Proje Zaman Yönetimi Proje Yönetimi.

... konulu sunumlar: "Proje Zaman Yönetimi Proje Yönetimi."— Sunum transkripti:

1 Proje Zaman Yönetimi Proje Yönetimi

2 Proje Zaman Yönetimi Süreçleri
Proje Zaman Yönetimi projenin zamanında tamamlanması süreçlerini içerir. Süreçler: Aktivite Tanımlama Aktivite Sıralama Aktivitelere Kaynak Atanması Aktivite Süre Tahminleri Program Geliştirme (zaman Çizelgesi geliştirme) Program Kontrolü (Zaman çizelgesi kontrolü) Yöneticiler için projenin zamanında teslimi en önemli başarı kriterlerinden biridir. 1995 CHAOS raporuna göre %222 olan zamansal sapmalar 2001’de %163’e gerilemiştir. Zaman en az esnekliği olan faktör olarak karşımıza çıkmaktadır. Proje Yönetimi

3 Proje Zaman Yönetimi Proje Yönetimi

4 Microsoft Project‘te Proje Zaman Yönetimi
RAPORLAR GÖRÜNÜM VE TABLOLAR FİLTRELER Kritik işler ve kilometretaşı Başlamamış işler, başlamış işler,yakında başlayacak işler vb. Kim neyi ne zaman yapıyor? Gantt kartları Pert kartı İzleme kartı Çizelge Varyans Problemli tarihler Gecikme Tüm işler Tamamlanmış işler Kritik işler Tamamlanmamış işler Kilometre taşı olan işler Kaynak : PMBOK Proje Yönetimi

5 Proje Bilgisi Zaman Çizelgeleme Metodu Proje Zaman Çizelgesi
Aracı (KYM) Proje Bilgisi Projeye özel veriler (İKY,Aktiviteler,Kaynaklar vb.) Zaman Çizelgesi Modeli Proje Zaman Çizelgesi Proje Yönetimi

6 Proje Yönetimi

7 Proje Yönetimi

8 Proje Yönetimi

9 Aktivite Tanımlama Aktivite tanımlama;
Daha detaylı bir WBS ve yapılacak tüm işler ile ilgili detaylı bilgiler anlamına gelir. Böylelikle gerçekçi tahminler yapılabilir. Proje programları projeyi başlatan temel dokümanlardır Project charter başlangıç-bitiş tarihi ve bütçe bilgisini içerir. Kapsam Dokümanı ve WBS yapılacakları tanımlamaya yarar. Proje Yönetimi

10 Aktivite Sıralama Aktiviteleri gözden geçirme ve aralarındaki bağlantıları belirlemektir. Zorunlu bağlantılar: işin gereği olanlar; hard logic Bölünebilir bağlantılar: proje ekibince belirlenir; soft logic Dış bağlantılar: proje ve proje dışı bağlantılı işler Ayrıca bağlantıları kritik yol analizi yapabilmek için tanımlamanız şarttır. Proje Yönetimi

11 Ayrıca bağlantıları kritik yol analizi yapabilmek için tanımlamanız şarttır.
Proje Yönetimi

12 Aktivite Kaynak Tahmin Edilmesi
Aktivitelerin gerçekleştirilmesi esnasında gerekli olan kaynakların tahmin edilmesi sürecidir. Aktivite Listesi (kaynak gerektiren aktiviteler) Aktivite Özellikleri (tanımlama ve sıralama sürecinde geliştirilen aktivite özellikleri) Kaynak Takvimleri (proje kaynaklarının ne zaman ve ne kadar süreyle kullanılabilir olduğunun belirlenmesi içindir.) Çevresel İşletme Faktörleri (Kaynakların kullanılabilirliği ve becerileridir.) Organizasyonel Süreç Varlıkları (kaynakların teminde yürütülecek prosedürler.) Ayrıca bağlantıları kritik yol analizi yapabilmek için tanımlamanız şarttır. Proje Yönetimi

13 Proje Network Diyagramları
Aktivitelerin sıralanışını göstermek için kullanılır, Proje aktivitelerinin mantıksal ilişkilerini, Düzenini gösterir. Proje Yönetimi

14 Activity-on-Arrow (AOA) Network Diyagramı
Bu diyagramlardan biri Ok Diyagramı Metodudur. Diğer adı: activity-on-arrow (AOA) proje network diyagramı Aktiviteler ok’lar ile gösterilir. Bağlantı noktaları ve daireler aktivitelerin başlama ve bitme noktalarıdır. Sadece bitme-başlama ilişkilerini gösterir. Proje Yönetimi

15 PDM Network Diyagramı Proje Yönetimi Aktiviteler kutularla gösterilir.
Ok’lar aktiviteler arası ilişkileri gösterir. En popüler kullanımda olan metotdur. Her tür bağlantıyı göstermek mümkündür. Proje Yönetimi

16 Proje Yönetimi

17 Aktivite bağlantı tipleri
İş Bağlantı Tipi Örnek Açıklama Finish to Start(Bitiş-Başlangıç)(FS) B işi A işi bitmeden başlayamaz Start to Start(Başlangıç -Başlangıç)(SS) B işi A işi başlamadan başlayamaz Finish to Finish (Bitiş- Bitiş)(FF) B işi A işi bitmeden bitemez Start to Finish (Başlangıç- Bitiş)(SF) B işi A işi başlamadan bitemez A B A B A B Aktiviteleri ve aralarındaki ilişkileri tanımladıktan sonraki iş süre tahminlerini yapmaktır. Süre: işi gerçekleştirmek için harcanacak olan toplam süredir. İşi yapacak olanın süre tahmini yapması doğru olup uzmanlar tarafından da gözden geçirilmelidir A B Proje Yönetimi

18 Program Geliştirme Program geliştirme projenin başlangıç ve bitiş tarihleri ile bu tarihler arasındaki işleri toparlama sürecidir. Temel hedef gerçekçi bir proje programı ile zaman cetveli üzerinde proje ilerleyişinin izlenmesini sağlamaktır. Önemli araçlar: Gantt şemaları, PERT analizi, Kritik Yol Analizidir. Proje Yönetimi

19 Gantt Şemaları Gantt şemaları standart bir format olup proje program bilgilerinin takvim formatında başlama-bitiş tarihleri ile aktivite listesinin sunumudur. İçerdiği semboller: Siyah elmas: milestone – kilometre taşı – “0” süreli karar onay noktaları Koyu Yatay Çubuklar: Özet aktiviteler Açık Yatay Çubuklar: Aktiviteler Ok’lar: aktiviteler arası bağlantılar Proje Yönetimi

20 Gantt Chart – Yazılım hizmete alma Projesi
Kilometretaşları “0” süreli aktivitelerde karşımıza çıkar. Kilometretaşı geliştirirken dikkat edilmesi gereken SMART kriterleri: Specific - Spesifik Measurable - Ölçülebilir Assignable - Atanabilir Realistic - Gerçekçi Time-framed – Zamana dayalı Proje Yönetimi

21 Örnek - İzleme Gantt Şeması
Proje Yönetimi

22 Kritik Yol Metodu (CPM)
CPM bir proje analiz tekniği olup toplam proje süresini izlemek için kullanılır. Bir projede kritik yol, projenin “en erken” biteceği yolu gösteren aktiviteler dizisidir. Kritik yol aynı zamanda “en uzun yol” olup hiç “bolluğu” bulunmamaktadır. Kritik yolu bulmak için; Önce proje network diyagramı oluşturulur Tüm aktivitelerin süreleri tanımlanır En uzun yol kritik yoldur. Proje Yönetimi

23 Örnek – Kritik Yolu Belirleme
Eğer kritik yol üzerindeki bir yada birden fazla aktivite planlanandan daha uzun sürerse, eğer düzeltici önlem alınmazsa tüm proje süresi uzayacaktır. Bir de: Kritik yol sadece zaman içerir. Eğer aynı uzunlukta birden fazla yol varsa kritik yolda birden fazla olabilir. Kritik yol proje süreçleri gibi değişkendir. Proje Yönetimi

24 Program Kararlarında Kritik Yol Kullanma
“Kritik yolu bilmek programı değiştirmek için fırsat oluşturabilir.” Bolluk (Free slack , free float) : Bolluk miktarı size o aktiviteyi o sürede geciktirmenin proje süresini etkilemeyeceğini gösterir. Toplam Bolluk (Total slack , total float) : Toplam bolluk miktarı ise o sürede aktiviteyi ertelemenin proje bitiş tarihini değiştirmeyeceğini gösterecektir. Erken Başlama (forward pass): Erken başlama ve bitiş tarihlerini gösterir. Geç Başlama (backward pass) : Geç başlama ve bitiş tarihlerini gösterir. Proje Yönetimi

25 Proje Yönetimi

26 Proje Yönetimi

27 Proje Yönetimi

28 10 13 Proje Yönetimi

29 Proje Yönetimi

30 Proje Yönetimi

31 Microsoft Project Program Tablosu Free ve Total Slack görünümü
Örnek Proje Yönetimi

32 Proje Programını Kısaltma Teknikleri
Kritik yoldaki aktivite sürelerini düşürmek, Aynı aktiviteye daha fazla kaynak ayırmak, Kapsamını değiştirmek Crashing : Birkaç aktiviteyi tek bir aktivite haline getirmektir. Fast tracking : bazı aktiviteleri aynı anda başlatmak yada fazla mesai ile yürütmektir. Crashing programı kompres etme yani birkaç aktiviteyi tek bir aktivite haline getirmektir. Fast tracking ise bazı aktiviteleri aynı anda başlatmak yada fazla mesai ile hallettirmektir. Crashing ve fast tracking çoğu zaman problem oluşturup, işi daha da uzatabilirler. Proje program bilgisini güncel tutmak önemlidir. Kritik yol değişirse başlama ve bitiş tarihlerinizde değişecektir. Eğer proje tamamlanma tarihinin gecikeceğini ne kadar erken fark ederseniz sponsor ile bu konuyu o kadar erken karara bağlayabilirsiniz. Proje Yönetimi

33 Örnek Kritik Yol Çalışması
30 gün İş Gün Mal Seçimi (Kısım Mal) Mal Seçimi (Satın Alma) 2 İlan için mal seçimi ve fiyat belirleme İlan Hazırlığı (Resim) 4 İlan Hazırlığı (Yazı) 3 İlan Tasarımı Posta Listesi Hazırlama 3 Etiket Basımı İlan Basımı 5 Etiket Yapıştırma 2 İlan Postalama 10 Büyük bir mağaza bayram indirimi için 8 sayfalık bir ilan göndermeyi planlıyor. Bu ilanın bayramdan en az 10 gün önce postalanması gerekli. Ancak bir çok işin yapılması ve öncelikle de bazı kavramların alınması gerekiyor. Kısım müdürleri stoktaki hangi malların indirime gireceği seçmesi , satın alıcıların da yine hangi malların indirim için alınacağını seçmeniz gerekiyor. Yönetim kurulunun bunların içinden hangilerinin ilana gireceği ve satış fiyatlarını belirlemesi gerekiyor. Reklam bölümü seçilen malların isimlerini hazırlayacak ve bir yazarda onların reklam yazılarını hazırlayacaktır. Daha sonra resimler ve yazılar bir araya getirilerek ilan hazırlanacaktır. Postalama sistemi ise , satışa girecek mallara bağlı olarak çeşitli kaynaklardan derlenecek , etiketler basılacak , ilan basıldıktan sonra , etiketler yapıştırılarak , posta koduna göre sıralanarak postaneye gönderilecektir. Tüm bu işlerin zamana ihtiyacı vardır. Bunun için ise sadece 30 gün olduğunu kabul edelim. Her bir işin ne kadar süre alacağını tabloda verilmiştir. Eğer tüm bu zamanları toplarsak 37 gün bize gerekli. Ancak bazı işleri aynı anda gerçeklemek olası olduğu gibi bazı işlerde önceki işlerin yapılışına bağlı. Örneğin kısım müdürleri satın almacılar bir birinden bağımsız olarak işlerini yapabilirler. Ama posta listesi hangi malların ilana konacağına seçiminden sonra hazırlanabilecektir. Buna göre hangi işin hangisine bağlı olduğunu belirlemek için işlere A,B,C.....K gibi etiketler verelim ve bir başka tablo hazırlayalım. Proje Yönetimi

34 Örnek : Kritik Yol Çalışması Yok Mal Seçimi (Kısım Mal) 3
Önceki İşler A Mal Seçimi (Kısım Md) Yok B Mal Seçimi (Satın Alma) C İlana Mal Seçimi Ve Fiyat Saptama A,B D Resim C E Yazı F İlan Tasarımı D,E G Posta Listesi H Etiket Basımı G I İlan Basımı F J Etiket Yapıştır H,I K İlan Postalama J İş Gün Mal Seçimi (Kısım Mal) Mal Seçimi (Satın Alma) İlan için mal seçimi ve fiyat belirleme İlan Hazırlığı (Resim) İlan Hazırlığı (Yazı) İlan Tasarımı Posta Listesi Hazırlama Etiket Basımı İlan Basımı Etiket Yapıştırma İlan Postalama Örnek : Kritik Yol Çalışması 3 2 4 1 5 10 A B C D F I J K E G H 8 9 11 16 18 28 Bazı durumlarda bilgiyi grafik olarak göstermek çok daha anlaşılabilir kılacaktır. Her bir görevi bir nokta ile gösterelim ve iki görev arasında eğer biri diğerinin yapılması için gerekiyorsa bir okla iki noktayı birleştirelim. Örneğin A ve B işleri C den önce yapılmalı ve D içinde C yapılmalıdır. Buna göre graf şu şekilde oluşacaktır. Diyagramın her düğümünün dışına da o işin tamamlanması için gereken maksimum süreyi yazalım. Örneğin C düğümünün dışına 5 yazmalıyız. Çünkü A işi 3 gün B işi 2 gün olduğundan , A bitmeden C tamamlanamayacaktır. Benzer biçimde F için 11 gün gerekmektedir. D işi 9 , E işi 8 gün gerektirdiğinden fazla olanı alıyoruz. Sonuçta K işi için toplam 28 gün bulduğumuza göre iş zamanında yetişecek demektir. Şimdi işin tamamlandığı K düğümünden geriye doğru incelemeye başlarsak ; K 28 günde tamamlanıyor, buna etken J ' nin 18 günde bitmesidir. J ' ye baktığımızda H ve I işlerine bağlı , H 9 ve J 16 günde bittiğine göre I çok daha önemli olmakta. Bu düşünce ile geriye başlangıç düğümlerine doğru analize devam edersek diyagramda sonuçta A düğümüne varırız. A-C-D-F-I-J-K yolu (şekilde renkli) " Kritik Yol " olarak adlandırılır. Kritik yol toplam proje zamanını belirlediği için önemlidir. Eğer proje süresini kısaltmak istiyorsak kritik yol üzerindeki işleri kısaltmaya çalışmalıyız. Örneğin G işini 3 günden 2 güne indirsek G kritik yolunda olmadığı için toplam süreye etki etmeyecektir. Ama I süresini 1 gün kısaltsak toplam süre 27 güne olacaktır. Bu arada kritik yol üzerindeki işlerin süresini kısaltmak kritik yolun değişmesine neden olabilir. Proje Yönetimi

35 Program Evaluation and Review Technique (PERT)
PERT ağırlıklı ortalama formulü: iyimser zaman + 4 X olası zaman + kötümser zaman 6 Örnek: PERT ağırlıklı ortalama = 8 iş günü + 4 X 10 işgünü + 24 işgünü = 12 gün 6 8 = iyimser zaman 10 = olası zaman 24 = kötümser zaman PERT bir network analiz tekniği olup özellikle belirsizliklerin çok olduğu durumlarda proje sürelerinin takip edilmesinde kullanılır. PERT kötümser, iyimser ve olası zaman tahminleri üzerinden tahminlendirme tekniğidir Proje Yönetimi

36 Proje Programı Değişiklikleri Kontrolü
Program üzerinde gerçekçi kontroller yapın Olasılıkları dikkate alın Herkesin %100 kapasite ile sürekli çalışacağını düşünmeyin Paydaşlarla yapacağınız süreç toplantılarını iletişim programı çerçevesinde net ve dürüst bir şekilde yapın. Güçlü liderlik özelikleri projeleri başarıya taşımada PERT tablolarından çok daha iyidir Proje yöneticileri aşağıdakileri kullanmalıdır; İçten güdüleme Ödül Disiplin Görüşme - anlaşma Proje Yönetimi

37 Proje Maliyet Yönetimi
Sonraki Ders : Proje Maliyet Yönetimi Proje Yönetimi