KONGRE VE FUAR ORGANİZASYONU

... konulu sunumlar: "KONGRE VE FUAR ORGANİZASYONU"— Sunum transkripti:

1

2 KONGRE VE FUAR ORGANİZASYONU
Ders konuları; Toplantı turizmi, önemi ve kapsamı Toplantı pazarı Toplantı pazarının satın alma davranışı Toplantı organizatörü açısından toplantı planlaması ve yönetimi Oteller açısından pazarlama faaliyetleri için ön hazırlık Otel açısından toplantı pazarına dönük pazarlama faaliyetlerinin yönetimi Toplantı pazarına dönük tutundurma çabaları Toplantı öncesi, sırası ve sonrasında otel işletmesi tarafından yapılacak işler Fuar organizasyonu

3 1. TOPLANTI TURİZMİ, ÖNEMİ VE KAPSAMI
Toplantı tanımı ve türleri Toplantı turizminin faydaları Gelişmiş büyük şehirlerde yapılması Mevsimsellik özelliğinin görülmemesi Katılımcıların ortalamanın üstünde harcama potansiyeline sahip olmaları Konaklama tesisleri ve toplantı pazarı Toplantı turizminin gelişimini etkileyen faktörler Talep ile ilgili faktörler Arz ile ilgili faktörler Toplantı organizatörlüğü

4 KONGRE

5 KONGRE www.kongremerkezi.net Adü kongre merkezi
merkezi d=8

6 KONFERANS

7 SEMİNER

8 PANEL

9 SEMPOZYUM=PANEL+PANEL+PANEL+….

10 SEMPOZYUM

11 FORUM

12 FORUM

13 GENEL KURUL

14 ÇALIŞMA GRUPLARI WORKSHOP-ÇALIŞTAY

15 2. TOPLANTI TURİZMİNİN FAYDALARI
Gelişmiş büyük şehirlerde yapılması Mevsimsellik özelliğinin görülmemesi Katılımcıların ortalamanın üstünde harcama potansiyeline sahip olmaları

16 Toplantı turizminin ekonomik faydaları
Toplantı organizatörlerinin harcamaları Yönetim giderleri Dokümantasyon giderleri Kira giderleri Tercüman ve mütercimlik giderleri İkram giderleri Uzman giderleri Diğer giderler Katılımcıların harcamaları

17 3. KONAKLAMA TESİSLERİ VE TOPLANTI PAZARI

18 4.TOPLANTI TURİZMİNİN GELİŞİMİNİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER
Talep ile ilgili faktörler Örgütlerin büyümesi ve toplantı gereksinimi duymaları Bilimsel, teknolojik ve mesleki uzmanlıkların ve bilgilerin gelişmesi ve bu alanlarda bilgi alışverişi gereğinin doğması Yeni ürünlerin tanıtılması amacıyla yapılan sergileme ve fuar etkinlikleri yanında toplantıların düzenlenmesi Sektörel ilişkilerin gelişmesi Arz ile ilgili faktörler Toplantı tesislerine ilişkin yatırımların artması Ülkelerin kongre büroları kurmaları Toplantı salonlarına sahip otellerin bu pazara verdikleri hizmetleri geliştirmeleri Toplantı organizatörlüğünün bir meslek olarak gelişmesi Hava alanlarında toplantı salonları ve konaklama tesisleri gibi hizmetlere yer verilmesi Toplantıların turistik çekim merkezlerinde düzenlenmeleri, turlarla birleştirilerek turistik bir olgu durumuna getirilmesi Turizm işletmelerinin toplantı pazarına ilişkin çalışmaları Havayollarının gelişen teknoloji sonucu daha ucuza ve hızlı şekilde yolcu taşıması Toplantı teknolojisinin gelişmesi

19 5.TOPLANTI ORGANİZATÖRLÜĞÜ

20 İKİNCİ BÖLÜM TOPLANTI PAZARI

21 TOPLANTI PAZARININ KAPSAMI
Konaklama ve toplantı tesisi açısından toplantı pazarı Toplantı organizatörleri açısından toplantı pazar TOPLANTI PAZARININ KAPSAMI

22 TEMEL TOPLANTI PAZARLARI
Dernek toplantı pazarı Dernek türleri Ticari ve mesleki dernekler Tıbbi ve bilimsel dernekler Dini dernekler Eğitimle ilgili denekler Yardımseverlikle ilgili dernekler Sendikalar İş amaçlı ticari birlikler Amatör dernekler Dernek toplantılarının türleri Yıllk toplantılar Yönetim kurulu toplantıları Seminerler ve çalışma grupları Brifingler Gelir sağlama toplantıları Sergiler Mesleki ve teknik toplantılar Şirket toplantı pazarı Şirket toplantı türleri Yönetim toplantıları Eğitim seminerleri Satış toplantıları Yeni ürün tanıtım toplantıları Teşvik seyahati toplantıları Hisse sahibi toplantıları Diğer firma toplantıları Şirket ve dernek toplantıları arasındaki farklılıklar

23 ŞİRKET-DERNEK TOPLANTILARI ARASINDAKİ FARKLAR
Toplantı yapma nedeni Karar verme yöntemi Bütçe Katılım Katılımcı sayısının tahmini Garanti Katılımcıların homojenliği Masrafların ödenmesi Önceden rezervasyon yaptırma süresi

24 Garanti sayısı: [(Kayıtlılar + Yöreden katılacaklar + Davetliler + Diğer otellerde kalanlar + Beklenenler) - İptaller] * (1-Diğer olaylara gideceklerin oranı)

25 ŞİRKET-DERNEK TOPLANTILARI ARASINDAKİ FARKLAR
Farklılık Türü Şirket Dernek Toplantı yapma nedeni Karar verme yöntemi Bütçe Katılım Katılımcı sayısının tahmini Garanti kişi sayısı Katılımcıların homojenliği Masrafların ödenmesi Önceden rezervasyon yaptırma süresi İsteğe bağlı Merkezi Önceden belirlenmiş-İstatistik Zorunlu Kolay Önceden belli Birbirine benzer-Uyumlu Merkezi, tek elden Göreceli olarak kısa Akademi-Merkezi Önceden belirlenmemiş –Esnek Zor Değişebilir, esnek Değişken Kişilere ait Göreceli olarak uzun

26 3. ÇEŞİTLİ TOPLANTI PAZARLARI
Kamu kurumları pazarı Spor pazarı Ticari birlikleri pazarı Ulusal kongreler Bölgesel toplantılar ve konferanslar Yönetici toplantıları Paket tur pazarı Kültürel örgütler pazarı Yaşlılar-Gençler pazarı Tiyatro pazarı Sanat pazarı Sosyal amaçlı örgütler

27 TOPLANTI PAZARININ SATINALMA DAVRANIŞI
3. BÖLÜM TOPLANTI PAZARININ SATINALMA DAVRANIŞI

28 TOPLANTI PAZARININ İNCELENMESİ
Pazarı kimler oluşturur? Pazar, ne satın alır? Pazar, neden satın alır? Satın almaya kimler iştirak eder? Pazar, nasıl satın alır? Pazar, ne zaman satın alır? Pazar, nereden satın alır? Pazar, ne kadar satın alır?

29 Toplantı pazarının satın alma karar süreci
Toplantı ihtiyacının doğması Toplantının ana hatlarının belirlenmesi Toplantıya ilişkin şartnamenin hazırlanması Örgüt hakkında bilgi İhtiyaç duyulan hizmetlere dönük bilgi Konaklama Toplantı salonu düzenlemeleri Yiyecek-İçecek Havayolu taşımacılığı Turlar ve eğlence Görsel-işitsel cihazlar Fuar veya sergi hizmetleri Dilekler listesi Referansların istenmesi İhtiyaç duyulan toplantı hizmetlerini sağlayabilecek örgütlerin belirlenmesi Belirlenen satıcılara şartnamenin gönderilmesi ve fiyat tekliflerinin istenmesi Toplantı hizmetlerinin yerine getirecek örgüt veya örgütlerin belirlenmesi Toplantıya ilişkin sözleşmenin imzalanması Toplantı başarısının değerlendirilmesi

30 TOPLANTILARA İLİŞKİN SÖZLEŞME LER VE İÇERİĞİ
Genel hususlar Konaklama ile ilgili hususlar Odalar Oda fiyatları ve ücretsiz odalar Rezervasyon Raporlar Ödemeler Toplantı salonu ve sergi alanları ile ilgili hususlar Yiyecek-İçecek ile ilgili hususlar Personel talepleri Engellilere ilişkin hususlar Toplantının ertelenmesi ve iptali durumu ile ilgili hususlar Çatışmalara ilişkin hususlar Sona erme Taraflar ve imzaları

31

32