Bilginin Kullanılması ve Hayata Geçirilmesi Öğr.Gör. Seda AKIN GÜRDAL

2 Bilgi yönetimi süreçlerinin dördüncüsü, bilginin organizasyon yararına müessir ve etkili biçimde kullanılması ve değerlendirilmesidir. Bu aşamada organizasyona değer katar ve böylelikle bilgi yönetimi nihai amacına ulaşmış olur. Ayrıca bilginin kullanılması ve değerlendirilmesi süreci bilgi yönetiminin sonuçlarının ölçülmesi bakımından da önemli bir yere sahiptir.

3 Her ne kadar bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi, tasnif edilmesi ve saklanması, transfer edilmesi ve paylaşılması önemli ise de bilgi ancak kullanıldığı ve değerlendirildiği ölçüde fayda sağlar. Bir başka ifade ile bilginin yönetilmesi ancak üretilen, tasnif edilen ve paylaşılan bilgi organizasyona değer katacak biçimde kullanıldığında anlamlı bir faaliyete dönüşür.

4 Davenport, Klahr, Nonaka gibi pek çok yazar bilginin etkili biçimde kullanılmasının firmalarının müessiriyetini nasıl arttıracağı ve nasıl maliyetlerini düşüreceği konusuna geniş şekilde literatürde yer verilmiştir.

5 1.Bilginin Öğrenilmesi Bilginin kullanılması için öncelikle organizasyon tarafından öğrenilmesi gerekir. Bu bağlamada organizasyonun öğrenmesi, gelişimi ve öğrenen organizasyon olabilmesi günümüzde tüm kuruluşların temel hedeflerinden biri haline gelmiştir. İş dünyasının son derece karmaşık ve dinamik bir süreçten geçtiği böyle bir dönemde işin ve organizasyonların yapısı ile birlikte çalışanların profili de radikal biçimde değişmiş ve “öğrenme”, yalnızca yönetim kademesinin veya stratejik kararlar veren “beyin takımının” meselesi olmaktan çıkarak tüm organizasyonu ve her seviyede çalışanı yakından ilgilendiren bir konu haline gelmiştir.

6 1.1.Ferdi Öğrenme ile Organizasyonun Öğrenmesi Arasındaki İlişki ve Öğrenen Organizasyon Ferdi öğrenme ile müşterek öğrenme olarak ifade edilebilen, ekiplerin, sosyal toplulukların veya organizasyonların öğrenmesi arasındaki ilişki öteden beri tartışılan konulardan biridir. Bazı yazarlar öğrenmenin insan zihninin bir fonksiyonu olduğunu ve sosyal çevrenin etkisi olmakla birlikte öğrenmenin münferit olarak ele alınması gereken bir hadise olduğunu ileri sürmektedir. Buna karşılık hakim görüşe göre ferdi öğrenme ile birlikte sosyal ve müşterek öğrenme kavramları kabul edilmektedir.

7 Buna göre bireyler öğrenebileceği gibi, sosyal topluluklar –aile, toplum vs.- ve organizasyonlar da öğrenebilir. Kaanatimizce ferdi öğrenme ile sosyal öğrenme arasında kesin çizgilerle bir ayrım yapılması mümkün değildir. Zira öğrenme süreci oldukça karmaşık bir süreçtir ve bu süreçte fertler ile bulundukları sosyal çevre arasında tek yönlü değil iki yönlü bir etkileşim söz konusudur. Bu sebeple fertler bulundukları sosyal çevrenin, sosyal çevre de fertlerin öğrenme sürecini etkilemektedir.

8 Organizasyonun öğrenmesi kavramı bir kurumda bireylerin, bilgi, tecrübe ve anlayışlarını geliştirerek, bu bilgiyi müessesenin yararına daha müessir ve etkili biçimde kullanmalarını ifade etmektedir. Bir başka ifade ile organizasyonun öğrenmesi faaliyetler ile sonuçları arasında ilişkinin anlamlı bir biçimde geliştirdiği, bunların gündelik çalışma biçimine yansıdığı, organizasyon hafızasına kaydedildiği, müşterek tutum ve davranışlarda değişiklikler meydana getiren bir sosyal öğrenme süreci olarak tanımlanabilir.

9 Öğrenen organizasyonlar, beklentiler ile gerçekleşen sonuçları düzenli biçimde mukayese ederek, hataların giderilmesi, davranışların geliştirilmesi ve daha iyi sonuçlar elde edilmesi için sistematik çalışma yapan kuruluşlardır. Bir kurumun öğrenen organizasyon olabilmesi ancak o kurumdaki bireylerin öğrenmesiyle mümkün olabilir. Öğrenen organizasyonlar çalışmalarının devamlı surette kendilerini geliştirmelerini ve yeni şeyler öğrenmelerini hedefleyen kuruluşlardır.

10 Bununla birlikte bireylerin öğrenmesi her zaman organizasyonun öğrenmesi sonucunu doğurmaz. Organizasyonun bilgisini bireylerin tek tek bilgisinin toplamından daha fazladır. Zira bireyler yanlış şeyler öğreniyor, öğrendiklerini kurum yararına değil kendi yararına kullanıyor veya bireylerin bilgisi organizasyonu mal edilemiyor olabilir. Bu sebeple öğrenen organizasyonlar bireyler öğrenme sürecini, kurumunun öncelikleri ve hedefleri doğrultusunda kolektif bir öğrenme sürecine dönüştürülebilen kuruluşlardır. Kolektif öğrenme aynı zamanda ekip ruhunun oluşturulmasını sağlayabilir.

11 Öğrenme insanın bir zihni fonksiyonu olarak bireyler tarafından gerçekleştirilen bir fiil olsa da, bu süreçte sosyal yapının ve ilişkilerin rolü inkar edilemez. Belirli bir amacı, müşterek hedefleri, kendine ait bir kimliği ve kolektif şuuru olan, aralarındaki sosyal mutabakata dayalı olarak belirli bir ömrü olan, kendi içerisinde ve kendisi dışındaki gruplarla bilgi alışverişi yapan organizmalardır.

12 Bireyden Topluma Doğru Öğrenme Hiyerarşisi

13 Organizasyonların öğrenme süreci ile bireyin öğrenme süreci arasında ciddi benzerlikler kurulmaktadır. Bu benzerlik doğrultusunda organizasyonların öğrenme süreci şu şekilde açıklanabilir: Öncelikle bir organizasyon çeşitli kanallardan elde edilen enformasyonu bir öğrenme ve içselleştirme sürecinden geçirerek bilgiye dönüştürür. Daha sonra bu bilgiyi kararlarında, faaliyetlerinde ve davranışlarda kullanılır. En sonunda geriyi besleme ile yeni enformasyon elde ederek öğrenme süreci geliştirilir.

14 Organizasyonun Öğrenme Süreci

15 Kuruluşların devamlı surette gelişmeleri ve yenilenmeleri ancak kendilerini öğrenmeye adamalarıyla mümkün olmaktadır. Bu bakımdan şirketlerin daima yeni şeyler öğrenmeleri, bunları pratiğe geçirmeleri ve sürekli öğrenmeyi ilke olarak benimsemeleri gerekmektedir. Aksi takdirde eski uygulamaları tekrarlanır, değişim çabaları yüzeysel kalır ve yapılan iyileştirmeler tesadüfi ve kısa ömürlü olur.

16 Buna ilave olarak öğrenen organizasyon kavramı pratikte yeterince ayırt edici değildir. Zira esasen tüm kuruluşlar devamlı surette bir şeyler öğrenir. Ancak kuruluşlar yanlış bir şey öğreniyor veya yeterince hızlı öğrenemiyor olabilir ve öğrenmeye devam ederken de yok olabilirler. Mühim olan organizasyonların öğrenmesinden ziyade, hız, ekonomi, doğruluk ve elde etme bakımından nasıl öğrendikleri, neyi öğrendikleri ve bunu ne ölçüde uygulamaya geçirebildikleridir.

Organizasyonlarda Öğrenme Sürecinin Aşamaları Kuruluşların öğrenen organizasyonlar olabilmeleri için, organizasyonların öğrenme süreci iyi tahlil edilerek, bu sürecin geliştirilmesine yönelik strateji ve politikalar izlenmelidir. Bir yaklaşıma göre organizasyonun öğrenme süreci altı aşamada ele alınabilir. Öncelikle organizasyonun öğrenme ve kendini geliştirme ihtiyacı belirlenmelidir.

18 İkinci aşamada belirlenen ihtiyaç doğrultusunda kurumun politikaları tespit edilmelidir. Bir sonraki aşamada çalışanların söz konusu öğrenme sürecine gönüllü ve aktif katılımı sağlanmalıdır. Daha sonra kurumun öğrenme politikaları doğrultusunda yöntemler geliştirilmeli ve bunların değişebilen öğrenme hedefleri doğrultusunda dinamik bir biçimde uygulanması sağlanmalıdır. Nihayet son aşamada öğrenilen bilgiler uygulanmalı ve öğrenme ile ilgili geriyi besleme fonksiyonu işletilmelidir.

19 Bir başka yaklaşıma göre organizasyonun öğrenme seviyesi birey, grup ve organizasyon genelinde olmak üzere üçe ayrılırken, öğrenme süreci dört aşamada ele alınabilir. Bunlardan ilki sezgi, ikincisi ifade etme, üçüncüsü bütünleştirme, dördüncüsü ise kurumsallaşmadır.

20 Organizasyonun Öğrenme Seviyesi ve Aşamaları

21 Organizasyonun öğrenmesi ile kabiliyetleri arasında yakın bir ilişki bulunmaktadır.

22

Organizasyonlarda Öğrenme Sürecinin Geliştirilmesi Organizasyonların daha etkili öğrenebilmesine yönelik çalışmalarda özellikle beş noktaya vurgu yapıldığı görülmektedir. Bunlardan ilki çalışanların kolektif veya münferit olarak öğrenme kapasitelerini ve kabiliyetlerini geliştirilmeleridir. Zira bireyler öğrenmeden kurumların öğrenmesi söz konusu olamaz. İkincisi, sistem ve süreçlerin geliştirilmesidir.

24 Bir organizasyonun öğrenmesi, ancak öğrenmeyi kendisine hedef seçmesi ve bu hedefe yönelik süreçleri destekleyen bir sistem geliştirilmesiyle mümkün olabilir. Üçüncü nokta, öğrenmeyi destekleyen bir kurum kültürünün geliştirilmesidir. Buna göre kuruluşların çalışmalar arası rekabet yerine yardımlaşmayı teşvik etmesi, tüm çalışanların ilave değer katmasını sağlaması, yeni fikirlerin ortaya atılmasını teşvik ederek farklı fikirlerden faydalı sonuçlar çıkarabilme alışkanlığını kazandırması gerekmektedir.

25 Dördüncü nokta bilgi yönetimidir. Bilgi yönetimi ve öğrenen organizasyon kavramları birbiriyle irtibatlıdır ve literatürde çoğu zaman birbirine paralel olarak ele alınmaktadır. Zira “öğrenmek” yeni bilgiler elde etmek, “bilgi” ise öğrenilen şey anlamına gelmektedir. Bu bakımdan bir organizasyonun öğrenmesi için yeni bilgi üretmesi veya bilgiyi elde etmesi, bu bilgiyi kullanılabilir hale dönüştürmesi, organizasyon geneline yayması ve etkili biçimde kullanılması gerekmektedir.

26 Beşinci nokta ise sürekli gelişim ve yeniliğin önemidir. Zira öğrenmenin müspet manada etkileri ancak kurumun kendini sürekli biçimde geliştirmesi ve yenilemesiyle somut hale gelmektedir.

27 Kuruluşlararası öğrenme de organizasyonların öğrenme sürecinde önemli bir yere sahiptir. Piyasaların ve işletmelerin küreselleşmesine paralel olarak kuruluşlar arası öğrenme kavramı da ön plana çıkmaya başlamıştır. Bu bakımdan söz konusu öğrenme sürecinin geliştirilmesinde kuruluşlar arası ilişkilerin yapısı ve niteliği önem kazanmaktadır.

28 Günümüzde firmalar arasındaki işbirliğinin çeşitli biçimlerde –stratejik ortaklıklar, evlilikler, konsorsiyumlar vs.- geliştirilmesi ve hız kazandırılmasının ardındaki en önemli saiklerden biri kuruluşların birbirlerinden yeni şeyler öğrenme ihtiyacını hissetmeleridir. Nitekim bu konuda yapılan saha çalışmalarından birine Hong Kong’da faaliyet gösteren 9 büyük firmanın tamamı, bilgi paylaşmanın ve karşılıklı yeni şeyler öğrenmenin, kuruluşlar arası işbirliği teşebbüslerinde önemli bir motivasyon unsuru olduğunu belirtmişlerdir. Şüphesiz “kuruluşlararası öğrenme” söz konusu olduğunda pek çok kuruluşun bir araya gelerek oluşturduları şebekelerin ayrı bir yerinin olduğu gayet açıktır.

Bilginin Hayata Geçirilmesi Başta da belirtildiği gibi bilginin organizasyon açısından değer sağlaması için öğrenilmesi yeterli değildir. Mühim olan öğrenilen bilgilerin hayata geçirilmesidir. Mesela sigara içen bir doktor, sigaranın kendisine ve çevresine verdiği zararları bilmesine rağmen sigara içmeye devam ediyorsa bu durum doktorun sigaranın zararları hususundaki bilgi eksikliğinden kaynaklanmaz.

30 Burada söz konusu olan doktorun bilgisizliği değil bilgisini hayata geçirememesidir. Şirketler açısından da durum benzer bir yapı arz etmektedir. Şayet sahip olunan bilgi hayata geçirilemiyorsa şirket açısından değerini büyük ölçüde yitirmektedir. Bu bakımdan bilginin üretilmesi, saklanması, paylaşılması kadar değerlendirilmesi de gerekmektedir.

31 Bilgi yönetimi süreçleri içinde stratejik açıdan en önemli olanı bilginin kullanılması ve hayata geçirilmesidir. Her ne surette olursa olsun elde edilen bilgi organizasyon açısından potansiyel bir değer taşır. Bu potansiyel değer ancak, söz konusu bilgi kullanıldığında ve hayata geçirildiğinde gerçek değere dönüşür.

32 Başarılı ve başarısız firmaların birbirinden ayırt etmede en belirleyici unsurlardan biri söz konusu firmaların bilgiyi kullanma kapasiteleridir. Firmaların küresel rekabetle başa çıkabilmeleri için rakiplerinden daha hızlı ve iyi öğrenmeleri ve bilgiyi en hızlı ve düzgün biçimdi paydaşlarına en yüksek değeri üretecek biçimde uygulamaya geçirebilmeleri gerekmektedir. Bir başka ifade ile bilgiyi etkili biçimde kullanabilme kapasitesidir.

33 Hayata geçirilen bilgiyi taklit etmek zordur. Bu durum üç sebepten kaynaklanmaktadır. Bunlardan ilki, kullanılan bilginin organizasyonun geneline yayılmış olmasıdır. İkincisi kullanılan bilginin önemli bir bölümünün tecrübe, birikim gibi örtülü bilgi biçiminde bulunmasıdır. Üçüncü ve son olarak kullanılan bilgi her organizasyonun kendine özgü şartlara göre bir biçim kazanmakta ve bu bakımdan taklit etmek kolay olmamaktadır.

34 Bilginin kullanılmasıyla ilgili çalışmaların daha ziyade üç ana grupta toplandığı görülmektedir. Bunlardan ilki bilginin müşterilerle ilgili olarak kullanılmasıdır. Ürün ve hizmet kalitesinin ölçülmesi, pazarlama, dağıtım, müşteri ilişkileri yönetimi gibi konularda bilginin kullanması bu grupta ele alınmaktadır.

35 İkincisi bilginin dahili süreçlerde kullanılmasıdır. Yönetim, organizasyon, ve tüm iş süreçleriyle ilgili konularda bilginin kullanılması ve bu kapsamda değerlendirilmektedir. Son olarak bilginin kuruluşlar arası kullanılmasıdır.

36 Üçüncüsü ise sembolik olarak kullanılmasıdır. Bu durum bilginin belirlenen amaca uygun düşmeyecek biçime kullanılması anlamına gelmektedir. Bilginin zikredilen biçimde kullanılması ile organizasyonun başarısı arasındaki ilişki incelendiğinde bilginin doğrudan veya dolaylı olarak kullanılması ile organizasyonun performansı ve başarısı arasında pozitif ilişki vardır. Sembolik olarak kullanılmasında ise negatif ilişki olduğu ileri sürülmektedir.

Bilginin Değerlendirilmesi ve Ölçülmesi Bilgiyi değerlendirmek ve ölçmek bir organizasyonun bilgiyi ne ölçüde kullandığını ve bu bilginin kurumun performansına ne ölçüde yansıdığını tespit etmektedir. Bir başka deyişle bilginin organizasyona ne ölçüde katkı yaptığını hesaplamaktır. Bu süreç aynı zamanda bilginin kalitesini ölçmek olarak da ifade edilmektedir.

38 Bilginin değerlendirilmesi için öncelikle uygulanan teknolojiler, süreçler, prosedürler ile çalışanların vasıf, bilgi ve kabiliyetleri arasındaki ilişki ve etkileşimin düzeyi tespit edilmelidir. Söz konusu değerlendirme işlemi aynı zamanda bilgi yönetimi uygulamalarının performansı hakkında da önemli ip uçları verir.

39 Bilginin değerini ölçmede kullanılması gereken kriterlerin seçiminde kullanılan kriterler şunlardır. Güncelliği Erişebilirliği Kalitesi ve faydası Kişiye özel olması Şartlara uygunluğu Bütünlüğü Pazarlama Araçlar İrfan ve İrade

40 Kaynakça Halil Zaim Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi