Bilgi Yönetimi Araçları

Bilgi Yönetimi Araçları Bilgi yönetimi bilgi sistemlerinin işletilmesi sayesinde olabilmektedir. Bilgi sistemlerinin işleyişi için bazı yazılım ve donanım teknolojilerine ihtiyaç vardır. Bunun için başta bilgisayar olmak üzere internet, intranet ve extranet gibi bazı ağ sistemlerine ve haberleşme teknolojilerine ihtiyaç duyulur.

İntranet: Bilgi yönetimi açısından intranet, internet araç ve teknolojilerimi kurum içi haberleşme amacıyla kullanarak bilgi paylaşım/dağıtım sistemi olarak işlev görür. Kurumların örgüt içi ağ sistemi olan intraneti kurma amaçlarının başında bilgi paylaşımı gelir. İntranet aynı zamanda örgüt için iletişim etkinliğini arttırma, departmanlar, fonksiyonlar arası işbirliğini geliştirme gibi amaçlarla tasarlanır.

İntranet teknolojisi kurmanın amaçlarından biri de örgütlerin klasik bürokratik işlemlerini ortadan kaldırarak sanal bürokrasi uygulamaları sayesinde örgütsel işleri sanal ortama taşıyarak hızlılığı, etkinliği arttırıp, söz konusu bürokratik işlemlerin maliyetini düşürmek ve her yerden erişim olanağını arttırarak kullanışlılığı artırmaktır.

Doküman Yönetim Sistemleri: Doküman yönetim sistemleri örgütsel rutinlerle ilgili önemli dokümanların bulunduğu havuzlardır. Bu havuzlarda açık bilgi saklanır ve istendiği zaman bunlara ulaşılarak örgütün iş yapma yeteneği arttırılmış olur. Doküman yönetim sistemleri açık bilginin açık bilgiye dönüştürülmedeki işlevinden dolayı, bilgi yönetimi araçlarının en önemlilerinden biridir.

Örgütlerde doküman yönetim sistemleri şu amaçlarla kurulur: Özet dokümanların saklanması Takım çalışmaları uygulamaları ve güvenlik amaçlı erişim kontrolleri Esnek ve verimli arama ve izleme uygulamaları Doküman güvenliğinin sağlanması

DYS’nin amaçlarına bakıldığı zaman aslında sistemin kuruluşunun temel amacının örgütsel yazılı iletişimin ve tüm bürokratik işlemlerin görülmesini kolaylaştırmak, örgütsel bürokratik işlemlerin hızını arttırmak ve maliyetini düşürmek olduğu anlaşılmaktadır.

Bilgi Elde Etme Motorları: bilgi elde etme motorları, metin veya diğer biçime yapılandırılmış verilerin indekslenmesi, aranması ve çağırılması için kullanılır. İndeksleme işlemi için metne ilişkin anahtar anahtar kelimeler bütün metni temsil edecek şekilde düzenlenir ve aramalar bu indekslenmiş kelime üzerinden yapılır.

Bilgi elde etme motorlarının etkinliğini, temsil etme yeteneği olan kelimelerin indekslenmesi belirler.

Veri Tabanları: Veri tabanı, en basit tanımıyla birbiriyle entegre olmuş veri topluluğu olarak ifade edilebilir. Veri tabanlarında veriler, alanlar tarafından sınıflandırılır ve tablolar halinde saklanır. İç ve dış kaynaklardan elde edilen veriler, veri tabanlarında sistematik bir çerçevede saklanır ve veriye ihtiyaç duyulduğunda bilgi kullanıcılarına iletilir. Veri tabanlarının en büyük katkısı verilere ulaşmada sağladığı hızdır.

Elektronik yayın ve taşıma sistemleri: Elektronik yayınlama, bilginin dijital formatta dağıtımını ve içerdiği yazılımlar sayesinde kullanıcıların metin ve şekillerle etkileşimine olanak tanıyan, taşıma ve saklama amacıyla kullanılan araç ve sistemlerdir. Örgütlerde elektronik yayın taşıma sistemleri sayesinde bilgi stoklarının ve bilgi yönetiminin etkinliği artmakta, farklı ortamlardan bilgi yönetimi olanaklı olabilmektedir.

Yardım Masası ve Veri Stoku Uygulamaları: Özellikle hizmet üreten işletmeler, müşteri taleplerini karşılamak amacıyla yardım masası uygulamaları yapmaktadır. Bu yolla müşteri şikayetleri veya istekleri yardım masalarında toplanarak ilgili yerlere iletilmekte, bunlar bir bakıma «iş takip ofisleri» gibi işlev görmektedirler.

Bu masalar müşterilerden gelen sorulara cevap vermenin yanında, hizmet talepleri, ürün geliştirme ve satış sonrası hizmetler konusunda da taleplere cevap bulmaya çalışmaktadırlar. Müşteri taleplerinin değerlendirilmesi için yardım masası uygulamalarının bilgi yönetimi ve yönetim bilgi sistemleri ile entegre edilmesi, bilgi yönetiminin işlevselliğini arttırır.

Veri stokları kurumun veri deposunu ifade etmektedir Veri stokları kurumun veri deposunu ifade etmektedir. Veri stoklarında örgüt içi ve örgüt dışı kaynaklardan elde edilen, karar süreçlerinde ve bilgi yönetiminde kullanılacak veriler tutulur. Veri stoklarından etkin bir biçimde yararlanabilmek için, stoktan gerekli verilerin süzülüp çıkarılması için veri madenciliği yöntemleri geliştirilmiştir.

Veri madenciliği ile doğru, güncel ve yararlı bilgiler veri stoklarından taranır, analiz edilir, çıkarılır ve bilgi işlem süreçlerine tabi tutularak işlenerek ilgili yerlerde kullanılır. Bu süreçte veriler, veri tabanlarından seçilir, modellenmesi yapılır, istatistiksel analiz, karar ağaçları, sinir ağları gibi uygulamalar yardımıyla ilgili yerlere sunulur.

Veri madenciliği ile birbirinden kopuk, aralarında ilişki olmayan veriler arasında ilişki kurularak enformasyon ve yeni bilgi üretimi gerçekleşmiş olur.

Veri ambarları aynı zamanda verilerin analizinin yapılabildiği bir depodur. Veri ambarları, yeni fırsatlar bulmaya, rekabet üstünlüğü elde etmeye, proje çevrimi yapmaya, ürün maliyetlerinin düşürülmesine, çeşitli bürokratik faaliyetlerin yürütülmesine, kararların desteklenmesine ve örgütsel iletişime katkı sağlar.

Veri ambarlarının birincil işlevi, yapılandırılmış ve organize verilerdir. Bu nedenle veri ambarlarının, veri kayıt kapasitelerinin büyük olması gerekir. Burada öncelikle ham veriler depolanır, bu yüzden stok kapasitesinin ve bilgi sisteminin depolama kapasitesinin geniş olması önemlidir.

Veri ambarlarının fonksiyonları şunlardır: Farklı platformlarda yer alan işletimsel uygulamalara ait verilere erişme imkanı Verilerin temizlenmesi, ilgili olanların birleştirilmesi, özetlenmesi Düzenlenen verilerin veri ambarı ortamına aktarılması Veri ambarı bulunan bilgilerin karar destek amaçlı kullanımın sağlanması.

Veri madenciliği, çok miktarda veri içinden bilgi işlemde kullanılmaya elverişli olanların toplanması ve işlenmesi sürecidir. Uzun yılların birikimi olan verileri ayıklayarak işletme için yararlı olabilecek bilgiye dönüştürmek için veri süzme, ayıklama ve bunları çıkarma işlemlerine veri madenciliği denir.

Veri tabanı-Veri Ambarları-Veri Madenciliği, Değerlendirme-Bilgi

Veri madenciliği, pazarlamadan bankacılığa, sigortacılığa ve diğer yönetsel faaliyetlere kadar uzanan farklı disiplinlerde kullanılmaktadır.

Veri madenciliğinin amacı veri yığınlarında anlamlı bilgiler üretmek ve bunu eyleme dönüştürecek karar süreçlerinde kullanmaktır. Veri madenciliğinin birkaç kullanım alanı şu şekilde sıralanabilir: Tutum ve davranış tahmini Ürün ve hizmet özelliği belirleme Müşteri kredi risk durumlarını tahmin etme

Piyasa tahmini İletişim kanallarının keşfi Finans sektörü Haberleşme sektörü Sağlık sektörü Bürokratik işlemler Pazarlama faaliyetleri Bankacılık faaliyetleri

Sigortacılık faaliyetleri Perakendecilik faaliyetleri Sağlık ve ilaç sektörü

İtme Teknolojileri ve Zeki Aracı Yazılımlar: İlgililere herhangi bir konuyla ilgili bilgileri otomatik olarak sunan teknolojilerdir. İtme teknolojilerinin amacı arama sorununu ortadan kaldırarak kullanıcılara zaman tasarrufu sağlamaktadır. Kullanıcının herhangi bir konuda bilgi araması durumunda, aranmayan veya istenmeyen bilgiler itme teknolojileriyle bloke edilir.

Zeki aracı yazılımlar ise bir metni tarayıp ondan bir sonuç çıkarıp bunu özetleyerek sunan yazılımlarıdır. Bunların zeki aracı yazılım olarak nitelendirilmelerinin nedeni, aracı yazılımlar ile zeki sistemlerin birleşmesinden oluşmalıdır. Aracı sistemler insanların direkt müdahalesine gerek olmadan işlev görebilmektedir.

Bilgi Haritaları Bilgi haritalama, örgütte karmaşık enformasyon yığınları koordine etmek, basitleştirmek, sınıflandırmak ve ayırmak amacıyla kullanılan bir yöntemlerdir. Bilgi haritaları açık veya örtük her türlü bilginin görsel öğeler kullanılarak sembollerle, ikonlarla, şemalarla, grafiklerle ve kavramsal dizinlerle ifade edilmesidir.

Açık bilgilerin bilgi haritalarında yer almasının sağlaması, örgütle iç ve dış çevresi arasında iletişim etkinliğini arttırmada önemli katkı sağlar. Bilgiye ulaşılabilirliğin artması, aynı zamanda kurumsal itibar ve imajın oluşturulmasında önemli araçlarıdır.

İçerik Yönetim Sistemleri İçerik Yönetim sistemleri, içerik oluşturma, ve düzenlemeyi kolaylaştıran sistemleridir. İçerik yönetim sistemleri, haber siteleri gibi tümüyle içeriklere dayalı web sitelerinin oluşturulmasında kullanılır. İYS’ler, site sahibinin ve yetki verilmiş diğer kullanıcıların, özel hesap bilgileri ile ulaşabildiği, web sitesinde yer alan içeriğin değiştirilebildiği programlardır.

İçerik yönetim sistemleri, kolay güncellenebilirliği sayesinde hizmetteki bir yenilik, fiyatlardaki değişiklik veya yeni düzenlenen bir etkinliğin bilgileri kolayca içeriğe aktarılır. İçerik yönetim sistemlerinde temel amaç, sanal ortamda ulaşılan bilgilerin istenildiği gibi şekillenmesidir. İçerik yönetim sistemlerinin temel amacı, girilen verilerin, veri tabanında tutulması, istenildiği an internet üzerinden hızlı ve kolay güncellenmesidir.

Kaynakça Yönetim Bilgi Sistemi, Hasan Tutar, Seçkin Yayıncılık, 2010.