ZAMAN YÖNETİMİ Zaman, arka arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır.Zaman, olayları ölçebildiğimiz bir süreçtir.Eğer olaylar ve olgular olmasaydı, zamanı ne algılayabilirdik, ne de ölçebilirdik. Zaman hayattır.Geri döndürülemez.Ve hiçbir şey onun yerini tutamaz.Zamanımızı harcamak hayatımızı harcamaktır.Zamanımızı iyi kullanabilmek hayatımızı iyi kullanıp hep iyi sonuçlar almak demektir. Zamanımızı nasıl değerlendirebileceğimize ilişkin doğru kararlar vermek, etrafta bulunan herhangi işi verimli şekilde yapmaktan daha önemlidir.Verimlilik yerine göre iyidir. Başarılı insanın bizden daha fazla zamanı yoktur, bunlar zamanı etkili kullananlardır.

AMAÇ Yöneticilerin zamanlarnı etkin biçimde kullanmalarını sağlayarak verimliliklerini arttırmak

HEDEFLERİ Zaman yönetiminin önemini açıklayabilecek. Zamanı etkin kullanmak için günlük plan tekniğini kullanabilecek. Günlük planda önceliklerin belirlenmesi için kullanılan yöntemleri bilecek. Zaman tuzaklarını açıklayabilecek. Kişisel ve kurumsal gelişmenin zaman yönetim ile ilişkisini kurabilecek. Zamanı nasıl kontrol altına altına alabileceğini öğrenmek. Zamanı en önemli işlere nasıl harcadığını öğrenmek. Yaptığı işlerde nasıl daha verimli olabileceğini öğrenmek. Zamanı nasıl israf etmeyeceğini öğrenmek.

İÇERİK Neden “zaman yönetimi” amaç İşletme yönetiminde zaman yönetimin önemi, faydaları Kısıtlı ve üretilmeyen kaynak:zaman Günlük planda önceliklerin belirlenmesi için yöntemler Zaman tuzakları neler? Zaman tuzaklarından korunmanın yöntemleri Kişisel ve kurumsal gelişimin zaman yönetim ile ilişkisi

Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir. Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak ; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasından aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz, ve değiştirilemez. Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir. Bütün diğer kaynaklar gibi,zamanda kullanılabilir bir özelliktir ve ondan yararlanılabilir. Zamanın tümünü birden kullanmaya ilişkin olanlara karşı elinde yeterince olduğunu bilerek onu azar azar harcamayı bilenlerin daha ender oluşu, zaman kavramının bir çelişkisidir. Zaman yenilenmesi mümkün olmayan bütün kaynakların en değerli olanıdır

ZAMANA HÜKMETMEK NİÇİN GEREKLİDİR? Değişme sürecine bağlı olarak durgunluk olgusu bilinci kazandırmak. Zaman ve planlamaya ilişkin geleneksel tutumunun eksikliklerini belirlemek. Yönetim değişikliğinin etkilerini, önerilerini kavramak. İşleri kümelendirip, planlama yapmak becerisini kazandırmak.

Kendimizi eksen aldığımızda olayları ve olguları : Düşünüyoruz ........ Ama aslında ........ KONTROL GÜCÜMÜZ YOK KONTROL GÜCÜMÜZ YOK KONTROL GÜCÜMÜZ YOK KONTROL EDEBİLİRİZ KONTROL EDEBİLİRİZ KONTROL EDEMİYORUZ KONTROL EDEBİLİRİZ KONTROL EDİYORUZ KONTROL EDEBİLİRİZ KONTROL EDİYORUZ İyi yetişmiş, yetkin, liderlik özelliklerine sahip yöneticiler, zamana hükmetme konusunda üst düzeyde yeterlilikleri olan kişilerdir. Zamana hükmetmek, zamanı kontrol altına almak, zamanı yönetmek demektir.Zamanı yönetmek olayları ve olguları önceliklerine göre sıraya koyabilmektir Yetkin yönetici, düşünce modelini yukarıdaki dizinde beşinciden başlatıp olayları ve olguları kontrol etmeye yönelen yöneticidir.

I- ZAMAN YÖNETİMİ AŞAMALARI MİSYON STRATEJİK HEDEFLER ÇEVRE ANALİZİ KİŞİSEL ANALİZ KARŞILAŞTIRMA Hızla geçip giden bir yüzyılda yaşıyoruz. Geçtiğimiz 20. Yüzyılda bilimdeki ve teknolojideki hızlı değişmeye adapte olmak için bizlerde aynı gelişim trendini göstermek zorundayız. Bu nedenle bizlerde bu gelişime adapte mi olmalıyız , yoksa bu gelişimi bizler mi başlatmalıyız? Eğer geleceğe ilişkin bir imza atmak istiyorsak, bu gelişimi bizler başlatmalıyız. Gelişimi başlatmak için de öncelikle geleceği görmeli ve geleceği plânlamalıyız. Bunun için de içinde yaşadığımız şu anki zamanı yönetmeliyiz. Zaman kültürel ve psikolojik boyutları olan bir kavramdır.Eğer bir çalışma sırasında kendinizi doğrudan konuya verebilmişseniz,huzurlu bir ortamda severek ve isteyerek çalışıyorsanız,zaman göreceli olarak çabuk geçer. Buna karşılık okulda yada evde kaygılı bir bekleyiş içinde olduğunuzda zaman duygusal olarak uzaklaşır. PLANLAMA UZUN VADELİ HEDEFLER TAKTİKSEL PLANLAR KISA VADELİ HEDEFLER OPERASYONEL PLANLAR

MİSYON STRATEJİK HEDEFLER UZUN SÜRELİ HEDEFLER KISA SÜRELİ HEDEFLER Şu anda hemen her kurum belli bir konumda bulunmaktadır. Örneğin; Microsoft işletmesi computer dünyasında tekel olma yolunda ilerlemektedir. Ancak Microsoft işletmesinin bundan 10 yıl sonra da dünyada 1 numara olacağını söyleyebilir miyiz? Her işletme gelecekte nerede olacağını bilmek ister. Bu amaçla da kendine yaşamını devam ettirecek olan bir misyon seçer. Bu misyon o işletmenin var olma nedenidir. Stratejik Hedefler Belirlemiş olduğumuz misyon doğrultusunda, bu misyonumuz ile ulaşmak istediğimiz hedefler belirleriz. Belirlenmiş olan bu hedeflere ulaşıldığında da misyon tamamlanmış olacaktır. Bu nedenle stratejik hedefler, kurumun veya bireyin misyonunu tamamlayacak şekilde hazırlanmalıdır. Bizler stratejik hedefleri kısa süreli hedefler ve uzun süreli hedefler olarak iki bölüme ayırıyoruz. Uzun süreli hedefler Stratejik hedefleri belli periyotlara böleriz. Genellikle beş yıllık periyotlara bölünen hedefler uzun süreli hedeflerdir. Ülkelerin 5 yıllık kalkınma plânlarını örmek olarak gösterebiliriz. Kısa Süreli Hedefler Uzun süreli hedefleri de belli periyotlara böleriz. Genellikle bir veya iki yıllık periyotlara bölünen hedefler kısa süreli hedeflerdir.Günlük yaşamımızda bu hedefler aylar,haftalar boyutunda kısaltılabilir UZUN SÜRELİ HEDEFLER KISA SÜRELİ HEDEFLER

HEDEFLER YAŞANTI ALANI ETKİ ALANI İLGİ ALANI Kişinin kendini kontrol Alanında olan işler Kişinin kendini kontrol alanı dışında olan işler Misyon : Dershane,300 öğrenci kapasiteli ve öğrencilerinin en az %80’ine (300x80/100=240) ÖSS kazandırmak ve 5.yıl sonunda 1000 öğrenci kapasitesine ulaşmak. 1-Uzun Vadeli Hedef : 5.yıl sonunda 1000 öğrenciye ulaşmak ve en az %80’ine (1000x80/100=800) ÖSS kazandırmak. 2-Kısa Vadeli Hedef : Birinci yıl sonunda 300 öğrencinin %80’ine ÖSS

Sınav sisteminin değişmesi . İÇ ANALİZ GÜÇLÜ GÜÇSÜZ Rakip dershanede çok iyi bir matematik öğretmeni var Benim iyi olduğum alan ne? 25 öğretmenim var ;15 ‘i MF, 10’u sosyal branşında olan öğretmen. Neyi daha iyi yaparız. Yeni açıldığı için teknolojik üstülüğü sürdürmek Yabancı dil (İngilizce) öğretmeni açığı var DIŞ ÇEVRE ANALİZİ OLUMSUZ GELİŞMELER OLUMLU GELİŞMELER Devlet okullarındaki öğretim kalitesinin artması Ünlü bir matematik öğretmeni bulmak Fiyatların düşmesi Sınav sisteminin değişmesi Devlet okullarındaki öğretim kalitesini düşmesi Rakiplerin çoğalması

STRATEJİK HEDEFLER ÇEVRE ANALİZİ KARŞILAŞTIRMA KİŞİSEL ANALİZ Stratejik Plânlama Misyon ve hedeflerin belirlenmesinden sonra, bu hedeflere ulaşmamızı sağlayacak plânlar yapılmaktadır. Plânlama aşamasında yapılacak ilk işlem kurumun zayıf ve güçlü noktalarının belirlenmesidir. Kurum ve konu ile ilgili veriler toplanır. Yapılacak olan toplantıda bu veriler ışığında bireyler düşüncelerini aktarırlar. Bu toplantıda öncelikle kurumu tanımaya yönelik sorular sorulur

Tek Kullanımlı Planlar: Belli bir amaca yönelik planlardır. Operasyonel Planlar Kısa süreli hedeflere ulaşmak için hazırlanan planlardır. Taktiksel planlar iki bölümde hazırlanır; Standart Planlar: Belli kuralların, standart operasyonel planların yer aldığı planlardır.

Uzun süreli hedeflere ulaşmak için hazırlanan planlardır. Taktiksel Planlar Uzun süreli hedeflere ulaşmak için hazırlanan planlardır. Taktiksel planlarda bölümlerin ve kişilerin görev ve sorumluluklarının ne olduğu, bu görev ve sorumluluklar dahilinde nasıl çalışacakları yer almaktadır

Okul müdürü olarak, zamanı yönetmek, işleri planlamak konusunda aşağıda verilen izlencenin yararlı olacağı umulur. Bir eyleme başlarken geleneksel okul müdürü şu soruyu sorar: “Bu görev nasıl yapılır” Siz, çağdaş bir okul yöneticisi olarak, kendinize ve çevrenizdekilere şu soruları yöneltin: Bana (bize) verilen görev nedir? Bu iş ne için yapılmalıdır? Bu iş yapılmaz ise ne olur Örnek: İş : Sınıfların, derslerin öğretmenlere dağılımı. Soru : Bu iş ne için yapılmalıdır? Cevap : Öğretim yılı başladığında sınıflarda öğretimin en iyi biçimde başlaması ve kesintiye uğramadan sürmesi için Soru : Bu işi benim yapmam gereklimi? Cevap : Evet. (1) Müdür yardımcısı öğretmenlerin tümünü bütün yönleri ile tanımıyor. (2) Geçen yıl yaptığım sınıf denetlemeleri sonunda ulaştığım bilgilerin bir çoğuna müdür yardımcıları sahip değillerdir. (3) Sınıfların paylaşımı konusunda, öğretmenlerin birbiri ile çatışan farklı istekleri var. Uzlaşmanın sağlanması gerekir. Bu problemli durum, müdür yardımcılarının iletişim ve yöneticilik becerilerini aşar. (4) Sınıfların dağıtımı için çevreden gelen baskılar, müdür yardımcılarını zor durumda bırakabilir. (5) sınıf okutmak, ders ücreti alabilmek açısından ders dağıtımları önemlidir. Bu tür maddi çıkarların ağır bastığı durumlarda, okul müdürünün etkin olması, gelecekteki çalışmaları azaltabilir.

Yangın Söndürmek Zevklidir Acil İşler, Krizler ve Panikler III- ZAMANIMIZI ÇALAN HIRSIZLAR VE HIRSIZLARIN TUTUKLANMASI Yangın Söndürmek Zevklidir Oysa gerçek tam tersidir. Bizler krizlerin yaşanmamasını önleyerek verimliliğimizi arttırırız. Acil işlerden ve krizlerden kurtulmanın tek yolu sorunların nedenini bulmak ve bu sorunları çözmekten geçer. Acil İşler, Krizler ve Panikler ! Acil olayların bizi yönetmesine izin veririz. Biz acil işleri yapar ve önemli işleri gözardı ederiz. İşlerin bitimi için verilen sürenin bizi sıkmasına ve hatta boğmasına izin veririz. Eğer işler sadece acil oldukları için yapılsaydı, sürekli kriz ve stres ortamında yaşardık.

Yorgunluk, stres ve moral bozukluğu çalışmayı engelleyen ve zaman kaybına neden olan öğelerdir. Adrenalin Sonrası Çöküntü Her işletme kriz anlarını en iyi şekilde değerlendiren ve sadece yangın söndürerek yükselen uzmanlar vardır. . Bu nedenle her zaman yangın çıkmasını isterler. Yangını Söndürenler Terfi Eder Anlayışı ·         Kaç Kurtul ·         Savaş Kazan Bu basamakta biz, ikinciyi seçiyoruz. Önemli Olan İşlere Daha Çok Zaman Ayırmak Ancak bu uzmanlar sadece yangın zamanında verimli çalışırlar. Yangın önlemek gibi bir faaliyet onların mesleki kariyerlerini olumsuz şekilde etkileyebilir Böyle bir yöneticisi olanlara sabır diliyorum. Ancak toplum kalite anlayışı ile oluşan sorun önleme faaliyetleri, yangın önleme konusunda uzman yöneticiler ile başarıya ulaşmaktadır.

1.At 2.Havale et 3.Dosyala 4.Gereğini yap. IV-ZAMAN HIRSIZLARI VE KARŞI ÖNLEMLER Kağıt İşleri Masa üstünün temiz olması ile başarı arasında bir ilişki yoktur. Gelen kağıtla (evrakla) ilgili ne yapılacağına çabuk karar verin. Bir kağıdı bir kez ele alın ve şu dört eylemden birini yapın 1.At 2.Havale et 3.Dosyala 4.Gereğini yap.

Telefonlar Bir orta düzey yöneticisi ortalama beş dakikada bir telefona bakmak zorunda kalır. Üst yönetici bunları sekreteri aracılığı ile programa bağlar

Mükemmellik Hastalığı Bazıları mükemmele ulaşmak için gereğinden çok zaman harcarlar. Bu bazen hastalık halini alır.Her gün bilerek herhangi bir işi mükemmel olmayan bir şekilde yaparak bu hastalıktan kurtarabilirsiniz.

Toplantılar Toplantılarda harcanan zamanın yarıdan çoğu, boşunadır, ziyan edilmektedir Toplantıların ayrıntılı bir gündemi olmalı ve her gündem maddesi zamanlanmalıdır Toplantıya herkes katılmamalı bir sınırlama olmalıdır katılması gerekenler katılmalıdır Gündemin bir iki maddesinin görüşülmesi ile ilgili olanlar, o maddeler görüşüldükten sonra ayrılmalıdır

Kullanabileceğimiz Zaman Çeşitleri V-ZAMANIN İYİ KULLANILMASI Kullanabileceğimiz Zaman Çeşitleri Vücudumuza ayırdığımız zamanlar. Boş zamanlarımız. Zevklerimiz için harcadığımız zamanlar. Tüketim için harcadığımız zamanlar. Seyahatlerde geçen zamanlarımız. Dinlenmeye ayırdığımız zamanlar. Sevgiye ayırdığımız zamanlar. Başkalarına ayırdığımız zamanlar. Ailemize ayırdığımız zamanlar. Okumaya ayırdığımız zamanlar. Gelişmemize ayırdığımız zamanlar.y Geliştirmemize ayırdığımız zamanlar. Meditasyon anlarımız. Çocukluğumuzu aradığımız zamanlar. Yalnız kaldığımız zamanlar.

Sizden Kaynaklanan ve Zaman Kaybına Neden Olan Ögeler   Kendini değerlendirme biçiminiz Yetersiz puanlama Olayları önceden kestirmede yetersizlik İyi tanımlanmamış amaçlar Zamanın işlere kötü(dengesiz-önemleri ile orantısız) bölüşümü Yarına bırakma eğilimi İşlerin hepsini birden yapma isteği Doğrudan size ait yanlışlar Ayrıntıya çok önem verme eğilimi İşlerin çalışanlar arasında dağıtımında yetersiz kalmak Her şeyi ve herkesi bizzat denetleme tutkusu Başkalarının yapabileceği işleri-düzenlemeleri bizzat yapmak Birilerine uygun olmayan zamanlarda telefon etmek Birlikte çalıştığı görevlilerle sık sık tartışmak Beklenmeyen ziyaretçilerden yakasını kurtaramamak Önyargılar-saplantılar Düzensiz heyecanlanmalar Disiplinsizlik Başkalarını incitmek-küstürmek korkusu HAYIR diyememek (çok fazla yumuşak yüzlü olmak) Dinlenmesini bilmemek Yavaş okumak Çevrede çalışmaya yoğunlaşmayı engelleyen objelerin varlığı Herkese çay kahve ikram etmek Sürekli makamda oturmak Sohbet etmek

Gecikmelerle Mücadele Bitirme tarihini belirleyin İlk önce sıkıcı olan işi yapın Ödüllendirme sistemi kurun İşleri küçük bölümlere ayırın Sizi uyaracak biriyle anlaşın Yukarıdaki hazırlıklar tamamsa şimdi yapın.

Beklenmedik Aksaklıklar Bir toplantıya gitmeden önce, toplantının sizin için gerekli olup olmadığını ve sizin için gerekli olan kısımlarını tespit edin. Toplantıya zamanında gidin. Toplantıda aktif olabilmek için kendinizi hazırlayın. Uzun tartışmalardan kaçının. Takip edilecek maddeleri uygun öncelik düzeni içerisinde hazırlayıp listeleyin. Birçok kimse krizlerin kaçınılmaz olduğunu düşünür. Bu kısmen doğrudur. Kriz, yapılması gereken bir işin zaman ve zamanlama planlaması yapılmamışsa yaşanır. Beklenmedik olaylar yaşamamak için her işin veya aktivitenin başlangıç noktasında iken daha önce yaşanmış tecrübelerinizi gözden geçirin.Tecrübeleriniz ışığında kendinize tarz ve metod belirletin.Her aktiviteden önce ihtimalleri belirleyin.Bunun için şu sorular sorulabilir. Neyin yanlış olma olasılığı vardır ? Ne zaman yanlıştan haberdar olabilirim ? Bu konuda neler yapabilirim ?

Beklenmedik Aksaklıklar Bir toplantıya gitmeden önce, toplantının sizin için gerekli olup olmadığını ve sizin için gerekli olan kısımlarını tespit edin. Toplantıya zamanında gidin. Toplantıda aktif olabilmek için kendinizi hazırlayın. Uzun tartışmalardan kaçının. Takip edilecek maddeleri uygun öncelik düzeni içerisinde hazırlayıp listeleyin. Birçok kimse krizlerin kaçınılmaz olduğunu düşünür. Bu kısmen doğrudur. Kriz, yapılması gereken bir işin zaman ve zamanlama planlaması yapılmamışsa yaşanır. Beklenmedik olaylar yaşamamak için her işin veya aktivitenin başlangıç noktasında iken daha önce yaşanmış tecrübelerinizi gözden geçirin.Tecrübeleriniz ışığında kendinize tarz ve metod belirletin.Her aktiviteden önce ihtimalleri belirleyin.Bunun için şu sorular sorulabilir. Neyin yanlış olma olasılığı vardır ? Ne zaman yanlıştan haberdar olabilirim ? Bu konuda neler yapabilirim ?

VI-ZAMANI KONTROL ETMEK 1. sorumlulukları, öncelikleri ve amaçları belirleyin 2. Gereksiz ve uygun olmayan faaliyetleri eleyin 3. haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve proğramlayın 4. Zirve Enerji Zamanımızı Optimum Kullanım Mümkün olduğunca dağıtım yapın Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın Engellerin Çoğunu Mümkün Olduğunca Eleyin veya Azaltın

EN İYİ ZAMAN KULLANIMI Günlük programınızı yaparken,enerji konjonktürünüzün aklınızda olması iyi bir fikirdir.Bazı insanların en iyi zamanları sabahın erken vakitleridir.Bazılarının en başarılı oldukları zaman ise öğleden sonradır.

Bazılarının en başarılı oldukları zaman ise öğleden sonradır Bazılarının en başarılı oldukları zaman ise öğleden sonradır.Mümkün olduğunca günlük programınızı en iyi zamanınıza denk gelecek şekilde planlamaya çalışın.Her zaman kontrolü sağlayamazsınız,fakat konsantrasyon ve düşünce gerektiren çalışmaları en iyi zamanınızda yapma fikrini de göz önünde bulundurmalısınız.

Eğer en iyi zamanınız sabah ise daha az önemli olan okuma,mektup veya telefonlara cevap verme gibi faaliyetleri öğleden sonraya bırakın. Zamanı nasıl kullanacağınızı analiz edin.Sonra gereklilik, verimlilik ve uygunluk testleri uygulayarak aktivitelerinizi inceleyin.İşinizin temel unsurlarını belirleyin.Zamanınızı boşa harcayan işleri bir tarafa ayırın ve onlarla uğraşarak onları saf dışı edin. Zaman yönetiminde size uygun olan planlama tekniklerine başvurun.Size yardımcı olacak uygun teknolojik cihazlar kullanın

TİPİK ENERJİ ÇEMBERİ %100 En iyi zaman O 8:00 Öğle 17:00

FAALİYET PLANLAMA DOSYASI Faaliyet planlama dosyaları içerikte büyük oranda farklılık gösterebilirler.Bu aşamaların gerektirdiği en basit gösterim bir projeyi tamamlamaktır.Başlama tarihleri,hedeflenen tamamlama tarihleri,fiyat tahminleri,kimlerin sorumlu olduğu gibi ilave bilgi esas dosyaya eklenebilir.

FAALİYET PLANLAMA DOSYASI

ONİKİ AY

BEŞ YIL ÖNCE

ON YIL SONRA

Planlı ve programlı çalışmak zamanı akıllı kullanmak demektir. ZAMAN KULLANIMI KONUSUNDA ÖNERMELER Planlı ve programlı çalışmak zamanı akıllı kullanmak demektir. Yetki devri en önemli zaman yönetimi tekniğidir. Sekreter görevlendirmek yöneticilerin; ziyaretçilerini, telefonlarını, yazılarını, randevularını, toplantılarını ve çevre ilişkilerini düzenlemesini sağlar. Programlı çalışmak; ast yöneticilerle, personelle, halkla genel görüşme yapmak, evrak imzalamak için belirli saatler koymak, bu saatlere uymak zaman kazandırır. Sık sık görüşle yardımcıların birimlerin ve danışmanlarının odalarının yakın olması zaman kazandırır. Yapılacak günlük ve haftalık işleri daima önem ve öncelik sırasına göre yapmak zaman kazandırır.