ÖRNEKLERLE BÜTÇELEME TEKNİKLERİ Doç. Dr. Melih BAŞ

BÜTÇELESEK DE Mİ YÜRÜTSEK YOKSA BÜTÇELEMESEK DE YÜRÜTSEK Mİ ? Doç. Dr. Melih BAŞ

Bütçe Kavramı Bütçe yapmak kavramı, “evdeki hesabın çarşıya uymayacağı” görüşüne dayanan, Türkiye ekonomisinde belirsizliğin egemen olduğu düşüncesine sımsıkı sarılmış, Bu anlamda endüstri mühendislerinin -hatta şirkette kadrolu çalışanlar da varken- belirsizlik koşullarında planlama yapma becerisini yaşama geçirme olanağı bulamamış, bir şirket kültürüne sahip şirketler için “Zulu”ca bir kavram olabilmektedir. (Bu arada Zulu sözcüğünü bilmeyenler için kısa bir açıklama : Zulu, Güney Afrika’nın en babayiğit kabilesinin adı olup, bunlar işgalci İngilizlere kök söktüren savaşçılarıydı. Doç. Dr. Melih BAŞ

Bütçe Kavramı - 2 Özellikle de Prens Mcwayizeni’nin düşünsel etkisiyle Güney Afrika’nın bağımsızlığının öncülüğünü yapmışlardır. Jim Slatter adlı ünlü İngiliz finans yazarı tarafından Zulu kültürü iki ciltlik bir kitapla finans konusuna uyarlanmıştır. Bu makalenin yazarı Zulu kültürüne dayalı finans yaklaşımıyla bir Güney Afrika gezisinde tanışmıştır.) Bir de bütçelemeyi yanlış ele alan çabalar da var. Örneğin, Kalite Derneği’nin Önce Kalite dergisinin Mart 2002 sayısında Melih Arat adlı bir yazar “Bütçe varsa yaratıcılık yok” başlıklı yazısında “çözümleri satın alabilecek kadar bütçeniz varsa yaratıcılık devreye girmez” biçiminde bir ifade kullanmış. Doç. Dr. Melih BAŞ

Bütçe Kavramı - 3 Oysa ki, uygulamada bütçe yapan şirketlerde “ar-ge bütçesi” ve “finansman –borç ve öz sermaye dengesi, maliyeti ve akışı- bütçesi” yapıldığı oldukça yaygın bilinen bir bilgidir. Sorun, bu anılan bütçelerin içeriği ve tutarı meselesidir. Ayrıca para bulunsa bile şirkette yenilikçiliğe açık bir kültür olup olmadığı (eski tas eski hamam yaklaşımından ne ölçüde kurtulunduğu) ve şirketin başarım ölçüm dizgesinde (performans ölçüm sisteminde) yeniliğin bir başarım boyutu olarak ölçülüp ölçülmediği (iki ölç bir biç deyişinin ne denli uygulandığı) elbette ki önemlidir. Doç. Dr. Melih BAŞ

Niçin Finansal Planlama Ve Bütçeleme ? Şirket yönetiminde şirketi satır ve sütunlardan oluşan bir dizey (matris) olarak ele alabiliriz. Satırlar, yönetsel işlevler olan planlama, örgütlenme, yürütme, kontrol-denetim olsun. Sütunlar ise, tedarik (satınalma dahil), üretim (imalat, hizmet ve ticaret dahil), pazarlama (satış dahil), insan varlıkları, finans-muhasebe, ar-ge, halkla ilişkiler, bilgi teknolojileri birimleri biçiminde örgütsel işlevler olsun. İşte planlama ve kontrol-denetim satırlarının tüm örgütsel işlevleri kestiği hücrelerde yapılacak iş bütçe hazırlama ve bütçe sapma çözümlemeleridir. Şimdi önemli bir soru : eğer planlama ve kontrol-denetim olmazsa, yönetim adına ne yapmış oluruz? Örgütleyip, yürütmüş oluruz. İşte bu nedenle makalenin başlığını öyle koyduk. Doç. Dr. Melih BAŞ

Bir Karar Vermemiz Gerek : Yönetmek Mi İstiyoruz, Yoksa Örgütleyip Yürütmek Mi ? Bir ev tekstili şirketi sahibi bir hanımefendi bu soruya bir karşı soru sormuştu : Eğer şirkette bütçe yapılmıyorsa şirketteki yönetici kartvizitine “........yöneticisi” yerine “......örgütleyip yürütücüsü” mü yazmalı diye ? Bana çok zekice bir espri gelmişti, ucuz esprilerden bunaldığımız günümüzde. İşin şakası bir yana, şirket elinde rotası bulunmayan bir kaptan gibi davranan yöneticinin komutasında açık ve fırtınalı denizlerde, daima batıya giderek doğuya ulaşmaya çalışıyor. O zaman da kimi hüsranlarla karşılaşılıyor. Bakın Berdan Tekstil'in yöneticisi Muhteşem Ekenler ne demiş : Doç. Dr. Melih BAŞ

Bir Karar Vermemiz Gerek : Yönetmek Mi İstiyoruz, Yoksa Örgütleyip Yürütmek Mi ? - 2 “1990'larda kurulan, fizibilite hesabı yapılmayan, komşu fizibilitesi ile kurulan tesisler var, maalesef bu tesisler sıkıntı içerisinde.” (Kaynak : Tekstil İşveren, Sayı : Aralık 1998.) Kimilerince bilindiği gibi, fizibilite eş deyişle yapılabilirlik çalışması, şirket kurulurken yatırım ve faaliyet dönemlerini kapsayan bir uzun vadeli planlama ve çözümleme çalışması olup, ekonomik, teknik ve malî başlıklarını taşıyan üç bölümden oluşur. Doç. Dr. Melih BAŞ

Peki Nasıl Bir Finansal Planlama Ve Bütçeleme ? Önereceğimiz kimi ilkeler şunlardır : a. Finansal planlama ve bütçeleme sürecinde kullanılan terimler ve tablolar birebir muhasebe uyumlu olursa gerek bütçe hazırlama ve gerekse sapma çözümlemeleri daha rahat ve anlaşılır bu nedenle de kullanılır ve yol gösterici olacaktır. Aksi yöndeki tutumlar şirkette enformasyon-bilgi enflasyonuna neden olacak ve bütçenin işlevlerindeki etkinliği azaltacaktır. Bu bağlamda şirketin hesap planında özellikle alt (yardımcı) hesaplarda kimi düzenlemeler yapmak gerekebilir. Doç. Dr. Melih BAŞ

Peki Nasıl Bir Finansal Planlama Ve Bütçeleme ? – 2 b. Şirket bütçeleme ile ilgili olarak çeşitli yazılımlar kullanabilir. Bunlar Sap, Oracle, Baan gibi şirket kaynak planlaması (ERP) veya i2 Technologies, Manugistics gibi tedarik zinciri planlaması (SCM) yazılımları da olabilir. Bunlar şirketin tüm örgütsel işlevlerini içeren bilgisayara dayalı birleşik şirket yönetimi yazılımlarıdır. Elbetteki bu yazılımlara sahip olmayan veya sahip olmak için malî olanakları olmayan şirketler salt bütçeleme yazılımları olup olmadığı gibi bir soru da sorabilirler. Yanıtımız : evet. Örneğin, Vitalis Budget adlı Türkçe yazılım. Doç. Dr. Melih BAŞ

Peki Nasıl Bir Finansal Planlama Ve Bütçeleme ? – 3 c. Bütçeleme sırasında salt aritmetik değil tam anlamıyla matematik daha doğrusu sayısal yöntemler (yöneylem araştırması gibi sosyetik yöntemler dahil) kullanılmalıdır. Bundan kaçınıldığı ölçüde bütçe sapmaları büyüyecek, bunları açıklamak için günah keçileri aranacak, bulunamadığında makroekonomik belirsizliklere bahane bulunacak ve sonunda “bizim ülkede bütçe yapılmaz” görüşü ağır basacaktır. Böylece ya bütçe yapılmayacak ya da “iş olsun torba dolsun” kabilinden bütçe yapılacaktır. (Buradaki torbanın, Amerikalılar’ın Irak’ta bizim askerlerin kafasına geçirdikleri torbalarla isim benzerliği dışında başkaca bir ilişkisi yoktur. Doç. Dr. Melih BAŞ

Şirketlerde Bütçelemenin Amaçları Nelerdir ? Bu amaçları üçe ayırabiliriz : Planlama Uyumlaştırma Denetim Doç. Dr. Melih BAŞ

Şirketlerde Bütçelemenin Amaçları Nelerdir ? – 1 Bütçelemenin bir plan olarak amacı, varolan seçenekler içi şirketin sahip olduğu kaynaklarının en etkin biçimde kullanılmasını sağlayacak biçimde geleceğin hedeflerini ve o hedeflere ulaşma yollarını belirlemektir. Bütçelemenin ikinci amacı da şirketin ana planları ile ayrıntılı planları arasında dengenin sağlanması ve şirketin içindeki çeşitli birimlerin etkinlikleri arasında uygun ilişkilerin geliştirilmesi ve sürdürülmesi eş deyişle uyumun sağlanmasıdır. Bütçelemenin üçüncü amacı da yürütmenin denetiminde bir araç olarak kullanılmasıdır. Bütçede saptanan hedeflerle ilgili olarak ortaya çıkan edimsel (fiilî) sonuçları bütçede konmuş hedeflerle karşılaştırmak suretiyle başarım çözümlemesi yapılabilir. Neden - sonuç çözümlemesinden çıkan bilgilere göre geliştirme ve hatta sürekli geliştirme çalışmaları yapılabilir. Doç. Dr. Melih BAŞ

Şirketlerde Bütçe Dizgesinin (Sisteminin) Sağladığı Yararlar Nelerdir ? Bu uygulamanın yararlarını şöyle sıralayabiliriz : Şirketin ulaşacağı amaçları saptayarak temel politikalarını buna göre oluşturmasına olanak sağlar. Fon kaynak ve kullanımlarının zaman boyutundaki akışını düzenlemeye olanak sağlar. Yönetimde mantıklı ve dizgesel (sistemli) karar alma geleneğini yerleştirir. Amaçlara ve sayısal ve parasal hedeflere yönelik çalışma olanağı ve farklı birimlerin amaçlarını uyumlaştırma olanağı sağlar. Kısacası şirketi kaynak kullanımı açısından etken, çıktılar açısından etkili özcesi verimli çalışmaya yöneltir. Doç. Dr. Melih BAŞ

Şirketlerde Bütçelemenin Sınırları Nelerdir ? Bütçe dizgesinin kuşkusuz birtakım sınırları da vardır. Şöyle ki; Bütçeler kestirimlere dayanır. Bütçelerin değişken koşullara uygunluğunun sağlanması için sürekli olarak gözden geçirilmesi gerekir. Bütçe özdevimsel (otomatik) olarak kendi kendine çalışmaz. Bütçe yönetimin yerini alamaz. Doç. Dr. Melih BAŞ

Bütçe Çeşitleri Nelerdir ? Bütçeleri çeşitli açılardan sınıflayabiliriz : Konuları açısından : gider bütçeleri, gelir bütçeleri Zamana göre : proje bütçeleri, kısa veya uzun dönemli dönem bütçeleri Amaçlarına göre : program bütçeleri, faaliyet bütçeleri Teknik yapılarına göre : durağan bütçeler, esnek bütçeler Kapsamlarına göre : bölüm veya işlevsel bütçeler, genel bütçeler Doç. Dr. Melih BAŞ

Bölüm Veya İşlevsel Bütçelerde Bütçeleme İş Akış Sırası Nedir ? Adımları genel sırasıyla şöyle koyabiliriz : Mal /hizmet satış (miktarXfiyat=tutar) bütçesi Üretim (ticaret şirketleri için satın alma) miktar ve stok bütçesi Üretim (ticaret şirketleri için satın alma) maliyet bütçeleri Direkt ilk madde ve malzeme bütçesi Direkt işçilik bütçesi Genel üretim giderleri bütçesi Mamul stokları bütçesi Satışların maliyeti bütçesi Satılan mamul maliyeti bütçesi Satılan ticari mal maliyeti bütçesi Satılan hizmet maliyeti bütçesi (0-7 Gider çeşitleri itibariyle) Doç. Dr. Melih BAŞ

Bölüm Veya İşlevsel Bütçelerde Bütçeleme İş Akış Sırası Nedir ? – 2 Araştırma geliştirme giderleri bütçesi Pazarlama, satış, dağıtım giderleri bütçesi Genel yönetim giderleri bütçesi Finansman giderleri bütçesi Diğer olağandışı gelir ve giderler bütçesi Olağandışı gelir ve giderler bütçesi Duran varlık yatırım bütçesi Finansman bütçesi Bütçe gelir tablosu Nakit bütçesi ve bütçe nakit akım tablosu Bütçe bilanço Bütçe sapma çözümlemeleri (dönem sonlarında) Doç. Dr. Melih BAŞ

Bütçeleme Dizgesinin Düzenlenmesinde Göz Önünde Bulundurulması Gereken İlkeler Nelerdir ? Bunları şöyle sıralayabiliriz : Yönetimin desteği Örgütsel uyum İzleme Doğru bilgiler toplamak ve gerçek olaylara dayanmak Kesin zaman çizelgelerine uyulması Esneklik Sorumluluk muhasebesinin varlığı Doç. Dr. Melih BAŞ

Bütçeleme Dizgesinin Düzenlenmesinde Gözönünde Bulundurulması Gereken İlkeler Nelerdir ? – 2 Bunlardan sonuncusunun altını çizmek gerekir. Eğer şirketin örgütsel birimleri ve giderek öbekler ve de kişiler, bütçe başarım düzeylerinden yetkili ve sorumlu olmazlarsa ve dahi başarıları için parasal ve parasal olmayan ödüllendirme kullanılmazsa, bütçe dizgesinin çalışması verimli olmaz. Sorumluluk muhasebesinde sorumluluk merkezleri uygulaması, birimlerin sorumluluk-yetki bağlamındaki düzeyine göre genişlik sırasıyla maliyet merkezi, kâr merkezi, yatırım merkezi uygulaması adlarını alabilir. Doç. Dr. Melih BAŞ

Bütçelerin Düzenlenmesiyle İlgili Sorumlulukta Kişiler Ve Zaman Nasıldır ? Öncelikle bütçelemeyle ilgili makro ekonomik değişkenlere (enflasyon, ekonomik büyüme, döviz kurları vb.) ait varsayımlar şirketin bütçe sorumlusu tarafından belirlenir. Her birimden bölüm bütçesi yapması istenir. Bütçe eşgüdümleyici sorumlusunca bölüm bütçelerinin uyumlaştırılması anlamında bir tur veya iki tur düzeltmeler istenebilir. Sonunda sonsal bütçe yönetim kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girer. Bu süreç yıllık bütçeler için çoğu şirkette bir yıl önceki ağustos-eylül aylarında başlayabilmektedir. Bütçelerde kimi ortak ve özellik taşıyan veriler, ilgili birim yöneticisince bütçe dizgesine verilir, ertesi yılda yapılacak ücret artışlarının insan varlıkları birimince verilmesi gibi. Doç. Dr. Melih BAŞ

Bütçelerin Düzenlenmesiyle İlgili Sorumlulukta Kişiler Ve Zaman Nasıldır ? Yıllık bütçeler genelde üçer aylık dönemlerde veya olağanüstü durumlarda arada da gözden geçirilebilir. Bütçeleme sorumlusu, muhasebeye veya finans birimine bağlı olarak çalışabilir. Eğer hem malî hem pazarlama-satış, hem de mühendislik bilgisine sahip olan kişi veya kişilerden oluşması daha yararlı olabilir. Doç. Dr. Melih BAŞ

Bütçe Sapma Çözümlemeleri Nasıl Ele Alınabilir ? Gider bütçeleri : Direkt ilk madde ve malzeme bütçeleri : miktar ve fiyat farkları Direkt işçilik bütçeleri : süre (zaman) ve ücret farkları Genel üretim giderleri : bütçe, verimlilik ve kapasite farkları Gelir bütçeleri : Satış bütçeleri : fiyat farkları , hacim farkları (hacim farkları ayrıntısal olarak karışım sapması, pazar payı sapması veya miktar sapması olarak üç alt başlıkta ele alınabilir.) Diğer olağan faaliyet gelirleri : isteğe bağlı olarak ayrımlanabilir. Doç. Dr. Melih BAŞ

Bütçelemede Yeni Teknikler De Var Mı ? Evet. Örneğin, sıfır tabanlı bütçeleme, faaliyet temelli bütçeleme vb. Bunlara ilişkin bilgiler yönetim muhasebesi adlı el kitaplarında bulunabilir. Doç. Dr. Melih BAŞ

Maliyet Düşürme Ve Verimlilik Arttırma Çalışmaları Bütçeleme Çalışmalarıyla İlgili Midir ? Evet. Bu konu maliyet mühendisliği olarak da adlandırılabilen ama özel olarak değer mühendisliği de denilen bir başlıkta ele alınmaktadır. Esas uzmanları endüstri mühendisleri olmakla birlikte kesimsel (sektörel) mühendisler de bu konuda uzmanlaşabilmektedir. Maliyet düşürme ile ilgili olarak İstanbul Ticaret Odası’nın bu konudaki yayınlamış olduğu kitabı özellikle salık veririz. Doç. Dr. Melih BAŞ

İki ölç bir biç ki, daha sonra alçaklara kâr yağınca üşümeyesin. Sonsöz : İki ölç bir biç ki, daha sonra alçaklara kâr yağınca üşümeyesin. Doç. Dr. Melih BAŞ