EFQM Süreç Çalışması Takvimi

... konulu sunumlar: "EFQM Süreç Çalışması Takvimi"— Sunum transkripti:

0 Sorumlu Süreçler: Tüm Süreçler
EFQM Süreç çalIşmasI Sorumlu Süreçler: Tüm Süreçler EğİTMEN: AYDIN KOSOVA

1 EFQM Süreç Çalışması Takvimi
Hafta Pazartesi Salı Çarşamba Perşembe Cuma Cmt Pazar 1.Hafta 17/08/15 18/08/15 2.2 Auzef Eğitim Öğretim Süreci 19/08/15 2.3 Topluma Hizmet 20/08/15 21/08/15 22/08/15 23/08/15 2.Hafta 24/08/15 2.1 Kurumsal Tanım 2.4 CRM (Paydaş İlişkileri Yönetimi) 25/08/15 1.1 Strateji Geliştirme 1.4 Sistem Geliştirme 26/08/15 1.2 Kurumsal Gözetim 1.3 Kurumsal İtibar Yönetimi 27/08/15 3.1 Bilgi Yönetimi 3.2 Teknoloji Yönetimi 28/08/15 3.3 İK Yönetimi 29/08/15 30/08/15 3.Hafta 31/08/15 3.4 Mali Kaynaklar Yönetimi 01/09/15 3.5 Taşınır Taşınmaz Varlıklar Yönetimi VERİ TOPLAMA 02/09/15 03/09/15 04/09/15 VERİ TOPLAMA 05/09/15 06/09/15 4.Hafta 07/09/15 08/09/15 09/09/15 10/09/15 11/09/15 12/09/15 13/09/15 5.Hafta 14/09/15 BAŞVURU RAPORU HAZIRLAMA 15/09/15 16/09/15 17/09/15 18/09/15 19/09/15 20/09/15

2 Bireysel Faaliyetler Strateji Faaliyetleri
Strateji Planlama Süreç Planlama Visyon Misyon Stratejiler Strateji Faaliyetleri Bireysel Faaliyetler İş hedefleri Süreç Performans Hedefleri Bireysel Performans Hedefleri Faaliyet Nasıl İyileştireceğim? Neyi İyileştireceğim?

3 Performans Göstergeleri
t- Proje planının zamanında gerçekleşme oranı q-Ortalama kullanıcı performans seviyesi q-Hatasız tasarım oranı (DIFT ratio) KPI (Temel Performans Göstergeleri) Stratejik olanlar (performansını geliştirenler I PI I > I KPI I

4 2.3 Topluma Hizmet (Sertifikalar)
1.2 Kurumsal Gözetim 1.3 Kurumsal İtibar Yönetimi 1.1 Strateji Geliştirme 1.4 Sistem Geliştirme 2.1 Kurumsal Tanıtım 2.2 AUZEF Eğitim Öğretim 2.4 CRM (Paydaş İlişkileri Yönetimi) 2.3 Topluma Hizmet (Sertifikalar) 3.1 Bilgi Yönetim 3.2 Teknoloji Yönetimi 3.3 İK Yönetimi 3.4 Mali Kaynaklar Yönetimi 3.5 Taşınır Taşınmaz Varlıklar Yönetimi

5 2.2. AUZEF Eğitim Öğretim Süreci
2.2.1.Egitim Tasarımı 2.2.2.Egitim planlaması 2.2.4.Eğitimin yürütülmesi 2.2.5.Ölçme değerlendirme Program çıktıları 2.2.3.Öğrenci Kayıt İşlemleri 2.2.6.Öğrenci Hizmetleri Öğrenme Ortamları ÖYS Danışmanlık Mikro Site Kariyer Destek Faaliyet Sosyal Ortamlarının sunulması

6 2.2.1. Eğitim Tasarımı Canlı ders mi? E>… H>
NE? Müfredat Yönetimi (FAZ1) Öğretim Tasarımı(İçerik Tasarım) Ders Öğretim Senaryolarının hazırlanması Ses ve Görüntü tasarımı Canlı ders mi? E>… H> Ders Videolarının Oluşturulması NASIL?

7 2.2.1.1. Müfredat Yönetim Süreci
Yeni Programların Geliştirilmesi Mevcut Programların Geliştirilmesi Performans Göstergeleri t- Proje planının zamanında gerçekleşme oranı Program içeriğinin zamanında temini oranı Müfredat içeriğinin zamanında yayınlanma oranı q-Hatasız tasarım oranı (DIFT ratio) Hatasız müfredat içerik oranı (kontrolde tespit edilen hatalı içerik sayısı /toplam içerik) Müfredat içerikli şikayet sayısı/program

8 2.2.1.1.1. Yeni Programlarının Geliştirmesi
Yeni program alternatiflerinin belirlenmesi Sektör Analizi Paydaş Gereksinimleri Pazar ve Rekabet analizi/ Kıyaslama Paydaş Gereksinimleri Mesleki Yeterlilikler Eğitim amacının belirlenmesi Program çıktılarının belirlenmesi Müfredat ders listesinin oluşturulması Program teklif dosyalarının oluşturulması Ders öğrenme çıktılarının belirlenmesi Ders izlenceleri Program portföyünün güncellenmesi ve duyurulması Senato onayı YÖK onayı YK onayı Yeni Programların Onaylanması Programın içeriğinin temini Kontrol ve redaksiyon Program içeriğinin yayınlanması Grafik ve Medya Tasarımı Mevcut Programların Geliştirilmesi

9 2.2.1.1.2. Mevcut Programlarının Geliştirmesi
Yıllık başarı değerlendirme Program iyileştirme fırsatlarının belirlenmesi İyileştirme projelerinin planlanması İyileştirme projelerinin gerçekleştirilmesi Geliştirilmiş Müfredat Program içeriğinin yayınlanması

10 2.2.1.2. Öğretim Tasarımı Süreci
Ses ve Görüntü Tasarımı Proje Planlama Ders İzlenceleri Ders Sunumları Ders Notları İnteraktif medya tasarımı Test ve yayın Grafik Tasarımı Etkileşim tasarımı Yazılım? E H Kullanıcı Deneyimi (Değerlendirme) Medya ve Grafik Tasarımı Ders senaryolarının oluşturulması Müfredat Yönetimi Yazılım Faz1-2-3

11 2.2.1.2.4. Ses ve Görüntü Tasarımı
Video çekiminin yapılması Ses ve görüntü iş planlaması Seslendirme metninin oluşturulması Video senaryosunun oluşturulması Çekim mekan organizasyonu Storyboard oluşturması Video montajının yapılması Video montaj? E H Insert tasarımı (KJ, animasyon, infografik) Ses kaydının alınması Ses montajının yapılması Görüntü Tasarımı Ses Tasarımı Ders Videosu Ses dosyası

12 2.2.1.2.4. Ses ve Görüntü Tasarımı Performans Göstergeleri
t- Proje planının zamanında gerçekleşme oranı Toplam Medya ve grafik Ses ve görüntü q-Ortalama kullanıcı performans seviyesi q-Hatasız tasarım oranı (DIFT ratio)

13 Eğitim Planlaması (Hoca değ.) (ALMS kaynaklı) Akademik takvimin oluşturulması ve yayınlanması Canlı ders programının yapılması Dönem derslerinin belirlenmesi Sınav oturumlarının belirlenmesi *Öğrenci İşleri *Öğrenci İşleri *Müfredat *Ölçme Değerlendirme Performans Göstergeleri t- Proje planının zamanında gerçekleşme oranı Canlı ders Sınav oturumları Dönem ders q-Hatasız tasarım oranı (DIFT ratio) (Hata sayısı / program) Yanlış öğrenci yerleştirmesi Yanlış ders yerleştirmesi Dönem dersi

14 Öğrenci Kayıt Sınav Sonuçları Akademik takvim ve kayıt kılavuzunun duyurulması ÖSYS,İkinci Diploma, Yatay Geçiş Yeni ? Kayıt Yenileme Kayıt evraklarının kontrolü Öğrenci otomasyon sistemine kayıt Öğrenci otomasyon sistemine kayıt yenilemesi

15 2.2.4. Eğitimin Yürütülmesi 2.2.5. Ölçme Değerlendirme 2.2.4.1.
Öğrenci Kayıt Öğrenci ders seçimi Danışman kontrol ve onayı Öğrencinin/XÖYS sistemine kayıt edilmesi Akademik Takvim Müfredat E Eğitimin sunulması Program içeriği Eş zamanlı ders koordinasyonu Bilişim Desteği Staj Koordinasyonu H

16 2.2.5. Ölçme Değerlendirme 2.2.5.3. Tek ders sınavlarının yapılması
Ara sınavlarının yapılması Bitirme sınavlarının yapılması Tek ders sınavlarının yapılması Değerlendirme ve gözden geçirme Ara sınavlarının yapılması Risk Değerlendirme Akademik takvim Normal Özürlü Hükümlü Çoktan seçmeli/klasik Sınavların tanımlanması Sınav soruları Sınavların yapılması İtiraz İnceleme düzeltme Sınavların yapılması Öğrenciye duyurma

17 2.2.5. Ölçme Değerlendirme (devam)
Ara sınavlarının yapılması Bitirme sınavlarının yapılması Değerlendirme ve gözden geçirme 2.2.1. Bitirme sınavlarının yapılması Sınav organizasyonu Sınav uygulama Akademik takvim Sınav oturumlarının belirlenmesi Öğrenci yerleştirme Sınav görevlendirme Sınav evrak tasnifi ve nakli Sınavların yapılması ÖOS öğrenci bilgileri >Görevliler >Emniyet Sınav yeri tercih belirleme Değerlendirme ve Yayınlama Cevap kağıdı okuma Sınav mekanı belirleme Tutanak inceleme Cevap kağıdı tasnifi Ölçme Mekan güvenlik planlaması Cevap anahtarı oluşturma >Sınav seçimi >Sınavların tanımlanması >Soruların redaksiyonu >Ön kontrol >Ders hocası kontrolü Soru kitaplarının hazırlanması ÖOS’ye aktarımı Öğrenciye duyurma Ders başarı notu oluşturma Öğrenciye duyurma H Tek ders? Sınav evraklarının hazırlanması E

18 2.2.5.3. Genel Değerlendirme ve Gözden Geçirme
Performans Göstergeleri >Hata sayısı Hatalı soru (içerik, personel) Hatalı yerleştirme Hatalı görevlendirme Hatalı baskı Hatalı evrak >Tekrar eden hata oranı >Ölçüm güvenirliği Güvenlik katsayısı Tekrarlanabilirlik ve doğruluk >Sınav zamanında gerçekleşme oranı >Şikayet sayısı Ölçme değ. >Hatalı kayıt sayısı Yanlış bilgilendirme Yanlış evrak Sistem kaynaklı Personel kaynaklı >Zamanında kayıt oranı Öğrenci kayıt >Ortalama başarı seviyesi >Zamanında mezuniyet oranı Ders seçimi Hatalı muafiyet Yanlış öğrenim materyali >Ders katılım oranı >ÖMA Ders Materyal Hoca Eğitimden şikayet Dönemsel akademik başarı değerlendirme Yönetim gözden geçirme Sınav uygulamalarının değerlendirilmesi

19 Paydaşlarımız Öğrenciler Mezunlar Veli Çalışanlar (akademik/idari) Tedarikçiler Toplumsal / Sosyal paydaşlar (yerel yönetim, STKlar,vatandaş) Sektörel (yök,meb, sektörel; üniversite (ulusal uluslararası,

20 2.4. Paydaş İlişkileri Yönetimi (İletişim bürosu)
Paydaş memnuniyeti ve bildirim yönetimi İletişim Yönetimi (sosyal medya şubesi İletişim gereksinimlerinin belirlenmesi İletişim planlaması İletişimin yürütülmesi Geribildirimlerin Yönetimi Bildirim yönetimi (Şikayet, talep) Paydaş memnuniyeti şubesi Paydaş memnuniyetinin ölçülmesi 3600 Değerlendirme ve analiz şubesi 2.1 Kurumsal tanıtım süreci 1.3. Kurumsam itibar yönetimi (kurumsal iletişim bürosu)

21 Hiyerarşiler Çalışan Doküman Hiyerarşisi Süreç Hiyerarşisi
El kitabı Süreç Formu (S. Tanımı) Prosedür (faaliyet) Talimat (aktivite) Standartlar (sertifikasyon) Form Süreç (ana süreç) Büro (alt süreç) Şube (detay süreç) Dekan Fakülte Sekreteri Süreç Sorumluları Süreç Asistanları Şube Sorumlusu Çalışan Dekan Yrd. Büro Sorumlusu Doküman Hiyerarşisi Süreç Hiyerarşisi Fonksiyonel Org.Hiyerarşisi

22 2.1. Kurumsal Tanıtım Süreci (Pazarlama Tanıtım) (Auzef Tanıtım Şubesi)
Pazarı Anlama Pazar Konumlandırma Pazarı ve rekabet analizi Değer önermesini belirleme 2.1.3. Pazarlama tanıtım planlaması ve bütçeleme 2.1.4. Pazarlama-tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi Hedef Pazar ve müşteri kitlesini tanımlama Kanalların belirlenmesi Std./form Std./form Std./form Std./form Performans Göstergeleri T- pazarlama planı gerçekleşme oranı (Gerçekleşen/planlanan) Q- öğrenci sayısı Q- web tıklanma oranı M- ses. Medya. Dön. Tanıtım bütçesi M-ROI Q-sentimantal Seviyesi

23 3.3. İnsan Kaynakları Yönetim Süreci
Kurum kültürünün yönetimi (iletişim yönetimi) 3.3.2. İşe Alma 3.3.3. Performans değerlendirme 3.3.4. Eğitim ve geliştirme SP 3.3.1. IK planlaması 3.3.5. Çalışanların katılımı İş performansı, yetkinlik Eğitim, koçluk Öneri sistemi, ekip çalışmaları Çalışan tatmini yönetimi (özlük işleri) İş değerlemesi Kadro ihtiyaç talebi IK Planlaması İş etütü Görev tanımlaması(bilgi,beceri,yetkinlikleri Norm kadro belirleme İş gücü planlaması Nicel Nitel Ücretlendirme Kariyer ve rotasyon planlaması Motivasyon yönetimi

24 3.3. İnsan Kaynakları Yönetim Süreci
İşe alma Memur alımı Kadro talebi Onay Sözleşmeli çalışan Başvuru alınması Başvuru formlarının değerlenmesi OK Psikoteknik değerlendirme Mülakat Onay Sözleşme Tanıtım oryantasyon Deneme performansının değerlendirmesi OK Görevlendirme

25 ( Sürekli İyileştirme Bürosu)
1.4. Kalite Geliştirme Süreci Sürekli İyileştirme ( Sürekli İyileştirme Bürosu) Süreç Yönetimi Süreç Belirleme ( Süreç Hiyerarşisi) Süreç Organizasyonu Süreç İyileştirme Mevcut Durum Analizi Olması Gereken Durum Analizi İyileştirmelerin Devreye Alınması 3600 Derece Analiz ve Değerlendirme Proje Yönetimi Proje belirleme Proje planlama Proje yürütme

26 1.4. Kalite Geliştirme Süreci
Sistem Yönetimi ( Sistem Yönetim Bürosu) Kalite Güvence Sistemi (ISO-9001) İç tetkik Döf’ün yürütülmesi Dış tetkik İş Sağlığı ve Güvenliği Sistemi İSG risk değerlendirme Risk eylem planı sağlama Müşteri Memnuniyet Sistemi (ISO-1002) (Paydaş Memnuniyeti Şubesi)

27 1.4. Kalite Geliştirme Süreci
Dökümantasyon Yönetimi ( Dökümantasyon Bürosu) Dökümantasyon Biçimsel Uygulamaları Dökümantasyon Mantıksal ve Kavramsal Uygulamaları

28 1.4. Kalite Geliştirme Süreci
Performans İzleme ve Değerlendirme Süreç Performanslarını İzleme KPI Paydaş geribildirimleri Paydaş memnuniyet oranı Performans Göstergeleri Kalite Geliştirme Süreç performans seviyesi Kalite Geliştirme verimlilik Döf sayısı İç tetkik bazında Dış tetkik bazında Zamanında raporlama oranı Hatalı dokümantasyon oranı Performans raporlama ve değerlendirme Kalite kontrol raporları Süreç kpı raporları

29 1.1. Strateji Geliştirme Süreci ( Stratejik Yönetim Süreci)
Mevcut Durum Analizi Dış çevre analizi -Pazar ve rekabet analizi -Paydaş analiz -Pest analzi İç çevre analizi - Kurumsal performans değerlendirme Pazar Konumlandırma Vizyon Misyon Değerler Stratejik Amaç Stratejilerin ve Stratejik Hedeflerin Belirlenmesi Faaliyet Planlarının Yapılması Fakülte stratejik faaliyet planı Süreç faaliyet planları Bireysel hedefler İzleme ve Değerlendirme Dönemsel raporlama ve değerlendirme Yıllık performans raporlama

30 1.1. Strateji Geliştirme Süreci ( Stratejik Yönetim Süreci)
Performans Göstergeleri Planın zamanında gerçekleşme oranı/ seviyesi Stratejilerin gerçekleşme oranı

31 Akademik takvim ve kayıt kılavuzunun doldurulması
Öğrenci İşleri Süreci Akademik takvim ve kayıt kılavuzunun doldurulması Yeni? Yeni öğrenci kayıt Otomasyona ön kayıt > Harç işlemi > Kayıt evrağı > Ders seçimi Kayıt yenileme Ders seçimi >Dönem dersleri ilanı Harç işlemi Kayıt işlemleri Öğrenci Kayıt işleri Öğrenci takip analizi Özel nitelikli öğrenci işlemleri Diploma ve mezuniyet işlemleri Öğrenme ortamlarının sunulması desteklenmesi Danışmanlık hizmetleri Staj ve uygulama organizasyonu Eş zamanlı ders organizasyonu E H Bilgilendirme hizmetleri (ÖYS,mikrosite) Performans göstergeleri -Süreç performans seviyesi (Süreç KPI) -Hata oranı (eksik evrak, hatalı kayıt) -Bildirim sayım ve öğrenci işleri bürosu -Tekrar işlem oranı -Karınca

32 1.3. Kurumsal itibarın yönetimi
Kurumsal itibarı ölçme ve değerlendirme Kurumsal İletişimin Yönetimi İletişim planının yapılması İletişim planının uygulanması Performans göstergeleri -TİA-itibar seviyesi -Basında yer alma seviyesi Yazılı basın Görsel basın Sosyal medya -İletişim planı gerçekleşme oranı -SS proje planı gerçekleşme oranı -SS proje bütçesi (form) (form) -iletişim kanalları -hangi kanalda/kim/hangi mesaj Sosyal sorumluluk faaliyetlerinin yürütülmesi Sosyal sorumluluk faaliyet alanlarının belirlenmesi Proje planının yapılması Faaliyetlerin yürütülmesi

33 3.1. Bilişim hizmetleri süreci
3.1.1. Teknoloji ve donanım yönetimi Performans göstergeleri -ort süreç perf seviyesi (KPI) -süreç verimliliği (karınca tf/tx) -bant genişliği (internet kapasite kullanımı, erişim hızı) -risk alanı (donanım ? kullanımı) -sistem kesinti sayısı -sistem kesinti süresi -cyber saldırı sayısı 3.1.2. Yazılım yönetimi Paket program yönetimi Yazılım geliştirme 3.1.3. Bilgi güvenliği yönetimi Güvenlik (firewall, fiziksel güvenlik önlemi, yedekleme

34 3.5. Taşınır taşınmaz varlıkların yönetimi
3.5.1. İhtiyaç planlama 3.5.2. Talep karşılama 3.5.3. Varlıkların güvenliği 3.5.4. Bakım ve onarım hizmetleri 3.5.5. Envanter Yönetimi Mekan ihtiyaç yönetimi Depo yönetimi Satın alma ve hizmet temini Kurum içi hizmet temini (yönerge) Satın alma (mevzuat) Tedarikçi değerlendirmesi Performans göstergeleri -ort süreç perf seviyesi (KPI) -süreç verimliliği (karınca tf/tx) -bant genişliği (internet kapasite kullanımı, erişim hızı) -risk alanı (donanım ? kullanımı) -sistem kesinti sayısı -sistem kesinti süresi -cyber saldırı sayısı

35