Bilginin Düzenlenmesi ve Erişim Süreçleri Dr. Semanur ÖZTEMİZ Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü E-posta: semanuroztemiz@gmail.com

DÜZENLEME Nerede kayıtlı? “Belirli bir amaca yönelik olarak düzenlenmiş kaynaklar koleksiyonu ve bu kaynakların desteklediği etkileşimler” (Glushko ve diğerleri). Düzenlenmesi beklenen Bilgi: Belge/ Kayıtlı bilgi. Nerede kayıtlı? “Fiziksel ya da dijital ortamda Nasıl formatta/biçimde? Tonta, 2015. http://www.acikders.net/pluginfile.php/1874/course/section/943/BBY163-bilgi-yonetimi-kavramlari-2015-duzenleme-sistemi.pdf

DÜZENLEME Fiziksel ya da dijital bilgi kaynağı biçiminde Kaynak: “Amaca yönelik bir etkinliği destekleyebilme değeri olan her şey. « Bir kaynak fiziksel olabilir/olmayabilir, fiziksel olan/olmayan nesneler hakkında bilgi olabilir ya da düzenlemek istediğiniz herhangi bir şey olabilir.” Koleksiyon: “Belli bir amaç için seçilmiş kaynaklar grubu” (Glushko ve diğerleri). Tonta, 2015. http://www.acikders.net/pluginfile.php/1874/course/section/943/BBY163-bilgi-yonetimi-kavramlari-2015-duzenleme-sistemi.pdf

Neleri Düzenliyoruz? Kayıtlı bilgi/belge= Fiziksel ya da dijital bilgi kaynağı biçiminde Bundan hareketle bir düzenleme sistemi neleri düzenler? Nesneleri- Yalnız bir yerde sınıflanabilir. Nesneler Hakkında Bilgiyi-Bir nesne aynı anda birden fazla sınıf altında listelenebilir. Bitleri : Nesne hakkında bilgi herkes tarafından yaratılabilir-Bir nesne aynı anda birden fazla yerde bulunabilir.

Neleri Düzenliyoruz? Tonta, 2015. http://www.acikders.net/pluginfile.php/1874/course/section/943/BBY163-bilgi-yonetimi-kavramlari-2015-duzenleme-sistemi.pdf

5 BOYUT Düzenleme sistemlerinin 5 boyutu: Ne düzenleniyor? Niçin düzenleniyor? Nasıl düzenleniyor? Nerede düzenleniyor? Kim ya ad ne tarafından düzenleniyor?

5 BOYUT Düzenlenen: Bilgi ya da bilginin bilgisi Amaç: Erişilebilir hale getirmek, erişim etkinliğini artırmak Kim düzenliyor? Kütüphane, arşiv, müze, veri merkezi,… Nasıl? Uygun düzenleme stratejileri/etkinlikleriyle Nerede düzenliyor: Fiziksel ya da dijital ortamda

Düzenleme Sistemi Etkinlikleri? Nasıl Düzenliyor? Seçim Sağlama Düzenleme Erişime/Etkileşime sunma Koruma

Seçme-Sağlama Hangi bilgi kaynağının koleksiyona kazandırılacağının belirlenmesi Belirli koşullar ve kurallar doğrultusunda Seçim politikası? Sağlama: Seçilen materyalin elde edilmesi işlemi. Satın alma, bağış, ödünç alma…

Düzenleme Etkinlikleri-Sık Karşılaşılan Kavramlar Kataloglama: Bir dermedeki bilgi kaynaklarının yazar, konu, eser adı gibi erişim ögelerinin sağlanması ve bunların kütüphane kataloglarında sunulması işlemlerini içerir. Kataloglamanın en temel amacı, kullanıcılara kütüphane ve bilgi merkezlerinin sahip oldukları bilgi kaynaklarını göstermek ve bu kaynakların raftaki yerlerini bildirmek için olanaklar sunmaktır. İndeksleme/Dizinleme: Bir dermedeki veya bir veri tabanındaki kaynaklardan elde edilen kavramların sistematik bir biçimde listelenmesi.

Düzenleme Etkinlikleri-Sık Karşılaşılan Kavramlar Konu başlıkları: Bir bilgi kaynağının konusunu tanımlayan bir sözcük veya sözcük grubu. Sınıflama: Nesnelerin benzerlik derecelerine göre mantıksal bir sırada düzenlenmesi işlemidir. Ontoloji: Herhangi bir alana ait kavramlar ve bunlar arasındaki ilişkileri içeren dokümanlardır. Kavramların mantıksal işleçler ile birbiri cinsinden ifade edilebilmesi gibi işlevleri vardır. «owlsameas» Taksonomi: Canlıların sınıflandırılması ve bu sınıflandırmada kullanılan kural ve prensipler.

Tanımlama –Erişim Öğelerinin Belirlenmesi Tanımlama: Bilginin nitelikleri, özellikleri veya anlamını belirleyen öğelerle isimlendirilmesi/kimliklenmesi. Atanan öğeler: Kaynak açısından bilgiyi tanımlayıcı Kullanıcı açısından birer erişim unsuru. Geleneksel ve elektronik ortama dayalı modern yaklaşımların benimsenmesi.

Tanımlama/Erişim öğeleri Geleneksel yaklaşım: Yazar adı Eser adı Yayın adı Konu başlıkları / Anahtar sözcükler Elektronik ortama dayalı yaklaşım: Üstveriler Format “Tam metin” Etiketler, vb.

Üstveri Bir bilgi kaynağını tanımlayan, açıklayan, yerini bildiren, erişimini ve kullanımı kolaylaştıran ya da yöneten yapılandırılmış bilgidir. Üstveri kaynak keşfi, elektronik bilgilerin düzenlenmesi, karşılıklı işlerlik, dijital bilgilerin tanımlanması arşivleme ve koruma gibi pek çok avantaj sağlar. ISO/IEC 2382-01 standardı karşılıklı işlerliği; “kullanıcının sisteme ilişkin birimleri ve bunların özelliklerini bilmek zorunda olmadan farklı işlevsel sistemler arasında bilgi iletişimini sağlama yeteneği” olarak tanımlamaktadır (Chachra, 2006). PMH/Üstveri Harmanlama Protokolü

Üstveri Tanıtımsal üstveri: Eser adı, özet, yazar ve kimlik gibi öğeleri içeren ve materyalin içeriğini tanımlayan üstveri. Yönetimsel üstveri: Materyali çoğaltma, sahiplik gibi entelektüel mülkiyet haklarıyla ilgilenen üstveridir. Yapısal üstveri: Çoklu dijital dosyalar arasındaki ilişkiyi tanımlar. Teknik üstveri: Çözünürlük, sıkıştırma, piksel boyutu gibi dijital dosyanın özellikleriyle ilgili bilgileri tanımlar.

ERİŞİM-BİLGİ ERİŞİM «Erişme işi» (TDK, 2016). Herhangi bir şeyi «bulma» etkinliği ile ilgili süreç 1948 -Calvin Mooers, "Application of Random Codes to the Gathering of Statistical Information" başlığını taşıyan yüksek lisans tezinde 'information retrieval‘ Bilgi Erişim: Bilgi toplama, sınıflama, kataloglama, depolama, büyük miktardaki verilerden arama yapma ve bu verilerden istenen bilgiyi üretme (ve ya gösterme) tekniği ve sürecidir (Tonta ve diğerleri, 2002).

Bilgi Erişim Sistemi Bir bilgi sisteminin temel işlevi dermedeki ilgili (relevant) belgelerin tümüne erişmek, ilgili olmayanları da ayıklamaktır/reddetmektir. İdeal bir bilgi erişim sistemi ilgili belgelerin tümüne ve salt ilgili belgelere erişim sağlamalıdır (Tonta, 1995). Bilgiler özeliklerini ortaya koyan uygun dizin terimleri ile tanımlanmalıdır. Bilgi erişim sürecinin gerçekleşmesini sağlayan çakışma: Anahtar sözcük Belgeyi niteleyen dizin terimleri

Erişim Sisteminin Mantıksal Arka Planı Tonta, 2015.

Bilgi Erişim Sistemi Belge: Bilgi taşıyıcısı (kitap, cd, 3 boyutlu materyal, vd.). Mantıksal arka planı değerlendirdiğimizde öncelikle dermeye eklenen belgenin temel özelliklerinin (adı, konusu, yazar adı, vb.) belirlendiği dizinleme işleminin gerçekleştirildiği görülür. Belgelere atanacak dizin terimleri ya da konu başlıkları için thesauri-gömü (kavramsal dizin) ya da sözlüklerden yararlanılabilir. Amaç: Erişim sağlamak için dizin tutanağı oluşturmak. Dizin dermede bulunan belgeleri tanımlamanın yanı sıra kullanıcıların uygun arama terimlerini tercih etmeleri açısından da yol gösterici olur.

Bilgi Erişim Sistemi Her kullanıcı dizin kullanır mı? Dizin terimlerini doğru tahmin etmek her zaman mümkün mü? Özgün bir biçimde belirlenen tarama sözcüklerinin sistemde belirlenen tanımlayıcı sözcüklerle uyumsuz olması belgeye erişimi engeller! Bilgi erişim sisteminin 3 temel BİLEŞENİ: Belge dermesi Kullanıcı arabirimi Erişim kuralı (dizin terimleriyle-sorgu terimlerini karşılaştırarak ilgili belgeleri belirlemek için)

Erişim Araçları Katalog-Bibliyografya Katalog: Bir dermedeki materyallerin kayıtlarını sistematik bir sırada düzenleyerek veren liste. Kart kataloglar, kitap kataloglar, toplu katalog.. OPAC (Online Public Access Catalogs): Çevrim içi katalog Bibliyografyalar Belirli bir ülkede yayımlanmış eserler neler? Belirli bir konuda yazılmış kaynaklar neler? Belirli bir kaynak türünde yayımlanmış eserler neler?

Erişim Araçları Dizin-Öz Bir dermedeki veya bir veri tabanındaki kaynakların ya da bunlardan elde edilen kavramların sistematik rehberi “dizin” olarak adlandırılır. Dizinlerde bazen bibliyografik bilgilerin yanı sıra kaynaklarla ilgili kısa özetler de olur. Özet veren bu tip kaynaklara öz/abstrakt denir. Elektronik ortamdaki dizinlerde çeşitli erişim noktalarından (yazar adı, eser adı konu gibi) tarama yapma seçeneklerinin yanı sıra “tam metin arama” özelliği de bulunmaktadır.

Arama Motorları İnternette bulunan içeriği aramak için kullanılan bir mekanizmadır. Üç bileşenden oluşur: Web robotu/örümceği: internet üzerinde bulunan web sitelerini, sitelerin birbirlerine verdiği bağlantıları ve içeriklerini saklar. Arama dizini: İçeriğin dizinlenerek erişime hazır hale getirilmesini sağlar. Kullanıcı arabirimi: Dizinlenen içeriğin taranmasını sağlar.

Erişenler/Kullanıcılar? Kullanıcılar sadece insanlar mıdır? Zeki vekiller/Akıllı ajanlar? (bir kullanıcı adına başka bir program üzerinde işlemler yürüten yazılım varlıklarıdır) Arama motoru örümcekleri?

Düzenleme-Erişim-Performans Ölçümü Bilginin düzenlenmesindeki temel amaç: Aynı bilgileri içeren eserleri bir araya getirmek ve bu eserlerin birbirinden farklarını ayırt etmek. Kullanıcıların amacı ise belli bir konuda gereksinim duydukları tüm bilgilere ve sadece aradıkları bilgilere erişmektir. Bilgi erişim sistemlerinin performansları da bu ölçütlere göre değerlendirilir. Tonta, 2012.

Erişim Etkinliği Ölçümü Arama sonucunda belli bir konuda dermedeki (koleksiyon) tüm ilgili bilgilere erişilmesi anma (recall), sadece ilgili belgelere erişilmesi ise duyarlık (precision) olarak tanımlanır. Anma, sistemin kullanıcının istediği bilgileri içeren ilgili belgeleri bir araya getirme başarısını, duyarlık ise sistemin ilgisiz belgeleri eleme başarısını ölçer. İlgililik ise, erişilen belgelerin içerdiği bilgilerle kullanıcının sorgu cümlesinde ifade ettiği bilgilerin aynı ya da hemen hemen aynı olmasıdır. Tonta, 2012.

Erişim Etkinliği Ölçümü Uygulamada ise ilgililik, eserleri sınıflamak ve düzenlemek için atanan konu başlıkları ya da anahtar sözcüklerle kullanıcının sorgu cümlesinde yer alanların birbiriyle çakışmasıdır (“nesnel ilgililik”). Çakışan belgeler arama sonucunda listelenir. Çakışmayanlar ise istenen bilgileri içermediği varsayılan belgelerdir. Tonta, 2012.

Erişim Etkinliği İlgili İlgisiz Erişilen X U   İlgili İlgisiz Erişilen X U Erişilen toplam belge sayısı=n1 Erişilemeyen V Y Dermedeki toplam ilgili belge sayısı=n2 Kaynak:Blair,1990:76

Erişim Etkinliği x: erişilen ilgili belge sayısı: v: erişilemeyen ilgili belge sayısı n1: erişilen toplam belge sayısı (x+u) n2: dermedeki toplam ilgili belge sayısı (x + v): u: erişilen ilgisiz belge sayısı y: erişilmeyen ilgisiz belge sayısı Erişim İsabeti: x/x+v Kesin İsabet: x/x+u

Sistemlerin Etkileşimini Değerlendirirken… 1. Kapsam 2. Yansızlık 3. Yazım biçimi 4. Güncellik ve geçerlilik 5. Düzen ve girişler 6. İçerik 7. Maliyet

Sistemlerin Etkileşimini Değerlendirirken… 8. Güvenlik 9. Otorite ve saygınlık 10. Yalınlık 11. Erişim hızı 12. Dil seçenekleri 13. Kullanım kolaylığı 14. Duyarlık

KORUMA Düzenlenen içeriğin uzun süre-gelecekte de erişilebilir olmasını sağlamak amacıyla gerçekleştirilen koruma etkinliklerini kapsar. Fiziksel koruma Elektronik koruma Elektronik ortamda depolanmış bilginin korunması ve arşivlenmesi oldukça sorunludur. Tonta, 2002.

KORUMA Elektronik ortamların ömrü geleneksel ortamlara göre daha kısadır (manyetik ortamın ömrü 10 ile 30 yıl arası, optik diskler yaklaşık 100 yıl, kağıt 100 yıl, mikrofiş ise 300 yıl). Elektronik belgeleri kullanabilmek bu belgeleri kullanmaya olanak sağlayan bilgisayar, iletişim ve ağ teknolojileri gibi araçları da gerektirmektedir. İçerik+teknoloji sağlama zorunluluğu

Koruma Stratejileri Fiziksel koruma: Fiziksel şartlar ve kullanım odaklı yaklaşım ve ilkeler doğrultusunda… Elektronik Koruma:Elektronik bilginin korunması ve arşivlenmesi ile ilgili yaklaşımlardan biri teknoloji göçüdür. Teknoloji göçü: Eski ortamlar üzerine kaydedilmiş bilgilerin, eski teknoloji kullanılmasından dolayı tamamen erişilemez hale gelmemesi için  zaman zaman daha yeni ortamlara aktarılması anlamına gelmektedir. Öykünüm: Eski yazılım ve donanım teknolojisinin yeni yazılım ve donanım teknolojisine uyarlanması süreci.