Ne zaman yapılacaktır? Nasıl yapılacaktır? Hangi kaynaklar kullanılacaktır? Ne kadar maliyet ile yapılacaktır? Neden yapılacaktır?

Planlamanın özellikleri Planlama kapsamlı bir faaliyettir. Planlama sürekli bir faaliyettir. Planlama bir seçim ve tercih faaliyetidir. Planlamanın önceliği vardır. Planlama amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlar. Planlama geleceğe dönüktür.

Planlama sürecinin evreleri Amaçların belirlenmesi Amaçlara ulaştıracak yolların belirlenmesi ve işletme kaynaklarının değerlendirilmesi Alternatiflerin karşılaştırılması En uygun alternatifin seçimi

Amaçların belirlenmesi Amaçların taşıması gereken koşullar -Ölçülebilir olması -Ulaşılabilir olması -Gerçekçi ve objektif olması -Ne kadar sürede ulaşılacağının belirlenmiş olması -Açık bir şekilde belirlenmiş olması

İşletmelerin ekonomik amaçları kadar ekonomik olmayan amaçları da vardır. Amaçlar genellikle aşağıdaki gibi sıralanabilir: Süreklilik sağlamak Kar elde etme Büyümek Topluma hizmet Yeniliklere öncülük yapmak

Amaçlara ulaştıracak yolların belirlenmesi ve işletme kaynaklarının değerlendirilmesi İşletmelerin amaçlara ulaşmasını etkileyebilecek mevcut ve gelecekteki olası koşulların belirlenmesi gerekir. Bu aşamada işletmeler çeşitli varsayımların etkisi altındadır. Bu varsayımlar üçe ayrılır. Denetlenemeyen varsayımlar: yöneticilerin kontrolü dışındaki dış çevre koşullarıdır. Kısmen denetlenebilir varsayımlar: yöneticinin kısmen denetleyebileceği iç çevre koşullardır. Teknik gelişmeler, işgörenin verimliliği ve işgücü devir hızı gibi. Denetlenebilir varsayımlar: yöneticinin bütünüyle denetleyebileceği iç çevre koşulları ile ilgilidir. Yeni personel alımı, üretim ve dağıtım politikaları gibi faaliyetler denetlenebilir varsayımlar arasında yer alır. Bu değerlendirmenin ardından işletme çeşitli varsayımları göz önüne alarak, kaynak ve yetenekleriyle uyumlu alternatifler geliştirir.

Alternatiflerin karşılaştırılması Bu aşama bir önceki aşamada belirlenen çeşitli alternatiflerin değerlendirilmesi aşamasıdır. Bu değerlendirmede alternatiflerin: Teknik olarak yapılabilirliği Maliyeti ve ne kadar süreyi gerektirdiği Gerektirdiği kaynaklar Toplumsal açıdan uygulanabilirliği dikkate alınır. Alternatiflerin karşılaştırılması aşamasında hem iç hem de dış çevre ile ilgili olarak güvenilir bilgilere ihtiyaç duyulmaktadır.

Alternatifler arasında uygun olanın seçilmesi Bu aşamada yönetici karara ulaşmış olur. Alternatifleri karşılaştırdıktan sonra kendisi için en uygun olan kararı vermek yoluna gider. Alternatiflerden biri seçilerek uygulamaya konulur. Ayrıca plandan bütünüyle vazgeçilebileceği gibi birden fazla alternatifin seçilmesi de söz konusu olabilir.

Planlamanın türleri Kapsamı açısından planlar: Planlar, işletmenin bütününe yönelik olduğu gibi, tek bir bölüm ya da bölüm faaliyetleriyle ilgili olabilir. Tekrar edilme durumuna göre planlar: bir kerelik planlar ya da sürekli planlar olmak üzere ikiye ayrılabilir. Projeler, bütçeler ve programlar bir kerelik planlardır. Politika ve prosedürler ise sürekli planlardır.

Kapsadıkları zaman açısından planlar: sürelerine göre planlar; uzun, orta ve kısa dönemli planlar olarak üçe ayrılır. Planlar, 1 yıldan az süreyi kapsıyorsa kısa; 1-5 yıl arasındaki süreyi kapsıyorsa orta; 5 yıldan fazla ise uzun dönemlidir. İlgili oldukları örgüt kademesi bakımından planlar: örgüt kademelerine göre planlamanın içeriğinde ve nitelğinde önemli değişiklikler ortaya çıkar.üst kademedeki planların niteleği stratejiktir. Alt kademeye inildikçe planların operasyonel özellikleri önem kazanır.

Örgüt kademelerine göre planlar İşletmenin genel amaçları Misyon ve vizyonu Stratejik planlar Üst yönetim Bölüm amaçları ve planları Orta yönetim Faaliyet planlaması Üretim planları ve Bütçeleri, Alt yönetim

Genel olarak plan türleri Amaçlar: İşletmenin belirli bir dönemin sonunda ulaşmak istediği sonuçlardır. Politikalar: Yöneticilere ve çalışanlara kararlarında yol gösterici rehberdir. Yöntemler: faaliyetler yerine getirilirken, yol gösterirler ve faaliyetlerin safhalarını ve ayrıntılarını açıklarlar.

Programlar: yapılacak faaliyetlerin ve tahsis edilecek kaynakların ayrıntılı dökümünün hazırlanması, yer ve zamanlarının belirlenmesi, kim tarafından ve ne zaman yapılacağının tespit edildiği, ayrıntılı bir kerelik planlardır. Bütçeler: yapılan planların ve beklenen sonuçların rakamlarla ifadelendirilmesidir. Kar ve sorumluluk merkezlerinin faaliyetleri sonucunda katlanılacak giderler ile elde edilecek gelirler tahmini olarak belirlenir. Projeler: bir kerelik planlardır. Belirli bir başlangıcı ve bitişi olan özel çaba ve kaynak tahsisini gerektiren faaliyetler projeler olarak belirlenir.

İyi bir planın özellikleri Belirli bir zaman dilimi için tek bir plan hazırlanmalıdır. Planlar sürekli olmalıdır. Planlar esnek olmalıdır. Planın anlaşılabilir ve amaca yönelik olması gerekir. En az giderle istenen sonuca ulaştırması gerekir.

Optimal bir süreyi kapsamalıdır. İşletmenin mevcut imkanlarından en iyi şekilde yararlanarak yeni kaynaklar yaratabilmelidir. Olası aktif ve pasif direnme etkenleri dikkate alınarak bunların giderilmesini sağlayacak önlemleri de almalıdır. Planlamaya örgütteki tüm çalışanların katılımı sağlanmalıdır.