SODES PROJELERİ YÖNETİMİ VE UYGULAMALARI

... konulu sunumlar: "SODES PROJELERİ YÖNETİMİ VE UYGULAMALARI"— Sunum transkripti:

1 SODES PROJELERİ YÖNETİMİ VE UYGULAMALARI
BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ SODES PROJELERİ YÖNETİMİ VE UYGULAMALARI BATMAN ÖRNEĞİ 5 KASIM / ANKARA

2 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ (BAPKOM)
İL KOORDİNATÖRÜ: Nitelik: Ulusal ve uluslararası çeşitli hibe programlarına proje sunmuş ve uygulamış, en az 5 yıl deneyim sahibi Görev Tanımı: BAPKOM’un ve İldeki tüm projelerin Genel Koordinasyonunun sağlanması PROJE UZMANI : ( 3 Kişi) Nitelik: Ulusal ve uluslararası çeşitli hibe programlarına proje sunmuş ve uygulamış, en az 2 yıl deneyim sahibi Görev Tanımı: Projelerin İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Projelerin uygulanması aşamasında her türlü Teknik Danışmanlık MALİ İŞLER UZMANI : ( 1 Kişi) Nitelik: Finans, Bütçeleme, Muhasebe, satınalma ve Kamu ihale kanununa hakim ve en az 5 yıl deneyim sahibi Görev Tanımı: Muhasebe işlemlerinin takibi, harcamaların SODES Usul ve Esasları ve proje faaliyetlerine uygunluklarının kontrol ve denetimi BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

3 SODES PROJE YÜRÜTÜCÜLERİ PROJE UYGULAMA EĞİTİMİ
BAPKOMUN GÖREV VE SORUMLULUKLARI PROJE YÜRÜTÜCÜLERİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI SODES PROJELERİNİN UYGULAMA AŞAMALARI SATINALMALAR VE ÖDEME PLANI İNSAN KAYNAKLARI MUHASEBELEŞTİRME İŞLERİ İZLEME VE RAPORLAMA İŞLEMLERİ GÖRÜNÜRLÜK KURALLARI BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

4 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ
DOSYALAMA SİSTEMİ KONTROL LİSTESİ Proje Adı: Kurumu: Başlangıç Tarihi: Bitiş Tarihi: 1 GENEL BİLGİLER EVET HAYIR 1.1 Sözleşme 1.2 İlk Veri Giriş Formu 1.3 Onaylı Proje Bütçesi ve Faaliyet Planı 1.4 Proje Başlangıç Resmi Yazısı 1.5 Proje Hesap Numarası Bilgileri 1.6 Revize ve Süre Uzatımı ( varsa ) ile İlgili Yazılar BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

5 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ
DOSYALAMA SİSTEMİ 2 İNSAN KAYNAKLARI EVET HAYIR 2.1 Personel ( Koordinatör, Eğitmen, Uzman..v.s ) Listesi 2.2 Personellerin Varsa Olur Yazıları ve Tarihleri 2.3 Katılımcıların ( Kursiyer, Öğrenci..v.s.) Ücretli / Ücretsiz Olduklarını Gösterir Listesi BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

6 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ
DOSYALAMA SİSTEMİ 3 RAPORLAR EVET HAYIR 3.1 Ara Rapor 3.1.1 Dijital ( CD veya DVD ye Kayıtlı ) Ara Rapor 3.1.2 Dijital Ara Raporun Çıktısı 3.1.3 Ara Raporla İlgili Görseller ( Gazete,TV,Radyo,Web,Fotoğraf,Video…v.s ) 3.2 Nihai Rapor 3.2.1 Dijital ( CD veya DVD ye Kayıtlı ) Nihai Rapor 3.2.2 Dijital Nihai Raporun Çıktısı 3.2.3 Nihai Raporla İlgili Görseller BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

7 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ
EĞİTİMLER HEDEF GRUP: Proje yürütücüleri ve potansiyel proje başvurusu yapabilecek kamu kurumu ve sivil toplum kuruluşları çalışanlarına yönelik düzenli olarak her ay eğitimler BAPKOM tarafından gerçekleştirilmektedir. AMAÇ: Eğitimler Batman ilinde yerleşik kamu kurumu ve Sivil Toplum Kuruluşlarının proje yazma ve uygulama kapasitelerini artırmayı hedeflemektedir. SODES Proje Hazırlık Eğitimleri SODES Uygulama Eğitimleri Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimleri Ulusal ve Uluslararası Fon Kaynakları Projelerde İhale ve satın alma süreçleri BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

8 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ
EĞİTİMLER PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ EĞİTİMLERİ BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

9 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ
İZLEME ZİYARETLERİ Projelerin gerçekleşme durumunu yerinde görmek, projenin uygulanma biçimi ve içeriğini yerinde değerlendirerek olası problemlere proje uygulayıcılarıyla birlikte çözümler bulmak amacıyla projenin gerçekleştiği mekan yada mekanlara yapılan ziyaretler. Her ay düzenli olarak yerinde izleme ziyaretleri gerçekleştirilerek varsa sorunlara proje sahipleri ile birlikte çözümler geliştirilmektedir. BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

10 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ
TANITIM SODES USUL VE ESASLARINDA belirtilen görünürlük kurallarının uygulanması Uygulanan Projelere ilişkin yapılan basın duyuruları Açılış ve Kapanış toplantılarına, yemek, sergi vb organizasyonlara basın mensuplarının davet edilerek projelerin tanıtımı Her proje için broşür afiş vb tanıtım materyalleri Web sitesi BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

11 TANITIM

12 AFİŞ ÖRNEĞİ

13 AFİŞ ÖRNEĞİ

14 EL BROŞÜRÜ ÖRNEĞİ

15

16 BAZI PROJELERİMİZİN WEB ADRESLERİ
TANITIM BAZI PROJELERİMİZİN WEB ADRESLERİ

17 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ
ÖDEME PLANI SATIN ALMALAR (MAL VE HİZMETLER) 1. İhale şartnamesi ve bütçe kaleminden kaç numaralı harcamanın ihale edileceği BAPKOM’a ihaleden en geç 3 gün öncesine kadar bildirildi 2. BAPKOM’un teknik şartname ve ihale dosyasını incelemesinden sonra onay verdiği ihale, proje yürütücüsü tarafından gerçekleştirildi 3.Satın alma ve ihalenin gerçekleşmesinin ardından, sözleşme dosyasında sunulan Ara Rapor Formu ve Ödeme Talep Formu ve destekleyici belgeler BAPKOM’a sunuldu 4. BAPKOM, ödeme talep formu ile birlikte sunulan ihale ,satın alma ve destekleyici belgeleri inceledikten sonra 20 gün içinde ödeneğin aktarılmasını sağladı BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

18 PROJE BAŞLANGICINDA İLK HAZIRLIKLAR
PROJE YÜRÜTÜCÜLERİNDEN TALEP EDİLEN BELGELER PROJE BAŞLANGICINDA İLK HAZIRLIKLAR 1. Proje adına açtırılan hesap numarasının resmi yazı ile bildirilmesi 2. Projeyi yürütecek kilit personelin resmi yazı ile bildirilmesi 3. İlk veri giriş formu 4. Proje başlama tarihini, projenin güncel ve onaylı faaliyet planı ve bütçesiyle birlikte resmi yazıyla bildirilmesi 5. Varsa Eğitim Müfredatı /haftalık ve yıllık plan 6. Mesleki Eğitimler için Halk Eğitim onay yazısı BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

19 PROJE YÜRÜTÜCÜLERİNDEN TALEP EDİLEN BELGELER
PROJE SÜRESİNCE Faaliyet Raporu: Projenin malî ve fizikî gerçekleşme durumları hakkında proje yürütücüsü tarafından her ay Ara Rapor: Her ödeme talebinde ve üç aylık periyotlarla, yapılan faaliyetlerin görünürlüklerini sağlayan görüntülü ve basılı kayıtlarla birlikte sunulur. (Dijital ve Baskı ortamında) BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

20 PROJE YÜRÜTÜCÜLERİNDEN TALEP EDİLEN BELGELER
PROJE SÜRESİNCE Ödeme Talep Formu ve Destekleyici Belgeler: Her Satın alma sonrasında Eğitim Programı: Çalışma Takvimi ve Eğitim Müfredatı İmza Çizelgeleri : kurs ve seminer katılımcılarının imza çizelgeleri BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

21 PROJE YÜRÜTÜCÜLERİNDEN TALEP EDİLEN BELGELER

22 PROJE YÜRÜTÜCÜLERİNDEN TALEP EDİLEN BELGELER

23 PROJE YÜRÜTÜCÜLERİNDEN TALEP EDİLEN BELGELER

24 PROJE YÜRÜTÜCÜLERİNDEN TALEP EDİLEN BELGELER
Mal ve Hizmet Satın alımlarında Ödeme Talep Formu ve eki destekleyici belgeler; Ödeme Belgeleri (ihale dosyası, her türlü makbuz, fatura gerek duyulursa numune, mal alımlarında ise malın teslim alındığına dair teslimat tutanağı, sevk irsaliyesi, demirbaş tutanağı vb. destekleyici belgeler) İnsan Kaynakları ödemeleri için bordro, puantaj ve diğer harcama belgeleri Kursiyer, katılımcı ücretleri: Proje yürütücüsü tarafından kursiyer listesi ve puantaj düzenlenerek BAPKOM’a sunulur. BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

25 PROJE YÜRÜTÜCÜLERİNDEN TALEP EDİLEN BELGELER
PROJE SONUNDA Nihai Rapor Demirbaş Kayıt Defteri kopyası Muhasebe Defteri Onaylı Kopyası Satın alınan malzemelerin teslim tesellüm belgeleri Katılımcılara verilen sertifika türü belgeler BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

26 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ
TAVSİYELER Sözleşmeleri imzalamadan önce: 1. Gerek görüyorsanız ek tedbirler için yönerge hazırlayın 2. Proje uygulamalarında izlenecek yöntemi belirleyin 3. Standart formları ve dosyalama sistemini oluşturun 4. Yürütücüler için uygulama rehberini oluşturun 5.Eğitim BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

27 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ
TAVSİYELER Projelerin Uygulanma Sürecinde ; 6. Proje sahipleri ile düzenli aralıklarla bir araya gelerek projenin uygulanma sürecini değerlendirin. 7. Projelerin açılış-kapanış vs. gibi tanıtıma yönelik faaliyetler için yerel medya ile belirli bir program çerçevesinde koordineli çalışın 8. En az haftalık olarak sorumlu Vali Yardımcısı ile Projelerin sorunları, gerçekleşme durumu vs ile ilgili mutlaka toplantı düzenleyin BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ

28 BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ
TEŞEKKÜR EDERİZ BATMAN VALİLİĞİ PROJELER KOORDİNASYON MERKEZİ