ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ARŞİVCİLİK EĞİTİMİ Mehmet TORUNLAR

Arşivler Günümüzde arşivlemeye önem vermeyen kurumların arşivleri kırpıntı kağıt veya malzeme deposu görünümündedir:

Arşivler

Arşivler Sağlıklı ve bilimsel bir arşiv sisteminin kurularak işletilmesi sonucunda kurumsallaşma ile birlikte bilgi ve belgeye erişim de kolay sağlanır, düzen ve tertip oluşur:

İmhalık Malzeme Yönetmeliğin 31. Maddesi hükümlerine konu olan belge ile işleminin devam ettiği süre içerisinde veya geçerlilik veya yürürlük döneminde bir değere sahip olduğu hâlde, işlemi tamamlanmış, geçerliliğini kaybetmiş veya yürürlükten kalkmış olup, ileride kullanılmasına gerek duyulmayan, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymeti ve bir delil olma vasfı bulunmayan belgedir.

BİRİM ARŞİV İŞLEMLERİ

Birim Arşiv İşlemleri Birim Arşivi: Birim arşivi, kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre kullanıldığı arşiv birimlerine denir. Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır. (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde 3)

Birim Arşiv İşlemleri Evrakın Teşekkülü: -Evrak kayıtlara uygun olarak dosyalanmalıdır. -Yazılar ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. -Dosya planı dikkate alınarak açılacak dosya ve klasörlerin sırt kısımlarında: a-Kurum adı b-Birim kodu c-Dosya numarası d-Konu adı e-Dosyanın yılı, unsurları yazılı olacaktır.

Birim Arşiv İşlemleri Birimler ellerinde bulundurdukları ve kurum arşivine teslim etmedikleri belgeleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumakla ve mevcut asli düzenlerine uygun olarak saklamakla yükümlüdürler.

Birim Arşiv İşlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması: -Alt birimler her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden geçirmek suretiyle, *İşlemi tamamlananlar *İşlemi devam edenler *İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekenler, şeklinde ayrıma tabi tutarlar.

Birim Arşiv İşlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması: -Yukarıda sıralanan ayırım işlemlerini müteakip, işlemi tamamlanan dosyalar, birim arşivine “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” ile birlikte teslim edilir.

Üniversiteler BEYAS Yapısı BEYAS yapısı çerçevesinde Üniversitelerde üç(3) düzeyde Belge Merkezi ve Arşiv yapısı belirlenmiştir. Bunlar: 1- Kurum Belge Merkezi ve Arşivi, 2- Birim Belge Merkezi ve Arşivi, 3- Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi

Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Üniversitelerde merkez teşkilatı olarak görülen Rektörlükte birim belge merkezi ve arşivlerine göre belge ve materyallerini daha uzun süreli muhafaza eden, bunları koruma, saklama, tasfiye işlemlerini yürüten, yazışma birim kodlarını veren, üniversitenin tümünde belge yönetimi ve arşiv çalışmalarını koordine eden ve denetleyen merkezi ifade eder.

Birim Belge Merkezi ve Arşivi Daire başkanlıkları, müşavirlikler, müstakil müdürlükler, merkezler gibi birim belge merkezi ve arşivi kurma statüsü tanınan ve güncel ve yarı güncel belge ve materyallerin belirli sürelerle saklandığı ve gerekli işlemlerin yapıldığı arşivlerdir.

Birim Belge Merkezi ve Arşivi - Birim Belge Merkezi ve Arşivleri, Rektörlük Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’ne bağlı olarak çalışmalarını yürütür. - Üniversiteler merkez teşkilatı birimleri olarak belirlenen daire başkanlıkları, müşavirlikler, müstakil müdürlükler vb. “Birim Belge Merkezi ve Arşivi” kurarlar.

Birim Belge Merkezi ve Arşivi - Statüsü Birim Belge Merkezi ve Arşivi olarak belirlenenler işlemi tamamlanan belge/dosyalarını 1-5 yıl arasında muhafaza ederler. - Birim Belge Merkezi ve Arşivi’nde işlemlerini tamamlayanlar Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’ne devrederler.

Birim Belge Merkezi ve Arşivi - Birim Belge Merkezi ve Arşivi’ne bağlı üniteler ayrıca arşiv kurmazlar. - Birim Belge Merkezi ve Arşivi’nde “değerlendirme ayıklama-imha” işlemi yapılmaz.

Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Fakülte, enstitü, yüksekokul, hastane gibi üniversite birimlerinin görev ve faaliyetleri neticesi kendiliğinden oluşan belge/dosya ve materyallerin saklandığı; bunları saklama, koruma, tasfiye ve (değerlendirme ayıklama-imha) işlemlerini Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’nin koordine, gözetim ve denetiminde yürüten arşiv birimidir.

Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi - Bu statü içerisinde Fakülteler, Hastaneler, Enstitüler, Konservatuar, Yüksekokullar, Meslek Yüksekokulları, Araştırma ve Uygulama Merkezleri ile TÖMER yer almaktadır. - Bunlar “Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi” kurarlar.

Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi - Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivleri, kurum arşivi gibi çalışacaklarından bağlı üniteler alt birim arşivi kurabilir. - Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivleri faaliyetlerini Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’nin koordine, denetim, gözetim ve talimatları doğrultusunda yürütür. - Bu birimler “Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları”nı en üst amirin onayı ile oluşturacak ve komisyon üyelerini rektörlüğe bildirecektir.

Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi - Bu birimlere bağlı üniteler, “Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonu” kararı olmaksızın hiçbir ünite belge/dosya imha edemez. - İmha Listeleri tüm komisyon üyelerince imzalanacaktır. İmzası eksik olan listeler rektörlük tarafından onaylanmayacaktır. - Rektörlükten “UYGUN GÖRÜŞ” almadan hiçbir birim belge/dosya imha edemez.

Ünite Belge Merkezi ve Arşivi - Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi kurma statüsü tanınan üniversite birimlerinin belge ve materyallerinin belirli bir süre saklandığı ve gerekli işlemlerin yapılacağı belge merkezi ve arşivlerdir. - Ünite arşiv işlemlerinden ünite şefleri sorumludur. - Ünite Belge Merkezi ve Arşivi’nde Değerlendirme-Ayıklama-İmha işlemi yapılmaz. - Değerlendirme-Ayıklama-İmha işlemi Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi tarafından yapılır.

Görev ve Sorumluluklar BEYAS yapısı çerçevesinde her düzeyde belge merkezi ve arşivi için sorumlular tanımlanmalıdır: - İş ve işlemlerin üst düzeyde kontrol ve koordine altına alınabilmesi, takibinin yapılabilmesi, verimli yürütülebilmesi için Üniversitenin belge yönetimi ve arşiv sisteminden bir Rektör Yardımcısı sorumlu olmalıdır. - Üniversite Genel Sekreteri üniversitenin belge yönetimi ve arşiv sisteminin çalışmasından sorumlu en üst düzey idari amirdir. - Rektörlük Birim Belge Merkezi ve Arşivlerinde en az iki personel görevlendirilmelidir. - Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivlerinde üçlü bir sorumluluk getirilmiştir. Bunlar, ilgili birimin üst amiri ya da yardımcısı, fakülte, enstitü, yüksekokul vb. sekreterleri ve Belge Merkezi ve Arşivinden sorumlu personeldir. - Tüm sorumlular resmi yazı ile belirlenmelidir.

BEYAS İŞLEMLERİ AÇISINDAN YAZIŞMA VE EVRAK/BELGE KAYIT İŞLEMLERİ Yazışma ortamları, nüsha sayısı, belge boyutu, yazı tipi ve karakterinin seçiminde “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”in maddelerinde belirtilen hususlara uyulur.

Üniversitede yazışma belgeleri kâğıt ortam ve elektronik ortam kullanılarak üretilebilir, dosyalanabilir, iletilebilir ve arşivlenebilir. EBYS-Elektronik Belge Yönetim Sistemi uygulamasına bütünüyle geçilene kadar yazışmalarda kâğıt ortam ve ıslak imza kullanılır. Birimlerde kâğıt ortam kullanılarak üretilen ve hazırlanan her çeşit yazı ıslak imzalı olarak en az iki nüsha düzenlenir.

Üretilen her çeşit yazı ve belgenin en az ıslak imzalı bir nüshası (paraflı nüsha) üretilen birimde kalır. Diğer nüsha ıslak imzalı olarak ilgili kurum ya da birime gönderilir. Üniversite içi dağıtımlı yazılar gereği kadar çoğaltılarak, her bir kopyaya dağıtım listesinde belirtilen birimler tek tek yazılarak gönderilir ve ıslak imzalı nüsha, paraflı nüsha ile birlikte dosyasında saklanır.

Başlık ve Yazışma Birim Kodu Kullanımı Başlık, yazıyı gönderen rektörlük ve/veya bağlı birimlerinin adının belirtildiği ve ambleminin de yer aldığı bölümdür. Başlık, kâğıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

Başlıkta ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra üniversitenin adının tamamı büyük harflerle, üçüncü satıra ise birimin adı büyük+küçük harflerle ortalanarak yazılır. Satırlar arasında boşluk bırakılmaz ve biçimden tek satır aralığı seçilir. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

Başlıkta yer alan “T.C.”, “Kurum Adı” ve “Birim Adı”nın her biri bir satıra yazılır. Bu bilgiler bir satırda birleştirilemez ve bir satırda yer alan kurum ve birim adı iki satıra taşırılmaz. Yazışmalarda kullanılacak üniversite ambleminin renkleri, biçimi ve boyutu rektörlükçe belirlenir. Birimler kendi amblemlerinin renk, biçim ve boyutunu belirleyerek rektörlük onayını müteakip kullanır. Amblemlerinin boyutu Üniversitenin ambleminden büyük olamaz.

Yazının ikinci sayfasında da başlık bilgileri yer alır. Yazıların paraflı nüshasında da başlık bulunur. İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra “ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ” yazılır. Sol tarafta üniversitenin amblemi kullanılır. Bu başlık sadece On Dokuz Mayıs Üniversitesi Rektörü ve Rektör Yardımcılarının imzaladığı yazılarda kullanılır.

REKTÖRLÜK MAKAMI ve REKTÖR YARDIMCILIKLARI Tarafından Kullanılacak Başlık T.C. ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

GENEL SEKRETERLİK Tarafından Kullanılacak Başlık T.C. ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Genel Sekreterlik

ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ……………….. Daire Başkanlığı DAİRE BAŞKANLIKLARI, MÜSTAKİL MÜDÜRLÜKLER, KOORDİNATÖRLÜKLER VE REKTÖRLÜĞE BAĞLI BÖLÜM BAŞKANLIKLARI Tarafından Kullanılacak Başlık T.C. ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ……………….. Daire Başkanlığı

ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ……………….. Müdürlüğü T.C. ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ……………….. Müdürlüğü ……………….. Koordinatörlüğü

ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ………….. Fakültesi Dekanlığı FAKÜLTELER, ENSTİTÜLER, DEVLET KONSERVATUVARI, YÜKSEKOKULLAR, MESLEK YÜKSEKOKULLARI ile ARAŞTIRMA ve UYGULAMA MERKEZLERİ Tarafından Kullanılacak Başlık T.C. Fakülte Amblemi ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ………….. Fakültesi Dekanlığı T.C. Enstitü Amblemi ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ………….. Enstitüsü Müdürlüğü

…Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü T.C. Konservatuar Amblemi ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ Devlet Konservatuarı Müdürlüğü T.C. Yüksekokul Amblemi …Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü

Birim Arşivi: Birim arşivi, kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre kullanıldığı arşiv birimlerine denir. Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır. (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde 3)

Evrakın Teşekkülü: -Evrak kayıtlara uygun olarak dosyalanmalıdır. -Yazılar ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. -Dosya planı dikkate alınarak açılacak dosya ve klasörlerin sırt kısımlarında: a-Kurum adı b-Birim kodu c-Dosya numarası d-Konu adı e-Dosyanın yılı, unsurları yazılı olacaktır.

Evrakın Teşekkülü: -Evrak kayıtlara uygun olarak dosyalanmalıdır. -Yazılar ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. -Dosya planı dikkate alınarak açılacak dosya ve klasörlerin sırt kısımlarında: a-Kurum adı b-Birim kodu c-Dosya numarası d-Konu adı e-Dosyanın yılı, unsurları yazılı olacaktır.

Birim Arşiv İşlemleri

Birimler ellerinde bulundurdukları ve kurum arşivine teslim etmedikleri belgeleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumakla Ve mevcut asli düzenlerine uygun olarak saklamakla yükümlüdürler.

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması: -Alt birimler her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden geçirmek suretiyle, *İşlemi tamamlananlar *İşlemi devam edenler *İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekenler, şeklinde ayrıma tabi tutarlar.

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması: -Yukarıda sıralanan ayırım işlemlerini müteakip, işlemi tamamlanan dosyalar, birim arşivine “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” ile birlikte teslim edilir.

Birim Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması Dosya veya evrakın ayırım işlemlerinden sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzeme Birim Arşivi’ne devredilmek üzere; -Birimi (ünitesi), -Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, -Aidiyet içerisindeki tarih sırası ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.

-Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki bilgilerle uyup uymadığına, Birimlerce (ünitelerce), yukarıda işlemi tamamlanmış olan arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. İşlemi tamamlanmış ve Birim Arşivi’ne devredilmeye hazır arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde: -Birim Arşivi’ne devredilecek malzemede işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre varsa kayıt defteri veya föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekrar olup olmadığına bakılır. Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, -Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki bilgilerle uyup uymadığına, -Klasör veya dosyalar üzerine, Standart Dosya Planı veya Kurum Dosya Planı’na uygun numara verilip verilmediğine, birim adının ve ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

-Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, -Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikleri varsa tamamlanır. Bu kontroller ilgili ünite personeli ile birim arşiv i yetkili personeli tarafından yürütülür.

Kurum Arşiv İşlemleri

Her hangi bir teşkilatta kurulan Merkezi Kurum Arşiv sorumlusunun ilk yapacağı işlerden bir tanesi, eğer kurulmamışsa birimlerde Birim Arşiv’lerinin kurulmasını sağlayarak, Birim Arşiv Sorumlusu ve Birim Arşiv Görevlilerinin resmi görevlendirme ile tespit edilmesini temin etmektir.

Kurum arşivi çalışanları öncelikle merkezi kurum arşivlerinin temizlik ve düzenini sağlamalı, daha sonra birimlerin büyüklüğü ve evrak yoğunluğunu dikkate alarak arşivde bir yerleşim planı oluşturmalıdır. Birim arşivleri tarafından kurum arşivine devredilen malzeme, arşiv yerleşim planları doğrultusunda, birimler için ayrılan bölümlerde, teşekkül ettiği düzen bozulmadan, asli düzeni içerisinde yerleştirilerek muhafaza edilmelidir.

“Mükellefler elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10–14 yıldır.” (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde 25)

Kurum ve kuruluşlar eğer kurumlarında Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması yürütüldü ise bu çalışma neticesi hazırlanan Arşiv Malzemesi Tespit Formu’nda belirtilen saklama sürelerine de uyacaklardır. Ancak bu formlarda belirtilen süreler tavsiye niteliğindedir, bu süre haricinde bir başka mevzuatta belirtilen süre mevcut ise, mevzuattaki süre geçerli olacaktır.

Arşiv Mekanları Arşiv Mekanlarının fiziki özellikleriyle ilgili olarak TSE tarafından yayımlanan 12. 10. 2006 tarih ve 13212 sayılı standarda göre bir arşiv mekanının Yapı ve İç Donanım özellikleri şöyle olmalıdır: 1- Arşiv binalarında katlar arası döşemeler ve zemin, tabliye beton ile kaplanmalıdır. 2- Arşiv binalarına personel için yangın acil çıkış kapısı ve merdivenleri konulmalıdır.

3- Arşiv binaları dış ve iç girişleri, kontrollü geçiş ve güvenliği sağlayıcı teknik donanıma sahip olmalıdır. - Arşiv binası veya kompleksi etrafında gözetim noktaları ve ikazlı kamera sistemi kurulmalıdır. - Yapılanma içinde görüntü kayıt ve kontrol odası bulunmalı ve gerekli cihazlarla donatılmalıdır. - Dış cephe ve alanlarda gece ışıklandırılması yapılmalıdır. 4- Arşiv binalarında dikkate alınması gereken en önemli husus, çatıların su geçirmez olmasıdır. Çatı, inşaat tekniğine uygun yapılmalı ve üzeri kiremit ile kaplanmalı, madeni çatı kaplamaları kullanılmamalıdır.

5- Arşiv binalarının inşaatında, betonarme inşaat tarzı tercih edilmeli, rutubete ve sıcaklığa karşı duvar araları yalıtım sağlayan malzeme ile güçlendirilmelidir. 6- Arşiv binalarının içme suyu tesisatı TS 828’e, kullanma suyu TS 266’ya uygun olmalı, TS EN 12056-1, TS EN 12056-2, TS EN 12056-3, TS EN 12056-4’e uygun atık su tesisatı olmalı, ıslak mekânlarda kanalizasyona, fosseptiğe veya arıtma sistemine bağlı ızgaralı ve sifonlu yer süzgeci olmalı, pis sular kanalizasyona veya ızgaralı kanallar ile fosseptiğe akıtılmalıdır. 7- Arşiv binalarının kazan dairesi TS 1257, TS 2192 ve TS 377-6 EN 12953-6 ’ya uygun yapılmalıdır. 8- Kazan dairesinin kapısı, yangın merdiveni veya genel kullanım merdivenlerine açılmamalı, buranın kapısı bina dışına ayrı olarak ve dışarıya doğru açılmalıdır

Arşiv depolarının özellikleri: 1- Arşiv depoları, arşivlerin kapsam alanı içerisinde oluşan veya oluşacak belge hacmine göre, ihtiyaç oranında inşa edilmelidir. 2- Depo katları arasında, bina içinden ve dış duvar tarafından tahliye merdivenleri yapılmalı, her depodan bu merdivenlere açılan, zemin kattan da dışarıya açılan dayanıklı kapılar konulmalıdır. 3- İnşaat safhasında dayanıklı kapı, döşeme ve duvarlar yapılarak yangına karşı izolasyon sağlanmalıdır. 4- Arşiv belgelerinin en iyi şekilde korunması, sıcaklık ve nem derecesinin tespit edilmesi ve arşiv belgelerinin, neme, mantarlara, küfe ve sıcaklığa karşı korunması için gerekli klimatizasyon sistemi kurulmalıdır.

5- Yangın alarm ve aydınlatma sistemleri depoların tavanına, yangın söndürme ve klimatizasyon sistemleri ise raf blokları üst seviyesi hizasında monte edilmelidir. 6- Arşiv belgelerinin, ultra-viyole ışınlarından korunması için arşiv depolarına pencere sistemleri konulmamalıdır. 7- Katların yüksekliği 2,7 m’yi geçmemelidir. 8- Rafların yüksekliği 2,1 m-2,2 m arasında olmalıdır. 9- Raflar arası genişlik 70 cm - 80 cm, geliş gidiş aralıkları ise 100 cm - 120 cm arasında olmalıdır.

TEŞEKKÜRLER