BU SUNUNUN AMACI TÜSEKON’ A Bağlı Federasyon derneklerimizin her türlü toplantılarında rehber niteliği taşıması ve toplantılarını daha yararlı ve verimli yapabilmelerini sağlamalarıdır. 1

Toplantı, Birden çok kişinin, bir sorun, bir olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmelerine denir. Toplantı, yönetimin haberleşme ve koordinasyon kaynağıdır. Yönetimde sağlıklı bilgi alış verişi, sorunların tartışılması, kararların alınması ancak toplantı yönetimiyle sağlanır. Toplantılar katılımcıları yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir. 2

3

TOPLANTININÖZELLİKLERİ 1-Danışma ve öğrenme aracıdır. 2-Bilgi alış verişi ya da sorunları saptama aracıdır. 3- Karar alma ve Sorun çözme yöntemidir. TOPLANTI TÜRLERİ Bilgi verici Toplantılar (Konferans tipi toplantı) Sorun Çözücü Toplantılar Sorun tanımlama toplantısı Kurul (karar) toplantısı Koordinasyon toplantıları (Aynı Düzeyde yöneticiler katılır) Komisyon toplantıları (uzman toplantıları) Müzakere toplantısı Eğitici toplantılar Yönlendirici toplantılar Mesleki toplantılar 4

5

Ne zaman Toplantıya İhtiyaç Vardır? –Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarmanız gerekiyorsa, –Bir karar almanız gerekiyorsa, –Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere ihtiyaç varsa, –Koordinasyona ihtiyaç varsa –Üyeler toplantı yapmak istiyorsa, Toplantıya ihtiyacınız var demektir. var demektir. Ne zaman Toplantıya İhtiyaç Yoktur? Tartışmaya gerek ve değer bir konu yoksa, Tartışmanın sonuç vermeyeceği düşünülüyorsa, Kim ne söylerse söylesin sonuçta tek bir düşünce kabul edilecekse, Başkalarını işe katmak konuyu bulandıracaksa, toplantı için harcanan paranın karşılığında olumlu bir sonuç alınmayacaksa Toplantının yapılmasına ihtiyaç yok demektir. 6

7

Katılımcılar Katılımcı Sayısı Toplantılara Yönetim Kurulu Üyeleri dışında daha az sayıda insanın katılması tercih edilir. Büyük gruplarla yapılan toplantılarda gündem dağılabilir. Tartışmalar çok zaman alabilir. Toplantının türüne göre katılımcılar da değişebilir Sorun çözme Toplantılarına Çözüme ulaşmak için kimlere ihtiyaç duyuluyorsa çağırılmalıdır. Ayrıca sorunun yaşandığı bölümün çalışanları da bu tür toplantılarda hazır bulunmalıdır. Bilgi Toplantıları için; Kimin bilgilendirilmeye ihtiyacı var ? Veya kimden bilgi edinebilirim? Sorularına verilecek cevap katılımcıları belirler. 8

TOPLANTIYA KATILANLARIN GÖREVLERİ; Katılımcıların toplantı öncesi görevleri; Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağrılmamak için önlemler alır. Toplantıya zamanında katılabilmek için işlerini düzenler. Gündeme teklif edeceği maddeleri unutmamak için yazılı hale getirir. Teklifte bulunacağı Gündem maddesi ile ilgili bilgi ve materyalleri hazırlayıp üyelere verir. Gündem belirlenmiş ise gündeme ilişkin hazırlıkları gözden geçirir. Toplantıya katılamayacaksa veya yerine katılabilecek varsa bu kişiyi belirler ve toplantıyı düzenleyen Başkana bildirir. 9

Katılımcıların Toplantı Sırasında Görevleri; Söz almadan ve söz verilmeden konuşmamalı Karşılıklı konuşmamalı toplantı başkanına hitaben konuşmalı. Az ve öz konuşulmalı Sık sık söz almamalı Konudan konuya geçilmemeli Tartışmalara katılmalı, seyirci kalmamalı Görüşler veya itirazlar gerekçeleriyle birlikte söylenmeli Nutuk çekilmemeli, doğal konuşulmalı Konuşulanlar iyi dinlenmeli, not alınmalı Kabul edilmeyecek teklifler sunulmamalı Başka biri kabul edilmeyecek bir fikri ileri sürerse açıklaması istenmeli Ses tonuna dikkat edilmeli 10

Toplantı Başkanının Toplantı Sırasında Görevleri Toplantıya hazırlıklı gelmeli Toplantıyla ilgili dokümanları ve materyalleri getirmeli Toplantıya zamanından önce gelmeli ve zamanında başlatmalı Toplantıyı yapıcı ve olumlu bir tavırla açmalı Toplantı kurallarını eksiksiz uygulamalı Katkı sağlamalı, açıklık sağlamalı, soru sormalı Farklı görüşlerin ortaya çıkmasını sağlamalı Adil ve herkese söz hakkı vermelidir. 11

Toplantıya İşlerlik Kazandıracak Yol Gösterici Bilgiler; Toplantı Sayısı; Toplantıların sayısı Kuruluşta yapılan işe ve toplantının amacına göre değişebilir. Ancak genel olarak bakıldığında; Düzenli bir takvimle aynı gün ve aynı saatte toplantıların yapılması beklenir ve verimlidir. Bazı gruplar için her gün sabah kısa toplantının yapılması gerekebilir. Toplantının Süresi Toplantıların başlangıç ve bitiş saati önceden belirlenmeli ve bu süreye uyulmalıdır. Aralıksız iki saatten fazla süren toplantılar tercih edilmemelidir. Her Saat başı 10 dakikadan az olmamak üzere mola verilmelidir. Çok uzun bir toplantı yerine gerekiyorsa aynı konu için ek bir toplantı yapılmalıdır. 12

13

14

Fiziksel Düzenlemeler ve Materyaller Yazı tahtası bulundurulmalı, Üyelerin birbirlerini rahatlıkla göreceği şekilde ortam düzenlenmeli, Lider, Toplantı düzeninde belirgin şekilde tüm üyeleri göreceği bir konumda oturmalıdır. (Bakanlar Kurulu Toplantı Düzeni ) Toplantı yerinde içecek bulundurulmalı, Gerekli diğer yazılı materyaller çoğaltılarak katılımcılara dağıtılmalıdır KATILIMCI TİPLERİ Toplantıyı Engelleyen Tipler 1- Saldırgan; Başkalarına saldırgan bir tavırla karşı çıkar. Kırıcı söz ve davranışlarda bulunur. Herkesi küçük görür ve eleştirir. Kimseyi beğenmez. 2- Engelleyici; Her şeye itiraz eder. Başkalarının görüşlerini reddeder. 3- Çekimser; Tartışmalara katılmaz. Kendi kendine not alır veya hayale dalar. 15

16

4- İhtiraslı; Mevki ve statüsü nedeniyle hep böbürlenerek konuşur. 5- Uçarı; Konuyu Sürekli Değiştirir. 6- Aceleci; Toplantının bir an önce bitmesini ister. Acil ve önemli işlerinin olduğunu belirterek toplantıdan erken ayrılır. 7- Tuzakçı; Soruları ve eleştirileriyle diğer katılımcıları tuzağa düşürmeye, hatalarını, eksik ve yanlışlarını ortaya çıkarmaya çalışır. 8- Yakınmacı; Her şeyden ve herkesten şikayet eder. 9- Savunucu; Kendisini, kendi birimini sürekli savunur. Hiçbir fikri ve öneriyi kabul etmez. 10- Despot; Sık sık söz alır. Baskıcı 11- Oyuncu; Fıkralar anlatır, espriler yapar, grubu eğlendirir ve yerli yerinde oynamazsa zaman kaybettirir. 12- Uykucu; Toplantılarda uyuklar. 17

TOPLANTIYIDESTEKLEYENTİPLER 1- Girişimci; Tartışmalar için yeni fikirler öne sürer, sorunlara olumlu yaklaşır. 2- Önerici; Konuyla ilgili görüş, düşünce ve önerilerini dile getirir. 3- Destekleyici; Diğer katılımcıların olumlu fikir ve önerilerini destekler. 4- Deneyimli; Kendi deneyimlerinden söz eder, örnekler verir, konuyu ve kişiyi destekler. 5-Özetleyici; En son söz alarak, toplantıda yapılan tartışmaları ve konuşmaları gözden geçirir ve konuyu toparlar. 18

TOPLANTIYIKAYNAŞTIRANTİPLER 1-Rahatlatıcı; Olumsuz duyguları gidermek için, gerekli alanlarda toplantıya ara verilmesini ister. Gerilimi azaltmak için espri ve şakalar yapar. 2-Uzlaşmacı; Karara varılması için gerekli yerlerde makul tavizler verir. 3- Moral Verici; Başkalarını över ve destekler. Dostça davranır ve cesaret verir. 4- Arabulucu; Tartışmalarda birbirlerine ters düşen karşıt fikirli kişilerin arasına girerek arabulucu fikir ve önerilerde bulunur. Karşıt görüşleri kaynaştırır. 19

BAŞKAN Başkanın yukarıda belirtilen olumsuz ve olumlu davranışları bir potada eriterek, toplantının verimli geçmesini sağlayacak ve toplantı yönetimini bilen nitelikte olması, toplantı başarısının en önemli faktörüdür. BAŞKAN Şayet toplantı sırasında olumsuz görüşlerde ısrar edenler olursa, başkan bu konuşmayı toplantı yerinin dışında başka bir yerde olumlu hale getirmek için o kişilerle yüz yüze konuşmayı tercih etmelidir. 20

TÜSEKON Yönetim Kurulu adına Bilgilendirmenin Verimli ve Yararlı Olmasını Diler, Toplantılarınızda ve Çalışmalarınızda başarılar Dilerim. İsmail YILMAZ Genel BAŞKAN 20.Dönem İzmir Milletvekili 21