ZAMAN YÖNETİMİ-2 Yrd. Doç. Dr. Özlem BALABAN

Zaman Yönetimi Süreci 1-Zaman kullanım analizi: Amaç, zamanın nereye harcandığını belirlemektir. Bireyler ancak gerçekte zamanlarını nereye ve nasıl harcadıklarını ortaya çıkarmaları ile zamanı etkin olarak yönetebilirler. 2-Zaman sorunlarını tanımlama: Kişi kendi kişisel zaman kullanım biçimlerini analiz etmeli, zaman tuzaklarını ve bunlardan dolayı ortaya çıkan problemleri tespit ederek bu problemleri çözmelidir. 3- Kendini tanımlama: Birey kendini değerlendirmeli, zaman kaybı olabilecek davranışlardan sakınmalıdır. Yapılan işlerde nasıl zaman kazanımları elde edileceğini ve bu zaman kazanımlarının ne şekilde kullanılacağını belirleme yönünden bireyin kendi kendini değerlendirme çalışmalarını sık sık yapması gerekmektedir. 4- Amaçları ve öncelikleri tanımlama: Bu aşamada amaçlar belirlendikten sonra etkili zaman yönetimi yönünden öncelik sıralamasına konulmalıdır. Öncelik, amaca ulaşmak için en önce ve en önemli yapılması gereken olgudur.

Zaman Yönetimi Süreci -2 5-Program hedeflerini uygulama planlarına aktarma: Faaliyetlere bir yön vermek ve kesinlik kazandırmak amacıyla çabaların belirlenen hedeflere ulaşmak adına planlanması gerekmektedir. Bu noktada temel bir faaliyet planının hazırlanması zorunludur ve uzun vadeli bir plan özeliğindedir. Temel faaliyet planından hareketle geliştirilen kısa dönemli plan ve programlar amaçlara etkin bir şekilde ulaşmada önemli rol oynamaktadır. 6-Günlük programlar ve rehberler hazırlama: Bu plan ve programlar haftalık planlar ve haftalık plandan hareketle günlük faaliyetlerin planlanmasını içerir. 7- Zaman yönetimi tekniklerini geliştirme: Zaman kaybına yol açan durumlar belirlenir ve bu durumlar ortadan kaldırılmaya çalışılır 8-Sürecin izlenmesi ve yeniden analiz: Bu aşamada zaman yönetimi programı, hem uygulama sırasında hem de uygulamadan sonra, takip edilerek, istenilen değişikliklerin gerçekleştirilmesine çalışılmaktadır.

Kişisel zaman planı ⁻ Ev – Aile: Eve, eşe ve çocuklara günlük – haftalık – aylık – yıllık bazda vakit ayrılmalı. ⁻ İş: İş, olağanüstü durumlar haricinde, mesai saatleri içerisinde tamamlanmalı. ⁻ Sosyal Faaliyetler: Akraba ve dost ziyaretleri, dernek-vakıf faaliyetlerine haftalık – aylık – yıllık bazda vakit ayrılmalı. ⁻ İç Huzur: İç huzuru sağlamaya yönelik faaliyetlere her gün düzenli vakit ayrılmalı. ⁻ Kişisel Gelişim: Kişisel gelişim faaliyetlerine her gün en az 1 saat vakit ayrılmalı. ⁻ Kişisel Bakım: Spor, bedeni bakım vb. etkinliklere günlük-haftalık bazda vakit ayrılmalı. ⁻ Dinlenme, Uyku: Dinlenme, yapılan işin hacmine ve stresine paralel olmalı; uyku yorgunluk durumuna paralel olmalı. ⁻ Eğlence: TV, sinema, müzik, tatil vb. etkinliklere günlük – haftalık – aylık – yıllık bazda vakit ayrılmalı.

Zaman Tuzakları Sosyal ilişkiler, kişisel ve kültürel özelliklerden kaynaklanan ve zaman kayıplarına yol açan veya zamanı kötü kullanmamıza sebep olan faktörlere zaman tuzakları denir. Zamanımızı etkin kullanmamızı engelleyen zaman tuzakları bireysel ve örgütsel bazlı olabilir.

Birey bazlı zaman tuzakları ⁻ Plansızlık ⁻ Unutkanlık ⁻ Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak ⁻ Yetki vermemek ⁻ Ertelemek ⁻ Açık kapı politikası, ziyaretçilere ‘Hayır’ diyememek ⁻ Gündemsiz ve verimsiz toplantılar ⁻ Dağınık büro ve masa düzeni ⁻ Rutin ve gereksiz işler ⁻ Gereksiz telefonlar ⁻ Mesleki eğitim çalışmalarına yeterince zaman ayırmama ⁻ Astlara yeteri kadar güvenmeme ⁻ Devredilen işleri ayrıntılı olarak denetleme ⁻ Başkalarının özel işlerine zaman ayırma ⁻ Kişinin yaptığı işten tatmin olmaması.

Organizasyon bazlı zaman tuzakları ⁻ Örgütün amaçlarının açık ve net olmaması, ⁻ Yapılacak işlerin belirli bir sırayı takip etmemesi, ⁻ Öngörü tekniğinin kullanılmaması, ⁻ Planlamaya önem verilmemesi, ⁻ Yöneticilerin astlarına güvenmemesi, ⁻ Karar vermek için yeterli verinin bulunmaması, ⁻ Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıf olması, ⁻ Emir-komuta zincirinin işlememesi, ⁻ Çalışanların nitelik ve niceliğine önem verilmemesi, ⁻ İş ve görev tanımlarının yapılmaması, ⁻ Örgüt içinde gruplaşmalar ve çatışmaların varlığı.

Zamanı Verimli Kullanmak İçin ⁻ Yanımızdan not defteri, kalemi eksik etmeyelim veya cep telefonunu not tutmak için aktif bir şekilde kullanalım, ⁻ Aklımıza gelen düşünce, konu, teklif, şikayet vb. hususları derhal not edelim. ⁻ Masamızı ve bilgisayarımızı mümkün olduğu ölçüde düzenli ve sistematik tutalım. ⁻ Mesaiyi tamamlamadan önce, bir sonraki günün programını yapalım. ⁻ Günlük planın yanı sıra haftalık plan da yapalım. Böylece, hafta başlarında isteksizlikten kurtulmuş oluruz. ⁻ İşlerimize mutlaka bir “zaman sınırı” koyalım. ⁻ Önünüze gelen bir evrakı hemen okuyalım. Önem durumunu belirleyelim Buna göre sıraya koyalım. İlgisiz ise, hemen ilgili yere gönderelim.