KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞI Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü T.C. KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞI Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü Hazırlayan Ömer Sayan 2015 İletişim: İş Tel: 0 312 309 90 50/4181 GSM : 0 530 540 22 07 e-posta: omer.sayan@kultur.gov.tr

TANIM : 28/12/2006 tarih ve 2006/11545 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe konulan Taşınır Mal Yönetmeliğinin 39 uncu maddesinde Maliye Bakanlığına verilen yetkiye dayanılarak, kamu idarelerine ait taşınırların giriş ve çıkış kayıt ve işlemlerinin elektronik ortamda yapılabilmesi ve merkezden takip edilip raporlanabilmesi için Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından “Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi” (KBS) geliştirilmiştir.

Bu sistemde; TKYS : Taşınır Yönetim Sistemini, HYS : Harcama Yönetim sistemini, Muhasebe Birimi : Harcama biriminin bağlı olduğu saymanlığı, malmüdürlüğünü veya defterdarlık muhasebe müdürlüğünü, TKYS Kullanıcısı : Taşınır Yönetim sistemini kullanmakla yetkili personeli, HYS Kullanıcısı: Harcama Yönetim Sistemini kullanmakla yetkili personeli tanımlar.

(KBS) KAMU MALİ HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ ALT UYGULAMALARI (TKYS) TAŞINIR KAYIT YÖNETİM SİSTEMİ Taşınırların giriş ve çıkış kayıt işlemlerinin yapıldığı, kayıtlarla ilgili rapor dökümlerinin alındığı ve yıl sonu sayım tutanakları ile yönetim hesabının hazırlandığı uygulama sistemidir. (HYS) HARCAMA YÖNETİM SİSTEMİ Taşınır Kayıt Yönetim sisteminde yapılan işlemlerin muhasebe birimine gönderildiği uygulama sistemidir.

TAŞINIR MAL İŞLEMLERİ, (KBS) ÜZERİNDE; A) (TKYS) Taşınır Kayıt Yönetim Sistemi , B) (HYS) Harcama Yönetim Sistemi, C) Muhasebeleştirme İşlemlerinin birbirini takip eden işlemler zinciri ile yapılır.

TAŞINIR KAYIT YÖNETİM SİSTEMİ KULLANIMINA İLŞKİN PROTOKOL Bakanlığımız ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü ile imzalanan 17.05.2012 tarihli protokol ile 01.01.2013 tarihi itibariyle Bakanlığımız Merkez ve Taşra Teşkilatı birimlerince, (KBS) Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sisteminin alt uygulaması (TKYS) Taşınır Kayıt Yönetim Sisteminin kullanılması öngörülmüş ve uygulama usul ve esasları yükümlülükler belirlenmiştir

BU PROTOKOLE GÖRE; Taşınırların giriş ve çıkış kayıt işlemleri, Ödeme ve muhasebeleştirme işlemleri, Yıl sonu ambarların sayım ve döküm işlemleri, Yıl sonu Harcama Birimi Yönetim Hesabının KBS üzerindeki uygulamalarla yapılması zorunlu kılınmıştır.

PROTOKOLE GÖRE BİRİMLERİMİZ; Taşınır Kayıt Yönetim Sistemini kullanacak personeli belirleyip muhasebe birimince yetkilenmesini sağlamakla, 31.12.2012 tarihli Harcama Birimi Yönetim Hesaplarında gelecek yıla devreden sütunundaki taşınırların envanter girişini yapmakla yükümlüdürler.

YETKİLENDİRELECEK PERSONEL KİMLERDEN OLUŞUR? TKYS yetkilisi “Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi” dir. En fazla üç personel için TKYS yetkisi alınır. HYS yetkilisi “Ödeme Memuru”dur. En fazla on personel için yetki alınır.

Hatırlatma (Sorumluluk) “ Harcama Yetkilisi” Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre tutulmasını sağlamaktan, usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmekten ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu ve yetkilidir. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır yönetim hesabının ilgili mercilere gönderilmesi sorumluluğunu taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.

Hatırlatma (Sorumluluk) “Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi” Çalışma şekli ve unvanına bakılmaksızın Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen usul ve esaslara göre bu işi yapabilecek kapasitedeki personelden Harcama Yetkilisi tarafından görevlendirilir. Harcama Yetkilisi nam ve hesabına görev yaparlar. Harcama Yetkilisine karşı sorumludur.

TAŞINIR KAYIT YÖNETİM SİSTEMİNDE ROLLER SGB TAŞINIR KULLANICISI TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ BİRİM İSTEK YETKİLİSİ KONSOLİDE GÖREVLİSİ

SGB Taşınır Kullanıcısı tarafından Tanımlar menüsünde; Marka Tanımları Ölçü Birimleri Taşınır Kod Listesi ve Malzemeler Malzeme Ek Özellikleri Tanımlama işlemleri yapılır.

TANIMLAMALAR AMBARLAR MALZEMELER (Taşınırlar) FİRMALAR İSTEK BİRİMLERİ Sistemin sağlıklı bir şekilde kullanılabilmesi ve işlemlerin Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen usul ve esaslara göre yapılabilmesi için tanımların eksiksiz yapılması gerekmektedir. AMBARLAR MALZEMELER (Taşınırlar) FİRMALAR İSTEK BİRİMLERİ İSTEK BİRİM YETKİLİLİRİ KİŞİLER tanımlanmalıdır

GİRİŞ KAYIT İŞLEMLERİ Giriş işlemleri menüsünde:  satın alma,  bağış ve yardım alma,  devir alma  iç imkanlarla üretim,  iade,  değer artırımı,  envanter giriş sayfaları yer almaktadır.

HARCAMA YÖNETİM SİSTEMİNE GÖNDERME-MUHASEBELEŞTİRME Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre yapılan her işleme ait düzenlenen TİF lerin muhasebe birimine gönderilerek muhasebeleştirilme işleminin yapılması zorunludur. Sistemin ana menüsündeki “onaylı taşınır işlem fişleri” butonuna tıklanır. Açılan sayfada hangi tür TİF’ te işlem yapılacaksa giriş/çıkış seçilir ve açılan listedeki TİF üzerine tıklanarak aktif hale gelen “Harcama Yönetim Hesabına Gönder” butonuna basılır.

Harcama Yönetim Sistemi kullanıcısı tarafından TKYS Kullanıcısı tarafından gönderilen TİF ler “ muhasebe birimine gönder” butonu ile işlemin muhasebe birimine gönderilme işlemi tamamlanmış olur. Muhasebe Birimine gönderme işlemi tamamlanan TİF lerin TKYS kullanıcısı tarafından dökümü alınarak imzalanır ve yazı ekinde muhasebe birimine gönderilir. Önemli Envanter girişleri Harcama Yönetim Hesabına gönderilmez.

ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Devretme Ambarlar Arası Devir, Bağış Yapma veya Yardım Etme, Satış, Kayıttan Düşme,

SAYIM VE YILSONU İŞLEMLERİ HATIRLATMALAR: Harcama yetkilisi tarafından en az üç kişiden oluşan sayım, tespit, değerlendirme, yok etme ve kayıttan çıkarma komisyonu oluşturulur. Sayımı yapılan yılın işlemleri bitirilmeden sonraki yıla ait giriş çıkış kayıtları yapılamaz. Tüm ambarların sayım işlemi tek tek yapılır. Tüm ambarların sayım işlemi bittikten sonra “YILSONU İŞLEMİNİ BİTİR” butonunu mutlaka kullanmak gerekir. Yılsonu işlemi bitir butonu kullanılmadıkça yapılan kayıtlar bir önceki yılın 31 Aralık tarihini alacaktır.

Bilindiği gibi ambar sayım işlemleri; Yılsonunda, Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi değişimlerinde, Harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda yapılır. Yıl içerisinde her ne sebeple olursa olsun sayımlar ve yılsonu sayım işlemleri “Sayım ve Yıl Sonu İşlemleri” menüsünden yapılmaktadır.

Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taşınırlar için gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir. Sayım yapılırken gerekli önlemlerin alınması, sayım kurulunun görev ve sorumluluğu altında olduğu unutulmamalıdır. Sayım başlamadan önce ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemler Sayım Kurulunca yaptırılır.

Ambar Sayım Listesi dökümü alındıktan sonra Sayım Kurulunca fiili sayıma başlanılır. Fiili sayım sonuçları Ambar Sayım Listesinin “Ambarda Bulunan Miktar” sütununa elle (kalem ile) yazılarak fiili durum ile kaydi durum arasındaki durum tespit edilir. Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınır Listeleri ve bunların verilme sırasında düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Kullanım amacıyla kişilere zimmetle verilmiş olan taşınırlar için, sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar sütunundaki bilgiler dikkate alınır.

Fiili sayım sonuçlarının aynısının sisteme aktarılması gerekir Fiili sayım sonuçlarının aynısının sisteme aktarılması gerekir. Bunun için Sayım ve Yılsonu İşlemleri menüsünden “Sayım Tutanağı Oluştur” seçeneği kullanılarak fiili sayım sonuçlarının girişi yapılır.

Yapılacak işlemler sırası ile: Sayım sonunda eksik çıkan malzeme için sayım eksiği tutanağı düzenlenir ve harcama yetkilisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılır. Eksik olma nedeni ayrıca araştırılır. Kasıt, kusur ve ihmal tespit edilmesi durumunda “kamu malına verilen zararın ödettirilmesi yönetmeliği” doğrultusunda işlem yapılır. Sayım sonunda kayıtlı olamayan malzeme için “sayım fazlası tutanağı” düzenlenir, birim değer tespiti yapılarak kayıt altına alınır. Onarılamayacak kadar eskimiş veya onarımının ekonomik olamayacağına karar verilen demirbaş eşya ile ciltlenemeyecek kadar yıpranmış kitaplar için kayıttan çıkartılma tutanağı düzenlenir ve harcama yetkilisinin onayı ile kayıtlardan çıkartılır.

Ambar Sayım Tutanağı (12 nolu cetvel) Sayım Döküm Cetveli (13 nolu cetvel) Yönetim Hesabı Cetveli alınır. İlgililerce imzalandıktan sonra Harcama Yetkilisinin imzasına sunulur ve muhasebe birimi kayıtları ile uygunluğu alınmak üzere muhasebe birimine yazı ekinde gönderilir.

SORULAR / SORUNLAR 1- Kitap envanter giriş işlemleri: Sistemin giriş işlemleri menüsünden ‘Envanter Girişi’ seçeneği seçilir. Açılan pencerede TİF seçeneğinde ‘Kütüphane tif’ i seçildiğinde pencerenin sağ alt köşesine ‘detay kayıtlarını yükle’ butonu gelecektir. Bu butona tıklandığında soldan sağa ‘Şablon excell dosyası’, ‘Dosyayı yükle’ ve ‘Fişe aktar’ butonlarının yer aldığı yeni bir pencere gelecektir. Şablon excell dosyasına Mali Kaynaklar Sistemi (MKS) de bulunan kayıtlar 1000 erli olarak ayrı ayrı kopyala yapıştır yöntemi ile aktarılır.

Hazırlanan şablonlar ‘Dosyayı yükle’butonu ile dosyaya aktarılır. Taşınır gurubunu seç menüsünden 255.7.2.1.6.2 kodlu kitaplar kodu seçilir. ‘Fişe aktar butonu ile işlem tamamlanır. Bilgi notu: Envanter giriş işlemi şablonu için zorunlu alanlar Sıra no: Kitabın adı Ambar kodu Birim değeri KDV oranı (Bu oran (o) olacaktır.

2- Envanter kayıtlarının yetişmemesi: Kitap envanter kayıtlarının 31.12 2014 tarihine kadar yapılması muhasebe kayıtları ile KBS kayıtlarının örtüşmesi zorunludur. Yıl sonu itibari ile yönetim hesapları KBS üzerinden verilecektir. Bunun dışında düzenlenen yönetim hesaplarına muhasebe birimleri tarafından ‘uygunluk’ onayı verilmeyecektir. Bu da ilgili harcama birimi için soruşturma açılması sonucunu doğuracaktır. Bunu önlemek için; Envanter girişi için yetişmeyen bölüm kalan tutar birim fiyatı olarak baz alınarak tek kalemde 255.7.2.1.6.2 kodu ile kayıt edilerek muhasebe kayıtları ile denklik sağlanabilinir.

2015yılında bu kayıtlar Taşınır Mal Yönetmeliğinin 8/12/2012 tarih ve 28461 sayılı değişik 12. maddesinin (1) bendi doğrultusunda harcama yetkilisinden alınacak hatalı kayıtların düzeltilmesi onayı ile kayıttan çıkarılarak yeni ayrıntılı kayıtlar envanter girişi yolu ile düzeltilir. 8 Kasım 2012 tarih ve 28461 sayılı Rasmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren ‘Taşınır Mal Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik’ in 12 EK 1 maddesinde; ‘Taşınır Kodunda, birim maliyet bedelinde veya miktarında hata yapılması durumunda harcama yetkilisinin onayı ile düzenlenecek yeni TİF ile hatalı kaydın çıkış işlemi yapılır. Daha sonra düzenlenecek TİF ile doğru verinin girişi yapılır ‘denilmektedir.

3- Eksik / Fazla çıkan kitaplar : Koliden eksik çıkan kitap sorunu yıllardır yaşadığımız bir sorundur. Genel Müdürlüğümüzce 03 Eylül 2014 tarih ve 169698 sayılı dağıtımlı gönderilen yazıda bu konu ile ilgili eksik ve fazla çıkan kitapların bir tutanakla tespit edilip Genel Müdürlüğümüze gönderildikten sonra sistem üzerindeki TİF in depo güncellemesi yapılarak onaylanması ve eksik çıkan kitapların düzenlenen bu tutanak dayanak yapılarak kayıttan çıkartılması işleminin yapılmasının uygun olduğu bildirilmiştir.

4-Devir alma TİF lerinin Harcama Yönetim Sistemine gönderilememesi : Depo güncellemesi yapılarak onaylanan bazı TİF ler Harcama Yönetim Sistemine gönderilememekte ‘ bu TİF için devreden harcama biriminde muhasebe işlemi tamamlanmamıştır’ şeklinde uyarı gelmektedir. Bu uyarı ya bu TİF le ilgili devreden birimce işletilen 511 muhasebe birimleri işlem hesabının henüz merkez saymanlık tarafından onaylanmadığı anlamına gelmektedir. Bu işlem tamamlandığına bu uyarı gelmeyecek ve işlem gerçekleştirilebilecektir.

5-Ambar güncellemesinin yapılamaması: Devralınan TİF lerde taşınır sayısının fazla olması veya o anda sistemde işlem gerçekleştirilen kullanıcı sayısının fazlalığı nedeniyle sistemin ağırlaşması nedeniyle ambar güncelleme işlemi başarısız olmaktadır. Bu durumda 50 veya 100 er 100 er güncelleme işlemi yapılabilmektedir.

6- Bağlı Kütüphaneler için gönderilen TİF ler: Devir çıkış TİF’i oluşturulurken o TİF in hangi bağlı Kütütphaneye ait olduğu manuel olarak yazılmasına rağmen sisin tarafınızdan görünmemektedir. Bu durum ve talep Muhasebat Genel Müdürlüğüne bildirilmiş sonuç beklenmektedir. Bu TiF lerle ilgili Muhasebe birimine gönderme işleminde açıklama bölümünde hangi bağlı Kütüphaneye ait olduğu yazılmakta ve bu TİF le ilgili Muhasebe İşlem Fişinin (MİF) sağ alt kısmına çıkmaktadır. Muhasebe biriminizden MİF alınarak bu sorun giderilebilir.

7- Parasal sınırlar ve oranlar : Taşınırların kayıttan çıkartılması hususunda harcama yetkilisinin yetkisi dahilindeki limitler her mali yılın başında Maliye Bakanlığı tarafından bir tebliğ ile bildirilmektedir. 2015 yılı için bu oran; Kamu İdareleri arası bedelsiz devir ve satışında, 3750,00 Hurdaya ayrılmasında imha ve terkinde, 7500,00 Bağlı harcama birirmine bedelsiz devrinde, 19.000,00 Ankara, İstanbul ve İzmir için bu oranların üç katı uygulanır.

8- Hurdaya ayrılarak kayıtlardan çıkarılan taşınırlar : Konu ile ilgili Muhasebat Genel Müdürlüğünün 22.05.2014 tarih ve 5297 sayılı dağıtımlı yazısında; Hurdaya ayrılan taşınırlar satış işlemlerinin gerçekleştirilmesini teminen illerde defterdarlık milli emlak daire başkanlıkları/milli emlak müdürlüklerine ilçelerde mal Müdürlükleri milli emlak müdürlüklerine bildirilecektir . Milli Emlak Müdürlüklerince satışı gerçekleştirilen taşınırların satış bedelleri harcama birimleri itibarıyla muhasebe birimlerine bildirilecektir’ denilmektedir.

Teşekkürler …