Zaman Yönetimi Şenel Karaman Psikolog

Yeryuzunde tek adaletli sey nedir? . . . . .

Zaman’la ilgili birkaç söz… Zamana bir hammadde gibi gerektiğinde kullanılmak üzere depolanamaz. Zaman devredilemez, Zaman ikame edilemez, Zaman ne diğer bir malzemeyle ne de daha ucuz bir zamanla ikame edilemez. Zaman yenilenemez. Kullanılan zamanın ne doğal yolla ne de üretim yoluyla yerine konulması, yeniden üretilmesi mümkün değildir. Zaman para gibi borç alınıp verilemez, Ancak bir işi para karşılığında başkasına yaptırarak bir bakıma zamanı satın alabiliriz denebilir.

Önce Deger, öncelik siralamasi yap, Sonra planla

Zamana hakim olmayı öğrenmeden önce, kendinize hakim olmayı öğrenmelisiniz.

ZAMAN YÖNETİMİ VE PLANLAMA

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ Kötü bir zaman yönetimi : Verimsizliğe Etkisizliğe Strese Yol açmaktadır. İyi bir zaman yönetimi : Kendini organize etmeyi Diğerlerini organize etmeyi sağlamaktadır.

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ Zaman yönetimi hakkında düşünürken, üstesinden gelinecek en büyük engel,kavrama yönelik taşıyabileceğimiz olumsuz tavırdır. Kendimizi şöyle söylerken bulabiliriz. Hiç yeterli zamanımız olmaz..... İşler her zaman birikir.... Bunu daha fazla kaynakla yapabilirdim..... Zaman yönetimi araçlarını ve tekniklerini kullanmaya başlamadan önce, zamanımızı yönetme becerimize dair olumlu tavır geliştirmemiz gerekir.

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ Örneğin: “ Hiç yeterli zamanımız olmaz”.......... yerine , “Bu işi, zamanımı ve işi yeniden düzenleyerek yapabilirim” diyebiliriz. Veya, “ İşler her zaman birikir” yerine, “ İşler geçmişte birikirdi, ama bunun gelecek te de olmasına hazır değilim” diyebiliriz. Bunun altında yatan inanış, “ yapamam’ın” tersine “yapabilirimdir”.

1.KENDİNİ ORGANİZE ETMEK: Planlayın, Zamanı kontrol edin, Amaçlarınızın ne olduğuna karar verin Görevlerinizi düşünün, Ayırt edin, Gereken zamana karar verin,

KENDİNİ ORGANİZE ETMEK: Önceliklere karar verin A = Çok Önemli B = Önemli C = Diğer İş Günlük Ajanda kullanın Günlük işleri yazın Randevuları/ toplantıları yazın Önemli işleri sıralayın ( “A” zamanı) Masanızda bekleyen işler için zaman ayırın

KENDİNİ ORGANİZE ETMEK: Gelecek Planlaması için zaman ayırın Öncelikle odaklanmanızı sağlar Önemli sonuçlara ulaşmanızı sağlar Performanslarınızı daha kolay izlemenizi sağlar Zamanınızı planladıktan sonra en sık karşılaşılan sorun buna bağlı kalabilmektedir.Bu sorun genellikle verimlilik/ etkinlik düşüşüne yol açan oyalanmalar/bölünmeler yüzünden ortaya çıkmaktadır.

KENDİNİ ORGANİZE ETMEK: Masa üstü düzeni Masanızın üstünü mümkün olduğunca açık tutmalısınız. Bir çok insan için muhtemelen gerekli olan şeyler şunlardır: Telefon Bir öneri kutusu insanları yeni konuları masanızda başka bir yere değil bu kutuya koymaya teşvik etmelisiniz. Yazdığınız yazıları koymak için bir sümen , İş listeniz ve neler olup bittiğini takip etmenize yarayacak diğer belgeleri kapsayan ajandanız Bir okuma /Dosyalama /Havale kutusu. Bu kutunun içindekiler çok acil olmayan durumlarda ilgilenebileceğiniz işlerdir:

2.TELEFON GÖRÜŞMELERİ Çok Fazla Basit bir tavsiyenin yeterli olacağı durumlarda, telefonun gereksiz yere size bağlanması zaman kaybına yol açar. Sekreterinizi uyarınız. Çok Uzun Genellikle görüşmenin yapılandırılmamasından kaynaklanmaktadır. Birini aramadan önce, görüşmek istediğiniz noktaları listeleyin ve bunlara bağlı kalın. Ayrıca diğer tarafın da bu noktalara bağlı kalmasını sağlayın. Bölünmeler Rahatsız edilmek istemediğinizde, - Masadan uzaklaşın - Sekreterden telefonları bağlamamasını/mesajları not etmesini isteyin.

Toplantıyı düzenlemeden önce şunları göz önünde bulundurun: 3.TOPLANTILAR Toplantıyı düzenlemeden önce şunları göz önünde bulundurun: 1.Toplantıya ihtiyacınız var mı? Bu sizin ve diğerlerinin zamanının en şekilde kullanımı mıdır? 2. Toplantılarının çoğunun başlangıç ve bitiş saatini gösteren hazır bir gündemi olmalıdır. 3. Toplantı sırasında gündeme bağlı kalınıp kalınmadığını veya zamanın israf edilip edilmediğini düşünün. Neleri başardığınızı sonradan gözden geçirin.

4.HAYIR DİYEMEMEK Yardım gerektiğinde/istendiğinde, insanlar genellikle hayır demeyi zor bulurlar.Yardım istendiğinde bunun ne kadar önemli/ acil olduğunu ve yardım edecek başka birilerinin olup olmadığını düşünün.

5.YÖNETİCİNİN İSTEKLERİ Yöneticiniz sizden acil bir iş istediğinde: Ne kadar acil olduğunu, ör: Son teslim tarihinin ne olduğunu, Diğer işlere göre önemini, İşin kişisel olarak sizin tarafınızdan yapılması gerekip gerekmediğini yoksa başka birilerine havale edip etmeyeceğinizi belirleyin.

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI 1. Zaman Maliyeti: Zamanı paraya eşit olarak düşünmeye başlayana kadar, onu bedava vermeye devam edeceğiz. Zamanı parasal, değerlerde düşününce, onu yönetirken daha dikkatli olmaya başlayabiliriz.

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI 2. Zamanı İsraf Eden Şeyler Hepimizin zamanını harcayan görevlerimiz veya engellerimiz vardır. Bunları sık, sık hayatın gerçekleri olarak kabul eder ve bir şey yapmayız.

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI 3.Sürüncemede Bırakmak Bunu: Özellikle kişileri duyarlı veya duygusal durumlara sokacak hoş olmayan işleri ertelemek için Gündelik iş kalıbımıza doğal olarak uymayan zor veya büyük görevlerden kaçınmak için Özellikle sonucun belirsiz olduğu veya bir hata olduğunda ne yapacağımızı bilmediğimiz, alışık olmadığımız faaliyetlerden kaçınmak için yaparız.

ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI Sürüncemede bırakmanın temelini oluşturan sebepler: Öz güvenimiz hakkında şüphe etmek Başarısızlık veya reddedilme korkusuna yol açan mükemmeliyet arayışı Ortaya çıkan büyük bir teşvik veya heyacan Sürünceme de bırakma performansımızı ve başarıya ulaşma şansımızı güçlü bir şekilde engellemektedir.

ÖZET: Zaman Yönetimi, etkin olabilmek için geliştirilmesi ve rafineleştirilmesi gereken bir dizi beceridir.Zamanı yönetirken akılda tutulması gereken beş temel nokta vardır. Etkinlik – Zamanı sizin için önemli olan projelerde kullanmak Esneklik- Başarılı zaman yöneticileri, zamanlarına olan taleplere cevap verebilir ve bölünmeler için hazırlıklıdır. Gözden Geçirme – Yaptığınız şeyi ve bunu nasıl yaptığınızı düzenli olarak kontrol edin Odaklanma - Neyin önemli olduğu konusunda net bir fikirle başlayın ve zamanınızı öncelikli kalemlere harcayın. Taahhüt - Herhangi bir zaman yönetim sistemi, enerji yatırımını ve bunu etkin olarak çalıştırmayı sürdürmek için karallılığı gerektirir.

PLANLAMA Nereye gideceğine karar vermemiş bir kaptan için hiçbir rüzgar elverişli değildir.

PLANLAMA Bazı planlama çeşitleri şunları kapsamaktadır: Ajandanızı, geleceğe yönelik iş planlamak için, fırsatları tanımlamak anmacıyla aktif planlama aracı olarak kullanabilirsiniz. Günlük olarak “yapılacaklar” listesi hazırlayın. Bu, sizin sadece zaman doldurmadığınızı aksine hedeflerinizi doğru hareket ettiğinizi kesinleştirir.

“Hayır” demeyi öğrenin, ZAMAN KAZANDIRICILAR Zamanın farkında olun: “ sadece 5 dakika”lar toplanınca bir sürü zaman eder. “Hayır” demeyi öğrenin, Son teslim tarihini öğrenin/ Son teslim tarihini belirleyin, Masanızı toplayın, Gravyer tekniği (Swiss Cheese Technique): Kızamık, Enerji Düzeyleri,

ZAMAN KAZANDIRICILAR-2 Kısa sohbetleri azaltın İşi havale edin, İşte veya iş dışında beklerken vaktinizi daha verimli kullanın, Tarihi geçmiş malzemeyi atmak için atık kağıt kutsunu düzenli olarak kullanın, Şimdi yapın: Bir şeyi ertelediğinizde, bu gecikmenin gerçek maliyetini düşünün,

ZAMAN KAZANDIRICILAR-3 İnsanlardan saatinde gelmelerini isteyin Gerçekçi günlük hedefler belirleyin Toplantılara katılıp katılmamanız gerektiğini sorun Düşünmek için zaman ayırın Bir seferde tek işle uğraşın Sorunları çözmek için aceleden kaçının – bu , sonunda daha çok zaman alabilir. Müdürünüzün boş olduğu zamanları belirleyin

TOPLANTILARDA YAPILMASI GEREKENLER Toplantı süresi mümkünse iki saatle sınırlanmalı; Toplantı odası çok önceden ayırtılmalı; Toplantıyla ilgili belgeler katılımcılara önceden verilmeli: Oturma düzeninin içeriğe uygun olması ve gerekli malzemelerin toplantıdan önce yerinde olması sağlanmalı; Toplantı sırasında aralıklarla gündeme işaret edilmeli; Toplantının sadece belli bir bölümüne katılacak kişiler varsa, onların gündemin ilgili maddesinde hazır bulunmaları sağlanmalı;

TOPLANTILARDA YAPILMAMASI GEREKENLER Toplantıya katılanların sayısı mümkünse l0’u aşmamalı; Gecikenler nedeniyle toplantı geç başlatılmamalı; Haklı bir gerekçe olmadıkça gündem maddeleri öngörülenden daha uzun süre tartışılmamalı; Aynı anda birden fazla kişi konuşmamalı; Katılanlar gündemin dışına çıkmamalı Gerektiğinde "Bu toplantıyı niçin yapıyoruz" sorusunu sormaktan çekinilmemeli; Toplantının, belirtilen amaç için en uygun araç olup olmadığını düşünmekten kaçınılmamalıdır.

Şenel Karaman Psikolog