2014 SAYIM VE YILSONU İŞLEMLERİ

Öncelikle yılsonu işlemlerine başlamadan tamamlanması gereken kayıttan düşme, tüketime verme vs. gibi işlemlerin tamamlanması gerekmektedir. Bekleyen işlemleri tamamladıktan sonra yılsonu işlemlerine başlıyoruz:

1.KBS Taşınır Kayıt Kontrol Sistemine giriş yapıyoruz

2.Sisteme giriş yaptıktan sonra sol menüden “Taşınır Raporlar” seçiyoruz.

3. “Taşınır Raporlar” alt menüsünden “Taşınır Raporlar” ına giriyoruz.

4.Rapor seçimi alanından “13 NOLU ÖRNEK-SAYIM DÖKÜM CETVELİ” ni seçiyoruz.

5-6. “13 Nolu Örnek-Sayım Döküm Cetveli” seçtikten sonra aşağıdaki resimdeki gibi ilgili alanları doldurup “Rapor” butonuna basıyoruz.

7.Açılan “TAŞINIR SAYIM DÖKÜM CETVELİ” ni bir nüsha olarak yazdırıyoruz.

Sistemden aldığımız “Taşınır Sayım Döküm Cetveli” ile okul ve kurumdaki malzemeleri oluşturduğumuz Sayım Komisyonuyla beraber sayıp eksik veya fazla malzemeleri tespit ediyoruz. Sayım Komisyonu ile malzemeleri saydık, sistemde kayıtlı malzemeler tamamsa yıl sonu işlemlerine devam ediyoruz. Eğer sistemde kayıtlı malzemeler eksik veya fazla ise İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Enis Özen ile iletişim kurunuz. Biz burada sistemde kayıtlı malzemeleri tam varsayarak yıl sonu işlemlerine devam ediyoruz. NOT: 2012 ve 2013 yılı sisteme geçiş süreci sayılarak sadece hesapların tutması için çalışmalar yapılmış ve malzemelerin peşine düşülmemişti. Artık sisteme geçiş süreci tamamlanmış ve bakanlığımızla yapılan görüşmeler sonucu 2014 yılı sonrası malzemelerinde takibinin yapılacağı ve sistemde kayıtlı olup gerçekte olmayan malzemelerin hesabının sorulacağı anlaşılmıştır. Bu yüzden kesinlikle sistemde kayıtlı malzemeler tam değilse bunu düzeltene kadar yıl sonu işlemlerine devam etmiyoruz.

8. Sayım işlemi tamamladıktan sonra tekrar sisteme giriş yapıp “Sayım ve Yıl Sonu İşlemleri” alt menüsünden “Sayım Tutanağı Oluştur” u seçiyoruz.

9. Açılan “Yıl Sonu Sayım Tutanağı” ekranından sistemde birden fazla ambarımız varsa ambar seçimi her ambar için ayrı ayrı sayım tutanağı oluşturuyoruz.

10. Ambar seçimi yaptıktan sonra sayım döküm cetveli ile saydığımız sistemdeki malzemeler tamamsa “Sayım Mik. Oto. Tamamla” butonuna basarak sistemin sayımı otomatik olarak yapmasın sağlıyoruz.

11-12.Sistem sayımı otomatik tamamladıktan sonra “Kaydet” butonuna basıp “Tamam” diyerek kaydet işlemini devam ediyoruz.

13.Sistem bizden sayım tutanağını kayıt etmek için onay isteyecek “Evet” diyerek kayıt işlemini tamamlıyoruz.

14-15. Kayıt işlemini tamamladıktan sonra “SAYIM TUTANAĞI SONLANDIR” butonuna basıp “Tamam” diyerek sayım tutanağını oluşturuyoruz.

16-17.Oluşturduğumuz Sayım Tutanağını “Sayım ve Yıl Sonu İşlemleri” alt menüsünden “Sayım Tutanağı Listesi” menüsüne girip “Sayım Tutanak Raporu” ile çıktı alıyoruz.

18.Çıktısını aldığımız sayım tutanağı listesi imzalayarak kurum dosyamızda saklıyoruz.

19.Sayım Tutanağı oluşturup dosyaladıktan sonra tekrar sistemden “Taşınır Raporlar” menüsüne giriyoruz.

20. “Taşınır Raporlar” alt menüsünden “Taşınır Raporlar” ını seçiyoruz.

21.Rapor Seçimi alanından “14 NOLU ÖRNEK-TAŞINIR YÖNETİM HESABI CETVELİ(KÜTÜPHANE/MÜZE)” ni seçiyoruz.

22-23. “14 Nolu Örnek-Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli(Kütüphane/Müze)” seçtikten sonra aşağıdaki resimdeki gibi ilgili alanları doldurup “Rapor” butonuna basıyoruz.

24.Açılan “14 Nolu Örnek-Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli(Kütüphane/Müze)” ni 2 Nüsha olarak yazdırıyoruz.

Sistemden alınan “14 Nolu Örnek-Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli(Kütüphane/Müze)” ni 2 nüsha olarak imzalayıp İlk ve Ortaokullarımızın Harcama Yetkilisi İlçe Milli Eğitim Müdürlüğümüz olduğundan en geç 22/12/2014 tarihine kadar müdürlüğümüz Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Enis ÖZEN’e teslim etmeniz gerekmektedir. Tüm Okullarımız cetvelleri teslim ettikten sonra toplu halde imzaya sunulan cetveller imzalandıktan sonra okullarımız ile iletişime geçilerek mal müdürlüğü ile hesap denklikleri sağlanması hususunda çalışmalar yapılacaktır. Hesaplarını kuruşu kuruşuna tuttuyan kurumlarımız mal müdürlüğüne imzalattıkları cetvellerin bir nüshasını müdürlüğümüze teslim edeceklerdir. Liselerimizde hesap denkliklerini sağlandıktan sonra malmüdürü onaylı cetvellerin bir nüshasını müdürlüğümüze teslim edeceklerdir. NOT: Burada önemli olan Hesapların Kuruşu kuruşuna tutturmaktır. Her türlü işlem İçin Müdürlüğümüz Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Enis ÖZEN ile iletişim kurabilirsiniz.

25-26-27. Mal müdürlüğü ile hesap denklikleri yapıp hesapları kuruşu kuruşuna tutturduktan sonra Müdürlüğümüz tarafından bildirilen tarihte sisteme tekrar girilerek “Sayım ve Yıl Sonu İşlemleri” alt menüsünden “Yıl Sonu İşlemlerini Bitir” i seçerek açılan ekranda “2014 YIL SONU İŞLEMLERİNİ BİTİR” butonu ile 2014 yılını sorunsuz bir şekilde bitiriyoruz.