Microsoft® Lync™ 2010 Attendant Eğitimi

... konulu sunumlar: "Microsoft® Lync™ 2010 Attendant Eğitimi"— Sunum transkripti:

1 Microsoft® Lync™ 2010 Attendant Eğitimi

2 Amaçlar Bu eğitim kursunda aşağıdaki Microsoft Lync 2010 Attendant özellikleri ele alınmaktadır: Kişi Listesini Kullanma Arama Denetimlerini Anlama Arama Yapma ve Alma Birden Çok Konuşmayı Yönetme Ekip Arama Grupları Kurma Arama Bekletme ve Tekrar Alma

3 Lync Attendant'a Genel Bakış
Lync Attendant, çok sayıda eşzamanlı aramayı yönetmenize yardımcı olan bir arama yönetimi uygulamasıdır. Lync 2010 Attendant akıcı bir masaüstü deneyimi sağlamak için tam ekran pencerede çalışır. Lync Attendant'ın yeni özellikleri şunlardır: Arama Sonuçlarını Sıralama: Arama sonuçlarınızı sıralamanıza izin veren bir Düzenleme Ölçütü alanı eklenmiştir. Aracı Anonimliği: Aramalar, Yanıt Grubunuzun parçası olarak anonim yanıtlanabilir. Kimliğiniz arayan kişiye gösterilmez. Yanıt Grubuyla Arama Yönlendirme: Aracılar, durumlarından bağımsız olarak, Attendant'ta kuyruğa alınan tüm aramaları görebilir ve yanıtlayabilir. Geliştirilmiş Masaüstü Uyarıları: Masaüstü uyarıları, gelen aramaları ve anlık iletileri size bildirir. Konuşma Sırasında Ses Aygıtını Değiştirme: Konuşmayı kesintiye uğratmadan ses aygıtınızı değiştirin. Kötü Amaçlı Aramaları Bildirme: Kötü amaçlı bir aramayı, arama bittiğinde destek ekibinize bildirin. Konum ve Acil Durum Gelişmiş Hizmet Desteği (E9-1-1): acil durum servislerinin yerinizi belirleyebilmesi için fiziksel konumunuz kaydedilir. Aramayı Bekletme: Aktarılması gereken aramalar, arayan kişiyi beklemeye almak yerine bir bekleme kuyruğunda bekletilebilir.

4 Lync Attendant Penceresini Anlama
Attendant penceresi, Konuşmalar ve Kişiler olmak üzere iki ana alana ayrılır. Gelen, etkin ve bekleyen konuşmalar Konuşma Alanı'nda görüntülenir. Gelen Alanı – Yeni konuşmaların Attendant'a geldiği alan. Etkin Alanı – Birden çok işlemin yapılabileceği, tek bir konuşmaya ait ana pencere. Bekleyen Alanı – Beklemeye alınan veya simge durumuna küçültülmüş konuşmaların bulunduğu alan.

5 Kişi Listesini Kullanma
Kişi listeniz en sık iletişim kurduğunuz kişilerin yer aldığı listedir. Kişilerinizin uygunluk durumunu gösterir ve kişi adını sağ tıklatıp, ardından da Properties'i tıklatarak ek kişi ayrıntılarını görüntülemenize izin verir. Telefon araması yapabilir, kişilerinizden istediğinizle anlık ileti (IM) oturumu, e- posta konuşması veya konferans başlatabilirsiniz. Attendant'ta üç standart grup vardır: Frequent, Available ve All Contacts. Frequent grubunda, Lync, Attendant kullanarak iletişim kurduğunuz en son kişilerin adları azalan sırayla listelenir. Available grubunda, iletişim durumu Dışarıda, Bilinmiyor veya Çevrimdışı olmayan kişilerin tümü listelenir. All Contacts grubunda, Kişiler listenize eklenmiş tüm kişiler listelenir (Dağıtım Listesi'nin bir üyesi olarak eklenenler dışında). Kişilerinizi yönetmek için özel gruplar da oluşturabilirsiniz.

6 Arama Yapma ve Aramayı Sonlandırma
Kişiler listenizdeki bir kişiyi aramak için, kişinin adını çift tıklatın veya adının yanındaki telefon düğmesini tıklatın. Uygun olduğu şekilde, seçeneklerden birini belirtin. Attendant'ın sizin için nasıl ayarlandığına bağlı olarak bu seçeneklerden bazılarının kullanılamayabileceğini lütfen unutmayın. Work Mobile Lync Call Voice Mail Aramayı bitirmek için, Konuşmayı Bitir simgesini tıklatın veya konuşma penceresini kapatın.

7 Aramayı Kabul Etme veya Reddetme
Arama Yanıtlama Bir arama aldığınızda, hem görev çubuğunun sağında hem de Gelen Alanı'nda masaüstü uyarısı belirir. Uyarı, Attendant simge durumuna küçültüldüğünde veya çalışırken kapatıldığında görüntülenir ve aramayı hemen yanıtlayıp Attendant'ı işlemde ön plana getirmenize izin verir. Aramayı yanıtlamak için gelen arama uyarısını çift tıklatın veya Accept'i tıklatın. Aramayı reddetmek için Decline‘ı tıklatın. Sesli posta etkinleştirilmişse, arama sesli postanıza yönlendirilir. Not: Tekrar arayan bir kişinin arama uyarısı farklı görünür. Aramayı, normal bir uyarıda olduğu gibi uyarıyı çift tıklatarak veya Accept ya da Decline seçeneğini tıklatarak yanıtlayabilirsiniz. Gelen Arama Uyarısı Aramayı Kabul Etme veya Reddetme

8 Arama Yanıtlama (devam)
Bir arama aldığınızda, duruma göre tercih edebileceğiniz başka seçenekleriniz de vardır. Uyarıyı sağ tıklatın ve sonra aşağıdaki seçeneklerden birini belirtin: Accept: Aramayı bağlar. Redirect-Voice mail: Arayan kişiyi, e-postanıza gönderilen sesli postaya yönlendirir. Ignore: Arayan kişiyi sesli postaya yönlendirir. Close: Arayan kişiyi sesli postaya yönlendirir ve tüm etkin anlık ileti oturumlarını kapatır. Do Not Disturb: Arayan kişiyi sesli postaya yönlendirir ve iletişim durumunuzu Do Not Disturb olarak ayarlar. Durumunuz Rahatsız Etmeyin olarak ayarlıysa, gelen aramalar otomatik olarak sesli postanıza yönlendirilir. Not: Bu seçenekler hem uyarı içinde, hem de Attendant konsolundaki etkin konuşma alanında kullanılabilir.

9 Arama Denetimlerini Kullanma
Bir aramayı yanıtladığınızda, arama Active alanında görüntülenir. Arama denetimlerini kullanarak aşağıdakileri içeren çeşitli görevleri gerçekleştirebilirsiniz. Aramayı beklemeye alın veya sırada bekletin Aramayı aktarın Aramayı aktarmadan önce hedeflenen alıcıya danışın Başkalarını aramaya katılmaya davet edin Aramayı sonlandırın (kapatın) Etkin Konuşma Alanı Arama Denetimleri Beklemeye Al Başvur Bitir Aktar Davet Et

10 Konuşma Sırasında Not Alma
Arama sırasında notlar alabilir ve konuşma notlarını e-postayla gönderebilirsiniz. Etkin konuşma alanında Note sekmesini tıklatın. Note alanının içinde bir yeri tıklatın ve notunuzu yazın. Notları e-postayla göndermek için, Type a subject for this conversation alanını tıklatarak notun konusunu yazın ve sonra Send Notes’u tıklatın. Notlar ve konu satırı doldurulmuş olarak bir e-posta iletisi açılır.

11 Aramayı Beklemeye Alma ve Arama Aktarma
Konuşma penceresinde Hold simgesini tıklatın. Arayan kişi bekleme müziğini duyar ve siz aramayı tekrar sürdürünceye kadar zamanlayıcı çalışır. Aramayı sürdürmek için Hold düğmesini yeniden tıklatın. Arama Aktarma Konuşma penceresinde Transfer simgesini tıklatın. Kişiler listesinde aramayı aktarmak istediğiniz kişinin adını çift tıklatın. Arama, konuşma pencerenizden kaybolur. Başarısız bir aktarım, hata iletisi görüntülenmesine neden olur. Arama aktarma

12 Aramayı Aktarmadan Önce Danışma
Konuşma penceresinde, Consult before transferring or merging calls düğmesini tıklatın. Arama beklemeye alınır. Kişiler listenizde, alıcının telefon simgesini tıklatın. (Alternatif olarak, anlık ileti göndererek danışmak için IM simgesini tıklatın.) Alıcı aktarmayı almayı kabul ederse, Call this contact bağlantı düğmesini tıklatın. Aktarma başarılı olursa, arama yalnızca konuşma pencerenizden kaybolur. Başarısız bir aktarım, hata iletisi görüntülenmesine neden olur. Alıcı aktarımı almak istemezse danışmayı sonlandırın ve sonra, arayan kişiyle konuşmayı sürdürmek için Hold/Resume call düğmesini tıklatın.

13 Aramaya Katılmaları için Başkalarını Davet Etme
Başkalarını aramaya katılmaya davet edin Konferans araması sırasında kişi eklemek için Add simgesini tıklatın. Kişi adını çift tıklatın veya kişi öğesini Kişiler listesinden Konferans alanına sürükleyin.

14 Birden Çok Konuşmayı Yönetme
Gelen, etkin ve bekleyen konuşmalar dahil birden çok konuşmayı yönetmek için Konuşma alanını kullanabilirsiniz. Aynı anda birden çok etkin konuşmayı sürdürebilirsiniz, ancak yalnızca bir sesli konuşma yapabilirsiniz. Örneğin, iki ayrı anlık ileti (IM) konuşması gerçekleştirirken, gelen bir aramayı kabul edebilirsiniz. Bu durumda, o an gerçekleştirdiğiniz anlık ileti konuşması Etkin alanına taşınır ve sesli konuşma ekranınızda Beklemede alanına taşınsa da etkinliğini devam ettirir (kırmızı okla belirtilir).

15 Ekip Arama Grubuna Genel Bakış
Team Call, gelen aramaların tanımlı bir ekibe iletilmesine izin verir. Ekip araması grubu bir arama aldığında, her bir ekip üyesinin telefonu çalar ve tüm üyeler aramayı ileten kişiyi görebilir. Ekip üyelerinden biri aramayı yanıtladığında, diğer üyelerin telefonlarının çalması durur. Ekip Araması özelliği, belirli bir alanda sorumluluk paylaşan bir kişi grubunun (örneğin, İK ekibi veya Yönetim ekibi) parçasıysanız yararlıdır. Bu özelliği, sizin ve ekip arama grubunuzun telefonları aynı anda çaldırılacak şekilde ayarlayabileceğiniz gibi, aramalarınızda ilk önce sizin telefonunuzun ve sonra da saniye cinsinden belirtilen bir sürenin ardından ekip arama grubunuzun telefonlarının çaldırılmasını sağlamak üzere bir bekleme süresi de ayarlayabilirsiniz.

16 Ekip Arama Grubunu Ayarlama
Ekip Aramasını Ayarlama: Araç çubuğunda View or Change call- forwarding settings seçeneğini tıklatın. Arama İletme Ayarları penceresi açıldığında, Do the following when I get calls açılan menüsünde Do the following when I get calls seçeneğini tıklatın. Sizin adınıza aramalara yanıt verecek ekip arama grubu üyelerini ekleyin ifadesinin altında Add’i tıklatın. Aramalarınıza yanıt verebilecek bir kişinin adını girin, ardından da OK’i tıklatın.

17 Çaldırma Gecikmesi Ayarlama
Ekip araması etkinleştirildiğinde, çaldırma gecikmesi ayarlanması önemlidir. Çaldırma gecikmesini açtığınızda, gelen aramalar öncelikle sizi, ardından da belirli bir gecikmeden sonra ekip arama grubunuzu çaldırır. Çaldırma gecikmesi ayarlamak için: Kişilerinizden birini tıklatın ve ardından Ring Delay’i tıklatın. Turn on ring delay onay kutusunu işaretleyin ardından da çaldırma gecikmesinin süresini ayarlayıp OK‘i tıklatın. Ayarları kaydedip uygulamak için yeniden OK‘yi tıklatın.

18 Bir Yanıt Grubu için Aramaları Yanıtlama
Bir veya birden fazla grup için telefon aramalarını yanıtlamaya yardımcı olmak amacıyla yanıt grubu aracısı olarak seçilebilirsiniz. Attendant'ı, grubunuza gelen telefon aramalarını yanıtlamak ve yönetmek için kullanabilirsiniz. Yanıt Grubu Yöneticisi tarafından bir yanıt grubunun aracısı olarak seçildiğinizde, Lync Attendant'ta hangi gruba eklendiğinizi belirten bir uyarı görürsünüz. Grupta oturum açtığınızda, arama almaya hazırsınızdır. Bu resmi oturum açılan bir grupsa, kullanıcının ait oldukları grupları gösteren bir web sayfasını kullanarak oturum açması gerekir. Resmi olmayan bir grupsa, oturum açtığınız andan itibaren otomatik olarak arama alabilirsiniz. Not: Sunucuda gizlilik ilkesi etkinleştirilmişse, arama almak için Yanıt Grubu kişisini aramalı ve Kişiler listenize eklemelisiniz. Gelen arama uyarısı aramayı size hangi grubun yönlendirdiğini gösterir. Aramayı yanıtlamak için uyarıyı tıklatın. Uyarı

19 Aramayı Bekletme Aramayı beklemeye almak yerine, bir bekleme kuyruğunda bekletebilirsiniz. Aramayı Bekletme Hold menüsünü tıklatın. Park call‘u tıklatın. Arama başarılı bir şekilde bekletildiğinde, alma numarasını içeren bir bildirim alırsınız. Alma numarasını, aramanın aktarıldığı kişiye veya bölüme iletin. Aramayı Tekrar Alma Aramayı almak için alma numarasını arama kutusuna yazın. Sonra, aramanın alındığı size bildirilir. 1 2 Alma Numarası Aramayı bekletme

20 Bir Başkasının Yerine Arama Alma
Örneğin, asistanlar Attendant konsolunu kullanarak aramaları yöneticilerinin adına alabilirler. Yönetici, temsilci seçmek için aşağıdaki adımları uygulamalıdır: Lync'i açın, Araç Çubuğunda Options düğmesini ve sonra da Call Forwarding’i tıklatın. Edit my delegate members‘ı tıklatın ve ardından Add'i tıklatarak bir temsilci seçin. Arama İletme bölümünde My Delegates'i tıklatın. Aramaları Temsilcilere İletme Temsilcileri Düzenleme Not: Tüm gelen aramalar, belirtilen temsilciyi çaldırır. Temsilci Ekleme

21 Aramalarınız için Temsilci Atama Özelliğinin Çalışma Şekli
Temsilci, Lync Attendant'ta bir gelen arama bildirimi alır ve aramayı yanıtlar. Aramaları için temsilci atayan kişiye, aramayla ilgili bilgileri içeren bir e-posta iletisi gönderilir.

22 Sesli Postayı Denetleme
Yeni sesli postanız olduğundan size bilgi verilir. Sesli postanızı denetlemek için: Araç çubuğunda Voice Mail menüsünü tıklatın. Sesli postanızı Outlook'ta görüntülemek için: View Voice Mail‘ı tıklatın.Sesli postanızın önizleme görüntüsünü Outlook iletisi içinde görebilirsiniz. Sesli postanızı dinlemek için: Call Voice Mail’ı tıklatın. Sesli postanıza bağlanabilir ve iletilerinizi dinleme, silme veya iletme seçeneklerini duyabilirsiniz.

23 Lync 2010 Attendant Seçenekleri
Attendant seçeneklerini değiştirin: Araç Çubuğunda Options düğmesini ve ardından Options‘ı tıklatın. Options penceresinde, İletişim Durumu, Geçmiş, Uyarılar, Telefon numaraları, Uygulama Ayarları, sesler vb. ayarları özelleştirin.

24 Gözden Geçirme Etkinliği
Aşağıdaki etkinlikleri uygulayın: Kişi listesini kullanarak kişi bulun. Arama yapın. Arama sırasında notlar alın. Arama Denetimlerini kullanarak bir aramayı beklemeye alın. Başka birine danışın ve aramayı bu kişiye bağlayın. Bir aramayı aktarın. Ekip Arama Grubuna kişi ekleyin.

25 Gözden Geçirme Bu kursta aşağıdaki Lync Attendant özellikleri ele alınmıştır: Kişi Listesini Kullanma Arama Denetimlerini Anlama Arama Yapma ve Alma Birden Çok Konuşmayı Yönetme Ekip Arama Grupları Kurma Arama Bekletme ve Tekrar Alma

26 © 2010 Microsoft Corporation. Tüm hakları saklıdır
© 2010 Microsoft Corporation. Tüm hakları saklıdır. Microsoft, Exchange ActiveSync, Excel, Lync, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows Server ve diğer ürün adları ABD ve/veya diğer ülkelerde/bölgelerde tescilli ticari markalar ve/veya ticari markalardır veya olabilir. Buradaki bilgiler yalnızca bilgilendirme amaçlıdır ve Microsoft Corporation'ın bu sunumun yapıldığı tarih itibariyle mevcut görüşünü temsil eder. Microsoft değişen pazar koşullarına yanıt vermek zorunda olduğundan, bu Microsoft adına bir taahhüt olarak yorumlanmamalıdır ve Microsoft, verilen herhangi bir bilginin bu sunumun yapıldığı tarihten sonra doğruluğunu koruyacağını garanti edemez. MICROSOFT, BU SUNUMDA YER ALAN BİLGİLERLE İLGİLİ AÇIK, ZIMNİ YA DA MEŞRU HİÇBİR GARANTİDE BULUNMAZ. Amaçlar'a Dön