Doğrudan Temin Alım Yöntemi Örneğinde İç Denetim Ömer Faruk NANGIR İç Denetçi 10.11.2015

İç Denetim Giriş Klasik mali denetim hizmetleri dışında farklı bir denetim hizmeti sağlanır. Kurumumuza tüm dünyada kabul gören ve ülkemizde de çeşitli özel sektör ve kamu kuruluşlarında uygulamaya geçirilen çağdaş “iç denetim” yaklaşımı paralelinde hizmet sunulur.

Giriş Örnek Olay: Doğrudan Temin Alım Yöntemi 22c 1. İç denetim nedir? İç Kontrole kısa bir bakış 2. Mali denetimden farkı nedir?

Önce Örnek, Doğrudan Temin : 22c İhtiyaçların, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 18 inci maddesinde sayılan (açık ihale usulü, belli istekliler arasında ihale usulü ve pazarlık ihale usulü) ihale usulleri için tespit edilen kurallara uyulmaksızın; ilan yapılmadan, teminat alınmadan, ihale komisyonu kurma ve anılan Kanunun 10 uncu maddesinde sayılan yeterlilik kriterlerini arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasa fiyat araştırması yapılarak temin edilmesidir

Önce Örnek Doğrudan temin Madde 22- (Değişik: 30/7/2003-4964/15 md.) Aşağıda belirtilen hallerde ihtiyaçların ilân yapılmaksızın ve teminat alınmaksızın doğrudan temini usulüne başvurulabilir: a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi. b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması. c) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması. (i)

Önce Örnek: 22c Alım Yöntemi 22/c alımlarının Kamu İhale Genel Tebliğinin 22.4.1.3 maddesinde yer alan “……….. ihtiyaçların 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin (c) bendi kapsamında temini için, alımı gerçekleştirilecek mal ve hizmetin, mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanmasının zorunlu olduğunun idarelerin teknik birimlerince ya da ilgili kuruluşlardan teknik yardım alınarak saptanması gerekmektedir.

22c Başvuru Nedenleri HBYS alımı için 22/c maddesine başvurulmasının nedenleri i) İnsan kaynaklarında sürekli bir değişimin olması ve bu nedenle yönetim süreçlerinde zorluk yaşanması ve planlamanın tam olarak yapılamaması, ii) Bazı yöneticilerin kuruma ve Bakanlığa yabancı olması nedeniyle ihale usullerini gerçekleştirmekte zorlanmaları, iii) Hastanenin küçük olmasından dolayı açık ihaleye katılımın olmaması iv) HBYS firma değişikliğinin data ve tahakkuk kaybına neden olabilmesi ve Hastane işleyişini aksatma problemleri ile arşiv kayıtlarına benzer programı kullanmayan yeni HBYS firmasının sistemi ile ulaşılamaması çekincesi, v) Genel Sekreterliğin o konudaki yetki devri zamanlamasının açık ihaleye çıkmaktan alıkoyması.

Riskler Rekabetin sağlanamaması Geçici bir çözümün kalıcı hale getirilmesi Sözleşme süreleri 3’er yıllık yapılarak daha uzun süre asıl sözleşme ile alım yapılması, değişen şartların göz önüne alınmaması Dış Denetim raporlarında yer alması Kanunun çizdiği sınırlar dışına çıkılma ihtimali Kamu zararına meydan verilebilmesi Soruşturmaya konu olabilme

Eksiklikler 22/c kapsamında yapılan HBYS güncelleme hizmet alımlarına ilişkin “tek kaynaktan temin formları” nın gerekçe raporlarının gerekçe raporlarında teknik personel onayının bulunmadığı görülmüştür.

Alternatifler : Açık İhale ile Toplu Alım HBYS hizmet alımının toplu şekilde yapılmasının açık ihaleye çıkıp teklif alamayan küçük hastaneler için faydalı olduğu, tüm hastaneler açısından tek bir sistem dili kullanımı ile hastaneler arası görevlendirmelerde kullanıcıların zorluk yaşamadığı ve herhangi bir problemde aynı dili kullanabildikleri, maliyet avantajı sağladığı belirlenmiştir.

Alternatifin Riskleri Toplu alımlarda dal hastanesi ya da benzeri spesifik özellikte hastanelerin ihtiyaç duyduğu modüllerin göz önünde bulundurulmaması Toplu alımda yüklenici firma HBYS konusundaki bilgili personeli büyük hastanelere diğer personeli ise ilçe hastanelerine görevlendirmekte bu da problemleri çözmede etkili olmamaktadır (bu nedenle yüklenici firmanın daha fazla bilgisayar mühendisi ya da benzeri bilişim personelinin olması aranmalıdır.) Toplu alım bölümlere ayrılmamış ise yüklenici firma teknik olarak yeterli olamayabilmektedir. (Sınıflandırma yapılarak toplu alımlara çıkılması yararlı olabilir.) Toplu alımda yüklenici ile imzalanan sözleşmenin ceza maddesinin her sağlık tesisine ait kısım üzerinden olacak şekilde düzenlenmemesi (Sözleşmeyi imzalayan taraf Genel Sekreterlik ama işin takibini ve kontrolünü bilfiil yapan taraf Hastane yönetimleridir. Bir hastanede firmanın eksik iş yapması nedeniyle ceza kesilmesi ve sadece bir hastanenin cezalar keserek firmanın sözleşmesini fesih ve ihaleden yasaklı hale getirmesi birliğe bağlı diğer sağlık tesislerinin işleyişini etkileyecektir.)

Öneriler Açık İhale Usulünün uygulanması 22c Takip Sistemi, iç kontrol freni Hastanelerdeki bilişim personeli eksikliğinin giderilmesi Toplu alımla yapılması, sözleşmelerin sınıflandırılması, bölümlere ayrılması Personelle ilgili eğitim, kariyer vb. öneriler Merkezi bir HBY sisteminin kurulması fakat yerel yönetimlere destek verecek sayıda personel ile

İç denetime ihtiyacımız var mı? Çok şanslıyız, delik bizim tarafta değil !

İç Denetim Nedir?

İç Denetim Nedir?

İç Denetim Nedir? (5018 s.k. 63.madde) İç denetim; kurumun faaliyetlerine değer katmak ve geliştirmek amacıyla tasarlanmış bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetidir. Mali İşlemlerin Risk yönetimi, iç kontrol ve yönetim süreçlerinin etkinliğini sistematik ve disiplinli bir yaklaşımla değerlendirip geliştirerek kurumun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur.

İç Kontrol Nedir? (5018 s.k. 55.madde) İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.

İç Kontrol Nedir? (5018 s.k. 55.madde) Kurum hedeflerine ulaşılmasına yöneliktir. Mali ve mali olmayan hususları içerir. Risk esasına dayanır. Yöneticiler ve çalışanlar tarafından gerçekleştirilir. Sürekli ve disiplinli bir yaklaşımdır. Bir yönetim aracıdır. Makul güvence sağlar.

İç Kontrol Nedir? Sağlam bir iç kontrol sistemi için kontrol ortamı uygun bir zemin sağlar. Risk değerlendirme sonuçlarına göre belirlenen kontrol faaliyetleri gerçekleştirilerek kurumun hedefleri önündeki engeller bertaraf edilir veya en aza indirilir. Bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak tüm bileşenler desteklenir, yönetici ve personele gerekli bilgi sağlanır, sistem yönetim tarafından izleme yapılarak geliştirilir. COSO

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI I. Kontrol ortamı standartları Etik değerler ve dürüstlük Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Personelin yeterliliği ve performansı Yetki devri II. Risk değerlendirme standartları Planlama ve programlama Risklerin belirlenmesi ve programlanması III. Kontrol faaliyetleri standartları Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Görevler ayrılığı Hiyerarşik kontroller Faaliyetlerin sürekliliği Bilgi sistemleri kontrolleri IV. Bilgi ve iletişim standartları Bilgi ve iletişim Raporlama Kayıt ve dosyalama sistemi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi V. İzleme standartları İç kontrolün değerlendirilmesi İç denetim

KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Genel Şartları Örnek Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. 1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar. 1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. 1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. 1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. 1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

İç Denetim (5018 s.k.) Kanunun 60, 61, 63 ve 64 üncü maddelerinde, mali hizmetler birimleri, muhasebe yetkilileri ve iç denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumluluklarına yer verilmiştir. Buna göre; mali hizmetler birimleri, idarenin iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve ön mali kontrol faaliyetini yürütmekten, muhasebe yetkilileri, ödeme emri belgesi ve eklerinin kontrolünden, muhasebe işlemlerinin belirlenmiş standartlara ve usulüne uygun olarak kaydedilmesinden, raporlanmasından, muhafazasından ve denetime hazırhalde bulundurulmasından, iç denetçiler ise idarelerin iç kontrol sistemlerinin denetlenmesinden ve geliştirilmesi yönünde önerilerde bulunulmasından sorumludurlar.

İç Denetim İç kontrol sistemini denetlemek İç kontrol sisteminin yeterliliği, etkinliği ve işleyişi ile ilgili olarak yönetime, bilgi sağlamak, değerlendirme yapmak ve önerilerde bulunmaktan sorumludur.

İç Denetim Kurumun; Mevcut ve potansiyel riskleri nasıl yönettiğini, Risklere, hatalara, suistimal ve diğer olası kayıplara karşı iç kontrollerinin varlığını ve etkinliğini, Yönetim süreçleri ve organizasyon yapısının sağlıklılığını değerlendirir, sonuçları ilgili kurum içi makama raporlar ve sorunlara çözüm önerileri getirir.

2. Mali denetimden farkı nedir? Mali denetim kurumun sadece mali tabloları, hesapları ve muhasebesi ile ilgilidir. Kurumun diğer faaliyetleri hakkında bilgi vermez. Oysa iç denetim; Kurum faaliyetlerinin tamamı ile ilgilidir, tüm departmanlar değerlendirme kapsamındadır, Kurumun karşı karşıya olduğu riskleri tespit eder, Bu risklere karşı kurumda herhangi bir kontrol var mı buna bakar. Var ise, bu kontroller doğru çalışmakta mıdır buna bakar. Kurum hedeflerine ulaşmakta mıdır? Verimli çalışmakta mıdır bunu tespit eder.

2. Mali denetimden farkı nedir? Bu bağlamda iç denetim: Kurum yönetimi için kurumun fotoğrafını çeker. Fotoğraftaki hataları gösterir. Bu hatalar neler olabilir: Farkında olunamayan riskler Farkında olunup, tedbir alınmamış riskler Çeşitli verimsizlikler Organizasyonel yapıda verimsizlik ve insan kaynağı yetersizliği Yetersiz kaynaklar Tasarruf yapılması muhtemel alanlar (maliyet tedbirleri) Kontrol altında olmayan alanlar, iç kontrol eksiklikleri Çeşitli fırsatların kaçmasına neden olan uygulamalar

Kaynaklar 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Mad. 11 Üst Yöneticiler, Mad. 55 İç Kontrolün Tanımı, Mad. 63 İç Denetim, Mad. 64 İç Denetçilerin Görevileri, Mad. 65 İç Denetçinin Nitelikleri ve Atanması, Mad. 66 İç Denetim Koordinasyon Kurulu İç Kontrol Sistemi ve Kamu İç Kontrol Standartları, Maliye Bakanlığı BÜMKO Genel Müdürlüğü TKHK Doğrudan Temin Alımları Kılavuzu, 2013 İç Denetim Faaliyeti Tanıtım Sunumu, E. Bertan KAYA Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu İç Denetim Birim Başkanlığı http://www.tkhk.gov.tr/DB/33 www.idkk.gov.tr

Teşekkürler ofaruk.nangir@saglik.gov.tr