e-YAZIŞMA PROJESİ T.C. Kalkınma Bakanlığı Ekim 2014

Gündem EBYS’lerin Gelişimi ve Sorunlar e-Yazışma Projesi İhtiyaç, amaç, kapsam Yapılan Çalışmalar e-Yazışma Teknik Rehberi e-Yazışma Projesinde Gelinen Aşama Yapılması Gerekenler

EBYS’lerin Gelişimi 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu (Ocak 2004) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (Aralık 2004) 2005 Eylem Planı 37 no’lu “Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi Eylemi” (Nisan 2005) Elektronik Belge Yönetimi Sistem (EBYS) Kriterleri Referans Modeli (2005) Bilgi Toplumu Stratejisi 73 no’lu “Ortak Hizmetlerin Oluşturulması” eylemi (Temmuz 2006) TÜRKSAT’ın çalışmaları (2007) TS 13298 no’lu standardın yayımlanması (Haziran 2007) Elektronik belge standartları ile ilgili 2008/16 sayılı Başbakanlık Genelgesi (Temmuz 2008) EBYS’ler konusunda DAGM’nin eğitimleri 3

EBYS’lerde Entegrasyon Sorunları Farklı doküman yönetim sistemleri Teknoloji, programlama dili, işletim sistemi, platform, uygulama Farklı belge üstverileri Üstveri alanları sayısı Üstveri alan tipleri Üstveri alan anlamları Farklı belge türleri html, pdf, xps, tiff, udf, doc, rtf 4

e-Yazışma Projesi İhtiyaç: EBYS’ler arası entegrasyon, elektronik ortamda yazışma Projenin Dayanağı: 2006-2010 Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planı 73 nolu “Ortak Hizmetlerin Oluşturulması” Eylemi Amaç: e-Yazışma Projesi ile kamu kurum ve kuruluşları arasındaki resmi yazışmaların güvenli bir şekilde elektronik ortamda yapılmasını sağlayacak ortak kurallar setinin geliştirilmesi Bileşenler: e-Yazışma Teknik Rehberi, mevzuat ve ortak iletim platformu Maliyet: 120 bin TL Süre: Şubat 2011 - … 5

Yapılan Çalışmalar-1 Teknik eğitimler (Temmuz 2011) Durum değerlendirmesi ve ihtiyaç tespiti (Haziran 2010-Ocak 2011) Kurumlar Arası e-Yazışma Çalışma Raporu (Eylül 2010) Danışmanlık hizmet alımı (Şubat 2011-Aralık 2011) Teknik eğitimler (Temmuz 2011) www.e-yazisma.gov.tr internet sitesi 6

Yapılan Çalışmalar-2 Projenin hayata geçirilebilmesi için pilot çalışma (Nisan 2011- ..) Pilot Kurumlar: Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Adalet Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Kalkınma Bakanlığı Destekleyen Kuruluşlar: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, TÜBİTAK BİLGEM, Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı (DTVT), PTT (Kayıtlı Elektronik Posta – KEP) 7

Yapılan Çalışmalar-3 Kayıtlı Elektronik Posta altyapısının kullanılmasına yönelik çalışmalar yürütüldü 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanununun 1525’nci maddesi (Ocak 2011) BTK’nın Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Ağustos 2011) KEP Hizmet Sağlayıcısı olan PTT pilot çalışmada yer aldı. PTT tarafından sunulan KEP hizmeti e-Yazışma Projesi ihtiyaçlarına uyarlandı. KEP Hizmet Sağlayıcıları arasında web servis uyumunun sağlanması çalışmaları sürüyor. 8

Yapılan Çalışmalar-4 Yönetmelik değişiklik önerileri hazırlanarak Başbakanlığa sunuldu (Şubat 2012) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik Madde 28: “…(3) İdareler arasında resmî yazışma kapsamında iletilecek elektronik belgelerin oluşturulmasında e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uyulması zorunludur… ” Elektronik Şifreleme Sertifikalarına İlişkin Başbakanlık Genelgesi e-Yazışma Projesinde kullanılacak elektronik şifreleme sertifikalarının kullanımına ilişkin usul ve esaslar belirlenmektedir. 9

Yapılan Çalışmalar-5 Yönetmelikte Kayıtlı Elektronik Posta kullanımı zorunluluğu getirilmesi planlanıyor Madde 28: « … (8) Güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerinin ilgili mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Ancak, idareler arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka bir iletim mekanizmasıyla da yapılabilir. (9) EBYS kurulmamış olan idarelere gönderilen güvenli elektronik imzalı belgelerin alınmasında sekizinci fıkra hükmü esas alınır. Bu belgeler, muhatap idare tarafından imza doğrulaması yapıldıktan sonra 26 ncı maddede düzenlenen usule göre çıktısı alınarak işleme konulur.» Geçici Madde 1: « … (2) İdareler yetkilendirilmiş bir üçüncü taraf aracılığıyla oluşturulacak iletim mekanizmasına ilişkin kullanıcı hesaplarını bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren altı ay içinde oluşturur» 10

Yapılan Çalışmalar-6 e-Yazışma Projesi Genelge Taslağı Başbakanlığa Sunuldu «Yetkilendirilmiş Üçüncü Taraf» Genelge ile netleştirilecek. BTK tarafından yetkilendirilmiş tüm Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları veya PTT olabilir, henüz netlik yok. Şifreleme sertifikaları KAMU SM’den temin edilecek. e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanmış olan şifreleme özelliği kapsamında 11

e-Yazışma Teknik Rehberi-1 Taslak sürüm Aralık 2011’de yayınlandı. Resmi yazışmaların EBYS’ler arasında güvenli bir şekilde aktarımına imkan verecek teknik standartların belirlenmesini amaçlamaktadır. Kullanılan altyapıdan tamamen bağımsızdır. 12

e-Yazışma Teknik Rehberi-2 e-Yazışma Paketi Uluslararası açık standart OPC ISO/IEC 29500-2:2008 Platform bağımsız Tanımlı paket bileşenleri Elektronik imza BTK tarafından belirlenmiş, uzun vadeli doğrulama imkanı veren imza profillerinden biri kullanılmalı Şifreleme Opsiyonel bileşen TÜBİTAK’ın şifreleme API’si kullanılacak Ekler Metin tabanlı tüm ekler PDF-A formatında Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi Dağıtım DETSİS’te yer alan kurum bilgileri 13

e-Yazışma Teknik Rehberi-3 Kurumların Teknik Rehbere uygun yazışma paketi hazırlayabilmelerini sağlayacak yazılım (API) ücretsiz olarak kullanıma sunuldu JAVA .NET www.e-yazisma.gov.tr adresinden temin edilebilir. 14

Projede Gelinen Aşama e-Yazışma Paketi test edildi, sorunsuz çalışmaktadır. PTT’nin KEP altyapısı üzerinden pilot kurumlar arası entegrasyon çalışmaları tamamlandı. Bazı kurumlar KEP üzerinden aktif şekilde yazışmaya başlamıştır. Birden fazla KEP hizmet sağlayıcısı ile çalışan kurumlar bulunmaktadır. Bazı kurumlar KEP altyapısını kullanmaksızın e-Yazışma Paketi ile belge alışverişi yapmaktadır. 15

Yapılması Gerekenler Elektronik ortamdaki yazışmaların arşivlenmesine yönelik gerekli çalışmaların yürütülmesi Arşivleme mevzuat ve prosedürünün belirlenmesi Kamu kurumlarının e-Yazışma Projesine uyum konusunda hazırlık yapması TS 13298 standardına ve e-Yazışma Teknik Rehberine uygun EBYS temin edilmesi Mevcut EBYS’lerin e-Yazışma Teknik Rehberine uyumunun sağlanması e-Yazışma Projesinin sağlıklı çalışabilmesi için gerekli bileşenlerden biri olan DETSİS entegrasyonunun yapılması 16

T.C. Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Dairesi www.e-yazisma.gov.tr e-yazisma@kalkinma.gov.tr