Hazırlayan : MEHMET GÖKHAN TERCİ

ÖRGÜTSEL İLETİŞİM

Bu dersin sonunda : İletişim kavramını, iletişim süreci ve öğelerini anlayıp, tanımlayabilecek ; etkili bir iletişim yönetmek için gerekli bilgi ve becerileri sahip olacaksınız. İletişim türlerinden olan ‘’ Örgütsel İletişimi’’ değişik boyutları ile öğreneceksiniz Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik mesleğinde iletişimin önemi ve etkileri hakkında bilgi sahibi olacaksınız.

İletişim Nedir ? Duygu, düşünce ya da bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılmasıdır.

Konuya başlarken cevaplanması gereken bir soru ! İletişim önemli mi, önemli ise neden ?

Neden İletişim ? İnsan doğduğu andan itibaren içinde bulunduğu toplumun dilini, davranışını taklit ederek diğerleriyle iletişime geçmeyi öğrenir. Çünkü ; İnsan kendi fiziksel yapısı gereği doğuşu ile birlikte yaşamını tek başına sürdüremez. Yaşamını sürdürebilecek fiziksel güce sahip değildir. Örneğin, kendi kendine beslenemez. Başkalarının, diğer insanların bakım ve gözetimine muhtaçtır.

Neden İletişim ? Bu yüzden sosyal bir varlık olarak diğer insanlarla gruplar halinde yaşamak durumundayız. Grup nedir ? Nasıl Oluşur ? Ortak bir amaç, bir ihtiyaç, bir inanç çevresinde iki ya da daha çok insanın sosyal ilişkiye girmesidir. Aile, arkadaşlık grupları … gibi.

Neden İletişim ? İnsan , nerede ve ne zaman doğmuş olursa olsun, diğer tüm insanlar için geçerli olarak ortak ihtiyaçlara sahiptir.

Neden İletişim ? İşte tam bu noktada iletişimin önemi ortaya çıkmaktadır : Var olabilmek için diğer insanlara ihtiyaç duyan insan, onlarla kendi varoluşundan itibaren bir iletişim ve etkileşim içine de girmektedir. Toplumsal yaşamda, insanın kendisinden önce var olan kuralları öğrenmesi, kendisine verilen sosyal rolü bunlara uygun olarak oynaması, görevlerini ve sorumluklarını yerine getirebilmesi ve toplumsallaşmasında iletişim’in çok önemli bir işlevi bulunmaktadır.

Neden İletişim ? İnsanın birey olarak çevresiyle ve ait olduğu sosyal grup içinde kurduğu tüm bu ilişkiler, belirli bir iletişim süreci içinde gerçekleşmektedir. Bu yüzden, iletişim kavramını ve iletişim süreci içinde yer alan temel öğeleri tanımlamak yararlı olacaktır.

İletişim Nedir ? Ünsal Oskay, iletişimi; “Belirli bir ortamda varlıklarını sürdürmek için çeşitli araç gereçler bulan, bu konuda belirli bilgiler üreten, işbölümü yapan, değer ve inançlar üreterek toplumu kaynaştırmayı amaçlayan insanların etkinliği” olarak ifade etmiştir. Murdock ve Scutt, iletişimi, “iki veya daha fazla kişi arasında sözlü olarak ya da beden ifadeleriyle gerçekleşen ve amacı bir eylemin, fikrin ya da düşüncenin gerçekleşmesini etkilemek olan bilgi alışverişi” olarak tanımlamıştır. Üstün Dökmen ise, iletişimi “bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma süreci”olarak tanımlamıştır. Adair, iletişimi “bir kişinin diğer kişilerle bağlantı kurma yoluyla kendini anlatması “olarak ifade etmektedir. R. Ronald Sims, iletişimi “iki veya daha fazla kişi ya da grup arasında ortak bir anlayışa ulaşmak için yapılan bilgi paylaşımı” olarak ifade etmektedir. Mahmut Oktay, ise iletişimi, “belirli kişilerin, belirli bilgilere, düşüncelere ve tutumlara sahip olması amacıyla, düşünce ve duyguların ve bir olay ve bir durum üzerine bilgilerin aktarılmasıdır” şeklinde tanımlamaktadır.

İletişim Nedir ? Tanımlar incelendiğinde; Genellikle iki veya daha fazla kişi ya da grup ve bunlar arasındaki mesaj alışverişine vurgu yapıldığı görülmektedir. Bu tanımlar ışığında : iletişimi ; iki yada daha fazla kişi ya da grup arasında bilgi, duygu, düşünce ve davranışların aktarıldığı bir süreç olarak tanımlamak mümkündür.

İletişimin Temel Fonksiyonları Toplumsallaşma (sosyalizasyon) fonksiyonu Bilgi sağlama (enformasyon) fonksiyonu - Güdüleme (motivasyon) fonksiyonu - Bütünleşme (entegrasyon) fonksiyonu - Eğitim ve öğretim fonksiyonu Eğlence fonksiyonu Tartışma fonksiyonu Kültürel gelişme fonksiyonu

İletişimin Temel Fonksiyonları Toplumsallaşma (sosyalizasyon) fonksiyonu Kişilerin, içinde yaşadıkları toplumun etkin üyeleri olarak, faaliyet göstermelerini sağlayarak, toplumsal bağlılığı ve bilinci besleyecek genel bilgi birikimini oluşturmak ve böylelikle, toplumsal yaşama aktif bir şekilde katılmalarına izin vermek. Bilgi sağlama (enformasyon) fonksiyonu Kişisel, çevresel, yerel, ulusal ve uluslar arası koşulları anlamak, bilinçli tepkiler göstermek ve doğru sonuçlara ulaşmak için gerekli olan haber, veri, bilgi, mesaj, fikir ve yorumların toplanması, depolanması, işlenmesi ve yayılmasıdır. Güdüleme (motivasyon) fonksiyonu Her toplumun ve her topluluğun yakın ve uzak hedeflerini oluşturmak, kişisel tercihlerin teşviki, kişisel ve toplumsal etkinlikleri geliştirmek, herkesçe kabul gören hedeflere ulaşmaya yardımcı olmak.

İletişimin Temel Fonksiyonları Bütünleşme (entegrasyon) fonksiyonu Tüm insanların, grupların ve ulusların birbirlerini tanıma ve anlamalarını sağlamak, kendileri dışındakilerin yaşam koşullarını, görüşlerini ve isteklerini değerlendirebilmek için ihtiyaç duydukları farklı mesajlara ulaşmaları sağlamak. Eğitim ve öğretim fonksiyonu Yaşamın tüm aşamalarında kişilik oluşumu, kişisel yetenek ve kapasitenin gelişimi için bilgi aktarmak. Eğlence fonksiyonu Kişisel ve toplu olarak eğlenme amacıyla işaret, ses, sembol ve görüntü aracılığıyla aktivitelerin yaygınlaşmasını sağlamak.

İletişimin Temel Fonksiyonları Tartışma fonksiyonu Karşılıklı fikir birliğini ve alışverişini kolaylaştırmak ve kamuoyunu ilgilendiren konularda farklı görüşleri netleştirmek için gerekli ortamı oluşturmak. Kültürel gelişme fonksiyonu Geçmişin mirası korumak amacıyla kültürel ve sanatsal ürünlerin yayınlanması, bireyin ufkunun genişletilmesi, hayal gücünün geliştirilmesi yoluyla kültürel gelişimin sağlanması

İletişim Süreci

İletişim Süreci İletişim süreci iki yönlü bir süreçtir. Bu süreç, en temel düzeyde üç öğeye dayanmaktadır. Bunlar; iletiyi gönderen (kaynak), iletiyi alıp açımlayan (alıcı) ve de bu ikisi arasında iletinin gönderilmesinde kullanılacak bir mesaj (ileti) olarak ifade edilebilir. İletişim süreci iletmek istediği bir mesajı bulunan bir gönderici ile başlamaktadır. Gönderici iletmek istediği bu mesajı anlaşılır bir biçimde kodlayarak seçeceği bir kanal aracılığıyla alıcıya göndermektedir. Alıcı mesaj kendine ulaştığında iletilen mesajın kodunu açmakta, mesajı algılamakta ve yorumlamaktadır. Daha sonra mesaja karşı tepkisini kodlayarak bunu göndericiye geribildirim olarak göndermektedir.

İletişim Öğeleri İletişimin temel unsurları daha önce de değinildiği gibi, gönderici (kaynak), mesaj (ileti) ve alıcı olarak ifade edilebilir. Bununla birlikte kodlama ve kod açma, kanal, geri bildirim de iletişimin unsurları arasında sayılmaktadır.

İletişim Öğeleri Kaynak : Bilgiyi, duyguyu, düşünceyi aktaran öğedir. İleti : İletişim sürecinde aktarılan bilgi, duygu ve düşüncedir. Ortak semboller sistemi ile anlam bulan, kararlaştırılmış belli bir anlamı olan işaretlerdir. Örneğin ; a-) Dil : Bir grup insan tarafından anlamları genel kabul görmüş kelimeler kullanıldığında bu grupta ortak bir dil oluşmaktadır. b-) Resimler, Görsel Öğeler : Sözlü iletişime yardımcı olmak ve onu açıklamak için kullanılır. c-) Sözsüz İletişim : Yapılan hareketlerin karşıdakiler tarafından yorumlanması sonucunda oluşan iletişimdir. Yüz ifadeleri, mimikler , jestler gibi. Kodlama : Mesajın içeriğinin kod simgelerine dönüştürülmesine denir

İletişim Öğeleri Kanal : Bilgi, duygu ve düşüncenin aktarılırken izlediği yoldur. Kaynak ile alıcı arasındaki bağdır. Beş duyu organı gibi fiziksel ; telefon, telsiz gibi mekanik kanallardan oluşabilir. Kod açma: Çözümleme süreci Alıcı : Bilgi, duygu ve düşüncenin aktarıldığı öğedir. Gönderilen mesajı alan, onu kullanılabilen hale getiren öğedir. Geri Bildirim : Alıcının mesaja verdiği tepkidir. Alıcı mesajın kodunu çözdükten sonra veya yorumladıktan sonra , bir gönderici (kaynak) durumuna dönüşür. Geri bildirim, göndericinin kendi mesajının alınıp alınmadığını ve doğru bir şekilde yorumlanıp yorumlanmadığını öğrenmesini sağlar. Olumlu veya olumsuz olabilir.

Etkin İletişim Süreci Bir iletişim sürecinin en temel amacı anlaşılmaktır. Ama doğru anlaşılmak ! Daha önce de ifade edildiği gibi iletişim sürecini başlatan kişinin (göndercinin) karşı tarafa (alıcıya) iletmek istediği bir mesajı bulunmaktadır. Gönderici, ilettiği bu mesaj doğrultusunda da alıcının bir davranış gerçekleştirmesini beklemektedir. Alıcının göstereceği davranış ise mesajı beklemesine, alma şekline ve derecesine göre farklılık gösterebilmektedir. Alıcı göndericiden gelen mesajı algılar, ortaya bir davranış koyar ve bir tutum oluşturursa iletişim süreci tamamlanmış olacaktır. Bu noktada iletişimin gerçekleştiğinden yani mesajın alıcıya ulaştırıldığından ve alıcının mesajı aldığından bahsedilebilir. İletişimin etkinliği ise, gönderilen mesajın anlam ve etkisinin alıcıya tam olarak iletilme gücü yani gönderilen ile alınan fikrin benzer olma hali olarak ifade edilmektedir.

Etkili iletişim kuramama veya iletişim sürecindeki başarısızlık ; kaynaktan gönderilen iletinin (mesajın), alıcının algıladığı iletiye eşit olmamasıdır. Başka bir deyişle ‘’kaynağın kafasındaki resmin, alıcının algıladığı resme eşit olamaması’’ durumudur. Başka bir deyişle ‘’kaynağın kafasındaki resmin, alıcının algıladığı resme eşit olamaması’’ durumudur.

İletişim Engelleri İletişimde engeller olduğu zaman, anlaşmazlıklar olur; bireysel ve örgütsel çatışma ortaya çıkar. İnsanlar gün içinde uyanık olduğu sürenin yaklaşık %70’ini iletişim kurarak (yazarak, okuyarak, konuşarak ve dinleyerek) geçirmekte olduklarından başarılı bir grup performansının önündeki en büyük engellerden biri“etkin iletişim eksikliği” dir. Örgütlerde etkin iletişimi etkileyen faktörleri şu şekilde sıralayabiliriz : Kişisel Faktörler Fiziksel Faktörler Semantik Faktörler Zaman Baskısı Algıda Seçicilik Aşırı Bilgi Yükü

İletişim Engelleri 1) KİŞİSEL FAKTÖRLER İletişimin kişisel engelleri gönderici ve alıcının mesajı kodlarken, gönderirken veya kod açarken gerekli dikkati göstermemelerinden kaynaklanan engellerdir. Mesajın anlamını kasten çarpıtmaktır . 2) FİZİKSEL FAKTÖRLER: Biriyle yüz yüze görüşmemiz mümkün olmadığı zaman fiziksel uzaklık da iletişimin önünde engel oluşturur. 3) SEMANTİK (ANLAM BİLİM) FAKTÖRLER: Semantik faktörler mesajı formüle etmek için kullanılan sembollerle ilgilidir. Göndericinin mesajı oluştururken kodladığı semboller alıcı için anlam taşımıyorsa etkin iletişim gerçekleşmez.

İletişim Engelleri 4) ZAMAN BASKISI: Yeterli zamanın olmayışı, göndericinin mesajı kısa tutmasına sebep olduğundan iletişim eksikliklerine sebep olabilir . 5) ALGILAMADA SEÇİCİLİK: Algılamadaki secicilik olarak adlandırılan bu faktör bazı mesajların veya mesajın bilerek veya bilmeyerek algılanmaması veya yanlış algılanması ile ilgilidir. 6) AŞIRI BİLGİ YÜKÜ: iletişimin başlıca engellerinden biride kişilerin bilgilerle çok fazla yüklü olmalarından dolayı, hangi bilgiye tepki vermenin gerekli olacağını kestirememeleridir.

İletişim Geliştirme Yöntemleri İletişim engellerinin aşılması ve iletişimi geliştirmek öncelikle iletişime engel olan unsurların ortadan kaldırılması ile mümkün olmaktadır. Etkin bir iletişimden söz edebilmek ve de iletişimi geliştirmek için gerekli olan önemli noktalar şu şekilde ifade edilebilir: Mesajı Dikkatlice Oluşturmak Empati (Eşduyum )Kurabilme Aktif Dinleme Geribildirim Verme

İletişim Şekilleri İletişim şekilleri iletişim kurulan taraflara göre farklılıklar göstermektedir. Temel olarak beş tip iletişimden bahsetmek mümkündür. Bunlar; Kişinin kendi ile iletişimi Kişilerarası iletişim Grup iletişimi Kitle iletişimi Örgütsel iletişim olarak belirtebilir.

1. Kişinin Kendi İle İletişimi İnsanın kendi içinde kurduğu iletişim türüdür. Bu iletişim insanın kendi iç dünyasında gerçekleştirdiği içsel konuşmaları ya da hayalleri içermektedir. Yapılan araştırmalar, insanın kendi ile iletişim kurmazsa bir süre sonra kendi iç dünyası ile bağlantısının kopacağını ve bu durumun da büyük bir mental rahatsızlığa yol açabileceğini göstermektedir. İnsanın içsel iletişimi, olayları kendi içerisinde şekillendirme ve bunlarla ilgili kanaatlere ulaşma, planlama, analiz etme, düşünce ve mesajları yorumlama konularında insana yardımcı olmaktadır. Aynı zamanda yeni fikirlerin oluşması, yeni kararların alınması ve sorunların çözümüne de imkan vermektedir.

2. Kişilerarası İletişim Kişilerarası iletişim, “bireyler ya da küçük gruplar arasında karşılıklı güvene dayanan, ilişkiler ağı oluşturan, bilgi ve duyguların paylaşılmasını amaçlayan çift yönlü sözlü ve sözsüz etkileşim süreci” olarak tanımlanabilir. Araştırmacılar bir iletişimin kişilerarası iletişim sayılması için, iletişime katılanların belirli bir yakınlık içerisinde yüz yüze olması, tek yönlü değil iki yönlü karşılıklı bir mesaj alışverişinin olması ve etkileşimde mesajların iletilmesinin sözlü ve sözsüz olarak zaman ve mekan birliği içinde olması gerektiğini belirtmektedir.

3. Grup İletişimi Sosyal bir varlık olan insan çeşitli sosyal yapılar içinde yer almaktadır. Bu yapılardan biri de gruplardır. Sosyal grup, “yüz yüze etkileşim içinde bulunan, grup içindeki üyelerin varlığından haberdar olan, kendisini ve diğerlerini bu grubun üyesi olarak hisseden, belirli ortak amaçların gerçekleştirilmesi için birbirini destekleyici yönde hareket eden, karşılıklı olarak bir birine bağımlı, iki veya daha fazla bireyden oluşan birliktelik” olarak tanımlanabilmektedir. Örgütsel açıdan bakıldığında ise gruplar her örgütün temel parçalarından biri olarak değerlendirilebilir ve bu bağlamda grup, ortak bir amaç için bir araya gelmiş iki veya daha fazla kişi olarak ifade edilebilir. İnsanlar çeşitli sosyal gruplar içerisinde yer almakta ve bu gruplar içerisinde diğer üyelerle sürekli olarak iletişim halinde bulunmaktadır. İnsanların grup içerisinde kurduğu iletişim grup iletişimi olarak adlandırılmaktadır.

Gruplar arası iletişim modelleri Organizasyonlarda her bir birimi (bölümü, departmanı) bir grup olarak kabul edersek, bu grubu oluşturan bireyler arasındaki iletişime değişik modeller gösterilebilir. Bu modeller ; Merkezi Model Y Modeli Zincir Modeli Daire Modeli Serbest Model

Merkezi Model Bu model otorite ve karar alma inisiyatifinin örgütün en üst yöneticisinde toplanmasını temel alan, geleneksel (klasik) örgüt yapı ve felsefesinde sıkça görülen bir modeldir. Grubun bütün üyelerinin merkezi konumdaki yetkili ile bilgi alışverişinde bulunmalarına karşın, kendi aralarında bir iletişim yaşanmamaktadır. Modelin merkezileşme derecesi yüksek, grup tatmini az, kişisel tatmin yüksek ve iletişim hız ve doğruluk derecesi çok yüksektir. 

Y Modeli Merkezi modelden sonra merkezileşme derecesi en yüksek grup iletişim modelini oluşturur. Daha az sayıdaki iletişim kanalına sahip olan bu modelde, önderlik tatmini, merkezileşme derecesi ve hız çok yüksek, kişisel tatmin ve doğruluk derecesi yüksek, grup tatmini ile haberleşme kanal sayısı ise düşüktür.

Zincir Modeli Zincir modelinde iletişim, üyelerin birbirine yakınlık derecesine göre işlendiğinden, grubun bazı üyeleri izole durumda kalabilir.  Ortadaki üyeler hem altındaki hem de üstündeki üyelerle iletişim kurabilir, uçta kalan üyeler ise sadece altındaki veya üstündeki üyelerle iletişim kurabilirler. Böylelikle iletişim işlevsel niteliğini yitirerek, bireyler arası ilişkilerin zayıfladığı ve grup verimliliğinin tehlikeye düştüğü bir model oluşur. Bu modelde; merkezileşeme derecesi, haberleşme kanalı sayısı, önderlik tatmini, grup tatmini, kişisel tatmin, hız ve doğruluk derecesi yüksek değildir.

Daire Modeli Grupta belirgin bir lider yoktur. Demokratik bir yapı sözkonudur. Tüm üyeler eşit durumdadır. Bireylerin herhangi biri iletişimi başlatabilir. Grup üyelerinin birbirleriyle iletişim olanaklarının bir hayli fazla olduğu daire modelinde, bir tek kişinin iletişim kurması çok zordur. Merkezleşme derecesinin az, haberleşme kanalının ve grup tatmininin orta, önderlik tatmini, hız ve doğruluk derecesinin düşük olduğu bir modeldir. 

Serbest Model Tüm haberleşeme kanallarının her zaman ve herkese açık olduğu, herkesin herkese hiçbir kısıtlama olmadan iletişimde bulunduğu bu model demokratik bir modeldir. Merkezileşme ve önderlik tatmin çok az, haberleşme kanalı sayısı ve kişisel ve grup tatmini çok yüksektir. Ancak, hız ve doğruluk derecesi bu modelde düşüktür. 

4. Kitle İletişimi Kitle iletişimi, birtakım bilgilerin ya da simgelerin üretilmesi, bu üretilenlerin kitle olarak adlandırabileceğimiz geniş insan topluluklarına iletilmesi ve bu kitledeki insanlar tarafından yorumlanması süreci olarak tanımlanabilir. Kitle iletişiminde, kaynak ile hedef arasındaki kanallar “kitle iletişim araçları” olarak adlandırılırlar. Günümüzde İnternet (e-posta vd.), telgraf, telefon, faks gibi haberleşme araçları; gazete, radyo, televizyon gibi kitle iletişim araçları; uydular, bilgisayarlar (İnternet) birer iletişim aracı olarak iletişimin ayrılmaz parçaları durumuna gelmiştir.

5. Örgütsel İletişim Örgüt, iş ve işlev bölümü yaparak, bir otorite hiyerarşisi içinde, ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelmiş insanların faaliyetlerinin koordinasyonudur. Örgütsel İletişim, örgütte meydana gelen ve de örgütsel amaç için yapılan iletişim olarak tanımlanabilir. İletişim olmadan bir örgütün var olması mümkün olmamaktadır. Örgüt insanlardan oluşan bir yapıdır. Bu yapı içerisinde yer alan insanlar arasında bir etkileşim olmadığı durumda örgüt sosyal bir yapı olarak var olamamaktadır. İletişim bir örgütte amaçların paylaşılması ve de koordinasyon sağlanmasında temel mekanizmadır. Bunun yanı sıra iletişim planlama, örgütleme, yürütme ve denetim işlevlerinin yerine getirilmesinde de çok önemli bir rol oynamaktadır.

Örgütsel iletişim örgüt içinde başlıca dört amaca hizmet eder: Kontrol: Örgütlerde hiyerarşik bir otorite ve çalışanların uyması gereken bazı kurallar bulunmaktadır. İletişim, görev, yetki ve sorumlulukları belirlemekte ve bu şekilde kontrole olanak vermektedir. Motivasyon: İletişim; çalışanlara ne yapmaları gerektiğini, işlerini yapmadaki başarılarını, performansları nasıl yükseltebileceklerini açıklayarak onların motivasyonlarını geliştirmektedir. Duygusal İfade: Grup içinde meydana gelen iletişim de, kişilerin rahatsızlıklarını ve memnuniyetlerini dile getirdikleri temel bir mekanizmadır. Bu nedenle iletişim hislerin duygusal ifadesi ve sosyal ihtiyaçların yerine getirilmesi için bir serbestlik alanı sağlamaktadır. Bilgi Aktarımı: İletişim son olarak karar vermeyi kolaylaştırmaktadır.

Örgütlerde İletişim Tipleri İletişimin olmadığı yerlerde örgütler olamayacağına göre;  iletişim  örgüt için  önemlidir. İletişim etkenliğinin ve iletişim veriminin sağlanması organizasyonlarda bir iletişim sisteminin kurulmasını gerekli kılar. Örgütsel üç gruba ayrılarak incelenebilmektedir. Biçimsel ( Formel – Resmi ) İletişim Biçimsel Olmayan ( İnformel – Doğal ) İletişim Örgüt Dışı İletişim

1. Biçimsel ( Formel ) İletişim Biçimsel iletişim bir işletmenin örgütsel yapısı doğrultusunda oluşan iletişim sistemidir. Biçimsel iletişime bağlı olarak üst ve ast arasındaki örgütsel ilişki işlerlik kazanmaktadır. Kimlerin kimlere bağlı olduğu, kimlerin kimlere emir veya rapor vereceği, kimlerin yetkili olduğu, hangi bilgilerin ne tür kaynaklardan toplanabileceği gibi konular bu tür iletişim yoluyla belirlenir. Bu tür iletişim sisteminde kararların kısa sürede ve etkili biçimde uygulanabilmesi için tüm kanalların açık olması, yani bilgi akışının kolay, net ve belirgin olması gereklidir. Örgütlerde biçimsek iletişim dört yönde hareket eder. 1.1. Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim 1.2. Aşağıdan Yukarıya İletişim 1.3. Yatay İletişim 1.4. Çapraz İletişim

1.1. Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim Üst yönetimden astlara doğru emir-komuta biçiminde işleyen bir iletişim biçimidir. Bu iletimde ulaştırılan; işletmenin politikaları, usulleri, kuralları, emirler ve bilgi talepleridir. Yukarıdan aşağıya doğru iletişim genellikle yazılı olmalı, yalın bir dille kaleme alınmalı ve yalnızca gerekli notları içermelidir.  Yöneticilerin astlarıyla yüz yüze görüşmeleri, birim ziyaretleri, mektuplar, duyurular, raporlar bu tür iletişime örnek gösterilebilir.

1.2. Aşağıdan Yukarıya İletişim Bu tür iletişim astların-çalışanların üst yönetime gerekli bilgileri rapor halinde sunmaları veya görüşlerini ifade etmeleri şeklinde gerçekleşmektedir. Bir diğer ifadeyle çalışanların yöneticiler tarafından iletilen mesajlara tepkileri- geribildirimleridir. Şikayet ve öneri kutuları, çalışanlara yönelik toplantılar, açık kapı- açık ofis uygulamaları, kariyer ve/veya performans görüşmeleri, kariyer danışmanlık hizmetleri işletmelerde bu tür iletişime bir örnek olarak gösterilebilir. Ancak, aşağıdan yukarıya doğru iletişimi engelleyen birçok etmen söz konusudur.  Bunlar; - Fiziksel uzaklık ve erişilemezlik - Her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması - Amirin davranışı - Astın statüsü - Gelenekler

1.3. Yatay İletişim Yatay iletişim; aynı örgütsel düzeydeki kişi ve farklı birimler arasında yapılan iletişimi ifade etmektedir. En önemli işlevi, çeşitli örgütsel birimler için de ve arasında faaliyetlerin etkinliğini ve uyumunu sağlamaktır. Örneğin pazarlama bölümünün yeni fikirleri AR-GE’ye iletmesi, AR-GE’nin tasarımını yaptığı ürünü üretim birimine geçirmesi ve müşteriye ilişkin bilginin satış bölümünden finansa aktarılması gibi. Özellikle modern ve büyük organizasyonlarda aşırı iş bölümünün ortaya çıkardığı farklılaşma ve uzmanlaşma, birimler arası uyumun önemini arttırmakta ve bu nedenle yatay iletişimin önemi artmaktadır. 

1.4.Çapraz İletişim Bazı durumlarda iletilen bilginin niteliğine göre çapraz bir yolun izlendiği de görülebilir. Örneğin bir örgütün üretimden sorumlu genel müdür yardımcısının yeni alınan ve deneme aşamasında olan bir makinanın teknik özelliklerini öğrenmek amacıyla emir komuta zinciri dışında o makinayı tanıyan mühendise başvurması gibi Bu yol hem zamandan tasarruf, hem de gereksiz bilgi ve mesajlarla uğraşılmaması bakımından tercih edilmektedir.

2. Biçimsel Olmayan ( İnformel ) İletişim Organizasyonlarda biçimsel iletişimin yanı sıra, biçimsel olmayan iletişimde söz konusudur. Organizasyonlarda biçimsel yapının eksik kalması nedeniyle, iş görenlerin gereksinimlerini karşılamada üzere doğal gruplar oluşturdukları bilinen bir gerçektir. Biçimsel olmayan iletişim genellikle dedikodu ve söylenti şeklinde gerçekleşir.  İşten çıkarma, terfi, transfer, yeniden yapılanma gibi belirsizliklerin yoğun olduğu dönemler de informel iletişim biçiminin arttığı görülmektedir.

Biçimsel Olmayan İletişimin Sisteminin Yararları ve Zararları Sistemin Yararları Çalışanlar arasında stresin azaltılması Moral artışı Kurum hakkındaki fikirlerin, görüşlerin öğrenilebilmesi Biçimsel iletişim ile iletilemeyen mesajların söylenti yoluyla bilinçli olarak iletilmesi Kurum içinde güncel sorunların, çalışanların dertlerinin, beklentilerinin tespiti gibi. Sistemin Zararları Dedikodu (söylenti akımı) nedeniyle üretkenliğin azalması Güçlü, yıkıcı çıkar gruplarının oluşması Hataların artması Verimlilik kaybı Olayların büyümesi ve çözülmesi zor bir duruma ulaşabilmesi Kuruma ve yönetime güvenin azalması Yanlış bilgilenme nedeniyle çatışmaların, kırgınlıkların artması vb.

3. Örgüt Dışı İletişim Bilindiği gibi organizasyonlar açık sistemlerdir. Sürekli biçimde değişen bir çevre içinde faaliyet gösteren organizasyonlar, yaşamlarını sürdürebilmek ve entropiye (1.düzensizlik, 2.dış çevreye kapalı işletmelerin ölümü ) uğramamak için örgüt içi iletişim kanalları kadar, örgüt dışı iletişim kanallarını da kullanmak zorundadır. Örgüt dışından gelen bilgiler, örgütün karar merkezinde, yapısında, programları da ve davranış biçimlerinde sürekli düzenleme ve ayarlama yapmalarını gerekli kılmaktadır.

Örgütsel İletişim Araçları Örgütsel yapı içerisinde ilişkilerin düzenli ve bilinçli olması kadar, bu ilişkilerin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleştirileceği de önemlidir. Örgütlerde kullanılacak iletişim araçlarının seçiminde, araçların bilgi aktarımını kolaylaştırıcı, mesajın biçimini ve özünü değiştirmeksizin iletici, anlaşılır ve hızlı olmasına dikkat edilmelidir. İşletmelerde bilgi ve haber akışını sağlamak üzere çeşitli iletişim araçları kullanılmaktadır. Bunlardan bazıları şunlardır; Yazılı İletişim Araçları Sözlü İletişim Araçları Görsel İletişim Araçları Sözsüz İletişim

1. Yazılı İletişim Araçları Mesajın kalıcı olması isteniyorsa, birkaç basamaktan geçerek iletilecek bilginin geçerlilik ve doğruluğunu yitirmeksizin iletilmesini sağlamak üzere, yazılı iletişim araçları kullanılmaktadır. Yazılı iletişim araçları, - Yazılı raporlar - İşletme gazetesi - Broşür ve el kitapları - Afiş, ilan tahtası, bültenlerdir.

2. Sözlü İletişim Araçları Herhangi bir konuda iş görenleri aydınlatmak ve bilgi akışını sağlamak amacıyla sözlü bilgi akışını sağlayan iletişim aracıdır.  Sözlü iletişim araçları şunlardır; - Konferans ve seminerler - Görüşme ve toplantılardır.

3. Görsel İletişim Araçları İletişim ve eğitim alanlarında kullanılan ses, resim prodüksiyonları ve bilgisayarla iletişimi içerir. Bu araçlar; bilgisayar ve ağları, multi medya araçları, internet ( elektronik posta, web sayfası ), telefon, mobil iletişim araçları, video konferans vb. gösterilebilir.

4. Sözsüz İletişim "Eylemlerin sözcüklerden daha sesli konuştuğu" hakkında genel bir kanı vardır. İnsanların yaptıkları hareketler ve ses tonları başkaları tarafından yorumlanır. Sözsüz iletişim; vücut hareketlerini, ses tonu, fısıldama, mimikler ve mesajı gönderen ile alan arasındaki uzaklığı kapsamaktadır.

Örgütlerde İletişimi Etkileyen Faktörler Örgütlerin işleyişleri sırasında örgüt üyeleri arasında bir takım çatışmalar ortaya çıkabilir. Bu çatışmalar iki başlık altında toplanabilir. - Rol çatışmaları - Ast üst çatışmaları Roller ve ast üst konumları, örgüt üyelerinin çeşitli kişilik özellikleri ile birlikte, bir takım kişi ya da kişiler arası çatışmalara yol açabilir. Sözlü ve sözsüz iletişim yolları ya da örgütteki rollerin belirgin şekilde tanımlanmamış olması da çatışmalara neden olur.

Çatışmalara Yol Açan Faktörler Anlam güçlükleri: Ortak sembollerin olmadığı ortamlarda (lisan, uygun iletişim aracı) anlam güçlükleri ortaya çıkar. Yetersiz Bilgi Alışverişi: Hatalı ve önyargılı yaklaşım, rol karmaşası gibi pek çok çatışma yetersiz bilgi alışverişine neden olur. İletişim Kanallarındaki Bozukluk İletişim kanallarındaki bozukluklar şu alt başlıklar altında açıklanabilir. A- Dil Güçlükleri: Mesajı alacak olan kişinin kullanım dilini anlayamaması sorunudur. B- Statüden Doğan Uzaklık: Ast üst statüdeki iletişimlerde aşağıdan gelen bildirimlerin statüsü yüksek olan kişilere ulaştırılamaması veya üst birimlerin bu bildirimlere önem vermemesidir. C- Coğrafi Uzaklık: Her ne kadar iletişim ve haberleşme imkanları gelişse de kimi zaman yüz yüze iletişim kurulamadığı durumlarda iletilerin karşılıklı olarak tam anlaşılamamasıdır. D- Uzmanlaşma: Uzmanlaşmanın getirmiş olduğu terminoloji yani farklı bir dilin kullanılması sebebiyle bu dilin bazı kişiler tarafından tam anlaşılamamasıdır. E- İşin Baskısı: İşin yoğun olması ve yazışma ve haberleşmenin çok olduğu kurumlarda sık yaşanan bir durumdur. Çalışanın önceliklerini belirlerken üst birimlerden ve kademelerden istediği hızda ve zamanda cevap alamaması işin gecikmesine ve baskılara sebep olur.

YÖNETİCİNİN ORGANİZASYON İÇİNDEKİ ETKİN İLETİŞİMİ OLUŞTURMADAKİ YERİ İyi bir yönetici kuruluşunda ki iletişim sistemini etkili ve verimli hale getirmek için aşağıdaki sorulara cevap vermelidir; Uygun yöntemlerle, Yeter çoklukta, Gereken yerde ve Uygun zamanda iletişimi sağlayabiliyor mu? Kuruluştaki yetersiz ve gereksiz iletişimi ortadan kaldırabilir mi ?

Verimli iletişim, örgütün rolünü ve politikalarını daha iyi anlatmak, emirlere hemen cevap almak, yönetici ve astları arasında iyi ilişkiler geliştirerek ve çalışanların moralini yükselterek iş verimini artırmak için zorunludur. Zayıf iletişim ise emirleri yerine getirmede isteksizlik, sinirlilik ve hayal kırıklığı, dedikodu, yanlış anlama ve şüphe, gerçekleri çarpıtma, zaman kaybı, düşük moral, gelişmelere ve yeni politikalara direnç gibi zararlara yol açmaktadır. Yöneticiler yazışma ve raporlar dışında yüz yüze iletişim sağlayacak görüşme, küçük grup toplantıları, eğitim seminerleri gibi yöntemleri de kullanarak iletişimi verimli hale getirebilirler. Yöneticiler tüm yönetim fonksiyonlarını çalışanlarla etkin iletişim kurarak yerine getirebilirler. Bu nedenle iletişim süreci tüm yönetim fonksiyonlarının dayanak noktasını oluşturmaktadır . İletişim süreci yöneticinin planlama, kontrol, organize etme, koçluk yapma, gibi tüm görevlerini yerine getirmesinde çok önemli rol oynar . Planların gerçekleşebilmesi için çalışanlara uygun biçimde bildirilmesi gereklidir.

Örgütsel İletişimde Yöneticinin Rolleri Kişiler arası rol: Yönetici, kurumun diğer çalışanları, müşterileri, tedarikçileri ve üst yönetimiyle interaktif bir ilişki içinde görev almaktadır. 2) Bilgi rolü:  Yönetici, iletişim içinde olduğu tüm birimlerden sürekli bilgi talep eder. 3) Karar rolü: Yeni projeler, zor durumların idaresi, Finansal girişimler vb. önemli konularda yöneticiler kendilerine gelen bilgiye dayanarak karar verir ve verdiği kararları kuruma iletme durumundadır.  

Muhasebe ve Meslek Mensupları Muhasebe ; mali nitelikteki ve para ile ölçülebilen olayları kaydeden, sınıflayan, özetleyerek rapor eden ve sonuçlarını analiz yaparak yorumlayıp bilgi kullanıcılarına ileten bilim dalıdır. Muhasebe mesleğini icra eden meslek mensupları iki grupta toplanır : 1-Serbest Muhasebeci Mali Müşavir (SMMM) 2-Yeminli Mali Müşavir (YMM) SMMM’ ler muhasebenin tanımında geçen 2 temel görevi yerine getirirler. Bunlar kayıt tutmak ve analiz-yorum yapmak. Kısaca işletmelere ait tutulması zorunlu olan defterleri tutmak diyebiliriz. Bu görevlerin yanında işletmelere muhasebe sistemleri kurmak, danışmanlık, hakemlik, bilirkişilik gibi görevleri vardır. YMM ise SMMM’ lerin yaptıkları işi yapmaz. SMMM’lerin hazırlamış oldukları mali tabloların tasdik yetkisine sahiptir. Yani mali tabloların, doğru ve güvenilir bir şeklide hazırlanıp hazırlanmadıklarını tasdik ederler.

SMMM ve İletişim Yöneticilerin karar alabilmeleri için mali nitelikte bilgilere ihtiyaçları vardır. Muhasebeciler bu bilgileri zamanında ve anlaşır bir şekilde iletmeleri gerekmektedir. Muhasebecilerin sadece muhasebe,denetim, vergi gibi teknik bilgilerin dışında, meslekte başarılı olabilmeleri için sözlü ve yazılı iletişim becerilerine sahip olmalıdırlar. Muhasebeci ürettiği bilgiler ne kadar doğru olursa olsun iletişim becerisine sahip değilse istemeyerekte olsa bilgi kullanıcılarını yanlış yönlendirebilir. Yanlış algılar, yanlış kararların alınmasına yol açar. Mali tablolarda kullanılan dilin, muhasebe bilgisi olmayan kişilerinde anlayabileceği şekilde bilginin (mesajın) oluşturulması gerekir.

SMMM ve İletişim Muhasebeciler vergi daireleri ,sosyal güvenlik kurumu ile sürekli iletişim içerisindedirler. Gerek bu kurumlarla gerekse hizmet verdikleri kişi kurumlarla iletişim eksikliği nedeni ile zamanında bildirimde bulunulması gereken konulardaki yaşanan eksiklikler, ağır para cezası gerektirdiğinden işletmeleri zor durumda bırakmaktadır. Kanunlar ve yönetmelikler çok sık değişmekte ve güncellenmektedir. Bir işletme sahibi, bu yeni bilgileri muhasebecileri tarafından takip edilmesini isterler. Muhasebeciler güncellenen teknik bilgileri, mükelleflerinin anlayacağı bir dilde, zamanında bilgilendirmelidir. Muhasebecilerin reklam yapma yasakları vardır. Dolayısıyla mükellef sayılarını arttırabilmeleri için ağızdan ağza pazarlama denilen mükellef tavsiyesi ile mümkündür. Bunu da mükellefin beklentilerini karşılayıp doğru, güvenilir, açık ve samimi iletişimi ile başarabilir. Ticaretin gelişmesi, ekonomilerin büyümesi, muhasebe iş yükünü arttırmıştır. Buna paralel olarak muhasebe bürolarında çalışan muhasebecilerin saysında da artış olmuştur. SMMM’ler yanlarında çalıştırdıkları muhasebe elemanlarının doğru iş çıkarmaları, onların gelişimi ve tecrübe kazanmaları için büro içindeki iletişme de ayrıca önem vermelidir.

Teşekkür Ederim