Zaman Yönetimi AİLE HEKİMLİĞİ A.D As.Dr. Seçil Menekşe Aslan

ZAMAN YÖNETİMİ 24SAAT, 1440 DAKİKA, 86400 SANİYELİK GÜNLÜK OLARAK BİZE VERİLEN 24SAAT, 1440 DAKİKA, 86400 SANİYELİK SÜREYİ, YAŞAMIMIZA KATKI SAĞLAYACAK BİÇİMDE KULLANMAKTIR

Amaç – Hedefler Bu dersin sonunda katılımcıların etkili zaman yönetimi prensipleri hakkında bilgi sahibi olmaları amaçlanmaktadır. Hedefler Etkili zaman yönetiminin en az 10 prensibini belirtebilmeli Hedefleri belirlemede SMART akronimini açıklayabilmeli Önemli-Acil (importance – urgency) matrisini açıklayabilmeli Zamanını planlamanın önemini savunmalı / 26

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİNİN PRENSİPLERİ / 26

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİNİN PRENSİPLERİ-1 Zamanın öneminin farkına varın Sonu düşünerek başlayın Açık hedefler belirleyin Bir “iş listesi” oluşturun Küçük kağıt parçaları kullanmak yerine haftanın tamamını gösteren bir ajanda kullanın İş listenizi uygun bir yere asın Önemli-Acil önceliğini belirleyin Pareto kuralını kullanın (80 – 20) / 26

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİNİN PRENSİPLERİ-2 Çalışmaya yeterince zaman ayırın Tercih ettiğiniz öğrenme tarzınızı belirleyin Her defasında bir işe odaklanın Rutinler oluşturun Zaman blokları halinde çalışın Tutarlı ve devamlı çalışın Esnek olun Biyolojik ritminizi dikkate alın / 26

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİNİN PRENSİPLERİ-3 Hayır demesini öğrenin Çalışmaktan yorulduğunuzda başka bir iş yaparak dinlenin Düşün ve plan yap / 26

1. Zamanın öneminin farkına varın Hayatınızı seviyorsanız zamanınızı boşa harcamayınız, çünkü zaman hayatın kendisidir  Benjamin Franklin Yaptığınız işin en iyisini, bir de zamanında yapın, o vakit dağ başında bile olsanız insanlar sizi bulur  Thomas Brown / 26

2. Sonu düşünerek başlayın Ulaşılmak istenen hedef tam olarak düşünüldükten sonra, girişimde bulunmak demektir. Bu sayede hedefe yönelik süreçte ilerlerken, kişi yaptıklarının kendini ne oranda hedefe yaklaştırdığını sınama imkânını sürekli olarak elinde bulundurur.. Böylece hayatınız için en önemli şeyin ne olduğunu bulabilirsiniz Bu bilgiyi kullanarak günlük yaşantınızı planlayın; en anlamlı hedeflerinizi öne alın. / 26

Sonunu düşünerek işe başlamak için yapılacak her şeyin iki defa yaratılması gerekir. Bu durumda gerçekleştirilmek istenenler, öncelikle zihinde bir kez yaratılır ve daha sonra eyleme geçirilerek fiili olarak ikinci kez yaratılır / 26

. İnsanlar, zihinde veya kâğıt üzerinde gerçekleşen bu ilk yaratmanın sorumluluğunu üstlenmedikleri takdirde, yaşamları başkalarının istekleri, programları veya baskıları altında şekillenmektedir. / 26

3. Açık hedefler belirleyin(SMART) Specific (spesifik) Measurable (ölçülebilir) Attainable (ulaşılabilir) Realistic (gerçekçi) Time limited (zamana bağımlı) / 26

SMART metodunu detaylandıracak olursak: Specific: Hedefinizin belirliliği olmalı. 2013 yılında daha çok çalışacağım demek yerine ‘haftada toplam 20 saat ders çalışacağım’ demek daha hedef odaklı bir yaklaşım olur. / 26

Measurable: Ölçülebilirlik Measurable: Ölçülebilirlik. Ölçülemeyen hiçbir şey geliştirilemez sözü burada geçerli. Hedeflerinizi ölçülebilir şekilde hazırlayın. Her ay makale okuyacağım yerine her ay düzenli olarak gittiğim rotasyon klinikleriyle alakalı 4 makale okuyacağım daha doğru bir yaklaşım olur. / 26

Attainable: Ulaşılabilir hedefler koyun. Realistic: Gerçekçi hedefler koyun. Pediatri stajım boyunca bir pediatri uzmanı kadar bilgi sahibi olurum demek yerine bir aile hekimi uzmanı olarak hastamı yönlendirebilecek kadar pediatri bilgim olur demek daha gerçekçi ve ulaşılabilir bir hedef olur. / 26

Time: Hedeflerinize zaman koyun ve bu zamanlamaların ulaşılabilir olmasına özen gösterin. Bu yıl YDS sınavı için çalışacağım yerine 2013 Ekim YDS sınavına hazır olacak şekilde İngilizce çalışmalıyım cümlesi hedefe daha iyi hedefe kilitlenmemizi sağlar. / 26

Aynı anda kaç hedef? Aynı anda 5-6 hedef Her hedefin birden fazla görev yapmanızı gerektirecek şekilde olduğunu gözönünde bulundurarak karar verilmelidir. / 26

/ 26

4. Bir “iş listesi” oluşturun / 26

6. İş listenizi uygun bir yere asın Çalışma masanız Buzdolabı Tuvalet kapısı Kitabınızın kapağı Microsoft Outlook El bilgisayarı (PDA) … / 26

5. Küçük kağıt parçaları kullanmayın / 26

Haftanın tamamını gösteren bir ajanda kullanın / 26

7. Önemli-Acil önceliğini belirleyin / 26

ÖNEM ve ACİLİYET Planlama çalışmaları Belli bir sürede tamamlanması gereken projeler, Krizlerin çözülmesi, Çözüm bekleyen sorunlar, Toplantılar, Hazırlıklar. ÖNEMLİ Amaçsız telefon görüşmeleri ve ziyaretler Bazı raporlar Hemen yapılması gereken bazı işler Boş işler Kaçış faaliyetleri İlgisiz yazışmalar Aşırı TV. Izleme İnternette gezinme ÖNEMSİZ ACİL DEĞİL ACİL

8. Pareto kuralını kullanın (80 – 20) Sorunların ilk birkaçı (genelde 6) problemin %80’inden sorumludur / 26

Pareto Kuralı Pareto Kuralı İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilmiştir. 80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto Kuralı “hayatımızdaki sonuçların %80’inin zamanımızın %20’sinde gerçekleştiği, kalan %20’nin ise zamanımızın %80’inde gerçekleştiği” teorisine dayanmaktadır. / 26

9. Çalışmaya yeterince zaman ayırın Çalışmaya ne kadar zaman ayırmalısınız? / 26

10. Tercih ettiğiniz öğrenme tarzınızı belirleyin Aktif/reflektif Duyuşsal/Sezgisel Görsel/Sözel Parça parça/Bütüncül / 26

11. Her defasında bir işe odaklanın / 26

12. Rutinler oluşturun Her gün uyguladığınız bir planınız olsun Örn: Yatmadan önce okumak Sabah 7’de kalkmak / 26

13. Zaman blokları halinde çalışın Her derse ayrı zaman ayırın 1-2 saatlik bloklar halinde çalışın Daha sonra kısa bir ara verin veya konuyu değiştirin / 26

14. Tutarlı ve devamlı çalışın Kaplumbağa ve tavşan hikayesini hatırlayın “İyiliğin az da olsa devamlı olanı makbuldür!” / 26

15. Esnek olun Dersinizin bölünmesine hazırlıklı olun Daha fazla zamanı öncelikli hedeflere ayırın Kendinizi sorgulayın ve hedeflerinize odaklanın / 26

16. Biyolojik ritminizi dikkate alın Tipik enerji siklusu %100 En üretken zaman O 8:00 Öğle 17:00 Hangi saatlerde en verimli çalıştığınızı bulun Sabahları mı? Gece kuşu musunuz? Öğleden sonra mı daha verimlisiniz? / 26

17. Hayır demesini öğrenin Hayır diyebilmelisiniz Her şeyi yapamazsınız Yapamayacağınız işlere girmeyin Çalışma planınıza sadık kalın Kendinizi ödüllendirin / 26

18. Çalışmaktan yorulduğunuzda başka bir iş yaparak dinlenin “bir işte yorul, bir başka işte dinlen…” / 26

19. Düşün ve plan yap Planlama ve yansıtma için zaman ayırın Sizin için uygun olan bir organizasyon yapın / 26

HEKİMLİKTE ZAMAN YÖNETİMİ Uzman hekimler en iyi şekilde sağlık hizmeti sunabilmek,kendilerini geliştirmek,güncel gelişmeleri takip edebilmek ve asistan eğitimine katkıda bulunabilmek için zamanı iyi kullanmak zorundadır. GÖRPELİOĞLU 2004

Uzman aile hekimlerinin hedef leri belirlerken etkili olan faktörler: kariyer beklentileri, iş ve mesleki doyumu, çalışma koşulları, sosyal aktivite ve imkanları etkili olmaktadır.

Uzman hekimlerinin zamanı verimli kullanmasını etkileyen faktörler Deneyim:deneyimle işleri zamanında bitirme arasında pozitif korelasyon vardır. Astlara yetki verip kendi işleriyle birlikte eğitim ve araştırma hizmetlerine zaman ayırabilme arasında pozitif ilişki sadece erkek uzman doktorlarda anlamlı bulunmuş . Toplantı tarihlerinin başlama ve bitiş saatlerinin önceden belirlenmesi ile etkili zaman yönetimi arasında anlamlı ilişki vardır.

Uzman hekimlerinin zamanı verimli kullanmasını etkileyen faktörler Cinsiyet ile işi zamanında bitirme ve gece geç saatlere kadar çalışma arasında anlamlı ilişki vardır. Medeni durumu evli olan ile işi zamanında bitirme ve gece geç saatlere kadar çalışma arasında anlamlı ilişki vardır. Manova sonuçlarına göre medeni durumu evli olan ile kademesi üst olan doktorun işi zamanında bitirme ve gece geç saatlere kadar çalışma değişkenleri arasında pozitif ilişki bulunmaktadır

Özet Etkili zaman yönetimi prensiplerini sayınız nin en az 10 prensibini belirtebilmeli Hedefleri belirlemede SMART akronimini açıklayınız Önemli-Acil (importance – urgency) matrisini açıklayınız / 26

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİNİN PRENSİPLERİ-1 Zamanın öneminin farkına varın Sonu düşünerek başlayın Açık hedefler belirleyin Bir “iş listesi” oluşturun Küçük kağıt parçaları kullanmak yerine haftanın tamamını gösteren bir ajanda kullanın İş listenizi uygun bir yere asın Önemli-Acil önceliğini belirleyin Pareto kuralını kullanın (80 – 20) / 26

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİNİN PRENSİPLERİ-2 Çalışmaya yeterince zaman ayırın Tercih ettiğiniz öğrenme tarzınızı belirleyin Her defasında bir işe odaklanın Rutinler oluşturun Zaman blokları halinde çalışın Tutarlı ve devamlı çalışın Esnek olun Biyolojik ritminizi dikkate alın / 26

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİNİN PRENSİPLERİ-3 Hayır demesini öğrenin Çalışmaktan yorulduğunuzda başka bir iş yaparak dinlenin Düşün ve plan yap / 26

Açık hedefler belirleyin(SMART) Specific (spesifik) Measurable (ölçülebilir) Attainable (ulaşılabilir) Realistic (gerçekçi) Time limited (zamana bağımlı) / 26

ÖNEM ve ACİLİYET Bu işler acil olmamasına rağmen, onları ertelemeye çalışmamalıyız Bu işleri yapmak için yeterli vakti mutlaka ayırmalıyız ÖNEMLİ Bu tür işlere ve durumlara düşmekten özel çaba harcamalıyız Bu karedeki işlere lüzumundan fazla vakit harcamamalıyız ÖNEMSİZ ACİL DEĞİL ACİL

TEŞEKKÜRLER… / 26

KAYNAKLAR: Zaman Yönetimi Zekeriya Aktürk, Prof. Dr. Atatürk Üniversitesi Tıp Fakültesi 1.SINIF DERS NOTLARI . AKADEMİK BAKIŞ Uluslararası Hakemli Sosyal Bilimler Dergisi ISSN:1694-528X Sayı: 29 MART - NİSAN 2012 Makale No: 25 AİLE HEKİMLERİNİN ZAMAN YÖNETİMİ VE İŞ PERFORMASININ UYGULAMALARI OLARAK İNCELENMESİ Murat KORKMAZ Güran YAHYAOĞLU Deniz ÇALIŞKAN AKADEMİK BAKIŞ Uluslararası Hakemli Sosyal Bilimler Dergisi Sayı:28 ocak şubat 2012 Eğitim ve araştırma hastanelerinde çalışan uzman doktorların zaman yönetimi Murat KORKMAZ Güran YAHYAOĞLU Deniz ÇALIŞKAN

Mesai sonrası eve ulaşmış bayan doktor… / 26