BİMER SİSTEMİ KULLANICI REHBERİ

Sistem Giriş Sayfası Sistem giriş sayfasında; Eski sisteme ulaşmak için link Sisteme giriş için doldurulacak Kullanıcı TC No, Şifre ve Güvenlik Kodu Kutuları BİMER Kullanıcı Rehberi Duyurular Başbakanlık Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı İletişim ve Adres Bilgileri bulunmaktadır. BİMER KULLANICI REHBERİ

Yeni Başvurular Kutusu Henüz açılmamış başvuruların yanında «açık kilit» bulunmakta, başvuru bir kullanıcı tarafından açıldığı anda kilit kapanmakta ve başvuru söz konusu kullanıcının üzerine kilitlenmektedir. Yeni Başvurular Kutusu ilgili birim tarafından kaydedilmiş başvuruların göründüğü kutudur. Birimler kendileri kayıt yapmadıkları sürece bu bölümde başvuru bulunmamaktadır.

Gelen Kutusu Gelen Kutusunda birime gelen başvurular bulunmaktadır. Açık zarf olarak görünenler tıklanarak açılmış, ancak üzerinde işlem yapılmamış başvurulardır. İkonun üzerinde beklendiğinde evrakın okunma tarihi ve saati görünür. Kapalı zarf olarak görünenler ise henüz açılmamış ve üzerinde işlem yapılmamış başvurulardır.

Gelen Kutusu ve Açılan Başvurunun Sevki Gelen Kutusunda Başvuru açıldığında başvuran bilgileri ve başvuru metni sayfada yer alır. Başvuru okunduktan sonra sevk edilmesi gerekiyorsa “sevk” butonuna tıklanır.

Gelen Kutusu ve Açılan Başvurunun Sevki Sevk butonuna tıklandıktan sonra alt birim seçilir; alt birim seçildiğinde birim adı kırmızı olur. Başvuru sevk edilirken gereği için mi yoksa bilgi amaçlı mı gönderildiği işaretlenerek; konu ve alt konu ile birlikte varsa açıklama da yazılarak ekle butonuna tıklanır.

Gelen Kutusu ve Açılan Başvurunun Sevki Eğer ekleme ya da düzeltme yapılacaksa eklenen birimin yanında bulunan sil butonuna basılarak silinir, gerekli düzeltme yapıldıktan sonra tekrar ekle butonuna basılır. Eğer birden fazla kuruma sevk yapılacaksa birimler seçilerek ekle tuşuna basılır, birimler alt alta sıralanır. Sevk butonuna basıldığında evrak sevk edilmiş olur.

İşlem Basamakları ve Evraka İşlem Yapılması Eğer evrak üzerinde işlem yapılacaksa “işlem” butonuna tıklanır. İşlem butonunda 2 seçenek bulunur. Bunlar Beklemeye Al ve İşlemi Kapat seçenekleridir.

Evrakın Beklemeye Alınması Beklemeye Al sekmesi tercih edildiğinde evrak Yazışma Değerlendirme Sürecinde, ya da Soruşturma İnceleme Aşamasında değerlendirilmek üzere bekletilir. Bu seçenekler tercih edildikten sonra işlem açıklaması mutlaka ‘Yapılan işlemin açıklaması’ kısmına yazılmalıdır. (Ör: Konu ile ilgili müfettiş gönderilerek teftiş başlatılmıştır.) AÇIKLAMA METNİ

Beklemeye Alınanlar Kutusu Beklemeye Alınan evraklar Beklemeye Alınanlar Kutusuna düşmektedir. Beklemeye Alınanlar Kutusu açıldığında Gelen Kutusunda da olduğu gibi süresi dolmuş evrak varsa ‘‘ Gelen Kutusunda …adet; Beklemeye Alınanlar Kutusunda … adet yasal süresini doldurmuş başvuru bulunmaktadır.’’ uyarısı gelmektedir.

Beklemeye Alınan Evraklara İşlem Yapılması Yazışma /Değerlendirme Sürecine veya Soruşturma / İnceleme Aşamasına alınan evraklar, kurum içi yazışmaların veya soruşturmaların yapıldığı durumlar için kullanılmaktadır. Bu seçenekteki başvurularla ilgili çalışmalar (soruşturma-yazışma vb.) tamamlandığında işlem kısmı seçilerek evrak kapatılmalıdır.

Beklemeye Alınan Evraklara İşlem Yapılması Beklemeye Alınan evrak üzerinde , sevk ve işlem yapılabilmektedir. Bu evrak hem kurum tarafından değerlendirilmeye alınmış, hem de başka bir kuruma sevk edilmesi gerekiyorsa; evrak sevk edildikten sonra «Başvuru sevk edilecektir. Beklemeye alınanlar kutusunda da kalmaya devam etsin mi?» sorusu sorulmaktadır. Bu soruya evet denildiği taktirde evrak hem başka kuruma sevk edilmiş olacak hem de Beklemeye Alınanlar kutusunda kalmaya devam edecektir. Hayır cevabında ise başvuru Giden Kutusuna düşecektir.

Evrakın İşleminin Kapatılması İşlemi Kapat sekmesi tercih edildiğinde Cevap Ver ve İşleme Alınmayacaklar seçenekleri görüntülenecektir.

İşlemde Evraka Cevap Verilmesi Cevap Ver sekmesinin altında vatandaşa verilen cevap yollarına ilişkin seçenekler bulunmaktadır. AÇIKLAMA METNİ

İşlemde Evraka Cevap Verilmesi E-posta seçeneği tercih edildiğinde; Yapılan İşlemin Açıklaması kısmına vatandaşa gönderilecek cevap metni yazıldıktan sonra; e-posta gönderen birim kısmına birimin adı yazılmalı ve Yönlendir butonuna basılmalıdır. İşlem sonucunda yazılan cevap doğrudan vatandaşın e-posta adresine gidecek, aynı zamanda otomatik olarak sisteme kaydedilecektir.

İşlemde Evraka Cevap Verilmesi Vatandaşa posta veya telefon ile cevap verildiğinde hangisi tercih edilmişse o seçenek işaretlenmeli, verilen cevap Yapılan İşlemin Açıklaması kısmına işlenerek kaydedilmelidir. Herhangi bir iletişim kanalıyla vatandaşa ulaşılamayan durumlarda ise Başvuru Sahibine Ulaşılamayan seçeneğinin işaretlenmesi; yapılan işlemin de açıklama kısmına yazılarak kaydedilmesi gerekmektedir. İŞLEM AÇIKLAMASI

Gelen Kutusundan Evraka Cevap Verilmesi BİMER sistemi üzerinden verilecek bir başka e-posta cevap şekli de yanda belirtildiği gibidir. Vatandaşa verilecek olan cevap E-Posta Metni kısmına, daha sonra da E-Posta Gönderen Birimin adı ilgili kutucuğa yazılır. Bu işlemlerden sonra sağ alt köşedeki E-Posta butonuna tıklanır ve cevabi yazı vatandaşın e-posta adresine otomatik yönlendirilir.

Gizlenmiş Başvurulara Cevap Verilmesi BİMER'e Başvurularını Kimlik Bilgileri Gizlenmiş olarak yapan kişilerin iletişim bilgileri sistemde kayıtlı olduğundan, e-posta bilgileri görünmese de bu başvurulara cevap gönderme imkânı bulunmaktadır.  Kimlik Bilgileri Gizlenmiş olan başvurulara yukarıda belirtildiği şekilde işlem yapıldığında, verilen cevap başvuru sahibinin e-posta adresine doğrudan gönderilmiş ve aynı zamanda sisteme de otomatik olarak işlenmiş olacaktır. Vatandaşa gönderilen e-postada BİMER başvuru sayısı, açıklama bölümüne eklenmiş olan cevap ve cevabı gönderen birimin adı yer alacaktır. Evrak üzerinde yaptığınız işlem ‘Eposta ile cevap verildi’ olarak kaydedilecek ve gönderilmiş olan cevap da ‘Yapılan İşlem’ bölümüne otomatik olarak eklenecektir.

İşleme Alınmayacaklar İşlemi Kapat sekmesinin altındaki İşleme Alınmayacaklar seçeneğinde 4 farklı açıklama yer almaktadır. Bu açıklamalar evrakın işleme alınmamasının sebeplerini ifade eder. Mevzuata Uygun Olmayan başvurular; 3071 Sayılı Dilekçe Hakkı Kanunu ve 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununa uymayan başvuruları ifade eder. Mükerrer ve Evveliyatlı başvurular; aynı içerikli ve daha önce yapılmış, kurumca cevap verilmiş başvurulardır. İlgili Kurumca İşlem Yapıldığından; birkaç yere gönderilen ve asıl ilgili kurumca işlem yapılmış olması durumunda bu seçenek tercih edilerek başvurunun işlemi kapatılabilir. Kuruma veya birime Görüş – Öneri mahiyetinde giden başvurular Bilgi olarak değerlendirilmektedir. AÇIKLAMA METNİ

İade Butonu Evrak kuruma/birime sehven (yanlışlıkla) gönderilmiş ise “iade” butonuna tıklanmalı ve açılan kutucuğa iade nedeni mutlaka yazılmalıdır (açıklama kısmına yazı yazılmadan evrak iade edilememektedir). Evrakın hangi kuruma gideceği biliniyorsa açıklama kısmına yazılarak iade işlemi gerçekleştirilmelidir. İADE AÇIKLAMASI

İşlem Yapılmış/Sevk Edilmiş Evrak Üzerinde Tekrar İşlem Yapılması Karşımıza çıkan sayfada yanında yeşil tik işareti bulunan kişinin adı ve ili yazan evraka tıklanır. Biriminizce kaydedilmemiş ya da biriminize sevk edilmemiş olan başvurular Evveliyat Bul ile sorgulandığında «Yetkili Değilsiniz» uyarısı çıkar.

İşlem Yapılmış/Sevk Edilmiş Evrak Üzerinde Tekrar İşlem Yapılması Başvuru ekrana gelir ve daha önce belirtildiği gibi, işlem ya da sevk butonlarına basılarak bu başvuru için yeni bir işlem yapılabilir.

Döküm Butonu Ayrıntıları Başvuru sahiplerine gönderilecek olan matbu cevap/yazı şablonları bu bölümde yer alır. Kişiye gönderilmesi gereken cevap/yazı hangi konu ile ilgili ise, o yazının üstü tıklanır. Açılan sayfada kişinin adresi otomatik olarak yer almaktadır. İnternet yoluyla yapılmış başvuru ise, yazının metni kopyalanarak, e-posta adresine gönderilebilir. Cevap posta yolu ile gönderilecekse yazıcıdan çıktısı alınıp ilgili kişiye postalanır. Başvuruya ilişkin cevap metni; işlem türü ‘posta’ olarak sisteme kaydedilerek başvuru kapatılır.

Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı BAŞBAKANLIK İLETİŞİM MERKEZİ (BİMER) Tüm Kullanıcılara İyi Çalışmalar Diler