ERASMUS+ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ TOPLANTISI Genel Bilgilendirme

Toplantı Programı Öğrenci sigortalarıyla ilgili Bilgilendirme Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Genel Bilgilendirme Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Belgeleri Erasmus Kulübü Tanıtım (ESN Tanıtımı) Soru ve Cevaplar

Ofis Şeması Uzm. Seyhan ÇAĞLAR ERDOĞAN Uzm. Şener KARAOSMANOĞLU Okt. Zehra ŞAHİN BEKTAŞ Portekiz, Macaristan, İtalya, İspanya, Estonya, Hırvatistan, Norveç, Bulgaristan, Finlandiya, Hollanda Polonya, Avusturya, Danimarka, İsveç, Slovakya, Yunanistan, İrlanda, İngiltere, İzlanda, Lüksemburg Çek Cumhuriyeti, Almanya, Litvanya, Romanya, Letonya, Fransa, Lihtenştayn, Makedonya, Belçika, Slovenya Prof. Dr. Ertuğrul BİLGİLİ Erasmus Kurum Koordinatörü Bölüm Erasmus Koordinatörleri Ders Seçimi-Ders Eşleştirme-Not Dönüştürme

Temel Bilgiler Faaliyet süresi, her bir öğrenim kademesi(L/YL/D) için ayrı ayrı geçerli olmak üzere aynı akademik yıl içerisinde tamamlanabilecek 3 ila 12 ay arasında bir süre olabilir. Faaliyetin 1 Haziran 2015 – 30 Eylül 2016 tarihler arasında gerçekleşmesi zorunludur. Erasmus öğrenci faaliyetinden faydalanan bir öğrenci ayrıca Staj programından faydalanabilir. Bir dönem giden öğrencilerin 30, iki dönem giden öğrencilerin 60 AKTS kredisine denk gelen ders almaları veya tez çalışması yapmaları gerekmektedir.

Süreç Feragat ve becayiş dilekçelerinin değerlendirilmesi ve nihai sonuçların açıklanması İlk Başvuru Evraklarının ofise teslim edilmesi (31 Mart-1 Nisan 2016 Öğrenci Danışma Saatlerinde) Nomination Process – Öğrenci isimlerinin karşı kurumlara e-posta ile bildirilmesi ve aynı e-postaların öğrencilere bilgi olarak iletilmesi

Hatırlatma! Yurtdışındaki kurum, kapasite nedenleri veya farklı nedenlerden dolayı hatta hiçbir gerekçe göstermeksizin öğrencileri kabul etmeme hakkına sahiptir. Yerleşmiş olduğu anlaşmalı üniversiteden kabul mektubu(letter of acceptance) alamayan öğrenci programdan faydalanamaz. Dış İlişkiler Ofisi sadece ön yerleştirme yapar ve karşı kurumun kabul etmediği öğrenciler için başka bir kuruma yerleştirme yapmaz.Öğrenci böyle bir yerleştirmeyi talep edemez. Bir öğrencinin asil ya da yedek olarak listelerde yer alması programdan kesin olarak faydalanma hakkı kazandığı anlamına gelmemektedir.

Önemli!!! Öğrenci yerleştiği kurumun son başvuru tarihi geçmeden başvuru yapmak zorundadır. Karşı kurumun son başvuru tarihini kaçıran öğrenci programdan faydalanma hakkını kaybeder. Anlaşmalı üniversitelerin son başvuru tarihlerinde değişiklik yapma hakları vardır.Bu yüzden öğrencinin her başvuru döneminde yerleştiği kurumun internet sayfasından bakarak veya doğrudan karşı kurumla irtibata geçerek güncel son başvuru tarihini öğrenmesi kendi yükümlülüğüdür. Erasmus+ Ofisi internet sayfasında yayınlanan ikili anlaşmalar tablosunda yer alan son başvuru tarihlerini kontrol ettikten sonra başvuru yapmak öğrencinin diğer bir yükümlülüğüdür.

Önemli!!! Başvuru formunu doldururken her bir öğrenci güncel ve sürekli kullandığı e-posta adresini sisteme girmekle yükümlüdür. Eğer öğrenci kullanmadığı veya yanlış e- posta adresini sisteme girerse ve bu sebepten ötürü Dış İlişkiler Ofisi veya anlaşmalı üniversite tarafından gönderilen önemli bir bildirim veya belgeye ulaşamazsa, sorumluluk kendisine aittir.

Hatırlatma!!! Bu aşamadan sonra mücbir sebep dışında bir sebepten dolayı vazgeçen öğrencilerin önümüzdeki iki başvuru dönemi boyunca Erasmus başvurusu yapması sistem tarafından engellenecektir.

Erasmusla İlgili Anahtar Sözcükler Home Institution veya Sending Institution (Öğrencinin kendi kurumu yani KTÜ) Receiving Institution veya Host Institution (Öğrencinin misafir olacağı yurtdışındaki kurum) Institutional Coordinator ( Kurum koordinatörü, KTÜ’de Prof.Dr.Ertuğrul BİLGİLİ) Departmental Coordinator (Bölüm Koordinatörü)

Erasmusla İlgili Anahtar Sözcükler ECTS – European Credit Transfer System (Avrupa Kredi Transfer Sistemi) Academic Recognition (Akademik Tanınma – Yurtdışında alınan derslerin öğrencinin kendi üniversitesindeki derslerine eşdeğer sayılması) Incoming Student (Yurtdışından Gelen Öğrenci) Exchange Student (Değişim Öğrencisi) International Office, Erasmus Office, IRO….vb (Uluslar arası Ofis veya Erasmus Ofisi)

Karşı Kurumdan Davet Almak için Hazırlanması Gereken Evraklar ▪ Application Form ▪ Student Information ▪ Learning Agreement ▪ Ders Tanınma Belgesi (karşı kuruma gönderilmeyecek) ▪ Transcript of Records

İlk Başvuru Evraklarını Hazırladıktan Sonraki Süreç -Yurt dışına Belgeler Nasıl Gönderilmeli? Taratarak e-posta ile gönderilebilir - Hangi Belgeler Geri İstenmeli? Karşı kurumun imzalaması gereken belgeler - Hangi Adres Verilmeli? Ofis veya kendi adresiniz - Yurtdışına Gönderilen Belgelerin Geri Gelmesi - Ödeme için Learning Agreement Gerekli - Kabul veya Davet Mektubunun Gelmesi Fotokopisi mutlaka ofise iletilmeli.

İlk Başvuru Evraklarını Hazırladıktan Sonraki Süreç Pasaport Sigorta Vize Çevrimiçi Dil Desteği

Konaklama Dış İlişkiler Ofisi, Erasmus+ Programı ile yurtdışına çıkacak olan öğrencilere konaklama imkanı sunmaz veya konaklama için yer bulmaz. Konaklama imkanı öğrencinin yurtdışında yerleşmiş olduğu üniversite tarafından sunulur. Anlaşmalı üniversite kendi yurtlarında, özel yurtlarda veya misafirhanelerde öğrencilere konaklama imkanı sunabilir ancak anlaşmalı üniversite Erasmus+ öğrencilerine konaklama imkanı sunmak ile yükümlü değildir. Öğrenci kendisine konaklama imkanı sunulamazsa kendi imkanları ile ev kiralamak zorunda kalabilir. Konaklama bedeli öğrenci tarafından karşılanır. Konaklama için öğrenciye ayrı bir ödeme yapılmaz. Karma yurtlar olabilir.

EK BİLGİLER Harç ücreti ödemekle yükümlü öğrenciler harçlarını KTÜ’ye ödeyeceklerdir. Ancak ders seçimi yapmayacaklardır. Misafir olunan kurumda eğitim-öğretim ücreti ödenmez. Almakta olduğunuz burslarınızı almaya devam edeceksiniz. Pasaport, vize, ulaşım ve yurt dışında barınma masrafları tamamen öğrencinin kendisine aittir. Yurt dışında alınan eğitim KTÜ’de denk sayılır.

THY Kampanyası Türk Hava Yolları, Erasmus+ öğrenci ve personeline uçuşlarda % 20 indirim, ayrıca bagajlarda + 10 kg hak tanımıştır. Kampanya, 26/11/2016 tarihine kadar geçerli olup Türkiye çıkışlı uçuşun 26 Kasım 2016 (dahil) tarihine kadar yapılmış olması gerekmektedir. Türkiye çıkışlı tek yön veya Türkiye çıkışlı gidiş-dönüş biletleri için geçerlidir. Öğrencinin Miles&Smiles programına üye olup, üyelik numarasını bize bildirmesi gerekmektedir. Ve öğrencinin bilgileri bizim tarafımızdan TURNA sistemine girilir. Daha sonra öğrenciye kampanya kodunu içeren bir gelir. Kampanya, acentalar veya internet üzerinden alınan biletlerde geçerli değildir.

Hangi Durumlarda Hibe Kesintisi Uygulanır ? Öğrencinin gittiği kurumdaki resmi tatil günleri hariç, normal şartlarda öğrenime devam etmesi gereken durumlarda 1 haftadan fazla süre ile misafir olduğu kurumdan(şehirden/ülkeden) ayrılması durumunda ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılmaz.

Hangi Durumlarda Hibe Kesintisi Uygulanır ? Başarısız öğrencilerin hibesinde kesinti yapılır. Karşı kurumda alınan kredi sayısının üçte ikisinden az kredi geçmiş öğrencilerin %20 hibeleri ödenmez. Zorunlu OLS sınavını gidiş öncesinde ve dönüşte almayan öğrenciler %20 hibe ödemelerini alamazlar.

Hangi Durumlarda Hibe Kesintisi Uygulanır ? Öğrencinin döndükten sonra teslim etmesi gereken belgeleri teslim etmemesi durumunda öğrenciye ödenen tüm hibe geri alınır.

Planlanan Faaliyet Dönemi Tamamlanmadan Dönülmesi Öğrencinin mücbir sebeplerle(zorunluluk sebepleri, ailevi sebepler, sağlık sebepleri, doğal afet gibi) planlanan hareketlilik faaliyeti döneminden erken dönmesi durumunda, öğrencinin yurtdışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrenciye verilir. Kalınan süre karşılığı için hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, öğrenci fazla miktarı iade eder. Öğrencinin erken dönüş sebebinin, mücbir sebep olduğunu belgelemesi gerekir.

Son Tavsiyeler İşlemlerinizi zamanında tamamlayınız. Üniversitelerin son başvuru tarihlerini sakın kaçırmayın! Kendi işlemlerinizi kendiniz takip ediniz. Söylenti niteliğinde bilgilere itibar etmeyiniz. Sabırlı olun. (aynı in birçok kişiye atılması, cevabı beklemeden ofis ziyareti ya da telefon ile aynı sorunun gündeme getirilmesi) Misafir olacağınız kurumu kendilerini ilgilendiren olası değişikliklerden haberdar etmeyi unutmayın! Web sayfamızı etkin kullanınız. Çoğu sorunuzun cevabı orada. adreslerinizi mutlaka sık sık kontrol ediniz.

Öğrenci Danışma Saatleri – 16.30

İ yi Bir Erasmus Süreci Geçirmeniz Dile ğ iyle DI Ş İ L İŞ K İ LER OF İ S İ