G İ R İŞ BÜRO YÖNETİMİ. İ yi tasarlanan bir büro sistemi, en iyi bilgiyi, do ğ ru bir ş ekilde, do ğ ru zamanda, do ğ ru ki ş ilere ve en dü ş ük maliyetle.

... konulu sunumlar: "G İ R İŞ BÜRO YÖNETİMİ. İ yi tasarlanan bir büro sistemi, en iyi bilgiyi, do ğ ru bir ş ekilde, do ğ ru zamanda, do ğ ru ki ş ilere ve en dü ş ük maliyetle."— Sunum transkripti:

1 G İ R İŞ BÜRO YÖNETİMİ

2 İ yi tasarlanan bir büro sistemi, en iyi bilgiyi, do ğ ru bir ş ekilde, do ğ ru zamanda, do ğ ru ki ş ilere ve en dü ş ük maliyetle ula ş tırarak verilecek kararların kalitesini yükseltir, faaliyetlerin etkinlik ve verimlili ğ ini artırır. Çünkü, büro bir bilgi üretme merkezidir. Bilgi üretme i ş levini yerine getirmek amacıyla büroda çe ş itli kaynaklardan bilgiler toplanır, depolanır, gözden geçirilir, di ğ er bilgilerle kar ş ıla ş tırılarak kontrol edilir, kullanım amacına göre düzenlenir, ilgili birimlere da ğ ıtılır ve ihtiyaç duyan ki ş ilerin kullanımına sunulur. Bu süreç esnasında büroda yapılan kayıt i ş leri bilgi sa ğ lama i ş levine yardımcı olur. Bilgi üretme ve da ğ ıtma yeri olarak her büro, bilgi sisteminin bir alt sistemi olarak faaliyet gösterir. Herhangi bir bürolar toplamı o örgütteki bilgi sistemini olu ş turur.

3 BÜRO KAVRAMI Türkçe de büro ile birlikte benzer anlamda ofis, servis ya da daire, i ş yeri gibi sözcükler de kullanılmaktadır: Bütçe Dairesi, Nüfus Sayım Bürosu, Kambiyo Ofisi, Gümrük Bürosu, Güvenlik Bürosu, i ş Bulma Bürosu, Danı ş ma Bürosu, Seyahat Acentesi, Avukat Yazıhanesi, Genel Sekreterlik Ofisi, Personel Dairesi, Devlet Dairesi, Evlenme Dairesi, Mimarlık Bürosu gibi İ lgili literatür incelendi ğ inde ise büronun farklı tanımları oldu ğ u görülmektedir: "Büro, daktilo i ş lerinin yürütüldü ğ ü yerdir." "Büro, bir i ş letmenin idari i ş lerinin yürütüldü ğ ü yerdir" "Büro kayıtlar tutulan, ş u veya bu ş ekilde ka ğ ıt i ş leriyle u ğ ra ş ılan bir yerdir. Büro bilgi i ş leme merkezidir. Bilgiler oraya akar, orada depolanır, orada de ğ erlendirilir, ba ş ka bilgilerle yeniden ş ekillendirilerek kullanılır ve da ğ ıtılır" Büro "bilgi ve/veya hizmet üretmeye yönelik faaliyetlerin yürütüldü ğ ü insan makine sistemleridir"

4 BÜRONUN AMACI ve FONKSİYONLARI Büroların temel amacı bilgi üretmek ve ilgili ki ş ilerin kullanımına sunmaktır.

5 BÜRONUN TEMEL FONKSİYONLARI Örgüte çe ş itli kaynaklardan gelen bilgiyi almak Örgütün hedef ve amaçlarını yerine getirmede yardımcı olan görevlerden biri olarak bilgiyi yaymak. Bu konuda uygulamaya ba ş lamadan önce bilgiyi önem sırasına göre sıralamak Etkili ileti ş im araçları yoluyla uygun biçimlerde ilgili personele bilgi ileti ş imini sa ğ lamak. İ leride kullanmak üzere bilginin tekrar kazanılması ve depolanması için etkin bir sistem olu ş turmak. Eski bilgilerin atıldı ğ ı ve örgüt faaliyetlerine uygun bilgilerin sürekli güncelle ş tirildi ğ i bir sistem olu ş turmak ve varlıkların korunması.

6 BÜRONUN TARİHSEL GELİŞİMİ Büro De ğ i ş im AlanlarıÖnceleri Ş imdi TeknolojiDaktiloBilgisayar/bilgisayar a ğ ı İş leviKayıt tutma ve yazı i ş leriBilgi üretimi ve akı ş ı Çalı ş anın cinsiyetiErkekKadın Çalı ş anın e ğ itimiOrtaokul, liseÜniversite ve üstü Çalı ş andan beklenenYöneticiye ba ğ ımlıTeknolojiyi kullanan, insiyatif sahibi

7 BÜRO TÜRLERİ Kendi ba ş ına bir mesle ğ in icra edildi ğ i bürolar Mimarlık bürosu, avukatlık bürosu Bir fabrikanın ya da benzeri tesisin faaliyetlerinin organize edildi ğ i bürolar Planlama bürosu, çizim bürosu Ürün veya hizmetlerin satı ş ve da ğ ıtımıyla ilgilenen bürolar Satı ş bürosu, pazarlama bürosu Bir ş irketin veya ş irketler toplulu ğ unun faaliyetlerinin koordine edildi ğ i bürolar Yönetici bürosu, genel müdürlük bürosu Kamu hizmetlerinin yürütüldü ğ ü bürolarBelediyelerin su, elektrik vb. büroları Devletle olan resmi i ş lemlerin yürütüldü ğ ü bürolar Askerlik, vergi, nüfus i ş leri büroları Kamu yararına kurum ve kurulu ş ların büroları Kızılay, Çocuk Esirgeme Kurumu büroları

8 BÜRO TÜRLERİ Bürolar Kamu büroları Özel bürolar

9 BÜRO TÜRLERİ Bürolar Küçük bürolar Büyük bürolar

10 BÜRO TÜRLERİ Bürolar Kapalı bürolar Açık bürolar

11 BÜRO TÜRLERİ Bürolar Ev bürolar Mobil bürolar Sanal bürolar

12 BÜRO ELEMANLARI Büro yöneticisi Kurmay Memur Sekreter Yardımcı hizmet görevlisi

13 BÜRO YÖNETİMİ YÖNET İ M VE BÜRO YÖNET İ M İ

14 YÖNETİM KAVRAM VE TANIMI Yönetimin üzerinde görü ş birli ğ ine varılan tanımı "yönetim, ba ş kaları vasıtasıyla i ş görmektir" ş eklindeki tanımlama olmu ş tur. Böylece, yönetimin, ancak birden fazla ki ş inin varlı ğ ı ile ortaya çıkan ve bu yönü ile ekonomik faaliyetten ayrılan bir grup faaliyeti oldu ğ u, genel olarak kabul görmü ş bulunmaktadır.

15 YÖNETİMİN ÖZELLİKLERİ Yönetim amaca yönelik bir faaliyettir. Yönetim bir grup faaliyetidir. Yönetim faaliyetinin be ş eri özelli ğ i vardır. Yönetim bir i ş birli ğ i faaliyetidir. Yönetim i ş bölümü ve uzmanla ş ma faaliyetidir. Yönetim bir koordinasyon faaliyetidir. Yönetim bir yetki faaliyetidir. Yönetim evrensel özelli ğ e sahiptir. Yönetim basamaksal özelli ğ e sahiptir.

16 YÖNETİMİN TARİHSEL GELİŞİMİ Yönetim Klasik Yönetim Yakla ş ımı Bilimsel Yönetim Yakla ş ımı Yönetim Süreci Yakla ş ımı Bürokrasi Yakla ş ımı Davranı ş sal Yönetim Yakla ş ımı Modern Yönetim Yakla ş ımı Sistem Yakla ş ımı Durumsallık Yakla ş ımı

17 YÖNETİMİN AMACI Yönetimin pratik(uygulamalı) amacı, "Yönetsel ve örgütsel etkinlik ve verimlili ğ i" artırmaktır.

18 YÖNETİMİN FONKSİYONLARI PLANLAMAÖRGÜTLEMEYÖNELTMEKOORD İ NASYONKONTROL (DENET İ M)

19 BÜRO YÖNETİMİ Büro yönetimi, belli amaçlar do ğ rultusunda büro i ş lerinin planlanması, örgütlenmesi, yöneltilmesi, koordinasyonu, denetlenmesi ve büro elemanlarının yeti ş tirilmesidir.

20 BÜRO YÖNETİMİNİN AMACI H İ ZMET SA Ğ LAMASOSYAL SORUMLULUK KAR

21 BÜRO SİSTEMİNİN ÖĞELERİ BÜRO ELEMANLARI B İ Ç İ MSEL ÖRGÜT B İ Ç İ MSEL OLMAYAN ÖRGÜT STATÜ VE ROL F İ Z İ KSEL ÇEVRE

22 BÜRO YÖNET İ M İ NDE PLANLAMA BÜRO YÖNETİMİ

23 PLANLAMA KAVRAM VE TANIMI Büro yöneticisi planlama a ş amasında gelece ğ i dü ş ünür ve görmeye çalı ş ır. İ yi bir plan yapabilmek için büro i ş leriyle u ğ ra ş an yöneticilerin a ş a ğ ıdaki noktalarda bilgili olması gerekir. Yapılması gereken i ş NEDiR? İş N İ Ç İ N yapılacaktır? NE ZAMAN yapılmalıdır? NASIL yapılacaktır? NEREDE yapılacaktır? i ş in yapılmasından KiM sorumlu olacaktır?

24 PLANLAMANIN ÖZELLİKLERİ Planlama gelece ğ e dönük bir dü ş ünme, de ğ erleme, ara ş tırma ve inceleme i ş idir. Planlama risk, amaç ve varsayımlar arasındaki ili ş kilerdir. Plan esnek ve dinamiktir. Plan bir seçme ve ye ğ leme sürecidir. Planlama bir karar sürecidir.

25 PLANLAMA SÜRECİ Amaç ve hedeflerin belirlenmesi Amaçlara ula ş tıracak alternatif yolların belirlenmesi Alternatifler arasında seçim yapma

26 PLAN TÜRLERİ Süresine Göre Planlar Uzun Vadeli Planlar Orta Vadeli Planlar Kısa Vadeli Planlar

27 PLAN TÜRLERİ: Türlerine Göre Planlar ProgramlarBütçelerYönetmelik ve prosedürler İş akı ş diyagramlarıOrganizasyon el kitaplarıPolitikalar

28 PLAN TÜRLERİ Kullanım Biçimine Göre Planlar Sürekli Planlar Bir Kerelik Planlar

29 PLAN TÜRLERİ Biçim Yönünden Planlar Yazılı Planlar Yazılı Olmayan Planlar

30 PLAN TÜRLERİ Uygulama Biçimine Göre Planlar Demokratik Planlar Zorlayıcı Planlar

31 KARAR VERME Plan bir kararlar toplamıdır. Bu nedenle her plan bir karar niteli ğ ine sahiptir, fakat her karar mutlaka bir plan özelli ğ i ta ş ımaz. Bir kararın plan niteli ğ i ta ş ıması için amaca ula ş tıracak araç ve olanakların seçimi, saptanması ve kullanma yol, biçim ve zamanı gibi hususların bilimsel bir ş ekilde ve ayrıntılarıyla belirlenmeleri gerekir. Kısaca ifade etmek gerekirse plan kararın geli ş mi ş, geli ş tirilmi ş bir ş eklidir.

32 İYİ KARARIN NİTELİKLERİ Etkili olması Verimli (rasyonel) olması Kararın hızlı alınması ve hızlı uygulanması Zamanında olması

33 KARAR VERME AŞAMALARI Hedef ve amaçların belirlenmesi Sorunun belirlenmesi Bilgi arayı ş ı Alternatiflerin geli ş tirilmesi Alternatif de ğ erlendirmesi ve seçim Uygulama ve kontrol

34 KARAR VERME AŞAMALARI: Sorunun Belirlenmesi ana neden alt neden Sorun Alt neden

35 BÜRO KURULUŞ ANALİZİ VE PLANLAMA ÇALIŞMASI Büronun kurulması, iktisadi, teknik, finansal ve hukuki yönleri olan bir olaydır. Ba ş arılı bir büro kurmak için bir dizi ana ilkeye uygun olarak kurma çalı ş malarının ba ş latılıp yürütülmesi gerekir.

36 BÜRO BİNASI KURULUŞ SAFHALARI Yapılacak hizmetle ilgili proje dü ş ünceleri Fizibilite çalı ş maları Kurulu ş kararı Yasal i ş lemler ve izinler

37 BÜROLARDA ÇALIŞMA KOŞULLARINA ETKİ EDEN FAKTÖRLER AYDINLATMA Günı ş ı ğ ı ile aydınlatma, Yapay aydınlatma ISITMA VE SO Ğ UTMA GÜRÜLTÜ ESTET İ K VE DEKORAT İ F DÜZENLEMELER Renk, Dekorasyon, Müzik, Temizlik ve bakım

38 BİLGİ İŞLEME İÇİN PLANLAMA: BİLGİ MAKİNELERİNİN SEÇİMİ Makine seçimi, piyasada mevcut imkanlar hakkında bilgi sahibi olmayı gerektirir. Belli gereksinimlere uygun olarak en iyi makine birimlerinin ne oldu ğ una karar vermek sistemi, sistemin i ş leyi ş biçimini, metotları ve kullanılan formları iyi anlamakla mümkündür. Hangi makinelerin niçin kullanılması gerekti ğ i konusunda çalı ş malar yapmak ve önerilerde bulunmak amacıyla bir komite kurulması yaygın bir uygulamadır. Seçime büro personelinin katılımı gerekir, çünkü en iyisini kullanan bilir.