Süreçlerin Görsel Olarak İfade Edilmesi Süreç Haritalama

... konulu sunumlar: "Süreçlerin Görsel Olarak İfade Edilmesi Süreç Haritalama"— Sunum transkripti:

1 Süreçlerin Görsel Olarak İfade Edilmesi Süreç Haritalama

2 Süreç Haritalama Süreçlerin yazılı olarak tanımlanmasının yanısıra görsel olarak temsil edilmesi temsil etmek işlerin nasıl aktığını algılamak bakımından gereklidir.

3 Süreç Haritalama Haritalar ve akış şemaları işi görsel yapmaya yardım eder.Arttırılmış görsellik iletişim ve anlamayı iyileştirir ve iş prosesleri ile onların ilişkileri için referansın ortak çerçevesini sağlar.Haritalar bir organizasyonda güncel olarak işin nasıl yapıldığını göstermek için sık sık kullanılır.

4 Süreç Haritalama Bu yolda kullanıldığında fonksiyonların,adımların,girdilerin ve organizasyonunuzun müşterilerine değer sağlamak için kullandığı çıktıların;belirli kombinasyonunu gösteren zamandaki bir fotoğrafını temsil ederler.Böylece,haritalar ve akış şemaları müşteri tatmini için güncel yolları dokümante etmenize yardım eder.

5 Süreç Haritalama Haritalar proseslerin analizinde;proses çevrim zamanını azaltmak,ıskartaları azaltmak,maliyetleri azaltma ,müşteriyi süren proses performans ölçümlerini tesis etmek,değer katmayan adımları azaltmak ve verimliliği arttırmak için faaliyetleri tanımlama suretiyle,müşteri tatminine yardım edebilir.

6 İlişki Haritası İlişki haritaları,tedarikçi müşteri ilişkilerini yahut bir organizasyonun kısımları arasındaki mevcut bağlantıları gösterir.İşin esas fonksiyonlarının birinin diğeriyle nasıl etkileştiğini gösteren büyük resmin sık sık gösterilmesi gerektiğinde,organizasyonun herhangi bir seviyesi için bir ilişki haritası çizebilirsiniz.Şekil de en üsteki şema bir organizasyonun sipariş prosesinin tamamlanmasının fonksiyonlarının, girdilerinin,çıktılarının bir ilişki haritasını gösterir.Prosesin akışı kalın ve büyük oklarla gösterilir. İnce ve küçük oklar diğer iş proseslerinin akışını temsil

7 İlişki Haritası Satış Mühendislik İmalat Sevkiyat

8 İlişki Haritası Bir ilişki haritası fonksiyonlar,departmanlar,bölümler,yahut yerler gibi bir organizasyonun parçaları onayındaki giriş çıkış (müşteri─tedarikçi) ın bir resmidir.İlişki haritası aşağıdakileri gösterir. 1-Organizasyon ne üretir;onun ürünleri ve hizmetleri─girdiler ve çıktılar oklarla gösterilir. 2-İş fonksiyonel sınırlar üzerinden nasıl akar─İrtibatlar oklar ve kutular arasında 3-İçsel veya dışsal tedarikçi─müşteri ilişkileri ürünleri ve hizmetleri sağlamak veya almak için kullanılır─fonksiyonlar arası ilişki kutularla temsil edilir.  İlişki haritaları sık sık “üst─seviye” görüş sağlamak için kullanırlar.

9 İlişki Haritası İlişki Haritası Görüşmesi (Mülakat) (Röportaj)
Aşağıdaki sahne bir indirimli─egzoz─tarzlı garaj sahibi Phil Greene’in bürosunda geçiyor.Oscar Smith bir kalite iyileştirme danışmanı,Phil onunla sözleşmeli ,ona garaj operasyonlarını daha iyi anlamada yardım edecek ve kârlılığını iyileştirecek.Oscar bire─bir görüşme metodunu kullanarak garajın bir ilişki haritasını yapacak.İşte görüşmeden notlar.Sonuç olarak meydana gelen ilişki haritası aşağıdaki görüşmeyi içeriyor;

10 İlişki Haritası Oscar : Burada sizin garajınızda yapılan işin büyük resmini anlamada yardıma ihtiyacım var.Basit ifade ile garaj ne tip iş yapıyor? Phil : Garaj üç esas şey yapıyor; biz frenler,egzoz ve tamponlara iyileştirme yaparız. Oscar : Bir özel hizmeti ne başlatır,egzoz değiştirme gibi... Phil : Biz tüm üç hizmet için yazılı iş emirleri kullanırız.Müşteri tarafından bir iş emrinin onayı oluncaya kadar hiçbir şey oluşmaz.

11 İlişki Haritası Oscar : Müşteri den iş emrinin onayını elde etmek için garajın neresi sorumludur? Phil : Satışlar.Onlar direk olarak müşteri ile çalışır.Onlar müşteri ile ne ihtiyacı olduğunu çözmek için konuşur,iş emrini yayar,iş yapıldığında müşteriye faturayı takdim ederler ve ödemeleri toplarlar Oscar : İş emirleri ve faturalara ilaveten satışla herhangi diğer formları tamamlamaya sahip mi? Phil : Evet,onlar malzeme isteği yapıyor ve onları satın almaya gönderiyor.Satın alma malzeme isteğini kullandığımız çeşitli tedarikçiler için satın alma emirleri çıkartmakta kullanır. Oscar : İşte şimdiye kadar çizdiklerimiz.Nasıl görünüyor.

12 İlişki Haritası Phil’in Garajı─İlişki haritası

13 İlişki Haritası Başka bir örnek

14 Blok Şema Filiz Eyüboğlu Öngörümlerme Kontrol
Siparişlerin değerlendirilmesi Raporlama Filiz Eyüboğlu

15 Süreç Haritası Çapraz fonksiyonlu süreç haritası
Çapraz fonksiyonlu proses haritaları işletmenin değer üreten zincirini gösterir. Ne yazık ki ilişki haritaları bir işletmeyi oluşturan tedarikçi – müşteri halkalarına büyük resmin üzerine daha çok odaklanır. Çapraz fonksiyonlu proses haritaları bize daha çok kuruluş müşterileri için değer yaratacak proseslerin nasıl kullandığını ayrıntılı olarak gösterir.

16 Süreç Haritası Çapraz fonksiyonlu süreç haritası
Çapraz fonksiyonlu proses haritaları bir organizasyonun esas iş proseslerinin birkaç fonksiyonu nasıl kestiğini gösterir. Bu tip harita,organizasyonun fonksiyonlarının kara kutusunun içinde ne olduğunu açıklar ve her bir proses adımları ile ilişkisi olan girdiler ve çıktılar ve ayrıca iş prosesini yapan adımların sırasını da gösterir. Organizasyonun herhangi bir seviyesi için de çapraz fonksiyonlu proses haritası çizilebilir.

17 Süreç Haritası Çapraz fonksiyonlu süreç haritası
Aşağıdaki şema sipariş tamamlama prosesinin daha ayrıntılı şeklini gösterir. İlişki haritasında gösterilen fonksiyonlar,çapraz fonksiyonlu proses haritasındaki yatay bantlar tarafından temsil edilir. Müşteri Satış Mühendislik Hizmetleri İmalat Sevkiyat

18 Çapraz─Fonksiyonlu Proses Haritaları
Çapraz─fonksiyonlu proses haritaları organizasyonlarda işlerin nasıl yapıldığını gösterir. Her bir adımın girdileri ve çıktıları Adımların sırası İnsan,fonksiyonlar veya her adımda icra edilen görevler 3 1 2

19 Çapraz─Fonksiyonlu Proses Haritaları
Prosesi oluşturan adımları göstermek için bir kutu kullan. Bu adımın ayrı bir haritasına veya akış şemasına sahip olmak istiyorsan farklı kutu çiz Her bir adımla ilgili bir girdi veya çıktıyı göstermek için başlı bir ok hattı çiz.Girdileri ve çıktıları işaretle. Bu her bir proses adımının açık olarak transformasyonunu veya katma değerini görmemizi sağlar ve bu sırayla analize yardım eder. Yapılan Sipariş Yapılan Sipariş Girdi Çıktı Yapılan Sipariş Sipariş verileri Satış Emirleri

20 Çapraz─Fonksiyonlu Proses Haritaları
Girdilerin çıktılara çevrilmesinin soldan sağa genel sırasını muhafaza et. Girdiler ve çıktılar birbirini kesmekten ziyade altından ve üstünden geçmelidir.

21 Çapraz─Fonksiyonlu Proses Haritaları
Bir kararı göstermek için baklava sembolünü kullan Müşteri Adres Gözden Geçirme OK Hesap Geçmişini Güncelleştirme E H

22 Süreç Haritası Çapraz fonksiyonlu süreç haritası
Çapraz Fonksiyonlu Proses Haritası Görüşmesi Aşağıdaki Phil Green ve Oscar Smith’in daha önceki görüşmelerinin bir devamıdır.İlişki haritasında ayarlamalar veya değişiklikler olmamıştır. Oscar : Egzoz bölümünde olan işe daha yakın bir göz atalım.Daha önceki oturumumuzdaki bilgimize dayalı olarak şimdiye kadar işte ne anladım.Bir müşteri gi,rer ve satışlardan birisi ile konuşur.Satışlar ve müşteri yapılacak işi konuştuktan sonra satışlar iş emrini yapar ve müşterinin onayına sunar.buraya kadar doğru mu?  Phil : Evet  Oscar : sonra ne olacak?  Phil : Satışlar iş emrini gözden geçirecek ve işe hazırlık yapan teknisyene verir.

23 Süreç Haritası Çapraz fonksiyonlu süreç haritası
Oscar : Teknisyen ne yapar? Phil : O parça deposundan yeni bir egzoz çeker.sonra eski egzozu yerinden çıkarır.sonra yeni egzozu yerine takar.O zaman aracı çalıştırır ve sızıntı için kontrol eder,uygun egzozun görevi yapıp yapmadığına bakar.Eğer her şey TAMAM ise aracı stop eder, ve işin bittiği konusunda satışları bilgilendirir.Eğer iş TAMAM değilse,o klep siel ve diğer tekrar kontrolleri yapmak üzere arıza aramaya başlar. Oscar : Bir kere satışlar teknisyen tarafından bilgilendirilir,onlar faturayı müşteri için hazırlar veödemeyi toplaridoğru mu? Phil : Doğru Oscar : Egzoz değiştirmenin kısmi olarak oluşan herhangi bir şey düşünebiliyor musunuz? Phil : Şimdi değil.Konuyu tamamladığımı düşünüyorum. Oscar : Egzoz değiştirme prosesi haritasına bir göz atalım

24 Çapraz fonksiyonlu süreç haritası

25 Akış Şemaları (Flowcharts)
İşi sadece bir kişi veya iki kişi yapıyorsa tüm ayrıntılarıyla işi görsel olarak göstermek için iş akış şeması kullanılır

26 Akış Şemaları İşi sadece bir kişi veya iki kişi yapıyorsa tüm ayrıntılarıyla işi görsel olarak göstermek için iş akış şeması kullanılır

27 Akış Şemaları KULLANILAN SEMBOLLER
Sınır (başlangıç/bitiş) : Bir prosesin başlangıç veya Bitişini tanımlar, “başlangıç” veya “bitiş” içine yayılabilir. Operasyon : Bir girdiyi değiştiren prosesteki faaliyet veya görevi tanımlar. Karar : Prosesteki bir karar veya ayrılma noktasını tanımlar. Evet, hayır veya tamam, tamam değil vs. gibi opsiyon ile karar bloklarından her bir yolu işaretler. Farklı Sayfa İlişkilendirici : Bu akış şemasından bir çıktının diğer bir akış şemasının girdisi olacağını gösterir. Çıktı/girdi yi temsil etmek için şeklin içine bir harf yaz. Veya aynı sayfaya sığmayan akış şemalarını ilişkilendirmek için kullanılır. Aynı Sayfa Önceden Tanımlanmış Proses : Akış şeması üzerinde detaylandırılmayan ama başka bir yerde tanımlanmış prosesleri ifade etmek için kullanılır. Oklar (girdilerin veya çıktıların akışı) : Proses içindeki akışın sıra ve istikametini gösterir ve genellikle bir faaliyetin çıktısını müteakip faaliyete aktarımını da gösterir (onun içi bir girdi olur).Hareketi göstermek için bir sembolden diğerine okları kullan KULLANILAN SEMBOLLER

28 Akış Şemaları Akış şeması çizmek için öncelikle prosesin sınırları tanımlanmalıdır. Proseslerin akışını soldan sağa ve üstten aşağıya muhafaza et.

29 Akış Şemaları Girdiler ve çıktılar biri diğerinin üzerinden ve altından geçmelidir. Birbirini kesmemelidir. Karar sembolünün çıktılarını mutlaka işaretleyin

30 Akış Şemaları Akış şemalarınıza tüm uygulanabilir sembolleri kullanın.
Kolay yorumlama için sembollerin birinden diğerine hemen hemen aynı mesafeyi muhafaza et. Akış şemalarınıza tüm uygulanabilir sembolleri kullanın.

31 Akış Şemaları Proseslerin daha detaylı incelenmesi için her adım için yandaki tabloyu oluşturun. İşlem No : Amaç : Doküman/Bilgi Malzeme Girdiler : Çıktılar : Referanslar : Sorumlular:

32 Akış Şemaları

33 PROSES HARİTALAMA TEKNİKLERİ
İlişki Haritası Çapraz Fonksiyonlu Proses Haritası Akış Şeması Amaç Tedarikçi─Müşteri ilişkilerini gösterir (organizasyonun bölüm veya kısımlarının aldığı, girdilerden çıktıları sağladığı ─birinin çıktısının diğerinin girdisine) Belirli bir iş prosesi için fonksiyonları, adımları,adımların sırasını,girdileri ve çıktıları gösterir. Belirli bir iş prosesi için görevleri, görevlerin sırasını girdileri ve çıktıları gösterir. Odaklanma Firma Çapında Proses/İnsan kritik ilişkileri Proses Ayrıntılarında Ayrıntı Seviyesi En az Orta En çok

34 PROSES HARİTALAMA TEKNİKLERİ
İlişki Haritası Çapraz Fonksiyonlu Proses Haritası Akış Şeması Anahtar noktalar Proses içinde veya arasındaki fonksiyonları göstermez;bunları “kara kutu” olarak ele alır  Her bir adımı kimin icra ettiği kadar; prosesleri ve ilişkili adımları, girdileri ve çıktıları gösterir. Prosesi teşkil eden görevlerin ayrıntılarını gösterir. Organizasyon parçalarının birini diğerine ilişkilendirir. “Kara Kutu” da neyin olduğunu açıklar. Görevi kimin icra ettiğini göstermez Organizasyon üzerinden tedarikçi ─müşteri ilişkilerini gösterir. Tek bir proses için tedarikçi ─müşteri ilişkilerini gösterir. Tedarikçi müşteri ilişkilerini göstermez. “Organizasyon iç ve dış müşterilerine ne sağlar?” Sorusuna cevap verir “Organizasyonun icra ettiği adımlar,iç ve dış müşterilere ne çıktı sağlar? Ve her bir adımı kim icra eder?” sorularına cevap verir.   “Gerçek olarak iş nasıl başarılır?” sorusuna cevap verir.