GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI FORUM

... konulu sunumlar: "GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI FORUM"— Sunum transkripti:

1

2 GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI FORUM
SAYFASI E-DEFTER SIK SORULAN SORULAR

3 S.S.S. ? e-Defter uygulamasında Gelir İdaresi Başkanlığının tarihinden önce, adresinde forum sayfasına e-Defter ile ilgili yöneltilmiş soruları ve yanıtlarını sunumuzda birleştirdik. Sunuyu hazırlarken daha çok e-Defter oluştururken mükelleflerin dikkat etmesi gereken hususlara yönelik sorulara yer verdik. Sayfaların altında görülen linkten soru sayfasına ulaşabilirsiniz.

4 S.S.S. ? Bir şirket birden çok e-Defter programını şube bazında kullanabilir mi ?  Bir şirket şubeleri için olsun ya da olmasın sadece bir tane uyumluluk onayı almış e-Defter yazılımı kullanabilir. Soru sayfası link: /

5 S.S.S. ? e-Fatura için almış olduğumuz mali mührü e -defter için de kullanabilecek miyiz? Yoksa e-Defter içinde ayrıca mali mühür almamız gerekiyor mu? e-Fatura için alınan Mali Mühür e-Defter için de kullanılabilir. Soru sayfası link:

6 S.S.S. ? e-Defter kılavuzlarında belirtilen DOCUMENTTYPE, DOCUMENTTYPEDESCRIPTION, DOCUMENTNUMBER, DOCUMENTDATE, PAYMENTMETHOD, DETAILCOMMENT alanlarının doldurulması zorunlu mudur? Bu alanlara bilgi girişi olmadan e-Defter kullanılabilir mi? Muhasebe kaydında bir belge varsa DOCUMENTTYPE alnının doldurulması zorunludur. Var olan belge kılavuzlarda saydığımız fatura, çek, senet, müşteri sipariş belgesi, satıcı sipariş belgesi, navlun haricinde bir belge ise documentType alanına "other" yazılması durumunda DOCUMENTTYPEDESCRIPTION alanının doldurulması zorunludur. Belge türü fatura, çek ve other olması durumda DOCUMENTNUMBER, DOCUMENTDATE alanlarının doldurulması zorunludur. Bir ödeme varsa PAYMENTMETHOD alanının doldurulması zorunludur. DETAILCOMMENT alanı zorunlu değildir. Soru sayfası link:

7 S.S.S. ? Şirketlerdeki personel masrafları tek bir yevmiye maddesinde girilebilir mi yoksa ayrı yevmiye maddelerinde mi girilmelidir? Doküman tipi "other" seçilip "Masraf Formu" adı altında şirket kaşe ve imzası ile fişlerin eklendiği bir formun saklanması koşulu ile kayıt yapılabilir. Soru sayfası link:

8 S.S.S. ? Önceki döneme ait defter bilgileri bir sonraki döneme devredilecek midir ? e-Defter uygulamasında önceki aylara ait kağıt defterlerin devir bilgisinin yazıldığı bir alan bulunmamaktadır. e-Defter uygulamasında her defter parçası kendi içinde tutar bilgisi bulunmakta olup bir sonraki defter parçasına devir olarak aktarılmaz. Soru sayfası link:

9 S.S.S. ? Zaman damgası ne işe yarar? nasıl temin edilir ve almak zorunlu mudur? Zaman damgası kullanımı zorunlu değil. Ancak GİB sistemlerinde yaşanacak sorunlar nedeniyle berat yükleme süresi içinde beratlarınızı sistemimize yükleyemiyorsanız bu durumda zaman damgası kullanılması istenilmektedir. Eğer süresinde berat yüklenebiliyorsa zaman damgası kullanımı zorunlu değildir. Zaman damgası TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezinden temin edilir. Soru sayfası link:

10 S.S.S. ? Tarihinden itibaren e-Defter kullanacağız tarihi öncesinde ki defterimizi döktürüp, kapanış onayını yaptırdık .e-Defterdeki ilk yevmiye numaramız 1'mi olacak yoksa tarihindeki en son yevmiye numarasını takip mi edecek? Hesap dönemi içinde geçişlerde ilk e-Defterin yevmiye madde numarası 1 den başlamalı. Önceki dönemlerin (kağıt defterin) kapanış tasdiki yapıldığı için kapanışı yapılan defterin numarası devam etmez. Soru sayfası link:

11 S.S.S. ? e-Defter beratının GİB e-Defter uygulamasına son yüklenme tarihi nedir ? 2 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğinde; "a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar. b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar." hükmü bulunmaktadır Soru sayfası link:

12 S.S.S. ? Müşteriden 20 adet çek aldık diyelim. bunları bir çek giriş işlemi ile yapıyoruz. ve cari hesabına tek satır olarak geçiyor. 20 adet çekin toplamı ve bu çeklerin ortalama vadesi ve çeki girdiğimiz bordro numarası ile. biz bu belgenin numarasını bordro numarası olarak kullanabilir miyiz. ? çek girdiğimiz bordronun numarasını veya hatta, çeki aldığımızda bir tahsilat makbuzu kesip veriyoruz müşteriye , satıcıda bize aynı şekilde verdiğimiz çekler için, bu çek tahsilat makbuzunun numarasını yazdırsak e-Deftere uygun mudur? Birden fazla çekin ayrıntılı bilgilerini çek bordrosuna yazıp bu bordroyu firma imzalayıp kaşeleyip saklamak kaydıyla belge türü "other" yazılarak belge açıklaması "Çek Bordrosu" yazılarak tarih ve numara yazarak kayıt edebilirsiniz. Soru sayfası link:

13 S.S.S. ? Belge türü olan kayıtların ayrı yevmiye maddesinde girilmesi zorunluluğu hangi tebliğde yazmaktadır ? Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığından 19/12/2012 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan TİCARİ DEFTERLERE İLİŞKİN TEBLİĞin 6. maddesinde "Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları" yazılmalıdır denilmektedir. Bu hükme göre muhasebe kaydına teşkil eden bir belge varsa bu belge "belge türü" olarak yazılmalıdır. Bu durumda her bir belge bir yevmiye maddesine kayıt edilmesi gerekiyor. Soru sayfası link:

14 S.S.S. ? Kasa fişlerini detay bilgileri gösteren bir icmal hazırlayıp referans numarası vermek suretiyle bu icmale ekleyerek tek satırda (örn:50 adet aynı güne ait fişi) tek yevmiye fişinde gerekli kayıt işlemlerini yaptığımızda gerek mevzuat gerekse teknik açıdan sıkıntı yaşar mıyız? Eğer siz düzenlediğiniz yazar kasa fişlerini kaydetmek istiyorsanız gün sonu alınan "Z Raporunu" belge türü "other" yazılarak belge açıklaması alanına "Z Raporu" yazılarak bu raporun tarih ve numarasını yazarak kayıt edebilirsiniz. Size düzenlenen yazar kasa fişlerini ise bir icmal listesinde ayrıntıları gösterilmek şartı ile ve bu icmal listesinin firma tarafından kaşeli imzalı saklanması şartı ile belge türü "other" yazılarak belge açıklaması alanına "İcmal Listesi" yazılarak bu listenin tarih ve numarasını yazarak kayıt edebilirsiniz Soru sayfası link:

15 S.S.S. ? Açılış kayıtlarının bulunduğu ocak ayı için e-Defter oluşturma işlemi yaparken, açılış belgelerine ait kayıtların ilk başta olması, yani ilk yevmiye madde numaralarını alması gibi bir zorunluluk var mıdır? Açılış kayıtlarının bulunduğu ocak ayı için e-Defter oluşturma işlemi yaparken, açılış belgelerine ait kayıtların ilk başta olması e-Defter uygulaması ile getirilen bir yenilik değildir. Kağıt defterde nasıl yapıyorsanız o şekilde yapabilirsiniz. Ancak genelde açılış kayıtları açılış dönemi defterinde ilk başta yer alması gerekiyor. Soru sayfası link:

16 S.S.S. ? Eğer bir firmanın özel durumunda dolayı mali müşaviri yok ise muhasebeci bilgileri alanına hangi bilgiyi girmelidir ? Defter bilgilerinde muhasebeden sorumlu kim ise o kişinin bilgilerini yazabilirsiniz. Sözleşme bilgileri alanını boş geçebilirsiniz. Soru sayfası link:

17 S.S.S. ? İrsaliye ve devamında kesilen fatura senaryosunda irsaliye hareketi ile oluşan muhasebe belgelerinde irsaliye matbu numaraları e-Defter’e gönderilecek mi? Virman, düzeltme, amortistman ve bu gibi kayıtlarda belge tip tanımlaması ne olmalıdır? İrsaliyenin kayıt edileceği ile ilgili e-Defter uygulamasında (teknik olarak) bir zorunluluk yok. Ama irsaliye bilgilerini kayıt etmek istiyorsanız belge türü "other" seçerek belge açıklaması alanına "irsaliye" yazarak tarih ve numara belirterek kayıt edebilirsiniz. Virman, düzeltme, amortistman gibi kayıtlar belgesi olmayan kayıtlardır. Bu gibi kayıtlarda (belgesi olamayan işlemler) belge türü belirtilmeden kayıt yapılabilir. Soru sayfası link:

18 S.S.S. ? invoice: Fatura -> müşteriye kestiğimiz fatura mı yoksa Satıcılarımızdan bize kesilen fatura mı? yoksa her ikisi de mi? order-customer: Müşteri Sipariş Belgesi -> müşteriye kestiğimiz faturalar mı? order-vendor: Müşteri Sipariş Belgesi -> satıcılarımızın bize kestiği fatura mı? shipment: Navlun -> ? satıcılarımızdan gelen navlun faturalar mı? receipt: Makbuz -> müşterilerimizin ödeme belgeleri mi? Bu belge türlerinin kullanımı konusunda sadece şu ek bilgiyi verebiliriz. Kullanımlarında alınan veya verilen belge ayrımı yok. Yani belgeyi düzenleseniz de alsanız da belge türü olarak o belgeyi kaydetmek zorundasınız. Soru sayfası link:

19 S.S.S. ? Her bir çek, portföye alınırken ayrı yevmiye kaydı oluşturulacak. Aynı durum bu çeklerin örneğin bankaya tahsilata verilmesi durumunda da geçerli midir? O çeki içeren her türlü işlem de çekin bir belge numarası olduğu için ayrı bir yevmiye kaydı oluşturmamız gerekli midir? Bir diğer sorum da örneğin bankadan ödeme dekontu geldi, bunu other tipinde mi gireceğiz sisteme? Banka dekontunu belge türü other yazarak belge açıklaması dekont yazarak kayıt edebilirsiniz. Çek işletmeye alınırken ve tahsilat yapılırken de ayrı yevmiye maddesinde kayıt edilmesi gerekir. soru sayfası link:

20 S.S.S. ? Muhasebe ilkeleri arasında yer alan Belgelendirme kavramına göre "Muhasebede yapılan tüm işlemlerin belgelendirilmesi ve kayıtların belgeye dayanması gerekir. "Bu yorumdan yola çıkarsak belge türünün zorunlu alan olması gerekir. Biz yorumlardan yola çıkarak belge tipini boş geçersek ileride bir usulsüzlük cezası ile karşılaşır mıyız ? Belgeye dayanmayan kayıtlarda olabilir. Örneğin amortisman kaydı, virman gibi. Eğer yevmiye kaydı bir belgeye dayanmıyorsa belge tipi alanı boş geçilebilir. Soru sayfası link:

21 S.S.S. ? Her ayın muhasebe kayıtları birbirinden bağımsız olarak mı gönderilecek? Örnek: 'de e-Defter oluşturulmaya başlanırsa, muhasebe sisteminden alınacak kayıtları ayrı, kayıtları ayrı, kayıtları ayrı mı gönderilecek? Diğer bir sorum ise, gönderilen aya ait defter kayıtları için elektronik berat alındıktan sonra, mükellef olur da (her ne kadar yasal 45 günlük kayıt süresi düzenlemesine aykırı olsa da) mükellef geriye dönük bir kayıt yaparsa sistem bunu nasıl tespit edebilecek? Ya da böyle bir otokontrol mekanizması e-Defter sisteminde var mı? e-Defter uygulamasında her ayın muhasebe kayıtları birbirinden bağımsız olarak gönderilecek. Berat GİB sistemine yüklendikten sonra e-Defter yazılımımız aynı aya ait başka bir beratın sisteme yüklenmesine izin vermiyor. Yani yasal süre geçtikten sonra bir kayıt yapılması durumunda oluşturulacak deftere ait beratı e-Defter sistemine yükleyemeyeceksiniz. Soru sayfası link:

22 S.S.S. ? Elektronik berat kontrolü nasıl yapılacak? Mükellefin defter kayıtlarını süresinde e-Defter sistemine yükleyerek e-berat aldığı nasıl kontrol edilebilecek? Bunun için mükelleften vergi incelemeleri sırasında nasıl bir talepte bulunulacak? Defter uygulamasında elektronik ortamda oluşturulan defterler (kayıtlar) hiçbir şekilde Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmiyor. Başkanlığımıza sadece oluşturulan defterlerin beratları (kağıt defterlerde açılış onayını gösteren ilk sayfa benzeri mükellefin bazı bilgilerini içeren dosya) alıyor. Yüklenilen beratlar e-Defter yazılımı tarafından GİB imza değeri ile imzalanarak onaylı hale geliyor. Onaylı beratlar mükellef tarafından sistem üzerinden indirilerek defterler ile birlikte saklanması gerekiyor. Burada Başkanlığımızın sadece gönderilen beratın mükellefe ait olup olmadığı, uyumlu yazılım kullanılıp kullanılmadığı gibi kontroller yapılıyor. Vergi incelemesi sırasında oluşturulan defterler ve GİB onaylı beratının xml hali verilmesi yeterli olacaktır. Soru sayfası link:

23 S.S.S. ? Daha önceden kendi yevmiye ve kebirlerini tutan ve sayıları birden fazla olan şubelerimizin e-Defter uygulamasını kullanabilmesi için her bir şube için ayrı ayrı mı başvuru yapacağız? Yasal mevzuatta şubeli defter oluşturma izniniz varsa şubeli defter oluşturabilirsiniz. Vergi kimlik numaralarınız aynıysa şubeler için ayrıca başvuru yapmanıza gerek yoktur. Soru sayfası link:

24 S.S.S. ? Eğer e-Defter oluştururken hatalı bir yevmiye yüklediğimizi tespit edersek ve bu defterinde beratı oluşup başkanlık sistemine yüklenmiş ise ne yapmamız gerekir ? 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğin 7-a maddesinde yazan hükme göre durumunuzu değerlendirip dilekçe ile GİB’e başvurmanız gerekmektedir. Başkanlığımızca yapılacak değerlendirmede eğer uygun bulunursa gerekli işlem yapılır.

25 S.S.S. ? e-Defter uygulamasında dönem içerisinde uyumlu yazılımımızı değiştirmek istersek ne yapmalıyız, nasıl bir yol izlemeliyiz ? Yeni anlaşacağınız program uyumlu program olmak şartı ile program değişikliği yapabilirsiniz. Bunun için durumu anlatan bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı, Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı'na başvurmanız gerekiyor.

26