SAKARYA ÜNİVERSİTESİ e-MY İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ Yrd.Doç.Dr.Tuba CANVAR KAHVECİ

İÇERİK İş analizi ve yöntemleri, İş tanımı ve iş gerekleri, İş dizaynı yaklaşımları,

İŞ ANALİZİ İşin ne olduğu, ne gibi davranışlar ve eylemler gerektirdiği bilinirse bu davranış ve eylemlere uygun kişiler alınır ki bu da iş ile bu işi gerçekleştirecek birey arasında uyumu sağlar. Dolayısıyla işin dikkatli bir biçimde küçük parçalara ayrılarak somut davranışlar düzeyinde analiz edilmesi önemlidir. İş analizi, işlerin içeriklerinin çözümlenmesi yoluyla işin yapılması sırasında rol alan tüm etkenlerin belirlenmesi biçiminde tanımlanabilir.

İŞ ANALİZİ İşletmelerdeki iş analizi faaliyetleri, – işlerin içerdiği görev, sorumluluk ve çalışma koşullarını – işleri yapacak olan kişilerde bulunması gereken bilgi, beceri ve yetenekler belirlemeye yönelik çabalardan oluşur. İş analizi sürecinde işlere ilişkin genel olarak – işlerin içerdiği görevlerin nasıl yapıldığını, – kullanılan araç, gereç, malzeme ve teçhizatı, – çalışma koşullarının özelliklerini ve işlerin diğer işlerle olan ilişkilerini hakkında veriler çeşitli yöntemlerle sağlanır.

İŞ ANALİZİ 1.İKY açısından; iş analizleri işletmelerde insan kaynakları planlama, ücret-maaş yönetimi, eğitim vb. konularda İKY’ne veri sağlayacak nitelikte hazırlanmıştır. 2.Endüstri Mühendisleri açısından; İş analizi kavramını daha geniş olarak tanımlar ve bu kavramın kapsamına işlere ilişkin yapılan bir takım kantitatif çalışmaları da ekler. Bu çalışmalara örnek olarak iş basitleştirme, zaman-hareket etüdleri, yöntem geliştirme, iş ölçümü gibi faaliyetleri verebiliriz.

İŞ ANALİZİ KULLANIM ALANLARI İş Analizi İş Tanımları ve İş Gerekleri Örgütsel Kullanımlar Örgüt Planlaması Örgüt Tasarımı Örgüt Geliştirme Personel Yönetimi Faaliyetleri İşgücü planlaması İşe yerleştirme İşe alıştırma Eğitim ve geliştirme Başarı değerlemesi Ücret yönetimi İş değerleme Toplu pazarlık ve sözleşme yönetimi Personel hizmetleri Kariyer danışmanlığı Endüstri Mühendisliği İş ve görev tasarımı Yöntem/araç geliştirme Zaman-hareket etüdleri İş ölçümü İş güvenliği tasarımları

Bir iş analizinin genel olarak içermesi gereken bilgiler şunlardır: – İşin içeriği, – İşin gerçekleştirilmesi sırasında ihtiyaç duyulan araç-gereçler, – Üretilen mamül veya hizmetin türü ve nitelikleri, – İşin yapılabilmesi için gereken aşamalar ve davranışlar, – İşin gerçekleştirilmesi süreci, – Çalışmanın gerçekleştirildiği ortam ve koşullar, – İşin gerektirdiği yaş, cinsiyet, eğitim, zihinsel ve özel yetenekler, kişilik özellikleri gibi bireysel özellikler, – İşin gerektirdiği kurum içi ve dışı ilişkiler, – İşte kime karşı sorumlu olunduğu, – İşin sorumluluğu, riski ve tehlikeleri, – İşin yürütülmesi için gerekli yetki. İŞ ANALİZİ

Gözlem: Gözlem yöntemi daha çok basit, tekrarlardan oluşan ve kısa sürede tamamlanan işlerin analizinde etkin olur. Gözlem yöntemi ile işin yapıldığı ortam ve koşulları, tehlikeleri, kullanılan araç ve teçhizatlar hakkında bilgi edilebilirken ne tür bilgi ve beceri gerektirdiği konusunda bilgi edinilemez. Diğer yöntemlerle birlikte kullanılması durumunda daha etkili olacaktır. İŞ ANALİZİ BİLGİ TOPLAMA YÖNTEMLERİ

Anket: Bu yöntemde, ayrıntılı şekilde hazırlanan formların işgörenler tarafından doldurulması ve sonrasında üstleri tarafından kontrol edilerek İKY birimine teslim edilmesi yoluyla bilgiler toplanır. İşgörenlerin fikirlerini iyi ifade edememeleri, eksik veya yoruma açık bilgiler vermeleri bu yöntemin sakıncaları arasındadır. İŞ ANALİZİ BİLGİ TOPLAMA YÖNTEMLERİ

Mülakat: En çok kullanılan yöntemdir. Bu yöntem anketle birlikte kullanıldığında daha etkin sonuçlar alınabilmektedir. Diğer yöntemler: Uzmanların bilgisine başvurma, günlük kayıtlardan (vardiya kayıtları gibi), yazılı rapor ve benzeri belgelerden yararlanma, işaretleme listesi, süreç tanımlama gibi bazı yöntemler. İŞ ANALİZİ BİLGİ TOPLAMA YÖNTEMLERİ

İşe ilişkin davranış, eylem, prosedür, içerik, kapsam, yetki ve sorumluluklar iş (görev) tanımını oluşturur. İş tanımında ağırlıklı olarak söz konusu işi yapacak bireyden beklenenler tanımlanır. İş tanımı, iş tarifi veya görev tanımı olarak da adlandırılır. İş analizi işi en küçük ve somut davranış düzeylerine ayırırken görev tanımı genel olarak işin gerçekleştirilmesi için gerekenleri içerir. İŞ TANIMI

İş tanımı ile İş analizi birbirlerinden şu noktalarda farklılaşmaktadırlar: – İş analizi işe yönelikken iş tanımı bireye yöneliktir. – İş analizi daha genişken iş tanımı daha özet bilgi içerir. – İş analizi kurum için, görevlendirme için ve ağırlıklı olarak konunun uzmanları tarafından hazırlanırken iş tanımı daha çok kendilerinden beklenenleri belirtmek üzere çalışanlara verilmek üzere hazırlanır. İŞ TANIMI

İş tanımlarında, işlerin aşağıda belirtilen özelliklerine ilişkin bilgiler bulunmaktadır: – İşin Tanıtılması: İşin unvanı, varsa kod numarası, ait olduğu bölüm ve işin özeti. – İşin İçerdiği Görevler: Hangi görevlerin nasıl yapıldığı çok ayrıntısına girilmeden, yapılış sırasına ya da kronolojik esasa göre (günlük, haftalık, aylık) görevlerin yapılış amaçları da kısaca belirtilerek tanımlanır. Bazı iş tanımlarının bu bölümünde görevlerin işin bütünü içinde ne kadar süre gerektirdiği ya da göreceli önem dereceleri (yüzdesel yada puanlarla) de belirtilmektedir. İŞ TANIMI

İş tanımlarında, işlerin aşağıda belirtilen özelliklerine ilişkin bilgiler bulunmaktadır: – İşin İlişkili Olduğu Diğer İşler ve İşin Gerektirdiği Gözetim: İşin yatay ve dikey olarak diğer işlerle olan ilişkisi belirlenir. Dikey ilişkiler, gerektiğinde terfilerle ilgili kararlara yardımcı olacaktır. Yatay ilişkilerle de iş akışı ve işin prosedürleri belirlenecektir. İşin kendisinin gerektirdiği gözetim ve işin hangi işlerin gözetiminden sorumlu olduğu da bu bölüme eklenebilir. İŞ TANIMI

İş gerekleri herhangi bir işi uygun bir biçimde yapabilmek için kişide bulunması gereken özellikleri içerir. İş gerekleri, iş analizi sürecinde toplanan bilgilerle ve genellikle de iş tanımlarının hazırlanmasından sonra, iş tanımlarındaki belirli görev ve sorumlulukları temel alarak hazırlanır. İş gereklerinin içerdiği bilgiler eğitim, deneyim, yaş, zihinsel ve fiziksel beceriler vb. konulardır. İŞ GEREKLERİ

Belirli bir iş ya da birbirlerine bağımlı işlerden oluşmuş sistemlerin, hem çalışanların iş deneyimlerini, hem de işleri başında verimlerini artırmak amacı ile değiştirilmesini içeren faaliyetlere iş dizaynı denir. İş dizaynı faaliyetlerinde işletmeler üç amacı birlikte gerçekleştirmek gerekir: – Örgüt açısından verimlilik, kalite ve maliyetlerde gelişme göstermek, – Çalışanlar açısından iş tatmini sağlamak, – Toplumsal açıdan da var olan çeşitli kurum, düzenleme ve sistemlere ters düşmemek gibi. İŞ DİZAYNI

İş dizaynı uygulamalarında dikkate alınacak başlıca unsurlar şunlardır: – Örgütsel unsurlar İşlerin basitleştirilerek daha kısa zamanda öğrenilmesi ve hatasız gerçekleştirilmesi işgücü maliyetlerinden ve zamandan tasarruf sağlayarak etkinliği artıracaktır. İş dizaynı çalışmalarında da, iş akışındaki sıra bozulmamalıdır. İş dizaynı çalışmalarında geleneksel iş uygulamaları dikkate alınmalıdır. İş dizaynı çalışmalarında yapılacak düzenlemelerin ergonomi ilkeleri ile çelişmemesi gerekir. İŞ DİZAYNI

İş dizaynı uygulamalarında dikkate alınacak başlıca unsurlar şunlardır: – Çevresel unsurlar Çalışanların yetenek ve yatkınlıklar, Sosyal ve kültürel beklentiler, – Davranışsal unsurlar Özerklik, Beceri çeşitliliği, Görevle özdeşleşme, Görevin önemliliği, Geri besleme, İŞ DİZAYNI

İŞ DİZAYNI Temel İş BoyutlarıKritik Psikolojik Durumlar Kişisel ve İş Çıktıları Beceri Çeşitliliği Görevle Özdeşleşme Görevin Önemi İşin anlamlı olduğuna ilişkin deneyim Özerklik İşin çıktılarından sorumlu olma deneyimi Geri Besleme İş faaliyetlerinin sonuçlarına ilişkin bilgi Yüksek kalitede performans Yüksek içsel iş motivasyonu İşten duyulan yüksek tatmin Düşük devamsızlık ve işgücü devri Bireydeki kişisel gelişim ihtiyacının gücü

İş Basitleştirme – İş basitleştirmede işler etkinliği artırmak amacı ile bölünebilen en basit görevlere ayrılırlar. Böylece kişiler işlerini oluşturan bu basit görev/görevleri daha kısa zamanda öğrenecek ve daha hatasız yapabileceklerdir. İş Rotasyonu – İş rotasyonu kişinin önceden belirlenmiş bir programa ve bu programda öngörülen sürelere göre, o anda yaptığı işle ilgili diğer bazı faaliyet ya da görevlere geçişi ve bunları sırasıyla gerçekleştirmesi olarak tanımlanır. Bir eğitim yöntemi olarak da kullanılan bir tekniktir. İŞ DİZAYNI YAKLAŞIMLARI

İş Genişletme ve İş Zenginleştirme – İş genişletme ve iş zenginleştirme, işlerin yatay ya da dikey olarak yeni görevlere yüklenerek, yapılarının değiştirilmesi olarak tanımlanır. – İşlerin yatay olarak yeni görevlerle yüklenmesi, yani iş genişletme sürecinde işlerin kapsamı sadece yapısal özellikleri aynı olan diğer bazı görevler eklenerek genişletilmektedir. Yapılan işin güçlük derecesi, kişiye sağladığı sorumluluk duygusu, kullanılan becerilerin çeşitliliği aynı kalmaktadır. Kişinin yaptığı işi oluşturan görevlerde nitel değil, nicel bir değişiklik sağlanmaktadır. İŞ DİZAYNI YAKLAŞIMLARI

İş Genişletme ve İş Zenginleştirme – İş zenginleştirme sürecinde, işin içeriğinin çalışanlara başarı, kişisel gelişim ve tanınma olanağı sağlayacak ve onlara daha çok sorumluluk yükleyecek, daha anlamlı ve çekici hale gelecek biçimde değiştirilmesi söz konusu olmaktadır. – İş genişletmede kişinin yaptığı işlemler sayı ve çeşitlilik açısından arttırılırken, iş zenginleştirmede işinin planlama, karar alma ve yürütme aşamalarında söz sahibi olması sağlanan kişinin gerçekleştirdiği faaliyetlerin düzeyinde de bir değişiklik olmakta ve işin içeriği motivasyon yönünden iş genişletmeye oranla daha güçlü bir hale dönüşmektedir. İŞ DİZAYNI YAKLAŞIMLARI

Ekibe Dayalı İş Dizaynı – Özerk çalışma grupları (autonomous work groups) oluşturarak işlerin çalışma grupları için yeniden dizaynının iş tatmini ve örgütsel etkinlik açısından işletmelerde yararlı olabilmektedir. – Özerk çalışma grupları genel olarak sayıca yirmi kişiyi aşmayan, üyeleri arasında yakın ilişki ve grup görevinin gerçekleştirilmesinde ortak çabaların söz konusu olduğu, işlerin planlama ve yürütülmesine ilişkin kararlarda değişen oranlarda sorumluluğu olan kişilerin, bütünlüğü olan bir görev ya da işi yaparken çeşitli iş rolleri üstlendiği gruplar olarak tanımlanabilir. İŞ DİZAYNI YAKLAŞIMLARI

İşgücünde Esneklik – İş dizaynlarında işgücü esnekliği, Esnek işgücü statüleri, Geçici İşgörenler, Kısmi Zamanlı (Part-time) Çalışanlar, Esnek Çalışma Saatleri, Sıkıştırılan İş Haftaları, Evden Çalışma, İŞ DİZAYNI YAKLAŞIMLARI

Uyargil C., Adal Z., Ataay İ.D., Acar A.C., Özçelik O., Dündar G., Sadullah Ö., Tüzüner L., İnsan Kaynakları Yönetimi, İ.Ü.İşletme Fakültesi İnsan Kaynakları Yönetimi Anabilim Dalı, Beta Basım A.Ş., İstanbul Fındıkçı İ., İnsan Kaynakları Yönetimi, Alfa Basım Yayım Dağıtım Ltd.Şti., 7.Baskı, İstanbul Gök S., 21.Yüzyılda İnsan Kaynakları Yönetimi, Beta Basım Yayım Dağıtım A.Ş.,1.Baskı, İstanbul Sabuncuoğlu Z., İnsan Kaynakları Yönetimi, Ezgi Kitabevi Yayınları, 1.Baskı, Bursa Etçioğlu E., İnsan Kaynakları Yönetimi Ders Notları, Sakarya Üniversitesi, e-Mühendislik Yönetimi Tezsiz Yükseklisans Programı. Kaynaklar