PROJE YÖNETİMİ Amaç ve Teknikleri / Ders 1

Ders Planı Tanımlar Proje Yönetimine Giriş Proje Nedir? Projelerin Özellikleri? Projenin Ana Bileşenleri? Proje Yönetimi Nedir? Proje Yönetiminin Kısa Özgeçmişi, Proje Yönetiminin Bileşenleri, Proje Yönetiminde Organizasyon Yapıları.

Proje Nedir? Farklı veya benzersiz bir ürün, hizmet yada sistem oluşturma amacı olan, Bu amaca ulaşmak için ölçülebilir hedefleri olan, Belli bir başlangıç ve bitiş noktası olan, Sınırlı kaynaklar kullanmayı gerektiren, Geçici olarak organize edilmiş faaliyetler bütününe proje denir.

Temel Özellikleri; Farklı ve benzersiz bir ürün veya hizmet ortaya koyma çabası, Belirgin başlangıç ve bitiş tarihleri, Kısıtlı kaynaklar, Geçici örgütlenme ve ilişkiler, Güçlü ve gerçekçi hedefler, Karar verme yetkisi ve gücü olan gözeticiler, Takım çalışması ve sağlıklı iletişim, Belirsizlik, Bilgi, beceri, yöntem ve tekniklerin kullanımı.

Proje İşlerinin Diğer İşlerden farkı; Sonuç, bütçe ve zaman gibi üç kısıtlama altında yapılır. Yaratıcılık, yenilik gerektirir. Katkı ve katılımın yanı sıra davranış değişikliğini içerir. Bilgi toplama, proje oluşturma, uygulama, izleme başka kuruluş ve kişilerle çalışmayı gerektirir. Kurumu ve yönetim sistemlerini de kapsar, Planlama ve organizasyon, rutin işlere göre aylarca devam edebilir. Etkin ve kültürel ihtiyaçlara duyarlı bir yönetimi gerektirir.

Projenin Ana Bileşenleri Takvim, maliyet, kapsam ve teknik performans projenin 4 ana bileşenidir. Kapsam işin temelidir. BÜTÇE ZAMAN PROJE KAPSAM TEKNİK PERFORMANS/KALİTE PROJE PERFORMANSI= f (T, B, P) T = Zaman B = Bütçe P = Teknik Performans Performans (T)  Performans (B)  Performans(P) Bu 3 faktörden herhangi birindeki aksaklık tüm proje performansını etkiler, aksaklık bir diğerindeki artılar ile karşılanamaz. 6

KALİTE; Amaca uygunluk, Sıfır kusur, İstenen özelliklere uygunluk. Kalite açısından projenin başarısı, bu özelliklere uygun olmasına bağlıdır.

MALİYET; Proje tamamlanana kadar geçen zamanda harcanan bedeldir.

ZAMAN; Bir projenin tamamlanması için geçen süredir. Gerçekte proje belirlenen tarihte bitse bile dalgalanmalar olabilir. Proje yönetimi üç ayaklı tabure kadar hassas değildir. Ama üç unsuru da denge ve uyum içinde olduğunda mutlaka en iyi şekilde işler.

YÖNETİM; Kaynakların olumlu sistemli ve başarılı bir biçimde kullanılmasıyla ilgili bir sanat ve aynı zamanda bir bilimdir. Yönetim, belli amaçlara ulaşmak için insanların, kaynakların ve zamanın birbiriyle uyumlu ve verimli kullanılmasıdır. Yönetim sanatı, İşlerin başkaları aracılığıyla yaptırıması eylemidir.

Yönetim Süreçleri; Planlama, Organizasyon, Yöneltme, Değerlendirme, Geliştirme.

Bir proje üç evreden oluşur: Proje için fikirler (proje oluşumu ve başlangıcı), Projeyi gerçekleştirme, Proje bitimi. Bu son iki şık proje yönetiminin konusu olarak nitelendirilir.

Proje Yönetimi… Belirlenen; hedef, maliyet, zaman, kalite, katılımcı tatminini sağlayacak şekilde, insani ve maddi kaynakları yönetme ve koordine etme sanatıdır.

Proje Yönetimi; İşgücü, malzeme, zaman, para, teknoloji kaynaklarını kullanarak, Yapılması gereken işlemleri tanımlama, liderlik, izleme ve tamamlama işlevlerini yerine getirerek, Belirlenen performans ölçütlerine uygun, belirlenen maliyet çerçevesinde, belirlenen süre içerisinde, organizasyonun ana çalışma sistemini bozmadan gerçekleştirilmesi sürecidir.

Proje Yönetimiyle İlgili Genel Bilgiler; Proje yönetimi modern formuyla birkaç on yıllık geçmişe dayanmasına rağmen bazı çevreler tarafından Mısır Piramitleri ve Çin Şeddi 'nin yapımı birer proje olarak düşünülmektedir. Birçok kişi ise proje yönetiminin modern konseptinin Amerika Birleşik Devletleri askeri kuvvetleri tarafından atom bombasının geliştirildiği Manhattan Projesi ile başladığını kabul eder.

Proje Yönetimiyle İlgili Genel Bilgiler; 1900'lü yılların başında Frederick Taylor'un (1856-1915) yönetim tekniklerinin bilimsel olarak analiz edilebileceğini ve geliştirilebileceğini keşfetmesi ile birlikte yönetim anlayışında yeni bir sayfa açılmıştır. Taylor'un çalışmalarından önce verimliliği artırmanın tek yolu; işçilerin daha uzun saatler boyunca ve daha sıkı çalıştırılmasıydı. Taylor iş süreçlerini, en basit parçalarını tek tek analiz ederek, daha verimli hale getirmiştir.

Proje Yönetimiyle İlgili Genel Bilgiler; 1917 yılında Henry Gantt (1861-1919) proje takvimini oluşturmada büyük kolaylıklar sağlayan Gantt Diyagramlarını geliştirmiştir. Bilgisayarın da devreye girmesiyle birlikte proje mühendislerinin işi iyice kolaylaşmıştır.

Proje Yönetimiyle İlgili Genel Bilgiler; PERT diyagramları olarak adlandırılan karmaşık şebeke diyagramları ve, Proje boyunca en uzun yolu ve en kısa tamamlanış süresini hesaplamaya yarayan CPM-kritik yol metodu proje yöneticilerinin, projenin akışı üzerindeki kontrollerinin artmasına yardımcı olmuştur.

Proje Yönetimiyle İlgili Genel Bilgiler; İlk önce askeri alanda silah geliştirilmesi konusunda kullanılan bu teknikler değişen rekabetçi piyasaların etkisiyle endüstriyel projelerin de vazgeçilmez araçları haline gelmiştir. Bilgisayar kullanımının yaygınlaşması ve yazılımların gelişmesi sayesinde günümüzde Microsoft Project gibi yazılımların da yardımıyla işletme uygulamalarında proje yönetiminin kullanılması kolaylaştı ve yaygınlaşmıştır.

Proje yönetiminin son yıllarda yaygınlaşmasının birkaç nedeni: Firmalarda çalışan insan kaynağında azalma olmasına rağmen ortaya çıkarılan işlerin niteliğinde ve kalitesindeki artış, Projelerin daha kapsamlı olmaya başlaması, Küreselleşmenin getirdiği rekabet ortamı, İletişimin kolaylaşması, Müşterilerin etkisi, Çok uluslu iş yapma olanaklarındaki artış ve gelişmeleri merkezden düzenli olarak izleyebilme ve gerekirse müdahale edebilme isteği.

Proje Yönetiminin Amaçları; Belirlenen performansı sağlamak, Belirlenen maliyet ile tamamlamak, Öngörülen zamanda bitirmek.

Proje Yönetiminin Özellikleri; Görev kapsamı önceden belirlenmelidir. Ekip üyelerinin sayısal durumu ve nitelikleri uygulamada değişebilir. Ekip üyelerinin pozisyonları, işletmedeki pozisyonlarından bağımsızdır. Proje grubunun ömrü, proje süresiyle sınırlıdır.

Proje Yönetiminin Bileşenleri; Bir projenin başarı ile sonuçlandırılabilmesi için proje yönetimi çok önemlidir. Bu da çeşitli yönetim alanlarının bir karmasından oluşur. Bu alanlar ; Bütünleştirme Yönetimi, Kapsam Yönetimi, Zaman Yönetimi, Maliyet Yönetimi, Kalite Yönetimi, İnsan Kaynakları Yönetimi, İletişim Yönetimi, Risk Yönetimi, Satın Alma Yönetimi.

Bütünleştirme Yönetimi; Proje ögelerinin koordinasyonunu sağlayan süreçler tanımlanır. Proje planlama, planın yürütülmesi, değişim denetimi yöntemleri uygulanır.

Kapsam Yönetimi; Kapsam tanımı, kapsam planlaması, kapsamın doğrulanması ve kapsam değişikliği denetimi yöntemleri uygulanır.

Zaman Yönetimi; Projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. İşlerin tanımı, süre tahminleri, zaman çizelgelerinin geliştirilmesi ve denetiminden oluşur.

Maliyet Yönetimi; Projenin onaylanma bütçesi ile projenin bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. Maliyet planlama, maliyet tahmini, bütçe ve maliyet denetimi yöntemleri uygulanır.

Kalite Yönetimi; Projenin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayacak süreçler tanımlanır. Kalite planlama, kalite güvence ve kalite denetimi yöntemleri uygulanır.

İnsan Kaynakları Yönetimi; Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır. Örgütsel planlama, kadro kurma, takım oluşturma yöntemleri uygulanır.

İletişim Yönetimi; Proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi, dağıtılması, saklanması, düzenlenmesi süreçlerini tanımlar. İletişim planlama, bilgi dağıtımı, performans raporlama yöntemleri uygulanır.

Risk Yönetimi; Proje risklerinin belirlenmesi, analiz edilmesi, çözümlerin uygulanmasına yönelik süreçler tanımlanır. Risk tanımlama, risk boyutu belirleme, riske karşı planlama ve risk azaltıcı denetim yöntemleri uygulanır.

Satın Alma Yönetimi; Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışardan alınması süreçleri tanımlanır. Satın almanın planlanması, talep planlama, firma seçimi, sözleşme yönetimi, sözleşmenin imzalanmasından oluşur.

Proje Yönetiminin Avantajları; Daha iyi kontrol, Daha iyi müşteri ilişkileri, Geliştirme zamanının kısaltılması, Maliyetlerin azaltılması, Yüksek kalite ve güvenirlik, Bölümler arası daha iyi kontrol.

Proje Yönetiminin Dezavantajları; Karmaşık organizasyonlar, Kuruluş politikalarının bozulması eğilimi, Yönetim güçlüğü, Personel kullanımı zorluğu.

PROJE YÖNETİMİ Amaç ve Teknikleri / Ders 2 28.04.2017 PROJE YÖNETİMİ Amaç ve Teknikleri / Ders 2

PROJE YÖNETİCİSİ; Bir projeyi yönetmek üzere görevlendirilen ve projeyi mümkün olan en yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmekten sorumlu kişidir, Proje ekibini kurar ve projenin başarısından sorumludur, Proje yönetiminde başarı sağlamak için her projenin, sorumlu ve yetkili bir proje yöneticisi olmalıdır.

Proje yöneticilerinin özelliği; Doğrudan üst yönetime bağlıdırlar, Her proje yöneticisi kendi projesinin sınırları dahilinde üst yönetici gibi davranmaktadır, Projeye tahsis edilen; kaynakların, zamanın, insanların, tesislerin, ekipmanın, malzemenin yönetilmesinden sorumludurlar.

Proje Ekipleri; Projeler proje yöneticisinin liderliğinde kurulan ekipler tarafından gerçekleştirilir. Tipik bir proje ekibinde: proje yöneticisi, proje mühendis(ler)i, idari sözleşme yöneticisi, proje denetmeni, proje muhasebecisi, imalat koordinatörü, satın alma ve alt sözleşmeler koordinatörü, saha proje yöneticisi gibi elemanlar görev yaparlar.

Proje yöneticisi; Ekip üyeleri arasında öncelikle lider rolünü üstlenerek onlardan neyi başarmalarını istediğini iyi anlatmalı ve büyük çaba göstermelerini sağlayacak ortamı oluşturmalıdır, Bunun yanı sıra; planlama, öncelik belirleme, karar verme, kaynak tahsisi, görev verme, izleme, sorun çözme gibi yönetici işlevlerini de yerine getirmelidir, Proje yöneticisi aynı zamanda projenin temsilcisi, sözcüsü, görüşmecisi, politikacısı, uzlaştırıcısı, cesaretlendiricisi, girişimcisi, projede disiplin sağlayıcı gibi rolleri de başarıyla üstlenmek durumundadır.

Proje yöneticisinin fonksiyonları; Hedefleri ve yapılacak işleri yeteri kadar ayrıntılı şekilde belirleyip, proje ölçeğini yönetmek, Projeye dahil olan insan kaynaklarını yönetmek, Projeye dahil olan çeşitli taraflar arasında bilgi akışını sağlamak ve projeyi çizelge dahilinde yürütmek için yeterli bilgiye sahip olmak, Zamanı, planlama ve çizelgeleme ile yönetmek, Proje sonuçlarının tatmin edici olması için kaliteyi yönetmek, Projenin en düşük maliyetle ve bütçe içinde bitirilmesi için maliyetleri yönetmek.

Proje yöneticisinde aranan özellikler; Örgütleme ve liderlik deneyimi, Gerekli kaynaklara başvurma, Değişik kaynakları uyumlu olarak kullanabilme becerisi, İletişim ve çeşitli yöntemleri uygulama, Elemanlara sorumluluk verme ve onları izleme becerisi, Güvenirlilik, İnisiyatif sahibi olma, Hızlı öğrenebilme, İnsanlarla ilişkilerde yüksek niteliklere sahip olma, Geniş ufuklu görüş açısına sahip olma, Birebir tartışmalarda iyi konuşabilirle, İyi sunuş yeteneği, Söze ve yazıya dayalı iletişimi iyi yapabilme, Dili iyi kullanabilme, Her seviyedeki yönetim kadrosuna eşit derecede rahat davranabilme, Kendine güvenme, Hayata iyimser bakma, Planlama yapabilme, Problemleri anında fark etme ve yaratıcı çözümler bulma.

Bir proje yöneticisinden beklenenler; Sağduyu sahibi olması, Stres altında denetimi kaybetmemesi, Geleceğe odaklanması, Bağımsız olması, Birden fazla alternatif yönelim içinde projeyi başarıya götürmesi, Lider olması, Sözlü ve yazılı iletişim yeteneğini geliştirmesi, Kişiler arası iletişimi geliştirmesi, Toplantı yönetme, sunuş ve tartışma konusundaki yetenekleri.

Proje Yönetiminin Adımları; Amacı kaybetmeyin, gözleriniz hedefte olsun, Yapılacak işleri listeleyin, Proje yöneticisinin tek olmasını sağlayın, İşi yapacak kişileri ve iş dağılımını belirleyin, Beklentileri yönetin, hata için pay bırakın, geri adım atacak olanak yaratın, Uygun bir liderlik biçimi seçin, Projede ne olup bittiğini bilin, Projede ne olup bittiğini proje ekibine anlatın, Son adıma kadar I den 8'e kadar olan adımları tekrarlayın.

Bir Projenin Başarılı Olmasını Sağlayan Etkenler; Üst yönetimin desteği: Ekip üyeleri, yönetimin desteğini arkalarında hissetmelidirler. Bu his oluşmazsa, ekibin baştaki heyecanı kaybolur ve yönetimin projeyi önemsemediği duygusu oluşur. Böyle bir ekibin de başarılı olması mümkün olmaz. Amaçların belli olması: Projenin amacı, ulaşılması istenen hedefler açıkça belirlenmelidir. Amaç belirsiz olursa izlenecek yol da belirsiz olur. Amaçların gerçekçi ve ölçülebilir olması: Amaçlar gerçekleştirilebilir, sonuçları nesnel bir biçimde değerlendirebilmek için ölçülebilir olmalıdır. Çalışan katılımı: Proje ekibinde yer alan herkes projenin başarısına katkıda bulunmalıdır. Bu, çalışanların işi sahiplenmesi demektir.

Bir Projenin Başarılı Olmasını Sağlayan Etkenler; Motivasyon: Projenin tanınması, takdir edilmesi ve üst yönetim tarafından desteklenmesi çalışanları motive edecek, onlara çalışma şevki verecektir. Liderlik: Proje ekibinden sorumlu olan kişilerin yöneticilikten çok gözetmenlik yapmaları gerekmektedir. Ekibi motive edebilmeli ve onlara yol gösterebilmelidir. Eğitim: Proje ekibindeki her üyenin proje amaçlarına yönelik güncel bilgilerle donanması gerekir. Eğitim, sadece kişilerin gerekli ve yeterli bilgiye sahip olmalarını değil aynı zamanda aynı dilden konuşmalarını, ekip üyeleri ile iletişimde bulunmalarını da sağlar.

Proje Yönetimi Denetim Döngüsü; Proje Planlama, Proje Değerlendirme, Yürütme, İzleme.

Proje Planlama; Proje planlaması, projenin nasıl gerçekleştirileceğinin tanımlanmasıdır. Proje planının amacı ise; aktiviteleri tanımlamak, gereken zaman ve kaynak tahminlerini yapmak ve yönetimin gözden geçirme, kontrol vb. faaliyetleri yapmasını sağlamaktır. Proje planlamasının hedefleri: Projeyi tanımlayıcı ve bağlayıcı başarılacak işlerin belirlenmesi, Proje ile ilgili tüm tahminlerin yazılı hale getirilmesi, Proje kontrol ve raporlama noktalarının belirlenmesi, Kaynak kullanımlarının izlenmesi (Zaman, para, insan vb ) olarak özetlenebilir.

Planlama Süreci Aşamaları; Projenin ana aşamaları tanımlanır. Proje teslimatlarının gerçekleştirilmesi ile ilgili aktiviteler tanımlanır. Her aktivite için gerekli kaynaklar belirlenir. Aktiviteler arasındaki ilişkiler tanımlanır. Bu ilişkiler Başlangıç-Başlangıç, Başlangıç-Bitiş, Bitiş-Başlangıç yada Bitiş-Bitiş olabilir. Aktiviteler ile ilgili süre tahminleri yapılır. Aktiviteler programlanır. Aktivitelerin bütçeleri/maliyetleri tanımlanır. Proje riskleri tanımlanır. Kaliteyi sağlamak için gerekli aktiviteler tanımlanır. Kontrol, İzleme ve Raporlama aktiviteleri tanımlanır.

Proje Değerlendirme; Bir projenin çeşitli aşamalarındaki durumunu, getirisini veya faydasını değerlendirmek için aşağıdaki değerlendirme yöntemleri kullanılabilir: Projenin Para Akışı Net Bugünkü Değer Yıllık Fayda/Yıllık Masraf Oranı Toplam Fayda/Toplam Masraf Oranı İç Karlılık Oranı

Yürütme; Proje uygulama safhasına geldiğinde, proje ekibi ve gerekli kaynaklar aktivitelerin gerçekleştirilmesi için öngörülen yerlerinde olmalı, proje planı ise geliştirilmiş ve temellendirilmiş olmalıdır.

Yürütme aşamasındaki kritik faaliyetler; Aktivitelerin planlanan ve gerçekleşen performanslarının takibi. Olayları gözden geçirmek ve gerekli komünikasyonu kurmak. Potansiyel riskleri incelemek, etkilerini düşürmek ve tekrarlanma olasılığını azaltmak, Proje amaçlarında, özelliklerinde ve tüm tanımında değişimleri kontrol etmek için değişim yönetim süreci kurmak. Yeniden planlama prensiplerini oluşturmak.

İzleme; Birer yönetim fonksiyonu olarak izleme ve denetim, etkin ve etkili proje yönetimi için vazgeçilmezdir. Bu metodolojide izleme: sorun bulma, takip ise: sonuçların değerlendirilmesi ve analizidir. Her proje ekibi performansı değerlendirebilmek için gerçekleşenle planlananı karşılaştırmalıdır. İzleme ve takip süreçlerinde elde edilen bilgi, proje durumu hakkında bir yargıya varılabilmesine ve düzeltici eylemin gerekip gerekmediğinin kararının verilebilmesine yetmelidir.

İzleme Ve Takibin Sıklığı; İzleme ve takip aktivitelerinin yapılma sıklığı: projenin bileşenlerine, istenen detay seviyesine, gözden geçirme süreçlerinin değişkenliğine bağlıdır.

PROJE YÖNETİMİ Amaç ve Teknikleri / Ders 3

Proje Programlama; projede yer alan faaliyetlerin birbiri ile ilişkilerinin ve zamanlarının belirlenmesini, sıraya konulmasını, bu faaliyetlere gerekli kaynakların atanmasını içerir. Bu aşama temel olarak planlama aşamasından kesin sınırlarla ayrılamaz. Bu aşamada gerçekleştirilecek faaliyetler için çeşitli planlama yöntemlerinden yararlanılabilir. Bu yöntemler arasında en yaygın uygulama alanı bulanlar Gantt şemaları ile PERT ve CPM ağ yöntemleridir.

Bir programın hazırlanmasında izlenen yol; Bilgi Toplama Yapılacak işlerin belirlenmesi, sıralanması, gerek duyulacak teçhizatın ortaya konulması, Tahmin edilen veya hesaplanan zaman standartları. Sistem Kurulması Çalışma takviminin düzenlenmesi, Programlama kurallarının belirlenmesi. Programlama Yönteminin Seçimi İleri yönlü programlama Geri yönlü programlama Programın Hazırlanması İşlem sürelerinin hesaplanması, Üniteler arası geçiş sürelerinin eklenmesi, Toleransların eklenmesi.

Takvim; Takvim, proje eylem planının bir zaman çizelgesine dönüştürülmesidir. Proje faaliyetinin takibi ve kontrolünün temelini oluşturur. Plan ve bütçeyle birlikte alındığında, proje yönetimi için en önemli araçtır.

Proje Takvimi hangi soruları cevaplar? Proje ne zaman tamamlanacak? Her aktivite için programlanmış başlangıç ve bitiş zamanı nedir? “Önemli(kritik)” aktiviteler nelerdir? Önemli olmayan (kritik olmayan) aktiviteler nelerdir? Kritik olmayan aktiviteler ne kadar geciktirilebilir? Belirsizlikler hesaba katıldığında, projenin hedeflenen tarihte tamamlanma olasılığı nedir?

Proje Takvimi; Tüm takvim oluşturma tekniklerindeki temel yaklaşım, aktivite ve olaylar arasındaki ilişkinin ağını (network) oluşturmaktır. Bu ağ, projedeki görevler arasındaki sıralı ilişkileri grafiksel olarak görüntüler. Diğer görevlerden kronolojik veya işlevsel olarak önce gelen ya da takip eden görevler açıkça tanımlanır.

Proje Zamanının Planlanması; Zaman planı bir projenin temel direklerinden biridir. Çıktılar ancak “ Ne Zaman?” sorusunun cevabıyla birlikte bir anlam taşır.

Proje zaman planı neden önemli? Projede neyin, ne zaman mümkün olabileceğini görmek, müşteri veya sponsora gerçekçi sözleri verebilmek, Kaynak Planlaması yapabilmek, Projenin ilerlemesi sırasında gerçekleşenlerle planlananlar arasındaki farkı görüp gerekli düzeltici faaliyetleri gerçekleştirebilmek için gereklidir.

Zaman Planı Hazırlamanın Adımları Aktiviteler tanımlanır 1 Aktiviteler İlişkilendirilir 2 Her aktivitenin süresi tahmin edilir. 3

4 5 6 Proje Planı maliyet, kaynaklar, müşteri istekleri açısından Tahminlerden yararlanarak proje planı geliştirilir 4 Proje Planı maliyet, kaynaklar, müşteri istekleri açısından irdelenir 5 Gerekiyorsa adımlar tekrar düzenlenir. 6

Aktivitelerin Belirlenmesi; Zaman planlaması her şeyden önce aktivitelerin saptanması ile başlar. Projenin çıktılarını sağlayacak tüm aktiviteler alt alta dizilerek bir aktivite listesi oluşturulur.

Projemiz, bir ailenin hafta sonu beraberce tiyatroya gitmesi olsun Projemiz, bir ailenin hafta sonu beraberce tiyatroya gitmesi olsun. AKTİVİTELER Gidilecek oyunun belirlenmesi Biletlerin alınması Yemek yenmesi Aile bireylerinin giyinmesi Evdeki kontrollerin yapılması Herkesin kapıdan çıkması

Arabanın park edilmesi Tiyatro salonuna girilmesi Oyunun izlenmesi Kapının kilitlenmesi Herkesin arabaya binmesi Araba ile tiyatroya gidilmesi

Aktivitelerin İlişkilendirilmesi; Projenin aktiviteleri arasında bir ilişki vardır. Bir aktiviteye başlamadan önce başka bir aktivitenin tamamlanmış olması gerekir. Örneğin, “ailece tiyatroya gitme” projesinde, kapından çıkmadan önce giyinmek gerekir.

Aktiviteler arasındaki ilişkiler 3 etkenle oluşur. Zorunlu: Aktiviteler arasında kesin bir ilişki olması. “Kapıyı kilitle ve dışarı çık” Tercih: Daha önceki başarılı deneyimler bu karar sürecini etkiler “Yemek giyinmeden önce de giyindikten sonra da yenilebilir”. Ancak yemeğin giysilere dökülme riski nedeniyle, “yemek yeme öncü aktivite olur” Dış Etmenler: Yağmur yağma olasılığı varsa tiyatroya gitme projesinde şemsiye almak proje planına bir aktivite olarak alınabilir.

Aktiviteler Arasındaki İlişkiler; Aktiviteler arasında üç ana ilişki tanımlanabilir: Ardışık ilişki, Paralel ilişki, Eş bitişli ilişki.

Ardışık: Bir aktivitenin başlayabilmesi için bir önceki aktivitenin bitmiş olması gerekir. Herkesin Kapıdan Çıkması Kapının Kilitlenmesi ÖNCÜ AKTİVİTE İZLEYEN

Paralel: Bir aktivitenin başlaması için bir diğerinin de başlaması gerekir. ÖNCÜ AKTİVİTE Ailenin bir ferdi giyiniyor İZLEYEN AKTİVİTE Ailenin bir başka ferdi de aynı anda giyiniyor

Eşbitişli: Bir aktivitenin bitmesi için bir diğerinin de bitmesi gerekir. ÖNCÜ AKTİVİTE Eşlerden birinin giyinmek için daha uzun zaman ihtiyacı varsa daha önce giyinmeye başlamalı İZLEYEN

Aktivite Sürelerinin Belirlenmesi; Aktivite listesi kullanılarak, her aktivite için söz konusu olan; kısıtlar, varsayımlar, kaynak gereksinimleri, kaynak kapasiteleri ile tanımlanabilen riskler dikkate alınarak her aktivitenin gerçekleşebilmesi için gereken süreler tahmin edilir.

Süre belirlemede kullanılan yöntemler: Aktivite süresi daha önceki deneyimlere göre kesin olarak bilinmektedir, Uzman görüşü (geçmiş deneyimlere göre tahmin), Benzer projeler kriter alınır, Simülasyon (Sürenin belli bir olasılıkla ne kadar olacağı tahmin edilir).

3 tür aktivite süresi tanımlanabilir: Aktivitenin Olası Tamamlanma Süresi Min. Bir aktivitenin tamamlanması için gerekli minimum süre (Olumlu veya iyimser süre) Max. Uzmanlar tarafından belirlenen olası süre Aktivitenin maksimum süresi (Olumsuz veya kötümser süre)

Not: Aktivite sürelerinin belirlenmesinde projedeki kaynaklar da, yani proje ekibindeki elemanların niteliği ve niceliği, projede kullanabileceğiniz ekipmanların kapasitesi de belirleyicidir. Bir aktiviteyi uzman olan bir kişi X günde tamamlarsa, uzman olmayan birisinin aynı iş için daha fazla güne ihtiyacı olacaktır. Bir A ekipmanı kullanılarak Y zaman biriminde bitebilecek bir aktivite, bu ekipmanın olmaması durumunda daha uzun sürecektir.

Proje Zaman Planlarının Gösterim Teknikleri; Çubuk Diyagram (Gantt Chart) Kutu Diyagramları

Çubuk Diyagram (Gantt Chart): Proje aktivitelerinin her birinin, ne zaman başlayıp ne zaman bittiğini ve, diğer aktivitelerle ilişkisini gösteren yatay çubuklardan oluşmuş bir diyagramdır.

Gantt Diyagramı ile; Proje kapsamında gerçekleşecek işlem adımları belirlenir, İşlemler birbirinden farklı ve ayrıntı seviyeleri yaklaşık eşit olmalıdır, Projenin planlandığı şekilde ilerleyip ilerlemediği izlenir.

Gannt Şeması Grafiksel bir yapıdır, Yapılacakları yatay çizgi şeklinde gösterir, Tipik bir Gannt şeması hangi işlemin, ne zaman, hangi kaynak tarafından yapılacağını, operasyonun başlangıç ve bitiş zamanını gösterir, Gannt şeması projelerin doğru programlanması ve doğru ilerlemesi için görsel bir araç olarak kullanılmıştır.

Örnek Gannt Şeması Yatay eksen zaman bilgisini, Dikey eksen kaynakları (aktiviteleri) gösterir.

VALF AŞ. Numune Hazırlama Süreci Öngörülen Gerçekleşen AYLAR YAPILACAK İŞLER EYLÜL EKİM KASIM AR-GE Çalışması (Hesaplar, Resim Yayımlama) Kalıp İmalatı Preste Dövme Çapak Alma Talaşlı İşlem ve Kaplama Montaj Kalite Kontrol Ömür Testi CNC İşlem Isıl İşlem Tesviye-Yazı-Erozyon 83

Örnek Gannt Şeması

Serim Modelleri CPM (Critical Path Method) Kritik yol yöntemidir, Projenin toplam süresini tahmin etmekte kullanılan bir şebeke analizidir, Faaliyetlerin süreleri deterministiktir (Belirlidir)

Serim Modelleri PERT Proje değerleme ve gözden geçirme tekniğidir, (Program Evaluation and Review Technique) Proje değerleme ve gözden geçirme tekniğidir, Faaliyetlerin süreleri olasılıklıdır, PERT tekniği faaliyet süre tahminlerinde yüksek derecede belirsizlik olması durumunda kullanılmaktadır.

PROJE YÖNETİMİ Amaç ve Teknikleri / Ders 4

Gannt Şeması Grafiksel bir yapıdır, Yapılacakları yatay çizgi şeklinde gösterir, Tipik bir Gannt şeması hangi işlemin, ne zaman, hangi kaynak tarafından yapılacağını, operasyonun başlangıç ve bitiş zamanını gösterir, Gannt şeması projelerin doğru programlanması ve doğru ilerlemesi için görsel bir araç olarak kullanılmıştır.

Gantt Şeması Tablolarda ve çeşitli formlarda karmaşık rakamlarla verilen bilgilerin Özlü Açık Net İfade edilmesini sağlar.

Gantt şeması dinamiktir; Programlanan işle belirli bir anda fiili olarak yapılmış olan işi kıyaslama imkanı sağlar.

Gantt şeması basit bir tekniktir; Sadece kağıt, kalem ve silgi ile kolayca çizilebildiğinden kalifiye elemana ihtiyaç duyulmaz.

Gantt Diyagramı Sembolleri

Gantt Şeması Örnekleri

1.Şebekeler “Şebeke; ark ve düğümler arasında akım olan grafiksel gösterimdir’’. Şebeke; stok sistemleri, su/kanalizasyon sistemleri, dağıtım sistemleri, olayların öncelikli sıralaması, gibi birçok alanda uygulama sahası bulmuştur. Gerçekte olay ve çizimler arasındaki ilişkiyi resmetmek bakımından; şebeke ile göstermenin bilimsel, sosyal ve ekonomik alanlarda sağladığı sayısız faydalar mevcuttur. 94

“ Şebeke N(F)aşağıdaki özelliklere sahip bir gösterim şeklidir; Döngü(loop) olmayan; sonlu sayıda bağlantılı düğüm ve yönlü arklardan oluşur. Şebekenin her bir arkına, ark kapasitesini belirten bir Mij≥0 gerçek sayısı tahsis edilir. Şebeke içindeki düğümlerden ikisi “source” ve “sink” olarak ayrılır. İlk(source) düğüm; tüm arkların çıktığı,son(sink)düğüm; tüm arkların girdiği düğüm olup, geri kalan tüm düğümler; ara düğüm olarak tanımlanır. N(F)’deki F(flow) şebeke içinde bir akış olduğunu göstermektedir.(ij) arkındaki akış (Xij) ile gösterilecektir. Xij miktarı ark kapasitesini aşamaz; sonuç olarak bu ifade; 0≤Xij≤Mij anlamına gelir. 95

Örnek 1 2 3 4 Dışarıdan sisteme Sistemden Dışarı Ara Düğüm Source Sink Şebeke akış probleminde “source” düğümü sisteme dışardan girişin olduğu tek düğüm, “sink” ise sistemden dışarıya akışın olduğu tek düğümdür.Şebekeden çıkarıldığında; şebekeyi source’u içeren bir s kümesi ile sinki içeren bir kümesine bölen ark kümesi “Kesen Küme” olarak tanımlanır. 96

Düğüm Kapasiteleri Bazı problemlerde düğümlere de Mi gibi bir kapasite koymak gerekebilir. Bu tip problemlerde ; i düğümü i’ ve i’’ olmak üzere iki ayrı düğüm ve (i’ ve i’’) arkı ile birleştirilerek; yukarıda belirtilen şebeke tanımına sokulabilir. Örnek: i’ i’’ 0≤Xi≤Mi 97

Yönsüz Arklar: Bazı problemlerde ise baştan; yönü olmayan arklar ortaya çıkabilir. Buradan akımın her yönde olabileceği anlamı çıkar. i j Mij=Mji 98 98

Yukarıda verilen “yönlü arklı” şebeke tanımına uygunluk sağlamak için; yönsüz arklar aşağıdakilerden biri ile değiştirilmelidir. i’ j -Mij≤Xij≤Mij i 0≤Xij≤Mij 0≤Xji≤Mji 99

Düğümlerde Akışın Korunması Düğümlerde Akışın korunması kuramı; “düğüme doğru akan miktar, düğümden dışarı akan miktara eşittir.” şeklinde ifade edilebilir. Sonuç olarak ; 100

Xji: (ij) arkı üzerinde herhangi bir j düğümünden i düğümüne akış Buna göre, Xji: (ij) arkı üzerinde herhangi bir j düğümünden i düğümüne akış Xik: (ik) arkı üzerinde i düğümünden herhangi bir k düğümüne akışı belirtir. 101

Şebeke dışına akış Q ile gösterilecektir. Düğümlerle ilgili “Akışın korunması kuramı”, tüm şebeke için akışın korunduğunu gösterir. Şöyle ki; Qin=Qout=Q Buraya kadar çıkarılan sonuçları, ilerde de yararlanılacak aşağıda verilen matris notasyonunda ifade etmek mümkündür. 102

Örnek: 1 2 3 4 5 103

Diğer Önemli Şebeke Tanımları Üzerindeki, her arkın başlangıç düğümü ile bir önceki arkın bitiş düğümleri aynı olan arklar dizisi (i0-ip arasındaki) “yol” u oluşturur. Yol üzerindeki her ark i0 dan ip ye doğru yönlenmiştir. 104

105