BÜROLARDA ETKİNLİK VE VERİMLİLİK

... konulu sunumlar: "BÜROLARDA ETKİNLİK VE VERİMLİLİK"— Sunum transkripti:

1 BÜROLARDA ETKİNLİK VE VERİMLİLİK
BÜROLARDA TEKNİK VERİMLİLİK

2 BÜROLARDA ETKİNLİK VE VERİMLİLİK
İş Programları ve İş tanımları İş Analizi Tekniği İş Akımı Tekniği İş Dağıtımı Tekniği İş Basitleştirme Tekniği Hareket Ekonomisi Tekniği Bürolarda teknik verimlilikten bahsedilebilmesi için aşağıdaki metodolojilerin incelenmesi gerekir.

3 İŞ PROGRAMLARI VE İŞ TANIMLARI
İŞ PROGRAMLARI: Yönetimin planlama ve örgütleme evresinde icra edilen süreçtir. Nasıl yapılır? İŞ TANIMLARI: İşle ilgili bilgileri belirli bir sistematik altında, tek bir sayfada veren iş formudur. Amaç, iş analizindeki bilgilerin daha kolay anlaşılmasını ve algılanmasını sağlamaktır. İş programlarının planlama evresinde temelleri oluşturulduktan sonra örgütleme sürecinde iş prg.ları ayrıştırılır. Örgütleme sürecinde hangi işin, hangi bölümün sorumluluğunda olduğu saptanır. Bu işlerin zamanlama açısından planlaması yapılmalıdır. İşler günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak planlanır. Bu planlamanın ardından bu işleri yapacak personel belirlenir. İşi yapacak elemanların statü ve pozisyonları saptanır, çalışanların emir alacağı kişiler belirlenir. Yetki ve sorumluluk alanları ile kimin kime karşı sorumlu olduğu belirlenir. Tüm bunlar tamamladıktan sonra bölümler ve kişiler arasında eşgüdümleme yapılır. İş tanımlarına, iş analizi bilgilerinin özetlenmiş şeklidir denebilir.

4 İŞ ANALİZİ TEKNİĞİ İşin yapısal özelliklerini ve onu yapmakla yükümlü kimsenin sahip olması gereken nitelikleri belirlemek amacıyla işi temel öğelerine bölüp ayıran ve elde edilen bilgileri, anlamlı ve tekrar kullanılabilir nitelikte tekrar bütünleyen bir yöntemdir. Başka bir tanımla, işlerin gerektirdiği görevlerin, sorumlulukların, çalışma koşullarının, işler arasındaki ilişkilerin ve işgörenle ilgili insancıl özelliklerin belirlenmesi için kullanılan yöntemler ve işlemler topluluğudur. İş analizi bir sonuç değil, işlerin sonuçlandırılmasında kullanılan bir araçtır. İş analizinin bürolarda yapılmasındaki temel neden, büronun verimli bir şekilde düzenlenmesi, çalışanların yaptıkları işin kontrol altına alınması, yapılacak işlerin planlanması ve zamanın etkin kullanılmasıdır.

5 İŞ ANALİZİ TEKNİĞİ NASIL YAPILIR? İşi yapanla şahsen görüşülmelidir…
Görüşme sonunda aşağıdaki konularda değerlendirmeler yapılır: İşin amacı irdelenir, bu iş gerçekten zorunlu mu? Kısmen ya da tamamen yapılmasa olur mu? İşin başka bir yolla yapılma olasılığı var mı? İş, başka işlerle birleştirilerek yapılabilir mi? İş bölümlere ayrılabilir mi? Görüşmede, işi yapanın ne kadar süredir bu işi yaptığı, daha önceki çalışmasında buna benzer veya bu işin aynı bir işte mi çalıştığı, kullandığı araç gereç veya materyaller, işin sorumluluk derecesi, işin sorumluluk derecesi, işin yapıldığı çevre koşulları, eğitimi, tecrübesi gibi konular araştırılmalıdır.

6 İŞ ANALİZİ TEKNİĞİ Kullanılan malzeme ve materyal işe uygun mu? Daha ucuz ve daha elverişli olanlar var mı? İş doğru zamanda mı yapılıyor? En uygun zaman nedir? İşin yapıldığı yer doğru mu? Kişiler doğru seçilmiş mi? Sorularıyla iş analizi yapılır.

7 5N-1K’ DAN YARARLANMA Ne Yapılıyor? Ne Yapılmalı? Konuyu verir.
Neden Yapılıyor? Neden Yapılmalı? Amacı Belirler. Nasıl Yapılıyor? Nasıl Yapılmalı? Yöntem,Usul, Strateji Nerede Yapılıyor? Nerede Yapılmalı? Mekan ve Yer Ne zaman Yapılıyor? Ne zaman Yapılmalı? Süre ve Süreç Kim Yapıyor? Kim Yapmalı? İlgili ve Sorumlu Kişiler

8 İŞ AKIMI TEKNİĞİ Hizmet ya da üretim işleminin yapılması birbirini izleyen çeşitli adımların yapılmasıyla gerçekleşir. Bu teknikte işlerin sırası, katedilen mesafe, sarfedilen zaman şematik olarak gösterilir. Bunun üzerinde analiz yapılarak işlerin basitleştirilmesi sağlanır. Teknik; Zaman kaybını, Ters gidişleri, Gecikmeleri, Duraklamaları önler. İş akışı tekniği, doküman ya da başka formlarda tanımlanmış kurallar çerçevesinde belirli bir hedefe ulaşmak için bilgi ve işlerin katılımcılar arasında dolaşımını sağlayan süreç otomasyonudur. İş akışı, içinde bulunduğu süreç içinde gözden geçirilmez veya iyileştirilmez ise işin ya dahizmetin maliyeti yükselir, hız düşer, akışa gereksiz kişiler katılmış olur.

9 KULLANILAN SEMBOLLER Başlangıç ve bitiş adımlarını gösterir. İşlem, aktivite, faaliyet Kontrol, sorgulama Bekleme, durdurma, gecikme Akış yönü Bu metot ile, işin yapılmasındaki aşamalardan gereksiz olanların atılması, mümkün ve uygun olanların birleştirilmesi, işin yapanlar arasında yeniden ve uygun biçimde dağıtımı, işin yapıldığı yer ve zamanların yeniden düzenlenmesi, işin hazırlanması, maliyetinin düşürülmesi ve verimliliğin sağlanması gibi amaçlar gerçekleştirilebilir.

10 İŞ DAĞITIMI TEKNİĞİ Bu teknikte işler gruplanarak hangi işin kim tarafından yapılacağı belirlenir. İşe uygun işgörenin atanabilmesi için (iş=insan) aşağıdaki hususlar değerlendirilmelidir: Yapılan işin çeşidi nedir? Bu işin yapılmasında geçen süre ne kadardır? İşi yapan kişinin bilgisi, yeteneği, eğitimi, tecrübesi ve kişiliği vb işe uygun mu? İşin yapılması sırasında yapılmaması gereken işler mevcut mu? Mevcutsa yapılıyor mu? Bürolarda ve işletmelerde organizasyonel yapının gelişmesiyle birlikte uzmanlık alanları genişlemiştir. Çalışan insanların bir iş kolunda en iyi olabilmelerini sağlamak amacıyla artık uzmanlaşma gerekmektedir. Bir kişi sadece bir şeyi en iyi yapabilir ve en iyi yaptığı işte etkili ve isabetli olabilir. Bu nedenle bürolarda çalışan kişilerin nitelikleri, uzmanlık alanları, deneyimleri göz önünde bulundurularak iyi bir iş bölümü yapmak gerekir. İş bölümü yapılırken de İŞ DAĞILIMI TEKNİĞİnden yararlanılır.

11 İŞ DAĞITIMI TEKNİĞİ Aynı yetki ve sorumluluktaki kişiler aynı işleri mi yapıyorlar? İş yükü dağılımında dengesizlik mevcut mu? İş birimi ve zamanı yönünden eşitlik mevcut mu? İş dağılımı yapılırken; işler ve kişiler analiz edilir. İşe uygun insanın işe atanması, iş dağılımını dengeli olması, iş yükünün dengeli dağılımını sağlar. Tüm çalışanların yetenekleri, bilgileri, becerileri eğitimleri ve tecrübelerine uygun işlerde çalışması sağlanmış olunur. Çalışanlar arasında iş yükü dengeside kurulur. Herkesin yaptığı işin zamansal kontrolü de kolaylaşır.

12 İŞ BASİTLEŞTİRME TEKNİĞİ
Örgütün, mal ve hizmet üretimi sürecinde kullanılan metotların daha basit hale getirilmesiyle iş yapma performansının yükseltilmesi, böylece verimliliğin arttırılması şeklinde ifade edilir. Organizasyondaki herkesin katılımıyla üretim sürecine tatbik edilerek toplam maliyetler azaltılmış olur. İş basitleştirme, işin yalnızca birkaç işlevden oluşan küçük parçalara ayrılmasıdır. Bu sayede iş basitleşmiş olduğundan uzun süreli eğitimlere gerek kalmaz ve işi herkesin yapabileceği hale getirilmiş olur. İşi yapan aynı işi sürekli tekrarladığından verimlilik artar.

13 İŞ BASİTLEŞTİRME TEKNİĞİ
SAKINCALARI: Sürekli tekrarlanan işlerin, işgörenler üzerinde bıkkınlık yaratmasıdır. Yine sürekli aynı işlerin yenilenmesi, işin monoton hale gelmesine neden olur. Daha önemlisi, basit işler işgörenin katkısını gerektirmediğinden, işgören kendisini geliştirme ihtiyacı duymaz. İşgören işin bütününü değilde bir kısmını gördüğünden dolayı iş ve işletme ile bütünleşemez. Ayrıca işin bütününü de göremediğinden dolayı, yapılan işe katkı geliştiremez. Bıkkınlık ve monotonluğu ortadan kaldırmanın yolu iş çeşitlendirmesine gitmektir. İş çeşitlendirmesi işin zenginleşmesini sağlar. Böylece iş basitleştirme ile ortaya çıkan olumsuzluklar ortadan kalkmış, dolayısıyla yapılan işin etkinlik ve verimliliği artmış olur.

14 HAREKET EKONOMİSİ TEKNİĞİ
Hareket etüdü, belirli bir işin yapılabilmesi için insan-makine ilişkilerinin dikkate alınarak en uygun çalışma yönteminin standartlaştırılması faaliyetidir. Bu teknik ile, insan vücudunun hareketlerinin en aza indirilerek, enerji sarfını ve yorulmayı en düşük düzeyde tutmak hedeflenir. Böylece (sarfedilmeyerek) kazanılan enerjinin diğer işlere yöneltilmesi, sonuçta da aynı süredeki hizmet/üretim miktarının arttırılması (verimlilik) sağlanmış olur. Hareket etüdü, işi inceleyerek, işi yaparken gereksiz hareketlerden kaçınmayı, malzeme, araç, makine düzeninin iyi kurularak insanın en kısa yoldan ulaşmasını sağlamayı, süreç ve faaliyetlerin geliştirilmesini, çalışma koşullarının iyileştirilmesini amaçlayan işlemler dizisidir.

15 HAREKET EKONOMİSİ TEKNİĞİ
Soruşturma tekniği ile aşağıdaki hususlar değerlendirilir; İşin gerekli olduğundan emin olmak için: AMAÇ, İşin yapılması gereken yerde yapıldığından emin olmak için: YER, Yapılan işin, işlem sırası içinde doğru yerde olduğundan emin olmak için: SIRA, İşin, iyi bilinen bir kimse tarafından yapıldığından emin olmak için: KİŞİ, İşin yapılmakta olduğu: YOLLAR. Bu tekniğe girişilmeden önce, yapıla işin gerekli olduğundan ve bu işin gerektiği gibi yapıldığından emin olunması önemlidir. Bunun için SORUŞTURMA TEKNİĞİ kullanılır:

16 HAREKET EKONOMİSİ TEKNİĞİ
Bu teknik kullanılarak; İnsan vücudunun kullanılması, İşyerinin düzenlenmesi, Araç ve donatım maddelerinin hazırlanması Konularında düzenlemeler yapılır.

17 İŞ ÖLÇÜMÜ Nitelikli bir işgörenin, belirli bir işi, belirli bir çalışma hızıyla (performans) yapması için gereken zamanı ölçmek amacıyla yapılan işlemdir. Bu yöntemle, işlerin yapılma süresine ilişkin zaman standartları oluşturulur. 3 temel unsuru vardır:

18 İŞ ÖLÇÜMÜ Fiziksel İşgücü Çalışmasının Ölçümü: Atelye de çalışan işçiler ile büroda çalışan sekreterlerin çalışmalarına yönelik iş ölçümü faaliyetleri bu kapsam içine girer. Düşünsel İşgücü Çalışmasının Ölçümü: iş ölçümünün en zor yapılabildiği alandır. Çünkü faaliyetlerin tanımlanması ve elemanlara ayrılması zor ve subjektiftir. Makine Çalışmasının Ölçümü: bazı durumlarda tam bir iş ölçümü özelliği taşımaz. Bir işi yapma süresi makine klavuzunda yer alabilir ya da böyle bir süreyi ölçmek için detaylı analize gerek kalmayabilir.

19 İŞ ÖLÇÜM TEKNİKLERİ DOĞRUDAN ÖLÇME: iş, bir işgören tarafından sabit bir yerde yapılır ve kısa süreli periyotlara tekrarlanır. İşin uzun vadede değişikliğe uğraması söz konusu değildir. Bulunacak standartların derecesi yüksek olmalıdır. FAALİYET ÖRNEKLEMESİ: Doğrudan ölçme yaklaşımıyla ilgilidir. Tüm parametrelerinin ölçülmesinin imkansız olduğu bir ana kütlenin parametreleri için, bu ana kütle içinden alınan örnek grubu aracılığıyla ölçme ve tahminin yapıldığı yöntemdir. Dar bir alanda yapılması, tekrarlamanın az olması, periyotların uzun olması, değişken ve tesadüfi faaliyetlerin çokluğu nedeniyle duyarlık daha azdır.

20 İŞ ÖLÇÜM TEKNİKLERİ STANDART BİLGİLERİN ANALİZİ: Uzun süredir yapılan işler için uygulanır. Düzenli kayıtların bulunması ve gelecekte iş yapanlarda önemli değişiklikler beklenmesi halinde etkili bir yöntemdir. ELEMENTLER STANDART ZAMANLAR: Daha çok ilk defa dizayn edilen işler için uygulanır. İşin henüz gerçek işlem süreci başlamadan, standartların tespiti için kullanılır. İşler kısa periyotlu ve sık değişiyor ise en uygun sistemdir. SUBJEKTİF YÖNTEM: Az tekrarlana işlerde, diğer yöntemlerin maliyetli olması halinde uygulanır. Standartlar, işi iyi bilen ustabaşı veya nezaretçi kişiler tarafından tecrübe ve sezgiye dayanarak tespit edilir.

21 İŞ DEĞERLEME İş görenin yeteneklerini, potansiyelini, iş alışkanlıklarını, davranışlarını ve benzer niteliklerini diğerleriyle karşılaştırarak yapılan sistematik bir ölçmedir. BAŞARIYI BELİRLEYEN UNSURLAR: Beceri: İşletmeler için en güç temin edilen niteliklerdendir. Büyük yatırımlar gerektirir. Diğer faktörlere göre daha fazla ağırlık ve öncelik verilmelidir. İşletmede belirlenen işlerin hepsi aynı derecede beceri, sorumluluk ya da gayret istemez. İşletmede işlerin birbirine göre zorluk derecesinin saptanması ve buna göre bir değerlendirme yaparak işleri yapacak kişilere ödenecek ücret, terfi ve ödüllerin belirlenmesini sağlar. Değerlendirmenin amacı, işgörenlerin emsalleri arasında iş başarıları yönüyle ayırt edilmesidir. Bu suretle “işe göre adam” ilkesine uygun olarak işgörenin seçilmesi ile işgörenin geliştirilmesi, örgüt ve yönetim amaçları ile uyumlulaştırılması sağlanmış olur. BECERİ: kapsamı: mesleki bilgi (eğitim-öğretim-lisans bilgisi), tecrübe (işi uygun şekilde yapabilmek için gerekli zamansal yeterlik), inisiyatif kullanma ve karar verme yeteneği, nedret(işe uyun kişinin bulunmasında karşılaşılan güçlükler)

22 İŞ DEĞERLEME ÇABA: Bedensel ve zihinsel çabayı kapsar. Kişinin gösterdiği çabanın değerlendirilmesi liyakat takdirine girer. Liyakat: Yeterlilik, kifayet… Sorumluluk: İşle ilgili olarak üstlenilmesi gereken sorumlulukların tamamıdır. Maddi sorumluluk (araç-gereç, makine sorumluluğu) ile can sorumluluğu (emniyet ve iş güvenliği) bu kapsama girer.

23 İŞ DEĞERLEME İŞ KOŞULLARI: İşin yapıldığı yerin özellikleri ve yapıldığı ortamın koşullarıdır. “Çevre Koşulları” ile “İşin Mahiyeti” bu kapsama girer. İŞ DEĞERLEME ile işletmelerde personelin performansının objektif olarak belirlenmesi ve bunun sonucunda ücret, eğitim ve terfi amacıyla kullanılması sağlanır. Bu faktörlerin önem dereceleri aynı değildir. Çünkü her işin istediği bilgi, beceri, sorumluluk, iş koşulları ve davranış aynı değildir. Yine çalışılan iş pozisyonu da aynı olmadığından dolayı bu faktörlere duyulan gereksinimler farklı olur. İş değerleme işleri beceri, çaba, sorumluluk, iş kolları gibi çeşitli faktörlere göre tek tek kademelere ayırarak değerlendirir. İşlerin kademelendirilmesinden sonra o pozisyona bir puan verilir. İşin pozisyonu, türüne ve yapısına göre bu faktörlere verilen puanlar değişkenlik gösterir (bir genel müdürün sorumluluk puanıyla, bir nezaretçinin sorumluluk puanı aynı olamaz). Belirlenen bu esaslara göre yapılan değerlendirmede, işletmede işlerin aldıkları puanlar hesaplanır ve işler önem sırasına göre sıralanır. Son aşamada da işlere verilecek ödüller belirlenir.

24 İŞLERİN BELİRLENMESİ İŞ: Bir sonuç elde etmek, herhangi bir şey ortaya koymak için güç harcayarak yapılan etkinlik, çalışma veya birinden istenen hizmet veya birine verilen görevdir. Bürolarda yapılan işlerin neler olduğu, işlemin yapısı, amaçları ve bürodan neler beklendiği ile belirlenir. Bu belirlemedeki temel koşul, belirlenen hedefler, amaçlar ve bunları gerçekleştirecek planlardır. İşlerin belirlenmesindeki temel amaç, organizasyonda yer alan çalışanların ve uzmanların doğru görevlere atanması ve bu işlerin uygun koşullarda yapılmasıdır. Organziasyonel yapıda belirlenen işleri yapacak işgörenlerin, bilgisi, becerisi ve uzmanlık alanları farklılık göstermektedir. Öncelikle yapılacak işlerin belirlenmesi ve daha sonrada bu işlere uygun işgörenlerin atanması gerekir.

25 İŞLERİN BELİRLENMESİ İŞ BÖLÜMÜ: İşlerin küçük parçalara ayrılarak her bir parçanın ayrı bir işgören tarafından yapılmasını gerektiren bir uygulamadır. Bürolarda iş bölümü; fonksiyonlara, yöntemlere, müşterilere, üretime veya projelere göre yapılabilir. Hangisinin uygulanacağı, işin yapısına, çalışanların liyakatlarına, donanımına, sektörün yapısına göre karar verilir. İşlerin belirlenmesi sonrasında yapılan işle ilgili diğer gereklilikler de şunlardır: İşbölümü: örgütün temel niteliğinin de bir gereğidir. Örgütte üstlenilen görevi başarmak için, işleri rasyonel şekilde bölerek, personel arasında işbölümü yapılır. İş bölümü yapılarak gruplara ayrılmış personel genellikle kendi işini başka grubun işinden daha öncelikli ve önemli görmeye başlar. Bu da personelin dikkatinin o işte sınırlanmasına, kendi bölümündeki iş üzerinde toplanmasına neden olur. Mümkün olduğunca her kişiye tek iş verilmelidir. Bu sayede kişilerin işlerine, konularına hakimiyeti ve kavrama gücü arttırılmış olur.

26 İŞLERİN BELİRLENMESİ İŞ GELİŞTİRME: Belirli bir işin, işgörenin, daha çeşitli iş yapabilecek şekilde yeniden organize edilmesine denir. Yatay Zenginleştirme de denmektedir. İşin bitirilme süresinin uzamasına, teknolojik yapı ve gelişmesinde önemli değişikliklere yol açar. İşgörenin, kendi işiyle benzerliği olan diğer iş elemanları yan yana getirilerek yapmakta olduğu işin kapsamı genişletilmektedir. Aslında, bir işletmenin mevcut işleri tekrar tasarlaması demektir. Çalışanın, bir işi tamamlaması için yapması gereken görev sayısındaki artışı ifade eder. Temel amaç, çalışanın iş tatminini yükseltmek amacıyla işin sıkıcı ve monoton yönlerini azaltmaktır.

27 İŞLERİN BELİRLENMESİ İŞ ZENGİNLEŞTİRME: Çalışanların sorumlulukları ve özgüvenleri yükseldikçe işlerinde motivasyonlarının artacaktır. Bu nitelikteki çalışanlara yaptıkları iş üzerinde daha fazla kontrol, sorumluluk, gelişim olanakları sağlanır. En iyi iş zenginleştirme yolu, yapılan işe işletmenin değil, çalışanın gözünden bakılan iş özellikleri yaklaşımıdır. İş genişletme yatay yönde verimlilik sağlarken, iş zenginleştirme dikey yönde verimlilik sağlar.

28 İŞLERİN BELİRLENMESİ ROTASYON: Çalışanların sistematik bir biçimde bir işten başka bir işe aktarılması sürecidir. Amaç, iş özelleştirilmesi sonucunda oluşabilecek iş tatminsizliğini en aza indirmektir.

29 İŞLERİN BELİRLENMESİ KALİTE GRUPLARI: İşletme içinde belirli sorunları çözmek üzere çeşitli birimden çalışanlarca oluşturulan bir çalışma grubudur. Başarı şartı, istatistiksel analiz, problem çözme teknikleri ve grup dinamikleri hakkında eğitim ve donanımlarına bağlıdır. Bir çalışma grubu oluşturulur ve bu grup, iş yapma tarzını, liderini, planlamasını, çalışma saatlerini kendisi belirler. Amaç, çalışanın kol ya da zihin gücünün yanında gönül gücünü de katarak verimliliği yükseltmektir.

30 İŞLERİN BELİRLENMESİ Aşamalar ve Kullanılan Araçlar:
Sorunun belirlenmesi, Veri Toplanması Sorunların analiz edilmesi Çözüm tekniklerinin uygulanması Beyin Fırtınası Neden-sonu analizleri Histogram Dağılım Şemaları

31 ORYANTASYON İŞE ALIŞTIRMA – UYUM olarak da adlandırılır. İşletmelerde işe yeni başlayan personelin firma kültürüne ve işe kısa sürede uyum göstermesi için yapılan faaliyetlerdir. Oryantasyon kapsamı: Örgütün kültürünü tanıtma, Örgütün organizasyonunu ve çalışanlarını tanıtma, İşbaşı eğitimi (On the job training)