KÜTÜPHANELERDE BÜTÇE YÖNETİMİ KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

KÜTÜPHANELERDE BÜTÇE YÖNETİMİ Bütçe yönetimi ve önemi Kütüphane gelir ve giderleri Bütçe ve bütçeleme tipleri Bütçe yönetiminin aşamaları Sonuç KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİ NEDİR? BÜTÇE YÖNETİMİNİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER Kütüphanelerde bütçe yönetimini etkileyen faktörler a. İç faktörler: organizasyonun yapısı, amacı, personel b. Dış faktörler: Kütüphanenin bağlı bulunduğu birimin istekleri, politik, hukuki, ekonomik, sosyal ve teknolojik sınırlamalar KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

KÜTÜPHANE GELİR VE GİDERLERİ Kütüphane gelir kaynakları: a. Bağlı bulunulan kurumdan elde edilen kaynaklar b. Bağışlar c. Kütüphane hizmetlerinden elde edilen gelirler KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

KÜTÜPHANE GELİR VE GİDERLERİ Kütüphane giderleri: a. Materyaller b. Ekipman c. Dış hizmet kullanımı d. Kırtasiye e. Personel f. Genel Masraflar KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE VE BÜTÇELEME TİPLERİ Kapital Bütçe İşletim Bütçesi: Toptan Kalem Program Performans Sıfır tabanlı Formül PPBS (Planlama, programlama, bütçeleme sistemi) Nakit Bütçesi KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI Planlama & Programlama Raporlama & Değerlendirme Bütçeleme İşletim & Ölçüm Bütçe Sunumu KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI Planlama ve Programlama Plan ve programların belirlenmesi Amaçlar geliştirmek Hedefler belirlemek KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI Hedefleri belirlememizde etkin olan faktörler 1. Yönetim organı tarafından belirlenen hedefler 2. Kullanıcı kitlesi ihtiyaçlarının değerlendirilmesi 3. Otoriteler tarafından belirlenen standartlar 4. Hükümet kuruluşlarınca geliştirilen standartlar KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI Kütüphane yönetiminin hedefleri belirlerken sorması gereken sorular: 1. Kütüphane gelecekte hangi yeni hizmetleri sunmaya devam edecek? 2. Hangi yeni hizmetleri vermeyi düşünüyoruz? 3. Şu anki kullanıcılardan hangilerine gelecekte de hizmet vermeyi düşünüyoruz? 4. İleride hangi yeni gruplara hizmet vermek istiyoruz? 5. Toplumda hangi yeni değişiklikler hizmetlerimizi ve kullanıcılarımızı etkileyecek? KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI Bütçeleme Önceliklerin tanımlanması Geçmiş veriler ve gelecekteki ihtiyaçların analizi Hedefler için fon miktarları belirlemek KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI Kütüphane bütçesinin hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken başlıca ilkeler Doğru bilgiler toplamak ve gerçek olaylara dayanmak Üst yönetimin desteği İyi bir organizasyonun kurulması Yeterli muhasebe sisteminin kurulması Esneklik KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI Bütçe süreci Bir bütçe talebi geliştirilmesi Bütçe talebinin gerekli onaylama organına sunulması İhtiyaç halinde bütçe talebinin tekrar gözden geçirilmesi Onaydan geçen bütçeyi uygulamak Bütçeyi kullanmak yoluyla harcamaları kontrol etmek Bütün bu işlemlerin sırasını ve şeklini gösteren bir bütçe takvimi ve yönergesi hazırlamak faydalı olacaktır. KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI Bütçe Sunumu Temel amaç Kütüphanenin ihtiyaçlarını belirmek ve etkinliğini kanıtlamaktır. Sunum ile gerçekleştirilmek istenen amaç bütçeyi kontrol edenleri, sonuçların olabilirliği ve amaçların kabul edilebilirliği hakkında ikna etmektir. KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI Bütçe Sunum Toplantısında; Zihinsel ve fiziksel olarak hazır olunmalıdır Toplantıda kim, ne, nerede, niçin, ne zaman ve nasıl sorularına cevap bulunması gerekir KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI İşletim ve Ölçüm Bu aşamada kütüphane yönetici; Operasyonları denetler Kaynakların kullanılmasını sağlar Gerekli alışverişlerin yapılması ve hizmetlerin sunulmasıyla ilgili kayıtları tutar. Tutulan kayıtlar; Dolaşım, cevaplanan referans soruları, yapılan çevrim-içi taramalar, katılınılan programlar, satın alınan kitaplar, malzeme alıma harcanan para, hizmet verilmesine harcanan para KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI Raporlama ve Değerlendirme Faaliyetlerin nasıl yürüdüğüne yönelik her sorumluluk düzeyine hitap eden raporlar hazırlanılmalıdır Raporlama sistemi organizasyonun diğer birimleri ile uyumlu olmalıdır KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

Sonuç ve öneriler SONUÇ VE ÖNERİLER Bütçe yönetimi döngüsel bir süreç takip eder Bütçe yönetim döngüsüne gelen devamlı bilgi akışının anlaşılması kütüphaneci ve yöneticilerin işletme dönemindeki tüm evrelerin önemi ve bütünle ilişkilerini anlamada yardımcı olur Kütüphanenin hedef ve amaçları doğrultusunda eski bilgilerin analizi, mevcut bilgilerin toplanması, finansal ve yönetim raporlarının değerlendirilmesi yapılmalıdır Kütüphanede ki sorumluluk alanları iyi tanımlanarak, her yöneticinin kontrolü altındaki alanlarda planlama ve bütçeleme işlemlerine katkı yapması sağlanmalıdır KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

Sonuç ve öneriler SONUÇ VE ÖNERİLER Geniş anlamda bütçe işlemlerinde kütüphaneyi ön plana çıkarabilmek, kütüphaneyi kullanıcılara ve yönetime iyi pazarlayabilmeye bağlıdır. Bu pazarlama bir anlık değil bütün bir yılı ilgilendiren bir süreçtir. Sonuç olarak bütçe sürecini sadece yıl sonunda yerine getirilen bir formaliteden ziyade, yıl boyunca elde edilecek verilerle desteklenerek daha sağlıklı olarak yapılacağı gerçeği karşımıza çıkmaktadır. Bütçe süreci yıl içine dağıtılarak adeta yaşayan bir organizma hüviyetine kavuşturlmalıdır. Bu kütüphanenin ve dolayısıyle bağlı bulunulan kurumun amacına ulaşmasında son derece faydalı olacaktır. KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi