2018 yılı Proje Teklif Çağrısı Proje Uygulama Eğitimi

... konulu sunumlar: "2018 yılı Proje Teklif Çağrısı Proje Uygulama Eğitimi"— Sunum transkripti:

1 2018 yılı Proje Teklif Çağrısı Proje Uygulama Eğitimi
TRAKYA KALKINMA AJANSI 2018 yılı Proje Teklif Çağrısı Proje Uygulama Eğitimi

2 irl Nerede Kalmıştık? Süreç Adımları - Başlangıç Toplantısı
- Uygulama Eğitimleri İzleme Ziyaretleri - İlk İzleme Düzenli İzlemeler Fiziksel Kontroller Sorun Yönetimi Teknik ve Mali Raporlamalar Hakediş ve Ödemeler - Satın Alma - Mali Belgeler Neler yapılıyor? İlerlemenin takibi Risk Değerlendirmesi Uygulama Desteği Satın alma Kuralları Görünürlük Kuralları Bütçe ve Faaliyet Uyumu Performans Göstergeleri Belgelendirme ve Destekleyici Belgeler irl

3 Nerede Kalmıştık?/İlk İzleme Ziyareti
Proje kilit personelinin (proje yöneticisi, muhasebe ve raporlama sorumlusunun) ziyaret esnasında hazır bulunması Faaliyet planının ve takviminin gözden geçirilmesi Satın alma planının (lotlama) oluşturulması Proje teklif dosyasında gerçekleşmesi taahhüt edilen hususların tekrar gözden geçirilmesi (faaliyetler, proje çıktıları, performans göstergeleri) Proje kapsamında alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti destek yararlanıcısına aittir. Üç yıl boyunca Ajans Genel Sekreteri’nin yazılı ve gerekçeli izni olmadan mülkiyet devri, rehin ve teminat olarak gösterme, projede tanımlanan iş dışında başka işte kullanma söz konusu olamaz, bölge dışına çıkarılamaz. (Aksi takdirde üç katı tutarında tazminat) Atıl vaziyette tutamaz (yasal faiziyle birlikte geri ödeme)

4 Rapor Klasörü İçerikleri
01 İDARİ BELGELER 02 ÖDEME TALEBİ 03 ELEKTRONİK BELGELER (USB & CD) 04 ARA/NİHAİ RAPOR 05 HESAP HAREKETLERİ 06 YÜKLENİCİ LİSTESİ 07 İNSAN KAYNAKLARI & SEYAHAT 08 SATIN ALMA (Ekipman & Malzeme) 09 SATIN ALMA (Hizmet & İdari Maliyet) 10 SATIN ALMA (Yapım İşi) 11 İHALE EVRAKLARI 12 TEKNİK DOKÜMANTASYON (Faaliyetler & Performans Göstergeleri) Proje kapsamında alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti destek yararlanıcısına aittir. Üç yıl boyunca Ajans Genel Sekreteri’nin yazılı ve gerekçeli izni olmadan mülkiyet devri, rehin ve teminat olarak gösterme, projede tanımlanan iş dışında başka işte kullanma söz konusu olamaz, bölge dışına çıkarılamaz. (Aksi takdirde üç katı tutarında tazminat) Atıl vaziyette tutamaz (yasal faiziyle birlikte geri ödeme)

5 Hibe Ödemeleri Ön Ödeme % 0-40 Ara Ödeme % ??-?? Nihai Ödeme % 10-??
AJANS HESABI HİBE PROJE HESABI ▶ Ön ödeme tutarı, ilk izleme ziyareti sonrasında yapılacak risk değerlendirmesi ve ilgili dönemdeki ajans kaynaklarının değerlendirilmesi sonucunda hibenin %0-40’ı oranında olacaktır. ▶ Ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans, usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Tüm ödemeler Ajans Hesaplarından T.C. Halk Bank nezdinde açılan PROJE HESABINA aktarılır.

6 Ödemeler (Kamu Örnek Uygulama) Proje Bütçesi: 100.000
Beklenen Yararlanıcı Katkısı: (%25)=25.000 Beklenen Ajans Katkısı: (%75)=75.000 Ön Ödeme Oranı: %40 Ara Rapor: Nakit Akışları Yararlanıcı Ön Ödeme Tutarı =25.000*(%40)=10.000 Para Yatırma Ön Ödeme Talebi (KAYS) 10.000 A Ajans Ön Ödeme Tutarı (1) =75.000*(%40)=30.000 Talepten sonra yaklaşık 10 gün içinde 30.000 B Yararlanıcı Ara Rapor: %80 = TL – = 40.000*(%25)=10.000 Yararlanıcı Harcaması Ara Rapor (Fatura, Dekont, Ödemeler ve İspatlayıcı Belgeler) C Ajans Katkısı (2) =40.000*%75=30.000 Yaklaşık 1 ay içerisinde D Nihai Rapor %100 = – = 20.000*(%25)=5.000 Yararlanıcı Ödeme 5.000 E Ajans Katkısı (3) 20.000*%75=15.000 1-2 ay içinde 15.000 F TOPLAM

7 Ödemeler (Kamu Harici Kurumlar)
Ön Ödeme Öncesi : A hesaba yatırılır, harcanır ve B talep edilir(B harcanır) Ara Rapor Öncesi Gerekli Harcama: C ödenir D için gerekli harcama belgeleri oluşturulur ve D talep edilir Nihai Rapor Öncesi Gerekli Harcama: (E+F)ödenir ve F talep edilir

8 Ön Ödeme İçin Ne Yapmalıyım?
Proje ile ilgili izin ve hukuki eksiklikler varsa giderilmesi 2) Ajansla yapılan sözleşmenin damga vergisinin ödenmesi 3) Proje uygulama alanına görünürlüğü sağlayan tabelanın yerleştirilmesi 4) Yararlanıcının kendine düşen payın en az %40’ını proje hesabına yatırarak harcaması 5) Ön ödeme talebinin usulüne uygun biçimde gerçekleştirilmesi Tüm ödemeler Ajans Hesaplarından T.C. Halk Bank nezdinde açılan PROJE HESABINA aktarılır.

9 Ödeme işlemleri tıklanır.
KAYS / Ön Ödeme Talebinin Girilmesi Ödeme işlemleri tıklanır.

10 KAYS / Ön Ödeme Talebinin Girilmesi
Proje Listesinden ilgili proje sözleşme numarasına tıklanmak suretiyle seçilmelidir. Proje seçildikten sonra bu ekranda «Ekle» butonu aktif hale gelmektedir. «Ekle» butonuna tıklayarak ödeme talebi oluşturulur.

11 Son olarak «Ekle» butonuna basılır
KAYS / Ön Ödeme Talebinin Girilmesi Talep tipi ekranından ödeme talebinin tipi seçilir (ön ödeme, ara ödeme …). Ara ödeme ve nihai ödeme için ilgili ara veya nihai rapor seçilir Talep edilen tutar girilir. İhtiyaç halinde, ödeme talebine yönelik destekleyici belge yüklenir. Son olarak «Ekle» butonuna basılır

12 KAYS / Ön Ödeme Talebinin Girilmesi
Ö. talebinin üzerine tıklanır. Ajans onayına gönder seçilir ve gelen uyarı ekranından talep onaylanır. Ö. talebinin üzerine tıklanır. Çıktı al butonu tıklanarak alınan evrak kurum yetkilisi tarafından imza ve kaşe yapılarak Ajansa gönderilir.

13 Sözleşme Değişiklikleri
Proje amacını değiştirmemeli Gerekçeleri sağlam olmalı ve belgelerle desteklenmeli Sözleşmelerde değişiklik yapılmaması esastır! Destek kararını sorgulatmamalı ve eşit muamele ilkesine uygun olmalı Proje uygulama süresi içerisinde olmalı ve geriye dönük olmamalı

14 Sözleşme Değişiklikleri
Bildirim Mektubu Zeyilname Proje personel değişikliği Proje uygulama süresinin değiştirilmesi Ana bütçe kalemleri arasında toplam proje bütçesinin %5’ini geçmeyen aktarımlar Ana bütçe başlıkları altında toplam proje bütçesinin % 5’ini geçen aktarımlar Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferlerle sınırlı olduğu değişiklikler Bütçeye yeni bir kalemin aktarılması veya mevcut kalemin çıkarılması Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler Faaliyetlerde önemli değişiklikler Banka hesabı değişikliği Yararlanıcının isim veya hukuki statüsünün değişmesi İletişim bilgileri değişikliği Proje ortaklarının/iştirakçilerinin projeden çekilmesi ve/veya yeni ortakların/iştirakçilerin dahil olması Belirli bir bütçe kalemine ayrılan meblağı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri Proje denetçisi değişikliği

15 ! Sözleşme Değişiklikleri
Küçük Değişiklik Bildirim Şekli Zaman Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler Bildirim Mektubu/Ara ya da Nihai rapor(10 günlük zaman dilimine rastlıyor ise) Değişikliğin uygulanmasından sonra en geç 10 gün içerisinde Bütçe ile ilgili değişiklikler Bildirim Mektubu Değişikliğin yürürlüğe girmesinden önce Zeyilname Bildirim Şekli Zaman Süre Uzatımı Talepleri Sözleşmenin o anki bitiş süresinden en az 30 gün önce Diğer Zeyilname Talepleri Değişikliğin yürürlüğe girmesinden makul bir süre önce ! Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir.

16 Sözleşme Değişiklikleri/Süre Uzatımı
Gerekçe Süre Onay Makamı Yöntem Öngörülmeyen aksaklıklar 1 ay (en fazla 1 defa) Genel Sekreter Zeyilname Mücbir sebep, beklenmeyen hal, yargı süreci 6 ay (en fazla 1 defa) Yönetim Kurulu Süre uzatma talebi sözleşme bitiş tarihinden en az 30 gün önce verilmelidir.

17 ! Sözleşme Değişiklikleri
Tüm değişiklik talepleri, talepte bulunulmadan önce izleme değerlendirme uzmanı ile irtibat kurularak ajans tarafından istenen belgelerle desteklenmelidir. ! Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir. Bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni faaliyetlerin eklenmesi için yeterli neden değildir.

18 Bildirim mektubu işlemleri tıklanır.
KAYS / Bildirim Mektubu Hazırlama Bildirim mektubu işlemleri tıklanır.

19 KAYS / Bildirim Mektubu Hazırlama
Proje Listesinden ilgili sözleşme numarası tıklanmak suretiyle proje seçilmelidir. Bildirim mektuplarını göster tıklanır. «Ekle» butonu kullanılarak bildirim mektubu oluşturulmaya başlanır.

20 KAYS / Bildirim Mektubu Hazırlama
1. Tarih kısmı doldurulur. 2. Yapılacak bildirime uygun olan başlık tıklanır. Ana bütçe kalemleri arasında aktarım(%5’e kadar) Faaliyet Değişikliği Proje Personelinin Değiştirilmesi Bütçe değişikliği varsa sol menüden Bütçe bölümü seçilir. 3. Seçilen bildirime uygun açıklama girilir. Bu bölüm aynı zamanda bildirimin gerekçesini ve açıklamalarını içeren matbu evrakı oluşturur. Banka Hesabının Değiştirilmesi Adres ve Telefon Değişikliği Ekipman Modelinin Değiştirilmesi Diğer 4. Bildirim mektubuna ilişkin destekleyici belge yüklenmesi gerekiyorsa «Ekle» butonu kullanılarak belge eklenir ve 5. KAYDET butonuyla bildirim mektubu kayıt edilir.

21 KAYS / Bildirim Mektubu Hazırlama
2. GÜNCELLE butonu tıklanarak gerekli güncellemeler (miktar, birim fiyat, bütçe açıklamaları) değiştirilebilir. 1. Bütçe değişikliği gerektiren bir durum varsa ilgili alan işaretlenir. 3. SİL butonu sadece Zeyilnamede kullanılabilir. 4. TAŞI butonu tıklanarak ilgili bütçe kalemi başka bir ana bütçe kaleminin altına taşınabilir. 5. EKLE butonu sadece Zeyilnamede kullanılabilir. 6. KAYDET butonu tıklanır ve Ajans Onayına Göndermek üzere bir önceki menüye dönülür. KAYDET

22 KAYS / Bildirim Mektubu Gönderimi
İlgili Bildirim Mektubunun üzerine tıklanır. İlgili bildirim mektubu seçilir ve «Ajansın Onayına Gönder» butonu tıklanır. Onaya gönderilen bildirim mektubunun «Çıktı Al» butonu kullanılarak çıktısı alınır, kurum yetkilisi tarafından kaşeli imzalı olarak Ajansa gönderilir.

23 Zeyilname İşlemleri tıklanır.
KAYS / Zeyilname Hazırlama Zeyilname İşlemleri tıklanır.

24 KAYS / Zeyilname Hazırlama
Proje Listesinden ilgili sözleşme numarası tıklanmak suretiyle proje seçilmelidir. Zeyilnameleri göster tıklanır. «Ekle» butonu kullanılarak zeyilname oluşturulur.

25 KAYS / Zeyilname Hazırlama
1. Tarih kısmı doldurulur. 2. Yapılacak zeyilnameye uygun başlık tıklanır. Ana bütçe kalemleri arasında %5’i aşan değişiklik/yeni bütçe kalemi ekleme-çıkarma Faaliyet Eklenmesi / Çıklarılması 3. Seçilen Zeyilnameye uygun açıklama girilir. Bu bölüm aynı zamanda zeyilnamenin gerekçesini ve açıklamalarını içeren matbu evrakı oluşturur. Bütçe değişikliği varsa sol menüden Bütçe bölümü seçilir. Yararlanıcının İsim veya Hukuki Statüsünün Değişmesi Banka Hesabının Değiştirilmesi Ortak / İştirakçi Değişikliği Diğer 4. Zeyilnameye ilişkin destekleyici belge yüklenmesi gerekiyorsa «Ekle» butonu kullanılarak belge eklenir ve 5. KAYDET butonuyla bildirim mektubu kayıt edilir.

26 KAYS / Zeyilname Hazırlama
2. GÜNCELLE butonu tıklanarak gerekli güncellemeler (miktar, birim fiyat, bütçe açıklamaları) değiştirilebilir. 1. Bütçe değişikliği gerektiren bir durum varsa ilgili alan işaretlenir. 3. SİL butonu tıklanarak ilgili bütçe kalemi silinebilir. 4. TAŞI butonu tıklanarak ilgili bütçe kalemi başka bir ana bütçe kaleminin altına taşınabilir. 5. EKLE butonu tıklanarak ilgili başlığın altında yeni bir bütçe kalemi eklenebilir. 6. KAYDET butonu tıklanır ve Ajans Onayına Göndermek üzere bir önceki menüye dönülür. KAYDET

27 KAYS / Zeyilname Gönderimi
İlgili Zeyilnamenin üzerine tıklanır. İlgili zeyilname seçilir ve «Ajansın Onayına Gönder» butonu tıklanır. Onaya gönderilen zeyilnamenin «Çıktı Al» butonu kullanılarak çıktısı alınır, kurum yetkilisi tarafından kaşeli imzalı olarak Ajansa gönderilir.

28 Raporlama İKT programı kapsamında yürütülen projelerde Ara/Nihai Rapor doldurulurken gerçekleşen maliyetler sisteme KDV hariç girilmelidir. NR son sunma tarihi bitiş Proje süresi NR hazırlık dönemi Ürün/hizmet kabulü Faturalar Ödemeler proje hesabından Tüm ödemeler(İnsan Kaynakları SGK ve vergi dahil) KDV ödemeleri dahil Kamu kurumları kalan ödemelerini nihai ödemeyi aldıktan sonra da gerçekleştirebilirler.

29 Kays/Ara-Nihai Rapor Girişi
Yararlanıcı Rapor İşlemleri tıklanır.

30 Kays/Ara-Nihai Rapor Girişi
Önce gelen Proje Listesinden ilgili sözleşme numarası tıklanmak suretiyle proje seçilmelidir. Gelen menüden üzerinde işlem yapılmak istenen rapor seçilerek işlemleri gerçekleştirilir veya yeni rapor eklenerek devam edilir.

31 Kays/Ara-Nihai Rapor Girişi
Raporu ekle/güncelle bilgilerinden sonra doldurma işlemlerine başlanabilir. İstenen menü seçilerek ilgili bilgi girişleri yapılacaktır.

32 Kays/Ara-Nihai Rapor Girişi
Performans göstergeleri girilirken not bölümüne; gerçekleşen göstergenin detayı, hedef ve gerçekleşen arasında fark var ise bu farkın nedeni, rapora koyulan göstergeyi kanıtlayıcı evrakın adı/numarası gibi bilgiler girilmelidir.

33 Kays/Ara-Nihai Rapor Girişi
Harcamalar bölümünde ilgili bütçe kalemindeki «ekle» butonu tıklanarak «harcama bilgileri penceresine» ulaşılır.

34 Kays/Ara-Nihai Rapor Girişi
Havale/eft/ kredi kartı ekstre/ nakit Referans numaraları bulunmuyorsa «dekont belge no» giriniz, dekontun üst kısmında basılı haldedir. Bim.Ref in son 12 hanesi/havale referans no Fatura/fiş/makbuz/ gider pusulası Fatura numarası Fatura tarihi Bim.Ref in son 12 hanesi/havale referans no İlgili belgeler rapor klasöründe hangi ayracın arkasında duruyor ise o numarayı yazınız.

35 Ajans uzmanının yazılı onayı alınır
Satınalma Süreçleri – Temel İlkeler Ajans uzmanının yazılı onayı alınır Değişiklik varsa Ajans ve Destek Yararlanıcısının internet sitesinde aynı gün yayınlanmak üzere ajansa bildirilir. Gerekli ilan işlemleri Basın İlan Kurumu aracılığı ile gerçekleştirilir Proje başvuru dosyası teknik şartname, metraj, keşif özeti, iş tanımı vs. İzleme uzmanı onayı ve yararlanıcı kurumun prosedürleri tamamlandıktan sonra Değişiklik yoksa İhale dosyası, destek sözleşmesine uygunluğunun kontrolü için izleme uzmanına gönderilir. Ajans, tüm yararlanıcıların ihale süreçlerinde gözlemci olarak yer alabilir ve ihale belgelerini yararlanıcılardan talep edebilir. Satınalma süreçleri adil rekabet şartlarına (tarafsız, eşit muamele, ihtiyaçlara uygun) ve etkin duyuru ilkesine uygun olarak tamamlanmalıdır. Projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir firma veya uzman bu projelerde yer alan ihalelerde/doğrudan teminlerde istekli olarak yer almamalıdır. Satın alma yapılan ve/veya teklif alınan kurum, yararlanıcı veya ortak kurum ile herhangi bir organik bağ içerisinde bulunmamalıdır.

36 Satınalma İşlemleri tıklanır.
Kays/Satınalma Planı Güncelleme İzleme ziyaretleri sırasında bilgi girişinin doğru yapılabilmesi için satınalmalar gerçekleştikçe planın gerçekleşen veriler doğrultusunda güncellenmesi gerekmektedir. Mevcut planın güncellenmesi yararlanıcı tarafından yapılabiliyorken yeni eklenen satınalma kalemleri için izleme uzmanından destek almanız gerekmektedir. Satınalma İşlemleri tıklanır.

37 Kays/Satınalma Planı Güncelleme
İlgili proje seçildiğinde satınalma listesi görüntülenecektir. Açılan listede seçilen satınalma kalemi güncellenebilir.

38 Kays/Satınalma Planı Güncelleme
İlgili satın almaya bütçe kalemi ekleme veya çıkarma söz konusu oldu ise buradan güncellenmelidir. İstenen verilerin gerçekleşen değer girişleri yapılmalıdır.

39 Bkz. Görünürlük Rehberi& https://www.trakyaka.org.tr/tr/33569/
Görünürlük kuralları, proje nihai ödemesi yapıldıktan sonra 3 yıl süre ile sağlanacaktır. Gerçekleştirilmeyen her bir görünürlük uygulama ve faaliyeti için ajans, destek tutarının %1’i oranında cezai şart uygulama hakkını haizdir. Ayrıca kusurlu gerçekleştirilen görünürlüklerde ceza uygulaması ile birlikte ilgili görünürlüğün bağlı olduğu bütçe kalemi uygun olmayan maliyet sayılır. Bkz. Görünürlük Rehberi&

40 Proje Kapsamında Projenin Yürütüldüğü Mekan / Yer
Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı

41 Proje Kapsamında Projenin Yürütüldüğü Ofis

42 Proje Kapsamında Temin Edilen Makine Ekipman

43 Açılış Organizasyonu / Seminerler

44 Web Sitesi

45 Proje Dosyaları / Ara ve Nihai Raporlar

46 Uyarı Görünürlük materyali hazırlanırken basımdan önce mutlaka izleme uzmanından onay alınız. Aksi halde istenmeyen durumlarla karşılaşabilirsiniz. Yararlanıcılar ve alt yüklenicilerin hizmet, mal alımı ve yapım işlerinin satın alma ve ihale süreçlerinde kullanılan ilan ve belgelerde, projeler sonucu üretilen basılı materyaller ve tüketim malzemeleri üzerinde Bakanlık logosu yer almamalıdır. (Broşür, CD, gazete haberi, tanıtım kitapçığı, kalem, şapka, davetiye, anahtarlık, defter..) Başvuru rehberinde belirtilecek istisnalar dışında kar amacı güden işletmeler ticari amaçlı ürün, hizmet, ambalaj, broşür ve diğer tanıtım malzemelerinde genel sekreterin izni olmaksızın, Ajans ve Bakanlık amblem, logo ve sloganlarını kullanmamalıdır.

47 Davetiye ve CD

48 El İlanları ve Broşürler

49 Önemli Hususlar Ceza Unsuru İKT KÖA -Ara ve nihai rapor
-Ajans tarafından talep edilen zeyilname ve bildirim mektupları -Proje sonrası değerlendirme raporu Tamamen veya kısmen gerçekleştirilmeyen her bir durum için ayrı ayrı Günlük %0,2* Destek Tutarı Günlük %0,1* Destek Tutarı -Performans göstergeleri, faaliyetler, -Çıktılar, beklenen sonuçlar -İstihdam, sertifika, patent/faydalı model -Eğitim Tanınan süreler geçtikten sonra teslimi halinde her bir husus için %0,2* Destek Tutarı %0,1* Destek Tutarı -Görünürlük usul ve esaslarına uygun olarak gerçekleştirilmeyen her bir uygulama ve faaliyet için Uygun olmayan maliyet+ %0,1* Destek Tutarı -Erken uyarı raporu ile tespit edilmiş sorunlara 15 gün içerisinde düzeltici önlem alınmaması ve yazılı bilgilendirme yapılmaması halinde Bütçe revizyonunda çıkarılmış bir bütçe kaleminin faaliyetine doğrudan bağlı olan proje çıktıları için cezai şart aranmaz

50 Önemli Hususlar Proje tamamlandıktan sonra Ajans tarafından denetim faaliyetleri gerçekleştirilebilecek olup, imzalanan sözleşme ile yararlanıcı; ▶ Belgelerin 10 yıl süre ile saklanacağını, ▶ Görünürlüğün 3 yıl süre sağlanacağını, ▶ Makine ve ekipmanların 3 yıl süre ile amacı dışında kullanılmayacağını, atıl durumda bırakılmayacağını, gerekçesiz ve yazılı izin olmaksızın bölge dışına çıkarılmayacağını taahhüt etmektedir.

51 Proje Uygulama Süreci – Önemli Tarihler
Raporlar Zaman Sözleşme İmzalama Yazılı bildirimden itibaren belge hazırlama 15 iş günü, sözleşme imzalama 10 iş günü içerisinde Proje Başlangıç Tarihi Ajans genel sekreterinin imzaladığı tarihin ertesi günü Proje Uygulama Eğitimleri Sözleşme imzalarından sonra PROJE YÜRÜTÜCÜSÜ, SATIN ALMA SORUMLUSU, TEKNİK PERSONEL İlk İzleme Ziyareti Sözleşme imzalandıktan sonra makul bir süre içerisinde Düzenli İzleme Ziyaretleri Proje uygulama süresi içerisinde en az 2 defa Anlık İzleme Ziyaretleri Gerekli görüldüğü hallerde

52 Proje Uygulama Süreci- Önemli Tarihler
Eksik varsa 1 defaya mahsus eksik evrak bildirimi Sunulmaması halinde ARA RAPOR Rapor dönemi(en fazla 6 ay) Rapor sunma süresi 7 gün Kabul edilebilir gerekçe varsa ek süre 15 gün Cezai uygulama İnceleme 10 gün Eksik evrak sunma dönemi 7 gün Ödeme 30 gün içerisinde NİHAİ RAPOR Proje süresi 30 gün İnceleme 30 gün Raporlarınızı öncelikle KAYS’ tan doldurmalı, daha sonra ek evrakları ile birlikte size aktarılan şekilde ıslak imzalı olarak ajansa sunmalısınız.

53 Proje Uygulama Süreci- Önemli Tarihler
! Aksi belirtilmediği sürece takvim günü Sunulmaması halinde Geliş tarihi ZEYİLNAME Ajans tebliği Sunma süresi 20 gün Kabul edilebilir gerekçe varsa ek süre 7 gün Cezai uygulama 15 gün içerisinde ajans cevabı Yararlanıcı ihtiyacı BM Sunma süresi 10 gün 15 gün cevap gelmediği takdirde kabul PSDR Sözleşme bitiş tarihinden 3 ay sonra verilebilir Kabul

54 Kurumların Tabi Oldukları Uygulamalar
Valilik Kaymakamlık Belediyeler İl Özel İdare Üniversite Bakanlıklara Bağlı İdareler Araştırma Enstitüleri PROGRAM ÖDEME AŞAMASI KDV Kurum Vergi B SGK B Satın Alma N. Ödeme Damga Vergisi KÖA Ödenir Kamu Kurumları Aranmaz 4734 Fatura Muaf KHGB Kendi U. Kendi Mevzuatı KKNMK(Odalar, Borsalar vb) İstenir Ajans M. Dekont Tek. Gel. Bölgeleri OSB Müdürlükleri Sanayi Sitesi Yönetimleri ve/veya Kooperatifleri Kar Amacı Gütmeyen Koop. Üretici ve Yetiştirici Birlikleri Dernek Vakıf İKT Ödenmez Kar Amacı Güden Koop-Birlikler İktisadi İşletmeler Gerçek Kişiler

55 Hatırlatma Mecburi durumlarda proje hesabından aylık en fazla TL’lik nakit ödeme yapılabilir. Bu tip ödemelerde ajans sizden yükleniciye borcunuzun kalmadığına dair yazı isteyebilir. Satın almalar ile ilgili maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve destekleyici belgelerle kanıtlanabilir olmalıdır. Alınan mali destek gelir olarak muhasebeleştirilmelidir. Performans Göstergeleri proje süresi içerisinde gerçekleştirilerek destekleyici belgelerle ispatlanmalıdır.

56 Hatırlatma Denetim raporu bulunan projelerde denetim yapacak firmanın sözleşme imzasından sonra en geç 30 gün içerisinde belirlenmesi ve ajansa yazılı olarak bildirilmesi gerekmektedir. Sözleşmeye ilişkin damga vergisi tek nüsha üzerinden sözleşme bedelinin tümü matrah alınarak ödenmeli ve dekontu ilk izleme ziyaretinde izleme uzmanına teslim edilmelidir.

57 Hatırlatma Anıtlar kurulu, ruhsat, bağlantı anlaşmaları vb. izin süreçlerindeki sorun ve gecikme durumlarında ; Ajans projeye ait tüm ödemeleri askıya alır. İzin sürecinde yaşanan aksaklıklar sonucunda proje çıktılarının kullanılmasına ve performans göstergelerine ulaşılmasına engel teşkil edecek bir durum söz konusu olması halinde Ajansın sözleşmeyi tek taraflı feshetme hakkı vardır. İzin merci kurumlarından kaynaklanan sebeplerin bulunması durumunda yararlanıcı nihai rapora ilişkin yükümlülüklerini süresi içerisinde yerine getirir, ajans izin belgeleri hariç diğer tüm belgeleri değerlendirir ancak resmi olarak izin süreçleri tamamlanıncaya kadar nihai ödemeyi askıya alır.

58 TRAKYA KALKINMA AJANSI
Teşekkür Ederiz…