T.C. TÜRKİYE KAMU HASTANELER KURUMU BURSA İLİ KAMU HASTANELER BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ.

... konulu sunumlar: "T.C. TÜRKİYE KAMU HASTANELER KURUMU BURSA İLİ KAMU HASTANELER BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ."— Sunum transkripti:

1 T.C. TÜRKİYE KAMU HASTANELER KURUMU BURSA İLİ KAMU HASTANELER BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ MALİ HİZMETLER BAŞKANLIĞI TOPLANTI YÖNETİMİ

2 TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı
TOPLANTI NEDİR? Birden çok kişinin, bir sorun, olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmesine denir. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

3 Toplantının üç temel özelliği:
1- Danışma ve öğrenme aracıdır. 2- Bilgi alış verişi ya da sorunları saptamadır. 3- Karar alma ve sorun çözme yöntemidir. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

4 TOPLANTININ YARARLARI:
Yönetimin haberleşme ve koordinasyon kaynağıdır. Yönetimde sağlıklı bilgi alış verişi, sorunların tartışılması ve kararların alınması sağlanır. Katılımcıları yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

5 NE ZAMAN TOPLANTI YAPILMALI?
TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

6 Genel Olarak Şu Durumlarda Toplantı Yapılır:
Kurum/Kuruluşun misyon ve vizyonu hakkında nitelikli kararlar almak gerektiğinde, Koordinasyona ihtiyaç olduğunda, Çalışanlardan/gruptan bilgi veya tavsiyeler beklendiğinde, Grubun karar verme veya problem çözmeye katılması istendiğinde, Bir sorun çözüme kavuşturulmak istendiğinde, TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

7 Genel Olarak Şu Durumlarda Toplantı Yapılır:
Bir bütün olarak grupla paylaşmak istediği bilgiler olduğunda, Grup bizzat toplantı yapılmasını istediğinde, Kurum/Kuruluş ile ilgili iyileştirme ve geliştirme çalışmaları yapmak istediğinde, Kurum/Kuruluşun içinde bulunduğu idari ve mali durumun değerlendirmesinin yapılacağı durumlarda. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

8 Özetle Toplantı Yapmak İçin Nedenler Şunlardır:
Karar almak Plan yapmak veya gelişimi gözlemek Problem çözmek Bilgi iletmek ve netleşmesini sağlamak Değişiklik öncesi reaksiyon almak Motive etmek TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

9 TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı
HAZIRLIK Etkili Gündem Yer Seçimi Araç ve Gereçler Katılımcılara Bildirim TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

10 TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı
İYİ BİR GÜNDEMİN: Amacı ve belli hedefleri göstermesi Başlama ve bitiş saatini belirtmesi Kimin hangi konuyla ilgilendiğini göstermesi Hazırlanma imkanı sağlaması Sonuç odaklı olması GEREKİR TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

11 TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

12 Bir Toplantının Başarısını Ölçmek İçin 3 yol vardır:
1. Toplantı sonunda nelerin elde edildiği, 2. Toplantının Kurumda/Kuruluşta nasıl bir gelişme sağladığı, 3. Toplantı sonrası alınan kararların takibinin ne derece önemsenip uygulandığı ve çıktıların sağladığı yararların tespiti. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

13 DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN:
Toplantıdan Önce; Planlama, Gündem, Erken Gelme, Yerin Hazırlanması. Toplantı Başlarken; 4) Zamanında başlama, 5) Gündemin gözden geçirilmesi, düzenleme ve değiştirmeler, Zaman sınırlamasının konulması, TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

14 DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER:
Toplantı Başında; 7) Geçmiş toplantıyı kısaca gözden geçirme. Toplantı Boyunca; 8) Belli bir zamanda aynı usulle tek bir problem üzerinde durma, 9) Faaliyet maddelerini tespit etme, 10) Gelecek toplantının yer ve zamanını kararlaştırma, Geçici bir gündem hazırlama, Toplantıyı müspet şekilde sona erdirme, Toplantı yerini eski düzene koyma , TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

15 DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER:
Toplantıdan Sonra; Toplantı tutanağını hazırlama, Faaliyet maddelerini takip ederek gelecek toplantının planını hazırlamaya başlama gereklidir. Planlı çalışmak zamanı iyi kullanmayı sağlar ve sorunları çözmede ekip ruhunu canlandırır. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

16 TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı
İYİ KATILIMCI: Girişimci; Tartışmalar için yeni fikirler öne sürer, sorunlara olumlu yaklaşır. Önerici; Konuyla ilgili görüş, düşünce ve önerilerini dile getirir. Destekleyici; Diğer katılımcıların olumlu fikir ve önerilerini destekler. Deneyimli; Kendi deneyimlerinden söz eder, örnekler verir, konuyu ve kişiyi destekler. Özetleyici; En son söz alarak, toplantıda yapılan tartışmaları ve konuşmaları gözden geçirir ve konuyu toparlar. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

17 TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı
Toplantının Süresi Başlangıç ve bitiş saati önceden belirlenmeli ve bu süreye uyulmalıdır. Aralıksız iki saatten fazla süren toplantılar tercih edilmemelidir. Çok uzun toplantı yerine aynı konu için ek bir toplantı yapılabilir. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

18 TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı
Uzun süreli toplantılar katılımcıları sıkabilir ve motivasyonları düşebilir. Toplantılar dinamik olmalı ve katılımcıların aktif katılımlarını sağlayacak şekilde planlanmalıdır. Katılımcılara söz hakkı vermek de motivasyonu arttırıcı bir rol oynayacaktır. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

19 FİZİKİ MEKAN VE DONANIM:
TOPLANTI YERİ KATILIMCILARIN KONSANTRASYONU AÇISINDAN OLDUKÇA ÖNEMLİDİR! Toplantı yeri; katılımcı sayısına uygun kapasitede, aydınlık, havalandırma, ısıtma ve soğutma olanaklarına sahip, gerektiğinde karartılabilecek özellikler taşımalı ve temiz olmalıdır. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

20 “U Şeklinde” Oturum Yapılmalı
Tartışma şeklinde geçen toplantılar için en uygun şekildir. Çünkü yüz yüze iletişim ve grup etkileşimini sağlar. İdeal katılımcı sayısı kişi veya daha az olmalıdır. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

21 TOPLANTI RAPORU HAZIRLANMALI
Raportör , toplantının başından sonuna kadar tüm konuşmaları ve gelişmeleri izleyen ve toplantı raporunda yer alması gereken bilgileri içeren notları alan kişidir. Aldığı notları rapora dönüştürerek Başkan’a sunar. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

22 TOPLANTININ DEĞERLENDİRİLMESİ
Katılımcı değerlendirmesi Günün özetlenmesi, bir katılımcı, raportör veya sunucu tarafından yapılır. Ayrıca üretilen bilgilerin farkına varılması ve böylece motive olmalarına olanak sağlar. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

23 TUTANAK Doğru ve tam Nesnel Kısa ve öz Anlaşılır Sistemli
TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

24 SONRAKİ AKTİVİTELERİN PLANLANMASI
Toplantı sonrası faaliyetlerin planlanıp takvimlenmesi Böylece katılımcıların, alınan kararları uygulama, izleme ve denetlemeleri sağlanır. Programdaki herhangi bir ilerleme, gelişme, sapma veya gerileme kolayca gözlenir. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

25 TOPLANTININ BİTİRİLMESİ
Kapanış konuşmaları ile toplantı bitirilir. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

26 Toplantının zamanı tarihi
Toplantının nerede yapıldığı ve kimin yönettiği Katılımcıların adı ve gelemeyenlerin katılmama nedenleri Tartışılan ve verilen tüm kararlar Toplantının sona erdiği zaman Gelecek toplantının yeri, zamanı ve tarihi TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

27 Başarılı bir toplantı için özel bir dikkat ve özen göstermek gerekir.
Verim alınan toplantıdır. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

28 TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı
TÜM BUNLARIN YANINDA; TOPLANTININ BAŞARILI GEÇMESİNDE EN ÖNEMLİ GÖREV TOPLANTI BAŞKANINA DÜŞMEKTEDİR. TKHK- Bursa İli Genel Sekreterliği Mali Hizmetler Başkanlığı

29 Mali Hizmetler Başkanı
BENİ SABIRLA VE İLGİYLE DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜRLER… HAZIRLAYANLAR: Emrullah GÜLER Mali Hizmetler Uzmanı Av. Muhlis EREN Mali Hizmetler Başkanı