ZAMAN YÖNETİMİ TOPLANTI YÖNETİMİ ÇATIŞMA YÖNETİMİ STRES YÖNETİMİ 7 Aralık 2009 Antalya Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü

ANA BAŞLIKLAR Zaman yönetimi Toplantı yönetimi Çatışma yönetimi Stres yönetimi

ZAMAN YÖNETİMİ

ZAMAN Olayların geçmişten bugüne gelip, geleceğe doğru birbirini takip ettiği, bireyin kontrolü dışında kesintisiz devam eden bir süreçtir. (H.Smith,1998:24). Olayların ardışıklığını görerek bireyin zihninde yarattığı ve olayların bundan sonra da içinde olup gideceklerinin düşünüldüğü başı ve sonu olmayan soyut bir kavramdır (Sucu,1996:3).

ZAMAN Diğer önemli kaynaklardan biri olan para oldukça bol bulunan bir unsurdur. Ekonomik büyümeye ve faaliyete sınır koyan unsurun, sermayenin arzından çok talep olduğu genel kabul görmektedir. Diğer sınırlayıcı kaynak olan insanlar ise, aralarında nitelikli olanı az olmakla birlikte, kiralanabilir bir unsurdur. Ancak, kimse daha fazla zamanı ne kiralayabilmekte ne de kiraya verebilmektedir (Drucker,1994:37-38).

ZAMAN YÖNETİMİ Yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmeleri için geliştirilen bir eğitim aracıdır. Zamanı yönetemeyiz, yalnızca kendimizi zamana göre yönetebiliriz.” Çünkü, akreple yelkovanın hareketi bireyin denetimi dışındadır. Sorun saati yönetmek değil, bireyin kendisini zaman içinde yönetebilmesidir (Mackenzie,1989:15).

ZAMAN YÖNETİMİ Başlangıcı ve bitişi belirlenmiş bir zaman diliminde yapılması gereken iş ve eylemleri tanımlanmış amaçların realizasyonuna yönelik olarak tüm kaynakları etkin ve verimli kullanmak (Ardahan,2003:18). Amaç, bireylerin ve yöneticilerin zamanlarını verimli ve etkin kullanmalarını sağlayabilmektir. Zamanı etkin yönetmek ya da kullanmak, sahip olunan her saati, her dakikayı belirli bir hedef ve amaç doğrultusunda planlayarak kullanmak anlamına gelmektedir (Uğur,2000:18).

ZAMAN YÖNETİMİ Eğer sabah kahvaltınızı yapamıyor, Ailenize zaman ayıramıyor, Arkadaş ve dost ziyaretleri yapamıyor, Sürekli çalıştığınız halde işlerinizi bitiremiyor, İşlerinizi evinize taşıyor ve sürekli işlerinizin çokluğundan yakınıyorsanız sizin “ Etkili bir zaman yönetimine” ihtiyacınız var demektir.

Birey bazlı zaman tuzakları Plansızlık Unutkanlık Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak Yetki vermemek Ertelemek Açık kapı politikası, ziyaretçilere ‘Hayır’ diyememek Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Dağınık büro ve masa düzeni Rutin ve gereksiz işler Gereksiz telefonlar Mesleki eğitim çalışmalarına yeterince zaman ayırmama Astlara yeteri kadar güvenmeme Devredilen işleri ayrıntılı olarak denetleme Başkalarının özel işlerine zaman ayırma Günce alışkanlığının olmaması Kişinin yaptığı işten tatmin olmaması,

Organizasyon bazlı zaman tuzakları İşletme amaçlarının açık ve net olmaması, Yapılacak işlerin belirli bir sırayı takip etmemesi, Öngörü tekniğinin kullanılmaması, Planlamaya önem verilmemesi, Yöneticilerin astlarına güvenmemesi, Karar vermek için yeterli verinin bulunmaması, Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıf olması, Emir-komuta zincirinin işlememesi, Çalışanların nitelik ve niceliğine önem verilmemesi, İş ve görev tanımlarının yapılmaması, Örgüt içinde gruplaşmalar ve çatışmaların varlığı.

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 1. Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analizi Öncelik durumuna göre yarına ait plan yap. Plana göre günü yaşa ve başlangıç-bitiş saatlerini kaydet. Planda olmayan ama yapılan işleri zamanıyla kaydet. Günlük verimliliği hesapla. Her bir faaliyetin yapılış biçimi, harcanan süre, yapılış zamanını analiz et. Verimli ve verimsiz iş ve zamanları belirle ve astlarına delege et.

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analizi Benim veya herhangi başka biri için gerçekten gerekli olmayan hangi faaliyetleri yapıyorum? Zaman tutanağındaki hangi faaliyetler başka biri tarafından yapılabilir? Herhangi bir engellemeye uğramadan en fazla üretken olduğum saatler hangileriydi?

Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analizi Her bir gün için Kalan süre GünlükEtkinlikler: PztesiSalıÇarşbaPerşbeCumaCmrtsiPazar Uyku: Kişisel Bakım/Temizlik: Yemek hazırlama/ Yeme/Toplama: Aile ile zaman geçirme: Sosyal ilişkiler & arkadaşlık: Dinlenme: TV/ video izleme,vb: spor/egzersiz: Ulaşım (okul, iş, vb.): Çalışma/yardım: Okuma: Plan yapma Diğer:

Kolon I: Haftalık aktivitelere harcadığın zamanı saat cinsinden listele. Kolon II: Günlük tekrarladığın aktiviteri beş (iş günü) veya yedi (toplam gün) ile çarparak haftada toplam kaç saat harcadığını hesapla. Ders Saati Çalışma Zamanı İş/Staj Gönüllü aktiviteler Egzersiz Planlı aktiviteler (klüp, ibadet, vb.) Arkadaş toplantıları Ev ve ayak işleri Ötekiler ______ Yolda geçen süre ( 5 ile çarp=) Yemek hazırlama ve yeme ( 7 ile çarp=) Kendine ayırdığın zaman (7 ile çarp=) Uyku (7 ile çarp) ______ Toplam A:______Toplam B:______ Toplam A + B = Toplam C: ______ saat Haftada 168 saat vardır. 168 den Toplam C yi çıkart = _____ Boş zaman (168 - toplam C)

Nevi n Okt ay % :00 Öğle 17:00 En iyi zaman

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 2. Planlamaya Önem Verme “Bir işi doğru yapmak için zamanınız yoksa, düzeltmek için nasıl zaman bulacaksınız? Bir işi doğru yapmakla doğru işi yapmak arasındaki seçim etkili ve verimli bir yönetici için güç değildir”. Amaçları belirlemek Yıllık, aylık, haftalık ve günlük plân yapmak Çalışırken “erişilememek”

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 3. Öncelikleri Belirleme Her şeyi yapmak için yeterli zamana asla sahip olunamayacağı gerçeğini kabul etmek 4. Yöneticinin Kendini Yönetmeyi Bilmesi “Hedefiniz yönetimse önce özyönetimi gerçekleştirmelisiniz” (Osborn)

AcilAcil değil Önemli değil I I II III IV

I AcilAcil değil Önemli değil Krizler Çözüm bekleyen sorunlar Belli bir tarihe yetişmesi gereken işler Düşünmek Plânlama Bakım yapma Hazırlık yapma Güçlenme Yenilenme İlişkileri geliştirme Amaca hizmet etmeyen telefonlar / ziyaretler Bazı raporlar Bazı toplantılar Hemen yapılması gereken bazı işler Popüler etkinlikler “Kaçış” etkinlikleri “chat”, fal, oyun “Aşırı” TV izleme ??? (S. Covey, Önemli İşlere Öncelik)

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 5. Yetki Devretme ve Tersine Yetki Devrinden Kaçınma 6. Kesintilerin Ortadan Kaldırılması Telefonlar Ziyaretçiler Toplantılar 7. Etkili İletişim

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 8. İşlerin Sürüncemede Bırakılmaması, Ertelememe Hoşlanılmayan işlerin önce yapılması, En sevilmeyen ve en çok erteleme eğilimi gösterilen işin günün başlangıcında yerine getirilmesi, Her görevin yapılması için gerekli olan zaman aralığının tam olarak belirlenmesi Kendinize bir bitirme tarihi saptayın. 9. Yöneticinin “Hayır” Demeyi Öğrenmesi 10. Açık Kapı Politikasının Gözden Geçirilmesi Odanızdaki misafir koltukları ve sandalyelerinden kurtulun. Randevuyla misafir kabul etmek 11. Stresin Üstesinden Gelme

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 12. Masa ve ofis düzenini kurmak Her gün işten ayrılmadan önce 10 dakikanızı masanızı temizlemeye ayırın. 13. Yardımcı elemanlardan yararlanmak 14. Belli bir zamanda tek bir iş ile ilgilenmek 15. Hızlı okuma becerisini geliştirmek 16. Seyahat zamanını kullanışlı kılmak

TOPLANTI YÖNETİMİ

1. Gruptan Bilgi Veya Tavsiyeler Beklendiğinde 2. Grubun Karar Verme Veya Problem Çözmeye Katılması İstendiğinde 3. Bir Meselenin Açıklığa Kavuşturulması gerektiğinde 4. Bir Bütün Olarak Grubunuzla Paylaşmak İstediğiniz Meseleniz Olduğunda 5. Grup Bizzat Toplantı Yapılmasını İstediğinde 6. Değişik Gruplardan Kimseleri İlgilendiren Bir Mesele Olduğunda 7. Ortada Çok Açık Olmayan Veya Kimleri İlgilendirdiği Tam Belli Olmayan Bir Problem Olduğunda

TEMEL İLKELER Toplantı gündemini belirlemek Toplantıya katılacakları belirlemek Uygun toplantı saatini belirlemek Toplantı gündemini önceden göndermek Toplantının amacını açıklığa kavuşturmak Toplantıları azaltmak Zamanında başlamak ve bitirmek Uzun toplantılarda mola vermek – 1,5/20 Sonuç almaya çalışmak Görevi biten kurulları lağvetmek Toplantı sonunda alınan kararları ve verilen görevleri teyit etmek

Toplantının açılışı Maddeleri gözden geçirme Rolleri netleştirme Saha kuralları koyma, zamanı belirleme Etkili gündem Yer seçimi Araç ve gereçler Katılımcılara bildirim Bir önceki toplantının kısaca özetlenmesi

Telefon bağlanmamalı Cepler kapalı olmalı Rahat ve ulaşılır oturma düzeni olmalı Dikkati dağıtıcı materyaller olmamalı Toplantı kesilmemeli Gündem dışına çıkılmamalı

TOPLANTI BAŞKANININ GÖREVLERİ Bir önceki toplantıyı özetlemek Süreci yönetmek Gündemi özetlemek ve açıklamak Toplantıyı gündem içinde tutmak Saati takip etmek Sessiz kalanları ön plana çıkarmak Gerekli tartışma miktarını sağlamak Teyitleri yapmak

Erken Ayrılanlar Bozuk Plak Şüpheci Kişiler Kafa Sallayanlar Başka Şeylerle Meşgul Olanlar Fısıldayıcılar Ağzı Kalabalıklar Saldırganlar Yorumcular Dedikoducular Bilgiçler Müdahaleciler Fazla Meşgul Olanlar Başkasının Sözünü Kesenler Öğretmen Gözdeleri

Toplantılarda etkili bir kayıt sistemi için Kelimeleri kısaltarak, hızlıca ve doğru şekilde kayıt tutun. Söylenenleri kaçırmayın. Söylenenlerin ana fikrini yazın. Kilit kelimeleri yakalayın.

Toplantıda alınan kararları özetleyin. Kayıtlarınızı gözden geçirin. Görev dağılımını özetleyin. Bir sonraki toplantının yer, saat ve gündemini belirtin.

ÇATIŞMA YÖNETİMİ

Organizasyonel çatışma Bir çalışan ya da TAKIMIN amaç ve hedeflerinin başka bir birey veya TAKIMIN amaç ve hedefleri ile uyumsuz olması sonucu ortaya çıkan hal

Organizasyonel çatışmanın performans üzerine etkileri Yüksek Düşük YüksekDüşükÇatışma düzeyi Performans düzeyi Optimum çatışma düzeyi

Çatışma kaynakları Farklılık Görev ilişkileri Kaynakların kıtlığı

Görev ilişkilerinden türeyen çatışmalar Yetkilerin çatışması Görevlerde karşılıklı bağımlılık Uyumsuz değerleme sistemleri

PONDY’nin organizasyonel çatışma modeli Düzey 1: Potansiyel çatışma Düzey 2: Algılanan çatışma Düzey 3: Hissedilen çatışma Düzey 4: Açık çatışma Düzey 5: Çatışma sonucu

Çatışma türleri Fonksiyonel olan ve olmayan çatışmalar Ortaya çıkış şekli ile ilgili sınıflama Potansiyel çatışma (latent conflict) Algılanan çatışma (perceived conflict) Hissedilen çatışma (felt conflict) Açık çatışma (manifest conflict) Çatışma tarafları ile ilgili sınıflama Kişilerin kendi içlerindeki çatışma Kişilerarası çatışma Kişi ve gruplararası çatışma Grup içi ve gruplararası çatışma Organizasyonlararası çatışma Çatışmanın organizasyon içindeki yeri ile ilgili sınıflama Dikey çatışma (vertical conflict) Yatay çatışma (horizontal conflict) Emir-komuta kurmay çatışması (line-staff conflict) Türüne göre sınıflama Amaç çatışması Rol çatışması Kurumlaşmış çatışma Beliren çatışma

Çatışma nedenleri İşler arası fonksiyonel karşılıklı bağlılık Faaliyetlerin zamanlamasında iç bağımlılıklar Kaynak paylaşımı Amaç farklılığı (birey, bölüm, grup ve organizasyon) Algılama farklılığı Yönetim alanı belirsizliği Haberleşme eksikliği Statü farklılığı Yönetici tarzları farklılığı Çıkar farklılığı Kişilik ve kültür farklılığı Değişen koşulların öngördüğü yeni nitelikler İşçi-işveren arası kutuplaşmalar Örgüt içi güç mücadelesi Bilgi edinme ve göndermede farklılıklar Bilgi sağlamada bağımsızlık

Açık çatışma şekilleri Açık saldırganlık Şiddet İç çatışma Sabotaj Fiziksel sindirme İşbirliği eksikliği

Görüşme ve anlaşma Uzlaşma İlk teklif Karşı teklif Kabul

Takım düzeyinde çatışma yönetimi Uzlaşma İşbirliği Uyum Kaçınma Rekabet

Takım düzeyinde çatışma yönetimi Uyum Uzlaşma İşbirliği RekabetKaçınma Düşük yüksek Bireysel hedefleri gerçekleştirmeyle ilgilenme yüksek düşük Başkalarının hedeflerineulaşmalarına yardım etme

Uzlaşmanın geliştirilmesi Ortak hedefler üzerinde vurgu yapmak İnsanların değil, problemlerin üzerinde durmak İlgi alanlarının üzerine odaklanmak Ortak kazançlar için fırsatlar yaratmak Adil olan konular üzerine odaklanmak

Çatışma yönetimi yolları Kaçınma ve bağlanmama Problem çözme yaklaşımı Yumuşatma Güç kullanma Daha önemli amaçlar belirleme Taviz verme Çatışmaya taraf olanları değiştirme Örgütsel ilişkileri değiştirme Çoğunluk oyu Çatışma kaynağının ortadan kaldırılması

S TRES Y ÖNETIMI

S TRES Stres, kişilerin kendileri için önemli gördükleri fırsat veya tehdit deneyimleridir. Fırsatlar kişiye katkısı olacak, tehditler ise zararı olabilecek olgulardır.

S TRES Fırsatlar Yeni beceriler edinme, yeni işe başlama, vb. Tehditler Çalışan sayısının azaltılması, artan iş yükü, uzun çalışma saatleri, önemli bir toplantıya geç kalma, iş yerinde yaşanan şiddet vb. Tehditler sonucu çalışanın sağlığı, ekonomik durumu, pozisyonu ve kariyeri olumsuz yönde etkilenebilir.

Belirsizlik ve algılar Eğer kişi fırsat veya tehditleri kolaylıkla halledebileceğine inanırsa stres düzeyi düşük olacaktır. Konusunda uzman olan bir doktorla, ilk defa bir ameliyatı tek başına yapacak doktorun yaşayacakları stres düzeyi farklı olacaktır. Rutin işlerin yapılışında stres, rutin olmayan işlere nazaran daha az miktardadır. Stres düzeyi, fırsat ve tehditleri kişilerin nasıl algıladığına bağlı olarak değişecektir. Kişinin yeni işe başlaması, terfi etmesi gibi.

Bireysel farklar ve stres KişilikYetenekler

KİŞİLİK ENVANTERİ Duygusal Dengesizlik DışadönüklükAçıklıkGeçimlilikSorumluluk KaygıSıcakkanlılıkHayal gücüBaşkalarına Güven Beceriklilik Duygusu KızgınlıkSosyallikEstetik EğilimAçık sözlülükDüzen DepresyonBaskınlıkDuygusal EğilimYardımseverlikGöreve Bağlılık Sosyal KaygıHareketlilikDeneyime Açıklık UyumBaşarma Güdüsü Kontrolsüz Davranış Heyecan AramaZihinsel MerakAlçak gönüllükÖzdisiplin Strese YenilmeNeşeAçık GörüşYumuşakbaşlılıkAyrıntılı Düşünme

D UYGUSAL D ENGESIZLIK ( O LUMSUZ D UYGULAR ) Duygusal denge ve uyumu değerlendirir. Yüksek olunca: Strese dayanıksızlık Mantıklı olmayan düşünceler Birşeyi fazlasıyla arzulama Zor durumlarla başetme güçlüğü Düşük olunca: Duygusal olarak tutarlı Sakin, rahat, kolay sinirlenmeme Stresli durumlarla kızmadan başedebilme

A ve B Tipi Kişiliklerin Belirgin Özellikleri Sürekli hareket eder. Hızlı yürür. Hızlı yer, konuşur. Zaman baskısını hisseder. Sabırsızdır. Rekabeti sever. Başarıyı, miktarı ile ölçer. İki şeyi aynı anda yapar. Zaman ile ilgilenmez. Sabırlıdır. Acelesi yoktur. İşi bitirmek için zaman saplantısı yoktur. Suçluluk duymadan dinlenir. Eğlenmek için oyun oynar. A Tipi Kişilik ÖzellikleriB Tipi Kişilik Özellikleri

Yetenek ve stres Kişi, kadronun gerektirdiği yeteneklere sahip değilse yaşayacağı stres seviyesi büyük olacaktır. Aynı şekilde konu ve iş hakkında deneyimi yeterli olan kişilerin de stres düzeyleri az olacaktır.

Stresin Sonuçları Fizyolojik sonuçlar Davranışsal sonuçlarPsikolojik sonuçlar

Tükenmişlik sendromu Tükenmişlik: fiziksel, duygusal ve psikolojik olarak kişinin kendini yorgun hissetmesi Başkalarına yardımla vakti geçen kişilerde görülür. Hemşire, doktor, sosyal hizmetler çalışanları, avukatlar, öğretmenler, polisler gibi. Yardım etmeleri gereken seviyeden daha az yardım ettiklerini düşünerek kendilerini yetersiz hissederler.

Stres ve Performans Arasındaki İlişki Performans düzeyi Yüksek Düşük YüksekDüşük Optimum stres düzeyi Stres düzeyi Çalışan sıkılır. Çalışan stresten iş yapamaz.

Stres Kaynakları İşteki sorumluluklar Kişisel yaşam Grup üyeliği İş-yaşam dengesi Çevresel belirsizlik

Kişisel stres kaynakları Büyük olaylar Sevilen birinin ölümü Boşanma Önemli bir hastalık Tutuklanmak Evlenmek Yeni bir ev almak Bebek sahibi olmak Küçük olaylar Trafik cezası Akrabalarla anlaşmazlık Trafikte sıkışmak Tatile çıkmak Yeni bir göreve atanmak

İşle ilgili stres kaynakları Rol çatışması - Role conflict Rol belirsizliği - Role ambiguity Fazla iş yüküne sahip olmak - Overload Az iş yüküne sahip olmak - Underload Yeni görevler Ekonomik refah (primli ücret) ve iş güvenliği (işten çıkarmalar)

Takım ve örgütle ilgili stres kaynakları Kültürel farklılıklar, uluslararası firmalar Siemens, Toshiba ve IBM’in New York’ta kurduğu bilgisayar firmasında yaşananlar Rahatsız iş koşulları Aşırı gürültü, aşırı sıcak, kötü ofis ve atölye ortamı, yasaklanan molalar Güvensiz iş koşulları Şirket birleşmeleri ve gelecek hakkındaki belirsizlik

İş-yaşam dengesi Ebeveynlerin bakımı Çocuk bakımı Değer çatışması

Bireysel olarak stresle başa çıkma Problem odaklı Zaman yönetimi Mentoring Rol görüşmesi Duygu odaklı Spor Meditasyon Sosyal destek Tıbbi destek

Zaman yönetimi adımları Yapılacak işlerin listesini yapmak Öncelikleri belirlemek Her bir iş için gerekli zamanı tahmin edebilmek

Örgütsel olarak stresle başa çıkma Problem odaklı İşlerin yeniden tasarımı İş rotasyonu Belirsizliğin azaltılması İş güvenliği Çocukların bakımı için fırsat yaratma Esnek çalışma saatleri ve iş paylaşımı Telecommuting Duygu odaklı Kurum içi spor tesisleri Organizasyonel destek Çalışana destek programları Kişisel günler/ uzun süreli izinler