Enterprise Resource Planning ERP Sistemleri

ERP nedir? İş planlama ve kontrol ile ilgili kararlara destek olmada bir software yaklaşımdır Aynı zamanda çeşitli fonksiyonel alanlardaki uygulamaları bütünleştiren yazılımı tanımlar. Entegrasyon, firma içerisindeki tüm fonksiyonlar ve bilgi işlem uygulamaları tarafından paylaşılan bir bilgi kaynağı (database) vasıtasıyla gerçekleşir

ERP Yazılım Özellikleri Çok fonksiyonel olmalı, finansal verileri para birimi cinsinden, satın almaları malzeme miktarı cinsinden, vb. takip edebilmeli Entegre olmalı: Herhangi bir işlem, o işlem ile ilgili tüm fonksiyonel bileşenleri gerektiği gibi değiştirmeli Modüler olmalı; sisteme ekleme ve çıkarma yapmak kolay olmalı Klasik MPC (talep tahmini, üretim planlama, stok yönetimi vb.) gibi aktivitelerini içermeli.

Multifonksiyonel Manufacturing and logistics Manufacturing planning and control Sales and operations planning (front end) Material and capacity planning (engine) Material and vendor management (back end) Enterprise resource planning Enterprise planning models Enterprise performance measures Data warehousing Report generation Transaction processing Human resource management Finance Sales and marketing

Entegre Bir fonksiyonel alana yapılan bilgi girişi, diğer fonksiyonel alanlara da bilgi olarak girer Aynı bilginin tekrar sisteme girilmesi, yani hata oluşma ihtimali azalır Toplu bir bakış yaratır

Talep tahminiİmalat Planlama Malzeme PlanlamaStok Yönetimi ÜPK aktivite desteği

Uyumlu tanım/sayılar Örneğin talebi nasıl ölçülmeliyiz? İmalat bittiğinde mi, malzeme bitmiş ürün stoğundan çıktığında mı, faturalandığında mı, teslim edildiğinde mi? ERP Talep, Stoksuz kalma, Hammadde, WIP, ve üretilmiş mamul stoğu vb. büyüklükler için uyumlu tanımlar gerektirir/kullanır

ERP görevleri: Arz ve talebin dengelenmesinde yardımcı olmak üzere kurum çerçevesinde bir yönetim aracı oluşturmak Komple bir tedarik zinciri boyunca müşteri ve tedarikçileri birleştirebilme özelliğine sahip bir sistem oluşturmak Karar vermede yardımcı olacak, kanıtlanmış uygulamalar içermek Firma içindeki farklı bölümlerde (satış, pazarlama, imalat, lojistik, satın alma, finans, yeni ürün geliştirme, insan kaynakları, vb.) yüksek derecede çapraz entegrasyon sağlamak İşletmelerin, masraf/envanterleri düşürerek yüksek üretkenlik ve müşteri memnuniyeti sağlamak ve e- ticaret’e imkan vermek

ERP ile elde edilen kazançlar Gereksiz tekrarlanan proseslerin ortadan kaldırılması Bilginin artan doğruluğu ve güvenirliği Hızlı bilgi akışının sağlanması Müşteri isteklerine daha hızlı cevap verebilme

ERP hedefleri Sistemde malzemeler ilerlerken, bu ilerleyişin efektif bir biçimde takibi/ koordinasyonu ERP’nin esas amacıdır. ERP’nin diğer bir amacı da, ‘Karar Desteği’ oluşturmaktır (işletmenin yürütülmesi ile ilgili mantıklı kararlar vermede yol gösterme)

ERP software seçiminde dikkat edilecek noktalar İşletmenin çapı, dikey entegrasyon derecesi, uluslararası olma derecesi İhtiyaç olunan fonksiyonlar Üretim sistem özelliği (sürekli üretim, parti üretim, vs.) Sofistike olma ve benzersizlik derecesi.

ERP software seçiminde dikkat edilecek noktalar Proseslerin firma ihtiyaçlarına göre ayarlanmasına olan gereksinim Bütçeden bu işe ayrılan yatırım miktarı Altyapı yeterliliği. Endüstrinin konumu

ERP Fonksiyonel birimleri nasıl birleştirir? ERP Modülleri dört alanda odaklanmıştır: Finans, İmalat ve Lojistik, Satış ve Pazarlama, İnsan Kaynakları. Küçük değişiklikler sürekli eklenebilir ama büyük değişiklik 5-8 yılda bir yapılır. FINANS: Tüm finansal bilgiler hızlı bir biçimde girilip, bu bilgilere aynı hızda ulaşılabilir. Örneğin müşteriden alınan sipariş, imalatı başlatırken, malzeme üretilip gönderildiğinde, muhasebe kayıtlarına müşteri borçlu olarak geçer.

İMALAT VE LOJİSTİK: Bu birim en kapsamlı ve kompleks olan birimdir. Bileşenleri: SOP, pazarlama, operasyon, finans ve insan kaynakları planlanmaları Tedarik zinciri içerisindeki işlemleri kapsayacak biçimde malzeme yönetimi (satınalma, tedarikçilerin değerlendirilmesi, muhasebe) Tesis bakımı planlaması, TPM Kalite yönetimi İmalat planlama ve kontrol Proje yönetimi

SATIŞ VE PAZARLAMA: Bu sistem bileşeni müşteriler ile iletişim, talep yönetimi, dağıtım, ihracat işlemleri, nakliye, faturalama ile ilgili operasyon ve takipleri gerçekleştirir.

İNSAN KAYNAKLARI İnsan kaynaklarının yönetimi, çizelgelemesi; ödeme, işe alma, eğitime alma, gibi işlemleri içerir Fonksiyonlar: Maaş işleri, sosyal sigorta, iş müracatları değerlendirmesi, geliştirme planlamaları, iş gücü planlaması, çizelge ve vardiya planlama, zaman yönetimi, seyahat masraf muhasebesi

Ek birimler: Yapıya özel Software Standart modüllere ek olarak APO (Advance Planning and Optimizing) gibi, optimum çözümleri bulmada yardımcı olabilecek ek modüller de mevcuttur Tedarik zinciri içerisindeki birimlerin birbirleri ile daha uyumlu haberleşmesini sağlayacak özel uygulamalar

Bilgi entegrasyonu İşletmenin yürütülmesi ile ilgili aktiviteler, belirli bir işlem ile bilgi bankasında kayda geçer. Bu şekilde aynı bilginin birkaç kere girilmesi sonucu oluşacak zaman kaybı önlenmiş olur İşlemler gerçek zaman biriminde gerçekleşir. ERP sistemi ile direkt ilgili olmayan işlemler, genellikle farklı bir data prosesörü (100+terabyte) kullanılır.

Süreç: Satın alma– Belirlenmiş bir kaliteye göre (minimum) en düşük fiyatı verenden alma (ikincil olarak teslim süresi, güvenilirlik, cevap alabilme gibi etkenler değerlendirilebilir) İmalat – Ürünün en maliyette imali (minimum ekipman downtime, ekipman ve işgücünün efektif kullanımı, kalite, seri üretim eğilimi

Süreç: Satış ve Dağıtım – Ürünün, imalat yapılan yerden müşterinin istediği yere en düşük masraf ile gönderilesi. (malzemelerin firma içine ve dışıma akışı – lojistik) Düşük stok tutma isteği, hızlı cevap verme süreleri, müşteri memnuniyeti gibi diğer etkenler ile entegre olması gerekir.

Integrated Supply Chain Metrics Developed by the Supply Chain Council Designed to measure the impact of decisions on the entire supply chain Avoids development of functional silos by developing metrics that reflect the entire supply chain

ERP sistem verimliliğinin performanslar ile ölçülmesi ÖlçütTanım Çok iyi Orta Teslimat performansı Siparişlerin yüzde kaçı planlanan zaman çizelgesine göre gönderildi? 93%69% Siparişin teslim süresi Sipariş zamanından müşteriye teslime kadar geçen süre 135 gün 225 gün Garanti masraflarının ciroya göre yüzdesi Garanti masrafı/ciro1.2 %2.4 % Nakitten-nakte çevrim süresi (Cash-to-cash cycle time) Hammadde satınalmada kullanılan naktin, müşterilere satıştan kaynaklana nakte dönüşme süresi 35.6 days 99.4 days

Supply Chain Metrics Source: Supply Chain Council MeasureDescriptionBest-in- Class Average Delivery performance Percentage of orders shipped according to schedule 93%69% Fill rate by line item Percentage of actual line items filled97%88% Perfect order fulfillment Complete orders shipped on time92.4%65.7% Order fulfillment lead time Time from when an order is placed until it is received by the customer 135 days225 days Warranty costWarranty expenses as a % of revenue1.2%2.4% InventoryDays of supply held in inventory55 days84 days Cash-to-cash cycle time Time required to turn cash used to purchase raw materials into cash received from customers 35.6 days99.4 days Asset turnsMeasure of how many times per year assets are used to generate revenue 4.7 turns1.7 turns

Cash to cash cycle time Satınalma Çevrimi İmalat Çevrimi Satış/Dağıtım Çevrimi Malzemelerin satınalma masrafı Accounts Payable=Borç Hammadde Stoğu WIP Bitmiş mamul stoğu Dağıtım envanteri Accounts Receivable =Alacak

Nakitten-nakte çevrim süresi (Cash-to-cash cycle time) Satın alma, imalat ve satış/dağıtımı beraber değerlendiren bir parametre. Nakit akışını ölçen bir parametre (geldiği yer, kullanım ve net değişim) Operasyon çevrimi – hammadde için harcanan paranın, girdi olarak girmesine kadar geçen süre Nakitten-nakte çevrim süresi = malın stokta kalma süresi + satış süresi – ortalama ödeme süresi (Cash-to-cash cycle time = inventory days of supply + days of sales outstanding – average payment period for material. Genel anlam: Hammadde için ödeme ile satışı yapılan ürünlerin ödemesinin alınması arasındaki fark.

ERP içinde Nakitten-Nakte Çevrim Süresi hesabı

Nakitten-nakte çevrim süresi hesaplaması Cari borç (Accounts payable) – Satınalma departmanının tedarikçiler ile yaptığı kredi anlaşmasına bağlı olarak, firmanın tedarikçilerine olan toplam borcu (firmanın kredisi) Envanter hesabı – Firma içindeki toplam envanter (hammadde, ara stok(WIP), bitmiş ürün, ve dağıtım merkezi). Nakit değeri miktara ve toplam ürün masrafına bağlı (satınalma, imalat ve satışa bağlı)

Nakitten-nakte çevrim süresi hesaplaması Satış maliyeti – Ürünün, hammaddeden müşteriye teslimine kadar geçen süredeki firma içi maliyet. Genellikle toplam satış üzerinde % ile ifade edilir. Satış: Belirli bir süre içinde satıştan kaynaklanan toplam gelirler, ciro Cari Alacak (Accounts receivable) müşterilerin firmaya olan borcu

Nakitten-nakte çevrim süresi hesaplaması 1- Satışların nakte dönüşmesi bir firma için ne kadar sürer? Cari alacakta bekleyen satış günü sayısı S d = S/d S = d günde yapılan satış ($) S d = Ortalama günlük satış ($/day)

Nakitten-nakte çevrim süresi hesaplaması Cari alacak ortalama gün sayısının hesaplanması AR d = AR/S d AR = accounts receivable (cari alacak) ($) S d = Ortalama günlük satış ($/day) AR d = ortalama cari alacak gün sayısı ($/Ave daily sales).

Nakitten-nakte çevrim süresi hesaplaması 2. Envanter çevrim süresi hesabı: Satış maliyeti ile ilişkin envanter gün sayısı C d = S d *CS S d = Ortalama günlük satış ($/day) CS = Satış maliyeti (Cost of sales as %) C d = Ortalama günlük satış maliyeti [average daily cost of sales ($/day) ] I d = I/C d I = Şu anki toplam stok değeri I d = Ortalama stokta kalma süresi

Nakitten-nakte çevrim süresi hesaplaması 3. Ortalama cari borç gün sayısının hesaplanması AP d = AP/C d AP accounts payable (cari borç) $ AP d = Ortalama cari borç gün sayısı C d = Ortalama günlük satış maliyeti [average daily cost of sales ($/day) ]

Nakitten-nakte çevrim süresi hesaplaması CCT = AR d + I d - AP d = Cari Alacak Gün adedi+ Envanter gün adedi – cari borç gün adedi CCT = AR/S d + [I/C d - AP/C d ] Örnek: Satış (30 gün – 1000 cinsinden) = $1, gün sonunda cari alacak AR = $ 200 Envanter değeri = $ 400 Satış maliyeti CS = 60% Cari borç AP = $ 160 S d =1020/30 = 34($/d) C d = 34*0.6 = 20.4 ($/d) CCT = 200/ / /20.4 = – 7.84 = (d)

Nakitten-nakte çevrim süresi hesaplaması Örnek 2: DELL CCT = AR d + I d - AP d DELL Oct 2003 Annual CCT = AR/S d + I/C d - AP/C d Satış (365 gün sonunda) = $ Cari Alacak AR = $ 3142 Envanter değeri = $358 Satış maliyeti = 82% Cari borç AP = $ S d =35404/365 = 97 C d = 97*0.82= CCT = 3142/ / /79.54 = – =

Nakitten-nakte çevrim süresi hesaplaması CCT = AR d + I d - AP d GATEWAY Sep 2003 (9) CCT = AR/S d + I/C d - AP/C d Sales (272 at end) = $ 2527 Accounts Receivable = $ 216 Inv. Value at end = $100 Cost of sales = 90% Accounts payable = $ 248 S d =2527/272 = 9.3 C d = 9.3*0.9= 8.36 CCT = 216/ / /8.36 = – = 5.52

Bazı ERP prensipleri Efektivitenin sağlanması için fazla işlemlerin azaltılması gerekir Bilgi doğruluğu ve etkinliği, bilginin sisteme girer girmez erişilmesi ile gerçekleşir ERP, sadece bilgisayar altyapısı ve software’den oluşur. Ancak proseslerin, ERP sistemini destekleyici biçime getirilmeleri gerekir Şirketin, kapsamlı performans ölçüm kriterlerini tanımlaması ve bunlar ile alakalı prensipler ve hedefleri belirlemesi gerekir..