W w w. i p e r a. c o m. t r ile Görüşme Disiplini.

... konulu sunumlar: "W w w. i p e r a. c o m. t r ile Görüşme Disiplini."— Sunum transkripti:

1 w w w. i p e r a. c o m. t r ile Görüşme Disiplini

2 Telefona Değer Katan Uygulamalar Görüşme Disiplini Giderlerin aşırı yükselmesini önlemek ve zamanı verimli kullanabilmek için iş için gerekli olmayan telefon görüşmelerinin kontrol altına alınmasına Görüşme Disiplini adı verilir.

3 Telefona Değer Katan Uygulamalar Görüşme Disiplini Şirketlerin bir bölümünde, telefon görüşmeleri hiç kontrol edilmemektedir. Bu şirketlerde, iş dışı amaçlarla yapılan görüşmeler, organizasyonun büyüklüğü ile orantılı olarak olarak yükselmektedir. İş dışı görüşmeler, telefon maliyetlerinin yükselmesine ve mesai kaybına neden olmaktadır. Yapılan incelemeler sırasında, bu tür görüşmelerin toplam telefon giderleri içindeki payının %40’a kadar yükselebildiği, harcanan zamanın bazı kişilerde haftada 10 saati geçebildiği görülmüştür.

4 Telefona Değer Katan Uygulamalar Görüşme Disiplini • Birçok şirkette ise, etkili kontrol mekanizmaları kurulmadığı için, Görüşme Disiplinini sağlamak amacıyla bazı yanlış uygulamalar izlemektedir. • En sık yapılan hatalar: –Arama yetkisini sınırlandırmak –Görüşme maliyetlerine limit getirmek –Görüşme süresini kısıtlamak –Görüşme kanallarını sınırlamak –Yıldırıcı ama verimsiz kontrol mekanizmaları uygulamak

5 Telefona Değer Katan Uygulamalar En Sık Yapılan Hatalar Arama yetkisini sınırlandırmak • Amaç: Yüksek maliyetli yönlerde (şehirlerarası, cep telefonu, milletlerarası vb) gereksiz olabilecek görüşmeleri önlemek. • Bu yönlerde görüşme yapması gereken kişiler ya başkasının telefonunu kullanıyor, ya da operatöre bağlatıyor. • Bu “gerekli görüşmelerin” daha zor yapılmasına neden oluyor, verimliliği düşürüyor. • Her iki durumda da, iş dışı amaçla yapılan görüşmeler yapılabiliyor, ancak kontrol sistemleri atlatılmış oluyor.

6 Telefona Değer Katan Uygulamalar En Sık Yapılan Hatalar Görüşme maliyetlerine limit getirmek • Amaç: Aşırı kullanımın neden olacağı yüksek maliyeti engellemek (özellikle çalışanlara verilen cep telefonlarında) • Ancak bu yöntem, iş için yapılması gerekli görüşmelerden kaçınma sonucunu doğuruyor. • Çalışana “ofis dışında iken daha verimli olabilmek için çok çaba gösterme” mesajı verilmiş oluyor. • Üstelik limit dahilinde yapılan görüşmelerin büyük bölümü özel nitelikte olabiliyor.

7 Telefona Değer Katan Uygulamalar En Sık Yapılan Hatalar Görüşme süresini kısıtlamak • Amaç: Verimli bir görüşmenin 3-5 dakikadan uzun sürmeyeceği varsayımı ile, bu süre dolduğunda görüşmelerin kesilmesi ile zaman ve paradan tasarruf etmek • Kısıtlama yapılmadığında bile görüşmelerin %85’i 3 dk.’dan kısa sürüyor. Görüşmeleri kısıtlayan yerlerde ise, %15 oranında aynı numara tekrar aranıyor. • Tekrar aramalarda görüşmenin bir bölümü, açıklama yapmak ile harcanıyor. • Telefon faturaları yaklaşık %2 oranında yükseliyor.

8 Telefona Değer Katan Uygulamalar En Sık Yapılan Hatalar Görüşme Kanallarını sınırlamak • Amaç: GSM, VoIP gibi yönlerde, ucuz görüşme yapmayı sağlayan kanallar üzerinden geçmesini sağlayarak tasarruf etmek • Ancak bu durumda, ucuz görüşme yapmayı sağlayan kanallar dolu ise, görüşme yapması gereken kişi engellenmiş oluyor. • Bu durumda kullanıcıların, hat bulana kadar sürekli deneme yapması gerekiyor. • Bazı kullanıcılar ise, pahalı kanaldan arama yapma olanağı veren kodları öğrenip kullanıyor. • Sonuç olarak, ya önemli zaman kayıpları yaşanıyor, veya zaten çalışanlar “yaratıcı” çözümler ile bu sınırlamayı aşıyor.

9 Telefona Değer Katan Uygulamalar En Sık Yapılan Hatalar Yıldırıcı ama verimsiz kontrol mekanizmaları • Amaç: Görüşmelerin denetim altında olduğunu hissettirerek otokontrol sağlamak • Genellikle bunun için dönem sonunda yapılan görüşmelerin listesi çalışanlara verilip, özel görüşmelerini belirtmeleri isteniyor. • Çalışanlar, aradıkları numaraların büyük bölümünün kime ait olduğunu anımsamıyor. • Rasgele birkaç görüşmeyi “özel” olarak işaretlemek yeterli oluyor. • Çalışanlardan alınan yanıtlar, denetlenemiyor. Özel olduğu belirtilen görüşmelerin toplam bedelini hesaplamak ve ücretlerinden kesmek için yapılan çalışmalar bazen günler sürebiliyor.

10 Telefona Değer Katan Uygulamalar Bu sorunlar, şirketlere para ama daha da önemlisi zaman kaybettiriyor. Çalışanların telefon kullanarak iş yapmalarının önüne engeller çıkıyor, işletmenin verimliliği azalıyor.

11 Telefona Değer Katan Uygulamalar Çözüm:

12 Telefona Değer Katan Uygulamalar Abakus 360 Abakus 360, şirketlerin telefon kullanımları üzerinde 360 derecelik görüş açısı kazanmalarını sağlayan benzersiz bir analiz sistemidir. Abakus 360, şirketlerin daha iyi süreçler geliştirmesine yardımcı olacak operasyonel araçlar da içerir.

13 Telefona Değer Katan Uygulamalar Abakus 360 Abakus 360, şirketlere dört ana konuda çözüm sunar: –Görüşme disiplininin sağlanması, –Tarife Yönetimi –Performans analizleri –Sistem yeterlilik analizleri

14 Telefona Değer Katan Uygulamalar Görüşme Disiplini RahatRapor ile genel bakış Akıllı Rehber ve rehber kontrolü Yönetici kontrol mekanizması BirBakışta ! Oto Kontrol

15 Telefona Değer Katan Uygulamalar RahatRapor ile Genel Bakış Raporlar, karmaşık parametre arayüz- leri üzerinden değil, kolay algılanan grafikler ile sunulur. Böylece kullanıcılar, uygulama içinde kendilerini kaybetmeden istedikleri sonucu kolayca alabilirler. Üst düzey yöneticiler, istedikleri bir ra- pora, yardımcılarından isteyebilecekle- rinden daha hızlı şekildi ulaşabilirler. Raporlar, dönem sonunda rutin kontroller için değil, her an yeni kararlar vermek için kullanılabilir. Şirket politikalarına aykırı kullanımın gözden kaçması mümkün değildir.

16 Telefona Değer Katan Uygulamalar Akıllı Rehber Yapılan tüm görüşmelerin, telefon rehberinde kime ait olduğu anında raporlanır. Ay sonunda tüm görüşme listesini verip, özel görüşmeleri işaretlemelerine gerek kalmaz. Rehberlerde olmayan bir telefon numarası ile görüşme yapıldığında, o görüşmeyi yapan kullanıcıdan rehbere giriş yapmasını isteyebilir. Böylece telefon rehberleri, her zaman için tüm görüşmelerin kimlerle yapıldığını gösterecek şekilde güncel durumda tutulur.

17 Telefona Değer Katan Uygulamalar Yönetici Kontrol Mekanizması Kullanıcıların telefon rehberine eklemek istedikleri numaralar, yöneticilerinin onayına sunulabilir. Yöneticiler bu tanımları onaylayabilir, değiştirebilir veya yeniden tanımlanması için geri gönderebilir. Yöneticiler, istedikleri anda, kendilerine bağlı personelin görüşme detaylarını görebilirler. Yöneticiler, kendilerine bağlı personelin rehberlerde yer almayan numaralarla ne sıklıkla görüşme yapıldığı incelenebilir, tanımlamalar yapabilir. Birkaç dakika harcayarak, tüm personelin kimlerle ne amaçla görüşmeler yaptığı denetlenebilir.

18 Telefona Değer Katan Uygulamalar BirBakışta! Binlerce telefon numarasının tek tek incelenmesi yerine, sadece yüksek maliyete neden olan ve özel nitelikte olabilecek görüşmelerin incelenebilmesini sağlar. Sürekli olarak ve hep aynı kişi tarafından aranan, uzun süre görüşülen telefon numaraları ve bu numaraları arayanlar saptanır. Bu kişilere otomatik olarak, yaptıkları görüşmeleri tanımlamaları uyarı mesajı gönderilir. İncelenen numaralar, eğer herhangi bir tanımlama yapılmazsa, kullanıcıların özel görüşmeler yaptığı telefon numaraları listesine eklenir. Böylece yüksek maliyete neden olan özel görüşmeler, otomatik olarak tespit edilir.

19 Telefona Değer Katan Uygulamalar Oto Kontrol Her kullanıcıya, sadece kendi görüşmelerini görebileceği pencereler açılabilir. Kullanıcılar, yaptıkları görüşmeler hakkında kendileri sisteme bilgi girebilir. Çalışanlar, görüşmelerin ne detayda incelenebileceği gördüklerinde, gerçek dışı beyanlarda bulunmakta kaçınmaktadırlar. “Kim Bilecek” diye düşünülerek yapılan gereksiz özel görüşmeden vazgeçilmektedir. Böylece sadece sistemin ilk kurulduğunda değil, aylar boyunca, oto kontrol sağlanabilmektedir.

20 Telefona Değer Katan Uygulamalar Uyumlu Telefon Sistemleri

21 Telefona Değer Katan Uygulamalar Bazı Referanslarımız

22 Telefona Değer Katan Uygulamalar Teşekkürler