PROJE UYGULAMALARI Halil Ufuk ÇİFTÇİ Kalkınma Uzmanı İzleme ve Değerlendirme Birimi

Destek Çerçevesi Kalkınma Ajansları tarafından sağlanacak destekler, hazırlanan bölge planı, bölgesel operasyonel programlar ve yıllık çalışma programları çerçevesinde planlanır ve gerçekleştirilir. Destek programlarının yönetimindeki teknik, idari ve mali açıdan yetki ve sorumluluk Ajansa aittir. Ajanslar bu yetki ve sorumluluklarını DPT tarafından belirlenen usul ve esaslar doğrultusunda yerine getirirler.

Kurumsal Çerçeve Kalkınma Ajansı; 1- Programın yerelde tanıtımı, 2- Faaliyetlerin organizasyonu, 3- Projelerin izlenmesi ve desteklenmesinden sorumludur.

Projeleri doğru ve usullere uygun bir şekilde uygulamak için; Sözleşme Yönetimi Satın Alma İzleme ve Destek Faaliyetleri gibi kavramları bilmek zorundasınız.

başlıklarından oluşmaktadır. Sözleşme Yönetimi Sözleşmenin Temel Bölümleri Sözleşme Değişiklikleri Uygun Maliyetler Proje Dokümantasyon ve Muhasebesi Raporlama Yükümlülükleri Ödeme Prosedürleri Tanıtım ve Görünürlük başlıklarından oluşmaktadır.

Sözleşmenin temel bölümleri: Kuruluşunuz ve Ajans arasındaki sözleşme, tarafların yükümlülükleri, raporlama, maliyetlerin uygunluğu, muhasebeleştirme, ödemeler gibi konuları tanımlayan ana dokümandır. Sözleşme, Ajans ile yazılı mutabakat olmadan değiştirilemeyecek ve zorunlu olan birçok bölüm ihtiva etmektedir. Özel koşullar : Sözleşmenin amacını, proje süresini, toplam proje maliyetini, mali destek ödeme ve raporlama takvimini belirler. Ekler

Sözleşme Değişiklikleri Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Ancak Sözleşmenin imzalanmasından sonra projenin uygulanmasını zorlaştıracak ve geciktirecek önceden öngörülemeyen ve beklenmeyen durum yahut mücbir sebep söz konusu ise uygulamanın herhangi bir safhasında sözleşmenin değiştirilmesi zorunluluğu ortaya çıkabilir.

Sözleşme değişiklikleri yapılmak zorunda olan değişikliğin türüne göre iki gruba ayrılmaktadır. Bildirim Mektubu : Sözleşmede küçük değişiklikler yapmak için kullanılır. Zeyilname : Sözleşmede büyük değişiklikler yapmak için kullanılır.

Uygun Maliyetler Projenize sağlanan mali destek, maliyet esasına göre verilmiştir. Sözleşme Ek III (Bütçe), projenin uygun maliyet tahminini yansıtmaktadır. Ara ve nihai mali raporların değerlendirilmesi sırasında, Ajans tarafından projenin uygun maliyetleri belirlenecektir. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış olduğunuz ön ödemelerin bir kısmının iadesine yol açabilir. Ajansın toplam uygun maliyetinin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız.

Proje Dokümantasyon Ve Muhasebesi Mali Dokümantasyon: Destekleyici belgenin biçimi, harcamaların ve bunların temelini teşkil eden faaliyetlerin ya da işlemlerin çeşit ve içeriğine bağlıdır. Aşağıdaki tablo, elinizde bulundurmanız ve bir denetim esnasında sunmanız gereken ana destekleyici dokümanları özetlemektedir.

Harcamalar Dokümanlar Tüm harcamalar ·      Fatura ve makbuz gibi satın alma belgeleri ·      Banka hesap özeti, borç makbuzu, taşeron ödemeleri gibi ödeme belgeleri ·      Onaylanmış raporlar, seminer, konferans ve eğitim katılım belgeleri (ilgili belgeler ve elde edilen malzemeler, katılımcı listeleri ile sertifikalar dahil olmak üzere) gibi hizmetlerin gerçekleştiğine dair belgeler ·      Hesap defterleri, alt hesaplar ve bordro hesapları, demirbaş kayıtları ve ilgili diğer muhasebe bilgileri gibi yararlanıcının muhasebe kayıtları (bilgisayar ya da elle tutulmuş) İnsan Kaynakları Sözleşmeler, ücret beyanları, tüm proje personelinin aylık zaman çizelgeleri ve çıktıları gibi personel ve bordro kayıtları

Seyahat Seyahat biletleri (uçak seyahati tercih edilmesi durumunda uçuş kartları da dahil olmak üzere) Araç kiralama: Acente faturası ve katedilen mesafenin özet listesi Araba: Benzin masrafları için, katedilen mesafenin özet listesi, kullanılan araçların ortalama yakıt tüketimi ve benzin maliyetine ilişkin destekleyici belgeler (EK 5.3) Taşeronlardan temin edilen mal, hizmet ya da yapım işleri İhale belgeleri, ihaleye katılanların teklifleri ve değerlendirme raporu gibi satın alma usullerine ilişkin belgeler Sözleşme ve sipariş formları gibi taahhüt belgeleri Tedarikçiden tesellüm makbuzları gibi mal alımlarına ait belge Kabul belgeleri gibi yapım işlerinin tamamlandığına dair belgeler

Muhasebe Yükümlülükleri Çift girişli defter sistemi kullanılmalı, Harcamalar kolaylıkla tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalı, mümkünse proje için ayrı hesaplar kullanılmalı, Mali rapor, yararlanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma sistemleri, muhasebe kayıtları ile uyumlu olmalı, Alınan mali destek, gelir olarak kaydedilebilir. Tüm kamu kuruluşları bu metodu kullanmalıdır, Öz kaynak yönteminde ise alınan mali destek özel fon olarak kaydedilebilir. Ancak, bu durumda, satın alınan demirbaşın mali destek oranına tekabül eden kısmı amortismana tabi tutulmaz.

Raporlama yükümlülükleri Projeniz boyunca sözleşmenizin Özel Koşullarında belirtilen raporları sunmanız gerekmektedir. Ara dönem teknik ve mali raporlar Nihai teknik ve mali raporlar İki aylık beyan raporları Mali destek miktarı 200.000 TL’ nin üzerinde olan ve Ajansın talep ettiği projelerde bakiye ödeme talebi ile birlikte denetim raporu

Ödeme Prosedürü Ön ödeme olarak, toplamın yüzde 40’ına tekabül eden miktar, talep edildiyse teminat şartının yerine getirilmesi koşuluyla, her iki taraf sözleşmeyi imzaladıktan sonraki 45 gün içinde ödenir. Ancak projenin risk ve ihtiyaç durumuna göre bu oran yüzde 20’den az ve yüzde 60’tan fazla olmamak kaydıyla Ajans tarafından değiştirilebilir.

Ödeme Prosedürü Yapılan ön ödemeler tamamen harcanana kadar, proje hesabının bakiyesi yararlanıcı tarafından sözleşmede bildirilen proje hesabına bağlı bir repo hesabında değerlendirilir. Sözleşmede de açıkça belirtileceği üzere, bu kapsamda elde edilen bütün faiz geliri ile bunun üzerindeki her türlü hak Ajansa aittir.

Ödeme Prosedürü “Ajans tarafından ön ödeme sonrasında yapılacak diğer ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Buna göre, Ajansın ara ve nihai ödemeleri yapabilmesi, ön ödeme tutarının ve aynı oranda yararlanıcının eş finansman tutarının usulüne uygun harcandığını kanıtlayan belgelerin Ajansa teslimi ve kabulü şartına bağlıdır.

İzleme Nedir? İzleme, yönetim ve karar verme amacıyla sistematik olarak bilgi toplanması, analizi ve kullanımı olarak tanımlanabilir. Ajans tarafından destek sağlanacak proje ve faaliyetlerin mali ve fiziki gerçekleşmelerini, performanslarını, risklerini, sorun ve ihtiyaçlarını zamanında tespit etmek ve gerekli tedbirleri almak amacıyla yapılacak izleme faaliyetleri, ulusal düzeyde DPT, bölge düzeyinde ise Ajanslar tarafından bir sistem dahilinde yürütülür.

İzlemede Ajansın Görevleri Projenin bütçesi ve süresi içinde sözleşmeye bağlanan hedeflere ulaşmasına yardımcı olmak ve yararlanıcıya proje uygulama süreci boyunca destek sağlamak, Projelere ilk izleme ziyareti ile düzenli ve anlık izleme ziyaretlerini düzenleyerek projedeki mali ve teknik ilerlemeyi yerinde kontrol etmek, Performans göstergelerindeki ilerlemeyi kontrol etmek, Erken uyarı gerektiren durumları ve usulsüzlükleri tespit etmek ve gerekli düzeltici tedbirleri almak,

İzlemede Ajansın Görevleri Değerlendirme süreci için gerekli verilerin temin edilmesini sağlamak, Müsteşarlığa sunulmak üzere desteklenen proje ve faaliyetlere ilişkin genel değerlendirmelerin yapıldığı raporlar hazırlamak, Bilgi sistemini de kullanarak, program ve proje düzeyinde gerekli risk analizlerini yapmak, Proje raporlarının proje izleme klasörü, program raporlarının program izleme klasöründe saklamak.

İzleme Ziyaretleri İzleme ziyaretleri; yararlanıcılara ait beyanların doğrulanması, proje faaliyetlerinin kontrolü, ihtiyaçların tespiti ve projelerin yerinde izlenmesi amacıyla gerçekleştirilir. Bu ziyaretler yararlanıcılar ve Ajans arasındaki iletişimi güçlendirir ve proje uygulamalarındaki sorumlukluların zamanında yerine getirilmesine katkı sağlar.

İzleme Ziyareti Çeşitleri İlk İzleme Ziyareti Sözleşmenin imzalanmasının akabinde yapılan, proje takvimi ve detaylarının kararlaştırıldığı ziyarettir. Düzenli İzleme Ziyaretleri Yararlanıcılarla birlikte önceden belirlenmiş izleme ziyareti planı çerçevesinde gerçekleştirilen ziyaretlerdir. Anlık İzleme Ziyaretleri Haber verilmeksizin gerçekleştirilen ziyaretlerdir.

İlk İzleme Ziyareti Bu ziyaret izleme uzmanına, proje yönetimi ve uygulaması konusunda yararlanıcıya yerinde eğitim sunma imkanı vermekte ve onunla projenin önemli aşamalarını ve çıktılarını birebir tartışabilme fırsatı tanımaktadır. Aynı zamanda proje sahasının uygulama öncesi durumunu ortaya çıkarmak, proje performans göstergeleri, talep edilen/tespit edilen ihtiyaçlar, olası sorunlar, düzenli izleme ziyaretlerinin takvimi de dahil olmak üzere önemli konuların tespiti ve karara bağlanması için uygun bir zemin sağlamaktadır.

ADIM NO FAALİYET SORUMLU SÜRE Planda mutabık kalınması yararlanıcı ve izleme uzmanı 2. ADIM Projenin kilit personelinin ziyarette hazır bulundurulması yararlanıcı Ziyaret esnasında 3. ADIM Gerçek ve güncel bilgilerin sağlanması 4. ADIM İzleme ziyaret raporunun doldurulması ve karşılıklı imzalanması İzleme uzmanı ve yararlanıcı 5. ADIM İzleme Ziyaretleri Planının hazırlanması 6. ADIM 5 iş günü içinde Gerekirse Planda değişiklik yapılması

Düzenli İzleme Ziyareti Düzenli izleme ziyaretleri yararlanıcılarla birlikte önceden belirlenmiş izleme ziyaretleri planı çerçevesinde yürütülür. Yıllık izleme ziyaretleri planı hem Ajansın desteklediği projelerin tümüne yönelik hem de projeler özelinde hazırlanır. Projelerin uygulama aşamasında faaliyetlerin projeye ve sözleşmelere uygun olarak yürütülüp yürütülmediği, yararlanıcının karşılaştığı sorunlara çözüm bulunması ve projelerin uygulanabilirliğinin sağlanması amacını taşır.

Düzenli İzleme Ziyareti Düzenli izleme ziyaretinde yararlanıcının sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

Anlık İzleme Ziyareti Anlık ziyaretler, proje uygulamalarında ve izleme faaliyetlerinde hedeflenen kalitenin sağlanması için yapılacaktır. Bu ziyaretler öncelikle sorunlu olan ve/veya hakkında erken uyarı raporu düzenlenmiş projelere gerçekleştirilmelidir. Anlık ziyaretler proje uygulamalarında (gerekli durumlarda) iç ve/veya dış denetçilerin gerçekleştirecekleri anlık kontrollerin dışında bir uygulamadır.

Anlık İzleme Ziyareti Anlık izleme ziyaretlerinde yararlanıcının sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

TEŞEKKÜRLER…