YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ Prof. Dr. Orhan Torkul.

... konulu sunumlar: "YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ Prof. Dr. Orhan Torkul."— Sunum transkripti:

1 YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ Prof. Dr. Orhan Torkul

2 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Süreç Modelleme İş Dokumantasyonu Süreç Mimarisi Veri Akış Diyagramları Akışşemaları ve Yapılandırılmış İngilizce

3 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Çalışma soruları Süreç performansı, ürün performansı ve süreç mimarisi arasında ki ilişkiler nelerdir? Süreç modellemede veri akış diyagramlarının rolü nedir?

4 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama İş süreçlerini bütünleştirmede ki beş seviye hangileridir? Bir çok iş süreci elemanı için kontrol ve planlama niçin önemlidir? Yapılandırılmış, yarı yapılandırılmış ve yapılandırılmamış işler arasında ki farklılıklar neledir?

5 Süreç modelleme: İş Süreç Mimarisi Süreç modelleme kendi başına bir iş sürecidir. İş süreçlerini adlandırmaya yarayan bir işlemdir.Ayrıca bu süreçleri ana elamanlarına ayırıp bu elemanlar üzerinde daha rahat çalışıp geliştirilmesine yardımcı olur. Süreç modelleme bilişim sistemlerinin başlıca bölümlerinden biridir.

6 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Şekil 3.2, Süreç mimarisi ile süreç performansı arasındaki ilişkiyi göstermektedir.Süreç modelleme iş süreçleri mimarisini daha küçük alt süreçlere bölerek tanımlama metodudur. Performans, performans değişkenleri olarak adlandırılabilir. İçeride;kapasite,verimlilik,tutarlılık,dönüş zamanı, esneklik ve güvenlik gibi süreçler performans değişkenlerini oluşturur. Dışarıda; ürün performansı değişkenleri ise, kalite,maliyet,güvenilirlik ve standartlar ile düzenleme olarak sayılabilir.Bu performans değerleri çeşitli performans ölçümleri ile ölçülebirler

7 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Şekil 3.2 süreç mimarisinden müşteri memnuniyetine Müşteri memnuniyetinde; süreç mimarisi, süreç performansı ve ürün performansı etkin olan unsurlardır.

8 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Veri Akış Diyagramları Veri akış diyagramlarında, veri akış yönlerini gösterebilmek amacıyla; oklar dönüştürme işlemlerini gösterebilmek amacıyla ; yuvarlatılmış kutular, veri tabanlarını göstermek için bir ucu açık dikdörtgenler kaynağı göstermek amacıyla ise kareler kullanılır. Bunların tümünün etrafını çevreleyen bir de sınır söz konusudur. 3.3. Veri akış diyagramlarında kullanılan semboller

9 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Şekil 3. 4 Ford için satın alma sisteminin içerik diyagramı Bu içerik diyagramı firma içinde ki iki departman ve dışarıda ki tedarikçi göz önüne alınarak satın alma sistemini göstermektedir. Kabul Departmanı Alımları onaylama

10 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Şekil 3.5 Ford’un orijinal satın alma sisteminde ana süreçlerin veri akış diyagramlarıyla gösterilmesi Bir önce ki slaytda ki satın alma sistemi burada üç alt seviyeye ayrılmıştır. Bunlar; PCH1. malzeme siparişleri PCH2. ödeme karaları PCH3. tedarikçilere ödeme

11 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Şekil 3.6 PCH 1 süreci kendi içinde dört alt sisteme ayrılarak veri akış diyagramıyla gösterilmektedir Burada PCH 1.1 Kaliteli tedarikçileri belirleme PCH 1.2 Teslim süreleri ve fiyatta anlaşma PCH 1.3 Hangi tedarikçi kullanılacağına karar verme PCH 1.4 Satın alma siparişi oluşturma

12 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Akış diyagramları ve yapısal ingilizce DFDler daha kapsamlı kullanıldığında, diğer teknikler DFD tarafından daha uygun biçimde belirtilmeyen detayları doldurmakta kullanılır.Örnek olarak süreçler arasında veri akışı belirtirler ve DFD süreç zaman zincirini veya sürecin detaylı mantığını belirler.

13 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Akış diyagramları standartlaştırılmış sembolleri kullanarak prosedürlerin mantığını ve prosedürlerin zincirini, değişik tipte girdi ve çıktılarla ve veri depolama ile anlatır. Şekil 3.7de çeşitli standart akış diyagramı sembolleri, hem bir süreçin mantıklı akışını ve veriyi alan depolayan ve gösteren fiziksel aygıtları göstermektedir.

14 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Şekil 3.8de hesaplamalarda ve doküman işlerinde direk olarak kullanılan akış diyagramı görülmektedir.Elmas şekilli karar kutusu, DFDnin yakalamadığı ama akış diyagramlarının kullandığı prosedür detaylarını göstermektedir.Akış diyagramları çeşitli hiyerarşik seviyelerde gösterilebilir.

15 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Bir prosedürün nasıl işlediğini tam olarak ifade edebilmek için resimler, bildiri cümleleri gibi kısa ve ifade seviyesi yüksek olmayabilir. Bu durumlarda yapısal ingilizce devreye girer. Yapılandırılmış ingilizce seçim, yineleme, düzen gibi birkaç sınırlı formu kullanıp bu mantığı yazıya dökecek bir prosedürün tam mantığını göstermenin bir yoludur. Örnek olarak; aşağıda ki malzeme kabulünde sırada ki malzemenin uygun (eşdeğer) olup olmadığının kararının verilmesine yardımcı olmaktadır.

16 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Alış sırasını düzenle Alış sırasında ki her bir öğrenci için Eğer kabul edilen miktar=siparişi verilen miktar ise Öğe kodu eşleştir Eğer öğe kodu=alış sırasında ki bütün öğeler ise Alış sırası kabul kodu eşleştir Eğer Alış sırası kabul kodu eşleştirilmişse Sıradaki ödemeyi kabul et Değilse kabul edilen malzemeye dön

17 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Şekil 3.7 Akış kartlarında kullanılan semboller

18 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Bu akış şeması, veri akış diyagramlarının yapamadıkları malzeme kabulünün siparişteki malzemeye eşit olduğu durumlarda olduğu gibi durumlara bağlı farklı yolları gösterir.

19 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama İş Süreç Mimarisini Tanımlama Yapılaşma derecesi Kapsama aralığı Bütünleşme seviyesi Karmaşıklık Makinalarda ki güvenirlik derecesi Kontrol, işletim ve planlamaya dikkat Hatalar, arızalar ve istisnaların iyileştirilmesi

20 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama İş süreç mimarisini tanımlama İş süreç mimarisini düşünmede başka bir yol olarak DFD veya akış diyagramlarındaki süreç bileşenlerinden ziyade süreç karakterlerine odaklanmaktır.Bu bölümde sistem dizayn seçenekleri sunan 7 mimari karakteristik iş süreç başarısına etki eder.

21 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Yarı planlanmış görevde bilişim ihtiyaçları görevi yapan kişiye göre belirlenir.Yarı planlamış göreve örnek olarak bir doktorun bir hastalığı teşhisi verilebilir. Yapısal olmayan görevlerde ise kullanılacak olan bilişimlerin anlaşılması zayıf olmaktadır.

22 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Yapılaşma derecesi Bilişim Sistemi terimi bu sistemlerin bilişim sağlamasını kapsar.Bu genelde doğrudur ve birçok bilişim sisteminin amacı bilişim sayesinde iş süreçlerini yapılandırıp sistematize etmektir. Bir görev veya iş süreçinin yapısal derecesi girdi ve çıktılar arasındaki uygun ön kararlardır.Mesela bir ATM sistemi yüksek derecede yapısallaşmıştır çünkü bütün girişlere karşı yanıt verebilecek tamamen değişmeyen kurallarla idare edilmektedir. Yapısal,yarı yapısal ve yapısal olmayan görevler Tamamen yapısal bir görev çok iyi anlaşılmalı ki işin performansını nasıl arttırılacağı ve performansı iyiyken nasıl değerlendirileceği söylenebilmeli.Mesela geçen ayın faturaları tipik bir yapısal görevdir.

23 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Kapsama Aralığı İçeriğin dağılımı,iş süreçindeki insanların organizasyonal mesafeleri anlamına gelir.İçeriğin dağılımı çok dar olduğunda karar verme aşırı yöresel bakış açısı ile yapılır ve bütün işletme için sık sık fırsatlar kaçırılır.İçeriğin dağılımı mükemmel olduğunda iş süreçleri buzul hızında gider.Örnek olarak bir hemşire evinde hemşire kiralamada kullanılacak yeni prosedürlerin daha uzun zaman alacağını çünkü personel departmanının her eki ve başvuran kişi ile ilgili görüşmeleri ayrı ayrı değerlendirmesi gerekir.

24 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Bütünleşmenin seviyesi İnsanların bütünleşme ve bütünleşik sistemlerle ilgili terimleri kullandığında anlaşılması zor hale gelmektedir.Karışıklık bütünleşmenin tek başına bir değişken olmamasından kaynaklanmaktadır. Bütünleşme farklı aktivite ve süreçlerin ortak karşılıksız ve işbirliği içindeki bağlantıları demektir.

25 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama İş süreçlerinin bütünleşmesinde beş seviye vardır; Ortak kültür Ortak standartlar Bilgi paylaşımı Koordinasyon İşbirliği

26 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Karmaşıklık Bir sistemin karmaşıklığı farklı bileşen sayısının olmasının sonucunda ve birbirleri ile etkileşimleri sonucunda olur.Farklı bileşenler ve etkileşimler sistemlere eklenerek daha güçlü sistemler elde edilir.

27 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Makinelerdeki güven derecesi Bu konuda bilişim teknolojilerini kullanan iş süreçleri ele alınmaktadır.Bazı sistemlerde insan- makine arasında iş paylaşımı yapmaktadır.Bu bölümdeki paylaşma konusunda genel yaklaşım ise her iki seçecekteki güçlü yanları ve zayıf yanları ortaya çıkarabilmektir.bilgisayarlar tamamen planlamış işlerle meşgul olurlar ve hız,kesinlik ve dayanıklılık gerektirirler.Bazı görevler ise bu şartlara uymayabilirler.Bu görevlerle meşgul olan insanlar ise bu tip işleri bilgisayarlar veya insanların daha verimli yapıp yapamayacağı konusunda karar vermeleri gerekir.

28 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Zaman Odağı Gelecek Şimdiki zaman Geçmiş Bilişimle ilgili önemli noktalar Geleceğe yönelik planlar projeler geliştirme ve şimdiki zaman ve geçmiş hakkındaki veriler İnsanlara yapacakları iş konusundaki bilişim ihtiyaçlarını karşılamak, o anki problemleri ve hataları bilişim yardımı ile çözmek İşçileri motive etmek ve planlar geliştirmek için geçmişteki verileri kullanmak Yeteri kadar bilişim sağlayıp güncel işleyişe rehbe rlik yapmak Geri besleme halkasındaki adımlar Planlama Uygulama kontrol Tablo 3.4te planlama,kontrol ve uygulamadaki bilişim ihtiyaçlarındaki farklılıklar görülmektedir.Uygu lama o anki işleri içermekte ama planlama gelecekteki işleri anlatmaktadır, kontrol ise geçmişteki işlerle uğraşır.Bir iş süreçini destekleyen bilişim sistemi uygulama için gerekli bir sistem olabilir ama planlama için gereken desteği sağlayamaz Tablo 3.4

29 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Planlama, yürütme ve kontrol ayrı aktivite (faaliyet)lerdir. Yürütme planlamanın çıktılarını alır ve kontrol sürecindeki bilgi girdilerini sağlar.

30 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama İstisnaların,hataların ve aksaklıkların düzeltilmesi İş süreçleri ve onları destekleyen bilişim sistemleri birçok hata,aksaklık ve istisnalarla karşılaşabilir. İş süreçlerini tanımlama ve değerlendirme Buna benzer bir olay yalnızca başlangıçtır.Ortaya çıkanlar ise şunları kapsar. İstisnalar:Sistem özel durumları tam olarak başa çıkamaz İşlemsel hatalar:sistem tasarlandığı gibi çalışmaz. Buglar: Sistem, sistem dizayncıları tarafından üretilen fikirlere doğru olarak yansıtamaz

31 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Dizayn hataları:Sistem dizayncıların planlarına cevap verir ama kesin önemli faktörleri tam olarak hesaba katmaz. Kapasite eksikliği:Sistem çıktı ihtiyaçlarını tam olarak karşılayamaz. Problemleri bulmak:Sistem, tamir edilmesi veya abzorbe edilmesi gereken problemleri oluşturur. Bilgisayar terörü:Sistem, hırsızlık, sabotaj veya diğer illegal işlerde kullanılabilir.

32 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama İş süreç performansı ve ürün performansı bağlantıları

33 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Süreç performansı etkili bir şekilde müşteri memnuniyetini etkileyen ürün performansının çoğunu belirler.

34 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Performans değişkenlerinin şekil 3.2de ortak iş terimleri olduğundan beri, sadece onları incelemekten daha çok şey yapmamız gerekir. Bunun sebebi değişik terimler değişik yollarla uygulanır ve iş süreçleri bilişim teknolojilerini uygulayarak geliştirir.

35 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Kapasite: Bir sistemin kapasitesi yapabileceği iş miktarıdır.Bilişim sisteminin kapasitesi organizasyon işine bağlı olarak ölçülebilir. Tutarlılık: Bir iş süreçindeki tutarlılık, aynı teknikleri aynı yollarla aynı istenen sonuçlarla uygulamaktır

36 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama İş süreçlerini tanımlama ve değerlendirme Diğer bilişim sistemleri, insanların tutarlı bir yol ile iş süreçlerini yerine getirmek için yardım eden bilişimi sağlamak içi dizayn edilmişlerdir. Şekil 3.13 bir iş süreçinde tutarlılığı görüntülemeye yarayan kontrol diyagramı Bu kontrol diyagramı üretim süreçi için verileri göstermektedir.Bu veriler kontrol dışı verilerdir.Kontrol limiti yoktur.Bu diyagrama bakan makine operatörleri üretimi durdurmak ve tamir yapmak zorundadır.

37 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Bu kontrol şeması, bir kontrol limitini henüz aşmamış olmasına rağmen kontrol dışı giden bir imalat süresi için veri gösterir. Bu kontrol şemasına bakan makine operatörleri, ürün adımlarındaki çıktı parçalanmadan ya da yeniden çalıştırılmadan önce, süreci durdurmalı ve onu düzeltmelidirler. milimetremilimetre

38 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Verimlilik Verimlilik, bir iş prosesi tarafından yapılan üretim miktarının, tüketilen para zaman ve emek ile olan ilişkisine verilen addır. Verimlilik aynı girdi ile daha çok çıktı sağlamak yoluyla arttırılabilir. Dönüş Zamanı Zaman bütün organizasyonlar için korkutan bir kaynaktır.Birçok yazar zamanı verimli kullanma üzerine kitaplar yazmışlardır.Bir iş prosesinde zaman kullanımı özetle dönüş zamanı(cycle time) olarak adlandırılır.Prosesin başlangıç ve bitiş anı arasında geçen zamandır.

39 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama 5 adım süreç tamamalanmadan olmalıdır. Toplam Dönüş Süresi her adım için geçen süreyi, her adım başlamadan önceki bekleme süresinin miktarını, diğer adımlar bitinceye kadar başlangıçtaki bir adımı önleyen bağlılıkları içeren çeşitli faktörlere bağlıdır.

40 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Dönüş zamanlarındaki başka bir sorunda darboğazlardır. Darboğaz, başlıca iş adımlarında geçici uzun dönem kapasite açığı oluştuğunda üretilen mallarda veya proseslerde görülür. Şekil 3.14te Uzun dönüş zamanlarının nedenlerinin incelenmesi görülmektedir. Bu prosesin oluşması için 5 adım gereklidir.Bütün dönüş zamanı çeşitli faktörlerle bağlantılıdır.Bunlar her adımda geçen zaman,ve adımlar arasındaki zamanlardır.

41 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Esneklik:Bir iş prosesindeki esneklik, acil müşteri isteklerini karşılama,ve uzun dönem işlere adapte olabilme ve iş koşullarının değişmesine uyabilmesi demektir. Güvenlik:Bir işte güvenlik, izinsiz kullanımları, sabotajları,ve suçla ilgili aktiviteleri önlemek demektir.

42 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Şekil 3. 16 Kontroll u giriş için retina taraması

43 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Müşteri bakış açısı ile ürün performansının değerlendirmesi Maliyet:Müşteri memnuniyeti için maliyet önemli bir ölçüttür.Maliyeti yalnızca kuvvetli bir hesap duygusu olarak görmemek gerekir.İç veya dış müşteri sırasıyla ürünü elde etme, kullanma ve kullanmaya devam etmeli olarak düşünülmelidir.Bu zaman+para,çaba gibi şeyler gerektirir.

44 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Kalite: Kalitenin birçok boyutu vardır.Bazı kalite eksperleri iş proseslerine kalitenin kaynağı olarak bakmışlardır ve kalitenin ürün spesifikasyonlarına bağlı olduğunu belirtmişlerdir.Bazıları ise ürün özelliklerine yönelmiş ve müşteri memnuniyetinin kalite ölçümündeki önemini belirtmişlerdir.

45 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Yanıt verme Yanıt verme anlamı müşteri isteğini derhal yerine getirme anlamına gelir. Örnek olarak şunları verebiliriz: Müşterinin istediği ve mağazada olmayan ayakkabıları bütün şirketleri kapsayan bir yöntemle başka bir mağazadan bulup rezerve etme Müşterinin telefon görüşmesini daha verimli hale getirip müşterinin (araba) kazasının benzerinin kağıtlarını hemen bulup prosedürleri yerine getirme Bilgisayar destekli bir sistem kullanıp müşterinin hayalindeki evi sanal ortamda oluşturup müşteriyi içinde gezdirme Üretim dizaynını toptan üretime geçirip ani müşteri isteklerine bu sayede daha rahat cevap verme Bu 4 örnekte telefonu cevaplamaktan çok daha fazla iş kapsar. Bilişim sistemleri bu işleri yapmakta kolaylık sağlarlar.

46 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Güvenilirlik. Bir ürünün veya servisin güvenilirliği işlemsel hataların olmamasını gerektirir.Bilişim sistemleri bazı durumlarda güvenilirliği arttırır bazı durumlarda azaltır.Market,bakkal gibi işletmelerde bilişim sistemi güvenilirliği arttırır.Vergileri hazırlama gibi servislerde ise güven azalabilir.

47 İş Süreçlerini Değerlendirme ve Tanımlama Standart ve Düzenlemelere Uygunluk Bu olay standartlara bağlı kalma derecesi ve önemli müşteriler gibi dış kitleler tarafından yapıla düzenlemeler, sanayi kuruluşları veya hükümet tarafından yüklenen standartlardır.