VERİMLİ BİR TOPLANTI NASIL YAPILIR (İNTERAKSİYON TOPLANTI) Michael Doyle ve David Straus ‘un Nesil yayınları arasından çıkan aynı adlı kitabından hazırlanmıştır.

TOPLANTILARIN ÖNEMİ Sürekli toplanan bir toplumuz. Dünyamız aralarında; Bir bilgi alışverişi yapmak, Çeşitli planlar hazırlamak, Sorunları çözmek, Eleştiride bulunmak, Dua ve ibadet etmek, Yeni bazı kararlara varmak, Önceden alınmış kararların eksikliklerini düzeltmek vs. amaçlarla bir araya gelen küçük guruplardan meydana gelmiştir.

NİÇİN TOPLANTI YAPARIZ İnsanlar çoğu ihtiyaçlarını gruplar içinde karşılayabilirler.Grup ve örgütlerin büyük çoğunluğunun toplantılar olmadan işlevlerini yerine getirmeleri oldukça zordur. İster beğenin, isterse beğenmeyin, sorunlarınızın bir çoğunu ancak kendi gurubunuz içinde yüz yüze yapacağınız görüşmelerle çözümleyebilirsiniz. Grubun üyelerine bilgi aktarmanın en iyi yolu budur. Grup içinde, yalnız başınıza aklınıza kolay kolay gelmeyen yeni seçenekler ve çözüm yolları ortaya çıkar. Bundan dolayı grup, sadece üyelerin matematiksel toplamından ibaret değildir.(3 Bir örneği) Etkisi; kişiyi çözüme dahil etmek, onun çözümü desteklemesi ve kabulü için en tesirli güvencedir.(Michael Doyle)

BİR TOPLANTI NE ZAMAN BAŞARILIDIR Başarıyı ölçmenin iki yolu vardır; 1.si; Toplantı sonunda nelerin elde edildiği a-Beklenen sonuca varıldı mı? b-Hangi meseleleri çözümlediniz? c-Grubunuz ne gibi kararlar aldı? d-Vardığınız çözüm yolları ve kararlarda yararlı bir yenilik var mı? e-Hedefe vardınız mı?(kazanç, hizmetlerin dağılımı, grubun varlığını devam ettirmesi, grup üyelerinin bekledikleri doyuma ulaşmaları..)

BAŞARIYI ÖLÇMENİN İKİNCİ YOLU; a-Toplantı nasıl bir gelişme gösterdi? b-Sorunlarınıza nasıl çözüm buldunuz? c-Kararlar nasıl alındı? d-Grup bir arada uyumlu çalışabildi mi? e-Katılımcılar arasında ne gibi izlenimler bıraktı? f-Her kes aktif olarak iştirak etti mi? Yoksa bir kişinin egemenliğinde mi geçti? g-Zevk alabildiniz mi? h-Katılımcılar fikirlerden esinlenerek ortak bir fikre varabildiler mi? ı- Toplantı sadece egoların çarpışması şeklinde mi cereyan etti?

ETKİ HALKALARININ GENİŞLEMESİ On-on beş kişinin yaptığı bir toplantı 300 kişinin nasıl çalışacaklarına olumlu veya olumsuz etki edebilir. Yapılan bir araştırmada verimsiz toplantıların her yıl 1000 işçi başına 800.000 dolar miktarında ekonomik kayba yol açtığı tespit edilmiştir (Reimer)

ORGANİZASYONLAR Tüm grup ve organizasyonlar (dolayısıyla yapılan toplantılar) ikiye ayrılır; -a) Hiyerarşik Teşkilat, -b) Yatay Teşkilat, Hiyerarşik kuruluşta sorumluluk ve son söz tek şahıstadır. (Müdür ile personeli, patron ile idareciler, baş müdür ile yardımcıları…) Yatay grupta ise; otorite ve karar verme sorumluluğu bir grup insana aittir.(meclisler,ticaret odaları, öğrenci konseyleri,okul aile birliği..

Niçin Bir Toplantının Sürekli Katılımcısısınız? 1- Bir kısmınız hiyerarşik kuruluşlarda toplantıları yönetir, 2- Bir kısmınız hiyerarşik kuruluşlara sadece katılır, 3- Bir kısmınız yatay kuruluşlarda toplantıları yönetir, 4- Bir kısmınız yatay kuruluşların üyeleri olup, karar almada sorumluluk yüklenmekle beraber, toplantıları idare etmekten sorumlu değillerdir. Siz bu dört sınıfın birden fazlasına dahil olabilirsiniz. Örneğin Hiyerarşide yönetici pozisyonunda iken, personelinizle ilgili toplantıda idareci iken, üst makam idarecilerinin toplantılarında katılımcı olabilirsiniz.

YÖNETİCİLERİN İKİ ROLÜ 1- Otorite ve İktidar 2- Proses (süreç/aşama) Eğer bir toplantıda İdareci;“Benim düşündüklerim böyle, sen ne düşünürsün? dediği zaman, ast’ını iki şekilde bağlamış olur; -a) Kendi düşüncemi mi ona söyleyeceğim? -b) Yoksa onun benden işitmek istediklerini mi? Birçoğu ikincisini tercih etmiştir. Yahut acaba yönetici, herkesten içten bir cevap mı bekliyor? Yoksa kendi düşüncelerinin onaylanmasını mı? Genellikle ikincisi yapılır.

YAPILMASI GEREKEN ŞEY Yönetici; kendi görüşlerini uygulama alanına koymakta ciddi bir tehlike bulunup bulunmadığını anlamak ve daha iyi çözümler varsa onları görmeli. Aksi taktirde, katılımcılara kendi görüşlerini söylemek ve geliştirmek imkanını vermemekle, kendisine yardımcı olacak doğru bilgilerden mahrum kalır. Yaptığı toplantıda personelindeki büyük icatçı potansiyeli bir araya getiremediğinden, kendisinin ve diğerlerinin zamanını boşa harcamış olur.

İYİ BİR TOPLANTIDA ARANAN 5 ŞART 1- Ortak bir (1) içerik üzerinde anlaşılmalı. 2-Ortak bir (2) yöntem izlenmeli 3-Konuşma akımından dengeli bir şekilde (3) sorumlu bir kişi bulunmalı 4-Katılanları, haksız kişisel (4) hücumlardan korumaktan sorumlu biri bulunmalı 5-Toplantının sonuna kadar, katılanların rol ve (5) sorumlulukları ayrı ayrı açıkça belirlenmeli. Kısacası; iyi bir toplantı için ayrıca iyi bir plan ve iyi bir liderliğe ihtiyaç vardır.

LİDERLİK NASIL OLACAK? Lider bir Trafik Polisi gibi olmalıdır: Bir kavşakta trafiğin sıkışık olmadığı durumlarda trafik Lambaları düzeni sağlamak için yeterlidir. Dört bir yönden gelen trafiğin yoğun olduğu hallerde ise, araba kullanmak ve hareket zamanlaması büyük hüner gerektirdiği gibi, kaza yapma ihtimali de artar. Yoğun bir kavşakta bir polis memurunun bulunması sürücülere emniyet kazandırır, onları gereksiz gerginlikten kurtarır. Aynı hal toplantı içinde geçerlidir: Eğer toplantılarda herkesin dinlenildiğini, söylediklerinden dolayı hücuma uğramadıklarını, kişilerin konuşmaya katılma arzularını rahatça belirtebileceklerini görürseniz, gereksiz gerginliklerden kurtulursunuz.

HER TOPLANTIYA BİR TRAFİK POLİSİ Trafik misaline dönecek olursak: kavşakta bulunan trafik polisi bazı yollardan gelenlere geçiş izni verip, diğerlerini isteyerek bekletirse sadece trafik akışına engel olmakla kalmayacak, aynı zamanda sabrı tükenen sürücülerin hücumuyla da karşılaşacaktır. Bir toplantı başkanı da sadece belli kimselere konuşma hakkı tanır ve diğerlerine hep engel olursa, diğerlerinin haklarının tersine olarak belli bir grubu istediği yönde idare edebilir.

Neden Toplantıları idareci yönetemez! Liderin görüşü dışında bir görüş açıklamaktan çekinen bir gruba objektif olarak liderlik etmek mümkün değildir. Gruba sözle tesir etmekten kaçınsa da hal ve hareketleri onları etkilediğini ve amirin görüşü dışına çıkmamaya çaba harcadıklarını görürsünüz. Birinin liderin görüşünü onaylaması, liderin duyduğu hoşnutluk gözlerinden de okunabilir. Böylece gerçekçi bir karara varmakta liderlik etmek yerine, kendi görüşünün savaşını vermek durumunda kalır.

İDARECİ YERİNE ARACI ARACI NASIL ÇALIŞIR ? Aracı Toplantıyı yürütür, gruba hizmet eder.Tarafsız kalır. Sorunu en etkili metotlarla en kısa zamanda çözmeye çalışır. Katılanlara eşit fırsat tanır. İdareci de karar verici olarak toplantılara katılır. Kendi görüşlerinin savunmasını yapar. Hiçbir şekilde diğerlerine zorlamada bulunmaz. Yetki ve sorumluluğunu da bir kenara bırakmaz.

İNTERAKSİYON TOPLANTI (Bir Okul Aile Birliği Toplantısı) 1) Önce bir Aracı(T.Polisi) ile birlikte (2) kayıt tutucu seçilir. Başkan (Lider) da Grup üyeleri arasında yerini alır. ve (3) Aracı toplantıda takip ettiği kuralları sayarak toplantıyı açar. Ve toplantının ana konusunu belirlemek üzere (4) sözü başkana verir: Bşk: Okul müdürümüz bir başka top. katılmak zorunda kaldığından, bizden bu toplantıda okulumuzun sorunlarının bir listesini çıkarmamızı rica etti. Sanırım bu listeyi önümüzdeki ders yılı için esas tutacaktır. Evvela gündemle ilgili (5) ortak sorunların tespit edilmesi için, herkesin ilk akla gelen sorunu söylemesini ister. (6) Diğerlerinin görüşlerinin değerlendirilmemesini sağlar. Sorun söylenirken (7) birbirlerine cevap vermemelerini ister. Herkes ilk akla gelen sorunu söyledikten sonra grup olarak (8) sıralama yapılır.Sıralama yapılan (9) konuların isimsiz olarak yer almasına itina gösterir. Sorunlar tek tek tartışılırken (10) çözüm fikirleri, öneri listeleri düzenli kaydedilir. Alınan kararlar artık (11) grup kararı olarak çıkmış olur.

İNTERAKSİYON METODUNDAKİ DÖRT ANA ROL 1-ARACI 1* Grubun tarafsız bir hizmetçisidir. 2* Kendisi ortaya görüş atmaz, başkalarının görüşlerini de değerlendirmez, 3* Grup enerjisini ortak bir noktada birleştirir, 4* Değişik metod ve usuller tavsiye eder, 5* Kişileri ve fikirlerini hücumdan korur, 6* Katılmayı teşvik eder, 7* Gruba kazanç/kazanç çözümlerine varmakta yardımcı olur, 8* Toplantı öncesi ve sonrası lojistiğini temin eder. 9* Rehberlik, trafik polisliği ve toplantı şoförlüğü görevlerini bir arada yürütür.

ÖZEL TEKNİKLER 1* Rolünüzü iyice açıklayın. 2* Başlamadan önce ortak bir problem ve usul üzerinde anlaşma sağlayın. 3* Grup üyelerinin sorularını onlara geri sorun. 4* Müspet davranın katılanlara iltifat edin. 5* Çok konuşmaktan kaçının. 6* Kayıt tutucuya yardımcı olun. 7* Hatta yapmak korkusuna kapılmayın. 8* Grubun eğitilmesine yardımcı olun.

2-KAYIT TUTUCU (İyi Kayıt Yapmak İçin) 1- Kilit kelimelere dikkat edin 2- Ana fikri yakalamaya çalışın 3- Söylenen her kelimeyi yazmayın 4- Yazınız açık seçik olsun 5- Yazım hatası yapmaktan korkmayın 6- Kelimeleri kısaltın 7- Yıldız, ok, rakam gibi yardımcı şekiller kullanın 8- Bütün kağıtları numaralayın 9- Renkli kalem kullanın 10- Yanılabileceğinizi kabul edin

3-GRUP ÜYESİ Toplantıya aktif katılan herkese denir. Toplantı yöntemine ait önerilerde bulunurlar. Aracının önerilerini reddedebilirler. Görüşlerinin doğru kaydedilmesini sağlarlar. Birbirlerinin görüşlerine cevap vermezler. Sadece kendi görüş ve fikirlerini söylerler. Olumsuz hareketten kaçınmalıdır. Hep aynı yerde oturmamalıdır. Olumsuz bir fikri eleştirmeden önce beğenilen yönünü önce söyleyerek, sonra eleştirisini ileri sürmelidir.

4-İDARECİ/BAŞKAN İdareci toplantıyı açar. İdareci toplantıyı direkt idare etmez. İdareci sadece aktif bir katılımcıdır. Diğer grup üyeleri gibi kendi görüşlerini söyler.

TRAFİK NASIL DÜZENLENİR Aracının görevi konuşmak isteyenlerin konu dışına çıkmalarına engel olmaktır. Sorunlu şahısların kurala uymasını sağlamaktır. a-Geç gelenler, b-Erken ayrılanlar, c-Bozuk plaklar, d-Şüpheci kişiler, d-Kafa sallayanlar, e-Başka şeylerle meşgul olanlar, f-Fısıldayıcılar,

g- Müdaheleciler, h- Fazla meşgul olanlar, ı- Başkasının sözlerini kesenler, i- Göze girmeye çalışanlar Not: Aracı interaksiyon metodunu iyi işleyebilmesi için tarafsız olması şarttır.

İYİ BİR TOPLANTI İÇİN NELER YAPILMALIDIR 1-İyi bir gündemin belirlenmesi. 2-Bir gün önceden katılımcılara duyurulması. 3-Kimlerin katılacağı. 4-Nerede yapılacağı. 5-Ne zaman yapılacağı. 6- Toplantı yerinin hazırlanması 7- Her türlü malzemenin önceden tedarik edilmesi (Projeksiyon, kağıt, kalem, içecek…vs) 8- Konuşulanların Kayıt Tutucu tarafından düzgün kaydedilmesi. Not: tüm bu hazırlık çalışmaları Aracının görevidir.

Kişiyi bir sorunun çözümü işlemine dahil etmek, onun çözümü desteklemesi ve kabulü için en tesirli güvencedir.