GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI Ocak 2016 - Ankara

STRATEJİK YÖNETİM

Stratejik Yönetimin Önemi İÇİNDEKİLER Strateji Stratejik Yönetim Stratejik Planlama Stratejik Yönetimin Önemi

Latince stratum; yol, çizgi veya nehir yatağı STRATEJİ Latince stratum; yol, çizgi veya nehir yatağı Strateji kavramı yüzyıllar boyunca askeri bir kavram olarak kullanılmıştır. Strateji, bir savaşta sonuca gitmek için yapılacak askeri harekatın planlanması ve uygulanması bilimidir. Organizasyonlar bakımından ise stratejiyi “hedeflere ulaşmak üzere hazırlanan amaçlar, önemli politikalar ve planlar bütünü” olarak tanımlamak mümkündür Aslında yalnız organize yapılar değil, belli bir amacı olan sıradan bir insan bile; bu amacına nasıl ve hangi yoldan ulaşacağını düşündüğünde, “strateji” alanına girmiş bulunmaktadır.

STRATEJİK YÖNETİM Günümüzde kurumların gelişimlerini sürdürebilmesi için; hedeflerin çok iyi belirlenebilmesi tüm kaynakların bu hedeflere ulaşmayı sağlayacak şekilde kullanılabilmesi gerekmektedir. Bu ise ancak, yönetimde «stratejik yönetim ilkelerinin» uygulanması ile mümkün olabilmektedir.

STRATEJİK YÖNETİM Stratejik Yönetim, bir işin misyonunu baştan sona düşünmek ve «Bizim işimiz nedir, ne olmalıdır?» sorularını sorarak, belirlenen amaçlar doğrultusunda, alınan kararların YARINKİ SONUÇLARI vermesini sağlamaktır.

STRATEJİK YÖNETİM DÖNGÜSÜ Stratejik Planlama Bütçeleme Uygulama Değerlendirme

stratejik yönetimin en önemli aracıdır. STRATEJİK PLANLAMA Planlama, yönetim sürecinin ilk aşamasını oluşturan en önemli yönetim fonksiyonudur. Geniş anlamda planlama: "şimdiki veriler ve gelecekteki muhtemel gelişmelerin ışığı altında belli bir amaca ulaşmada izlenecek yolu gösteren bir süreç" olarak tanımlanabilir Dar anlamda planlama ise; "neyin, neden, ne zaman, nasıl, nerede ve kim tarafından yapılacağını önceden kararlaştırma sürecidir" STRATEJİK PLANLAMA stratejik yönetimin en önemli aracıdır.

STRATEJİK PLANLAMA Neredeyiz? Durum analizi Nereye ulaşmak istiyoruz? Misyon ve İlkeler Vizyon Stratejik Amaçlar ve Hedefler Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? Faaliyetler, Projeler ve Bütçe Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? İzleme Değerlendirme ve Performans Ölçümü

STRATEJİK PLAN Kurumların; Orta ve uzun vadeli amaçlarını, Temel ilke ve politikalarını, Hedef ve önceliklerini, Performans ölçütlerini, Bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile Kaynak dağılımlarını İçeren plandır.

STRATEJİK PLANLAMA Plan ve Programlar GZFT (SWOT) Analizi Paydaş Analizi DURUM ANALİZİ NEREDEYİZ? Kuruluşun varoluş gerekçesi Temel İlkeler MİSYON VE İLKELER NEREYE ULAŞMAK İSTİYORUZ? Arzu edilen gelecek VİZYON Orta vadede ulaşılacak amaçlar Spesifik, somut ve ölçülebilir hedefler AMAÇLAR VE HEDEFLER Amaç ve hedeflere ulaşma yöntemleri Detaylı iş planları Maliyetlendirme STRATEJİLER FAALİYETLER PROJELER GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞABİLİRİZ? Raporlama Karşılaştırma İZLEME  BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDER VE DEĞERLENDİRİRİZ? Geri besleme Ölçme yöntemlerinin belirlenmesi Performans göstergeleri Performans Yönetimi DEĞERLENDİRME VE PERFORMANS ÖLÇÜMÜ

STRATEJİK PLANLAMA Durum Analizi Kapsamı: Temel yöntemi GZFT (SWOT) analizidir. Kuruluşun iç yapısının analizi (kuruluşun görev ve yetkilerinin, performansının, sorunlarının, potansiyellerinin, kurumsal kültürünün, insan kaynaklarının, teknolojik düzeyinin, vb. analizi). Çevre analizi (kuruluşun faaliyet gösterdiği ortamın ve dış koşulların analizi). Kuruluşun gelecekte karşılaşabileceği ve etkilenebileceği gelişmelerin analizi. İlgili tarafların (kuruluşun hedef kitlesi ve kuruluş faaliyetlerinden olumlu/olumsuz yönde etkilenenlerin) analizi.

STRATEJİK PLANLAMA Durum Analizi ÇİNLİ SAVAŞÇI VE FİLOZOF SUN TZU SAVAŞ SANATI ESERİNDE; “Başkasını ve kendini bilirsen sen, yüz kere savaşsan da tehlikeye düşmezsin; başkasını bilmeyip kendini bilirsen, bir kazanır bir kaybedersin; ne kendini ne de başkasını bilmezsen, girdiğin her savaşta tehlikedesin demektir.”

Bakanlığımız GZFT Analizi STRATEJİK PLANLAMA Bakanlığımız GZFT Analizi Güçlü Yönler Zayıf Yönler • Personel profilinin teknolojiye ve yeniliklere hızlı uyum sağlama potansiyeli • Bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanımında ileri olması • Uluslararası çalışma kültürünün yerleşmiş olması • Yaygın bir teşkilat ağının olması   • Birleşmeden kaynaklanan yeni kimlik, kurumsallaşma ve kurumsal kültür sorunlarının yaşanması • Taşra teşkilatındaki fiziksel yapı, donanım ve teknolojik altyapının yeterli olmaması • Taşra merkez arasındaki iletişimin yetersiz olması Fırsatlar Tehditler • Uluslararası düzeyde yasal ticareti kolaylaştıran, yasal olmayan ticareti zorlaştıran tedbirlerin artma eğilimi göstermesi • Ülkemizin Ortadoğu, Orta Asya ve Afrika’ya yakınlığı ve son yıllarda artan iyi ilişkileri • AB’ye uyum süreci • Gümrük ve ticaret alanında dünyada yaşanan hızlı değişiminin doğurduğu uyum sorunu • Bölgesel istikrarsızlıkların ticari faaliyetleri olumsuz etkilemesi, yasadışı ticareti körüklemesi • Bilgi ve iletişim teknolojilerinin gelişmesinin yasadışı ticareti kolaylaştırıyor olması

STRATEJİK PLANLAMA Misyon Teşkilatın varlık sebebinin tanımlanmasıdır. Dört temel soru Ne? Nasıl? Neden? Kime?

STRATEJİK PLANLAMA Bakanlığımız Misyonu Gümrük ve ticaret alanında; - rekabeti, girişimciliği ve ekonomik büyümeyi teşvik eden, - piyasa aktörlerinin kurumsal yapılarını güçlendiren, - üreticileri ve tüketicileri koruyan, - etkin, hızlı ve insan odaklı hizmet sunan, politika ve uygulamaları geliştirmek, yürütmek ve denetlemek.

İlkeler ve Temel Değerler STRATEJİK PLANLAMA İlkeler ve Temel Değerler İlkeler üç temel alana ilişkindir: Kişiler: Kuruluş çalışanları ve kuruluş dışındaki kişiler Süreçler: Kuruluşun yönetim, karar alma ve hizmet üretimi süreci Performans: Kuruluşun ürettiği hizmet ve/veya ürünlerin kalitesine yönelik beklentiler İlkeler İçin Cevaplanması Gereken Sorular: Kuruluşun çalışma felsefesi nedir? Kuruluşun çalışmalarına temel teşkil eden değerler, standartlar ve idealler nelerdir? Kuruluşun personeli tarafından benimsenen değerler ve inançlar nelerdir?

Bakanlığımız İlke ve Temel Değerleri STRATEJİK PLANLAMA Bakanlığımız İlke ve Temel Değerleri Bakanlığımız üstlendiği misyon ve vizyonu yerine getirirken; İşlemleri basitleştirmeyi, kolaylaştırmayı ve hızlandırmayı, Yenilikçi olmayı, Verimli olmayı, Uzmanlaşmayı, Değişim ve gelişim için öğrenerek ilerlemeyi, İyi yönetişim ilkelerini benimsemeyi ve kurumsallaştırmayı, Hesap verebilirliği, Saydamlığı, Etkililiği, Katılımcılığı esas almaktadır.

STRATEJİK PLANLAMA Vizyon Güçlü bir vizyon: İdealisttir; yürekten gelmesi, hissedilmesi gerekir. Özgündür; kuruluşa aidiyeti belirgindir. Ayırt edicidir. Kuruluş içinden olan ve olmayan kişilerin ilgisini çeker. İyi ifade edilmiş bir vizyon: Kısa ve akılda kalıcıdır. İlham verici ve iddialıdır. Gelecekteki başarıları ve ideal olanı tanımlayıcıdır. Tüm kuruluş çalışanları, hizmet sunulan kitle ve diğer kişiler için çekicidir.

STRATEJİK PLANLAMA Bakanlığımız Vizyonu Yenilikçi yaklaşım ve uygulamalarla ülkemizi, gümrük hizmetlerinin ve ticaretin en kolay ve en güvenli yapıldığı, dünyanın sayılı ticaret merkezlerinden biri haline getirmek.

STRATEJİK PLANLAMA Stratejik Amaçlar Stratejik amaçlar; belirli bir zaman diliminde idarenin ulaşmayı hedeflediği kavramsal sonuçlardır.  Amaçların Oluşturulması için Cevaplanması Gereken Sorular   Kuruluş misyonunu yerine getirmek için neler yapmalıdır? Kuruluş orta vadede neleri başarmayı amaçlamaktadır? Kuruluşun faaliyetleri dış çevre ile uyumlu mudur, değilse ne değişmelidir?

STRATEJİK PLANLAMA Stratejik Amaçlar Amaçların özellikleri:   Amaçların özellikleri: Kuruluşun misyonunu gerçekleştirmesine katkıda bulunmalıdır. Misyon, vizyon ve temel değerlerle uyumlu olmalıdır. İddialı, ama gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. Ulaşılmak istenen sonuçları açık bir şekilde ifade etmeli, ancak bunlara nasıl ulaşılacağını ayrıntılı olarak açıklamamalıdır. Hedefler için bir çerçeve çizmelidir. Durum analizi sonuçlarına göre şekillenmelidir. Orta vadeli bir zaman dilimini kapsamalıdır. Önemli dışsal değişiklikler olmadığı sürece değiştirilmemelidir.

Stratejik Amaç Örnekleri STRATEJİK PLANLAMA Stratejik Amaç Örnekleri   AMAÇ : GÜMRÜK VE TİCARETE İLİŞKİN YÖNLENDİRİCİ POLİTİKALARI İLGİLİ KURUM VE KURULUŞLARLA İŞBİRLİĞİ VE EŞGÜDÜM HALİNDE BELİRLEMEK AMAÇ : EŞYA, TAŞIT VE YOLCU HAREKETLERİNİN HIZLI, ETKİLİ, KOLAY VE GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE GERÇEKLEŞTİRİLMESİNİ SAĞLAMAK AMAÇ : BAKANLIĞIMIZIN GÖREV ALANINDAKİ KURUM VE KURULUŞLARA YÖNELİK POLİTİKALAR BELİRLEMEYE YARDIMCI OLMAK VE BELİRLENEN POLİTİKALARI İŞBİRLİĞİ İÇERİSİNDE HAYATA GEÇİRMEK Grup Çalışması: Bakanlığımız Stratejik Amaçları önceki slaytlarda ifade edilen kriterlere uygun mudur? Uygun değilse söz konusu kriterlere göre revize ediniz. AMAÇ : TÜKETİCİNİN KORUNMASI VE TÜKETİCİYE YÖNELİK ÜRÜNLERİN GÜVENLİĞİNİ SAĞLAYICI YASAL VE YÖNETSEL TEDBİRLERİ ALMAK AMAÇ : EŞYA, TAŞIT VE YOLCU HAREKETLERİNİN HIZLI, ETKİLİ, KOLAY VE GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE GERÇEKLEŞTİRİLMESİNİ SAĞLAMAK

STRATEJİK PLANLAMA Stratejik Hedefler Stratejik hedef; belirli bir faaliyet ya da faaliyetler bütünü sonucunda elde edilmesi amaçlanan performans düzeyidir.   Hedeflerin Oluşturulması için Cevaplanması Gereken Sorular Hedefler, kuruluşun misyon, vizyon, temel değerler ve amaçları ile tutarlı mı? Hangi spesifik sonuçlara ulaşmaya çalışılıyor? Sonucu etkileyen etkenler nelerdir? Bir amaca ilişkin hedeflerin tümü gerçekleştirildiğinde o amaca ne ölçüde ulaşılabiliyor? İstenilen sonuçlara ne kadar zamanda ulaşılabilir? Bu hedeflere ulaşmak için sağlanan gelişme nasıl ölçülür? Ölçme için hangi verilerin ne şekilde temin edilmesi gerekir? Kıyas noktaları nelerdir? Ne kadar gelişme sağlanabilir?

Hedeflerin özellikleri: STRATEJİK PLANLAMA Stratejik Hedefler   Hedeflerin özellikleri: Yeterince açık ve anlaşılabilir ayrıntıda olmalıdır. Ölçülebilir olmalıdır. İddialı olmalı, fakat imkansız olmamalıdır. Sonuca odaklanmış olmalıdır. Zaman çerçevesi belli olmalıdır.

Stratejik Hedef Örnekleri STRATEJİK PLANLAMA Stratejik Hedef Örnekleri AMAÇ 3 : EŞYA, TAŞIT VE YOLCU HAREKETLERİNİN HIZLI, ETKİLİ, KOLAY VE GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE GERÇEKLEŞTİRİLMESİNİ SAĞLAMAK HEDEF 3.1: Eşyanın Muayene ve Kontrolünü Daha Etkili, Kolay ve Hızlı Şekilde Gerçekleştirmek HEDEF 3.2: Gümrük Kontrollerini Risk Analizini Esas Alarak Gerçekleştirmek Grup Çalışması: Bakanlığımız Stratejik Hedefleri önceki slaytlarda ifade edilen kriterlere uygun mudur? Uygun değilse söz konusu kriterlere göre revize ediniz. HEDEF 3.3: Kaçakçılıkla Etkili Mücadele Etmek İçin Gerekli Yönetsel ve Yapısal Tedbirleri Almak

STRATEJİK PLANLAMA Vizyondan Faaliyete VİZYON STRATEJİK AMAÇ 1 HEDEF 1.1 Faaliyet 1.1.1 Faaliyet1.1.2 HEDEF 1.2 Faaliyet 1.2.1 Faaliyet 1.2.2 Faaliyet 1.2.3 AMAÇ 2 HEDEF 2.1 Faaliyet 2.1.1 Faaliyet 2.1.2 Faaliyet 2.1.3 HEDEF 2.2 Faaliyet 2.2.1 Faaliyet 2.2.2 HEDEF 2.3 Faaliyet 2.3.1 Faaliyet 2.3.2 Faaliyet 2.3.3 AMAÇ 3 HEDEF 3.1 Faaliyet 3.1.1 Faaliyet 3.1.2 Faaliyet 3.1.3 Faaliyet 3.1.4 HEDEF 3.2 Faaliyet 3.2.1 Faaliyet 3.2.2  

STRATEJİK PLANLAMA Maliyetlendirme Faaliyetlerin/Projelerin Ortaya Konulması Sürecinde Cevaplanması Gereken Temel Sorular Hedefi gerçekleştirecek alternatif faaliyetler ortaya konulmuş mudur? Hedefin yerine getirilmesi sürecinde faaliyetin rolü ve önemi nedir? Belirlenen faaliyetlerin tamamı gerçekleştirildiğinde hedefe ulaşılıyor mu? Hedefin gerçekleştirilmesine yönelik hâlihazırda yürütülen faaliyetler var mıdır? Faaliyet ve projeler zamanlanırken birbirleriyle etkileşimleri dikkate alınmış mıdır? Hedefleri ve altında yer alan faaliyetleri yerine getirmekten sorumlu olan birimler kimlerdir ve sorumlulukları nelerdir?

STRATEJİK PLANLAMA S M A R T Göstergeler   Spesific Measurable Achievable Realistic Timebound   Kesin Ölçülebilir Ulaşılabilir Gerçekçi Zaman Kısıtlı S M A R T

STRATEJİK PLANLAMA Gösterge Örnekleri   Grup Çalışması: Gösterge SMART mıdır? Değilse söz konusu kriterlere göre revize ediniz.

STRATEJİK YÖNETİM Mevzuat 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu

Stratejik Yönetimin Önemi Belirlenen amaçlara ulaşmak için atılması gereken adımlar da nesnel olarak belirlenebilecek ve bu sayede kurum uygulamalarında keyfilik ortadan kalkmış olacaktır. Kurumsal kimliğin gelişmesinde ve örgütün saygınlığının artmasına katkı sağlar. Kamu kaynaklarının kullanılmasında etkinliği, hesap verilebilirliği ve şeffaflığı artırır.

STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI Stratejik Yönetim Dairesi TEŞEKKÜR EDERİZ. Suat ÖZBEK Gümrük ve Ticaret Uzman Yrd. STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI Stratejik Yönetim Dairesi