TAPU VE KADASTRO XIV. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ KIRKLARELİ Jhjhjhjh SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ

KIRKLARELİ İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU Takım Lideri: Vehbi Metin MERCİMEK Takım Raportörü: Mehmet ATA

Takım Üyeleri A.Nazan Ensari Kırklareli Kadastro Önder Alan Kırklareli Tapu Betül GÜRDAL Kırklareli Tapu Zafer TURGAN Lüleburgaz Tapu Emre ALTUNOK Lüleburgaz Tapu Hayrullah ÖZDEMİR Babaeski Tapu Emel ÖZTÜRK Babaeski Tapu Neslihan ÖZDEMİRCİ Vize Tapu Yasemin ÖZDEMİR Vize Tapu Behiye Sibel BAYBAŞ Demirköy Tapu Gülten TANDOĞAN Demirköy Tapu Emrullah AYDIN Pehlivanköy Tapu Nuriye Çiğdem ORMANCI Pehlivanköy Tapu

ÇALIŞMANIN KONUSU : PERSONELİN MOTİVASYONU VE KURUMA BAKIŞ AÇILARI İLE MOTİVASYONU OLUMSUZ ETKİLEYEN UNSURLAR VE ÇÖZÜM ÖNERİLERİ Çalışmanın Başlama Tarihi : 03.01.2012 Çalışmanın Bitirildiği Tarih : 23.01.2012

KIRKLARELİ İLİ KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ EĞİTİM TAKIM ÇALIŞMASI 13.01.2012 günü Kırklareli Kadastro Müdürlüğünde Yapılan toplantıda öncelikli olarak tüm takım üyelerinin katılımıyla Grup Adının Kırklareli Takımı olarak belirlenmesinden sonra işyeri bazında problemler ve talepler, beyin jimnastiği yöntemi ile tespit edilerek oylamaya geçildi.Problem havuzunda 4 ve 5. sıradaki problemler aynı puan aldığından birlikte değerlendirildi.Böylece,Kırklareli Takımı olarak 127 puanla PERSONELDE EĞİTİM VE MOTİVASYON EKSİKLİĞİ probleminin sebepleri ve çözümleri üzerinde takım çalışması yapıldı.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ

13.01.2012 Günü Kırklareli Kadastro müdürlüğünde yapılan toplantı raporu

MOTİVASYON NEDİR ? Motivasyon, çalışanların performansını belirleyen unsurlardan biridir.Motivasyon düzeyi düşükse, iyi eğitim almış, işi için gerekli beceri ve kaynaklara sahip bir çalışandan bile yeterli verim almak mümkün değildir. Motivasyon “bir veya birden çok insanı, belirli bir yöne (gaye veya amaca) doğru devamlı şekilde harekete geçirmek için yapılan çabaların toplamıdır Tanımdan da anlaşılacağı üzere, motivasyonun özünde çalışanın performansını yükseltmek için uygun şart ve ortamların yaratılması yatar. Yaptığı işin önemi hakkında yeterince bilgi sahibi olan bir iş görenin motivasyonu daha yüksek olacaktır. Çünkü ne iş yaptığını bilir.Burda da işyerinde personel eğitiminin önemi ortaya çıkmaktadır.Eğitim bilgiyi, bilgi beceriyi ve kendine güveni,kendine güven ise motivasyonu sağlar.

PERSONEL EĞİTİMİ VE MOTİVASYONU PERSONELDE MOTİVASYON EKSİKLİĞİ NEDENLERİ: 1) Personelin Eğitimi ve çalışanların mesleklerine bakış açısı A) Personelin mesleğine bakış açısı B) Ücretlerin ve diğer mali hakların düşük olması C) İş yükünün fazla çalışan sayısının az olması D) Üst Yönetimin çalışanına yeterli ilgi göstermemesi E) Çalışanların sorumluluğunun emeklilik ve ölümden Sonra da devam etmesi F) ilk ataması yapılan personelin performansı G) Hazine sorumluluğu 2 )Emlakçılar ve aracıların kurum ve personel üzerinde olumsuz etkileri 3 )Kurumsal Yapı ve Mevzuattaki yetersizlikler 4) Motivasyon Eksikliğinde Kişisel Sorumluluğumuz

A- PERSONEL EĞİTİMİ ve PERSONELİN KURUMA BAKIŞ AÇISI; 1 A)—Çalışanların Mesleklerine bakış açısı : BUGÜN MESLEK SEÇİMİ YAPIYOR OLSAYDINIZ, TAPU MEMURLUĞUNU YİNE SEÇER MİYDİNİZ ? Çalışanların %82,8’inin bu soruya “hayır” yanıtı vermesi oldukça dikkat çekicidir. Çalışanlara göre bu olumsuzlukların temelinde şu hususlar yatmaktadır:

•1B- Ücretlerin ve diğer mali hakların düşük olması: Maaşlar diğer kurumlarla karşılaştırıldığında oldukça düşüktür. Özlük hakları daha iyi olan kurumlara geçiş çoğalmaktadır. •1C- İş yükünün fazla, çalışan sayısının az olması: Son yıllarda meydana gelen ekonomik canlanma ile birlikte,özellikle tapu müdürlüklerinde iş yükü hızla artmaktadır. Son 5 yılda tapu müdürlüklerinde yapılan işlem (yevmiye) sayısı %142 ve kişi başına düşen işlem sayısı da %99 artmış bulunmaktadır. Çalışanlar işlerin yoğunluğu nedeniyle mesai saatleri içerisinde işleri yetiştirememektedir.

1D-)Üst Yönetimin çalışanına yeterli ilgi göstermemesiı: Çalışanların büyük bir kısmı öteden beri Üst Yönetimlerin TKGM’ye sahip çıkmadıkları ve kurumu ihmal ettikleri inancındadırlar. Keza çalışanlara göre, kurum da çalışanına yeterince sahip çıkmamakta, kendilerinin haklarını savunmakta yetersiz kalmaktadır. 1E-) Çalışanların sorumluluğunun emeklilik ve ölümden sonra da devam etmesi ve mirasçılarına kadar uzanması (hazine sorumluluğu): Tapu işlemlerinde yapılan hatalardan dolayı bir mali sorumluluk söz konusu olduğunda, kurum, çalışanlarına rücu etmektedir. Bu sorumluluk silsile yoluyla çalışanların mirasçılarına da aktarılmaktadır. Bir çalışan çalıştığı süre içinde binlerle ifade edilebilecek sayıda işlem yapmaktadır. Yapılan işlemlerin mali değeri de oldukça yüksektir. Tüm işlemleri hatasız tamamlama zorunluluğu çalışanlarda stres oluşturmaktadır.Ayrıca,bir çok suça verilen cezaya zamanaşımı uygulanmakta iken Tapu İşlemlerinde böyle bir zamanaşımı olmaması çalışanlarda katillerden daha mı kötüyüz hissi uyandırmaktadır.

ÇÖZÜM ÖNERİSİ : Medeni Kanunun 1007 ÇÖZÜM ÖNERİSİ : Medeni Kanunun 1007. Maddesi için gerekli düzenlemenin yapılması, rücu durumunda işlemden sorumlu çalışanları maddi yönden koruyacak resmi fon,sandık vs kurulması

1F-) İlk Ataması yapılan Personelin performansı : Personel her ne kadar belirli okulların mezunları arasından seçilerek atanmakta ise de, ilk atanan personelin tapu ve kadastro mevzuatı konusunda yeterli bilgiye sahip olamamaktadır. Merkezde düzenlenen kısa (30 ila 45 gün arası) süreli ve uygulamadan uzak kurslar ile personel eğitimde eksik kalmaktadır. ÇÖZÜM ÖNERİSİ : Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesindeki bölümlerin diğer üniversitelerde de olması için girişimlerde bulunmalı ve sadece Ankara’da değil diğer Bölge Müdürlüğü bulunan İllerde de benzer eğitim imkanlarının oluşturulması.Diğer yandan TAKBİS programına mesleki eğitime yönelik ek programlar oluşturmak ya da bundan ayrı başka bir program faaliyete geçirmek.

2 ) EMLAKÇILAR VE ARACILARIN KURUM ve PERSONEL ÜZERİNDEKİ OLUMSUZ ETKİLERİ Yılda yaklaşık 20 milyon tapu işlemi yapılan bu sektörde, aracılık hizmetleri, büyük çoğunluğu meslek eğitimi almamış, etik anlayışı ve meslek disiplini bulunmayan aracı ve emlakçılar tarafından yerine getirilmektedir. Emlakçılar, tapu dairelerindeki işleri kendi istedikleri gibi gitmeyince, tapuda yolsuzluk yapıldığı iddiasında bulunabilmektedir. Emlakçılara yönelik denetimlerin yetersizliği bu hususlarda önemli bir rol oynamaktadır. Kurum dışı faaliyet gösteren bir kısım aracı ve emlakçılar, gerek işlerini gereği gibi yapmak isteyen kendi meslektaşları gerekse mevzuat çerçevesinde işlerini hazırlayan kurumumuz çalışanlarının motivasyonunu bozmaktadır. ÇÖZÜM ÖNERİSİ : TKGM’ye göre, bu sorunların aşılabilmesi bakımından, mali müşavirlerde olduğu gibi, yasal bir düzenleme yapılması son derece önemli bir husustur. Mali müşavirlerin maliye ve vergi daireleri karşısında sorumlu olması gibi, tapu hizmetlerinde aracılık işlevini gören kimselerin (emlakçı, iştakipçisi vb.) de kayıt altına alınması gerekmektedir. Bunun çözümü olarak halen TBMM’de bulunan emlak müşavirliği yasa tasarısının acilen meclisten geçmesi önerilmektedir. Bu taslağın kanunlaşması durumunda, emlakçıların kayıt ve denetim altına alınacağı, emlakçılık ve aracılık mesleğinin belirli bir disiplin ve standarda sokulacağı ve standartları sağlamayan ehliyetsiz kişilerin çalışmasının önünün alınacağı düşünülmektedir.

3 ) Kurumsal Yapı , Mevzuattaki Yetersizlikler ve Norm Kadro Hemen her ilçede en az bir tapu müdürlüğü bulunmaktadır. Personeli yetersiz kalan müdürlüklerde, geçici görevlendirmeler ile işler yürütülmeye çalışılmaktadır. Geçici görevle bu müdürlüklere giden personel, yolluk ve kalacak yer açısından sıkıntı çekmektedir. Geçici olduğu için de işleri sahiplenmemektedir. Personeli yetersiz olan müdürlüklerde müdür yardımcıları da işlem yapmaktadırlar. Böylece müdürlerin yönetim ve denetim fonksiyonların yerine getirebilmeleri mümkün değildir. Norm kadro uygulaması olmaması personel sayısında eşitsizlik yaratmaktadır. Diğer yandan TKGM, en fazla genelge çıkaran kurumlardan birisidir. Genelgelerin daha açıklayıcı ve çalışanlara uygulamada daha fazla yön verici şekilde hazırlanmasına özen gösterilmelidir ÇÖZÜM ÖNERİSİ : Geçici görevli personelden yeterli verim alınamamaktadır. Ayrıca Müdürlüklerde çalışanlar personel yetersizliğinden, kadrosunun gereğini yapamamaktadır. Bu problemler norm kadro uygulaması ile çözülebilir. Mevzuata ilişkin problemler ise Genel Müdürlüğümüzün problemleri çözme iradesi ortaya koymasıyla giderilebilecektir.

4) Motivasyon Eksikliğinde Kişisel Sorumluluğumuz Motivasyonu arttırmak için dışarıdan yapılan girişimler çoğu zaman yetersiz kalır. Motivasyonu olumsuz etkileyen olgu ve sebepleri kişisel ve çevresel sebepler olarak iki ana başlıkta irdeleyebiliriz.Kişisel faktörler, bedensel ve ruhsal durum. ruhsal enerjinin tükenmiş olması, yaptığı işi sevmeme, ağır iş yükü, zaman yönetiminde başarısız kalma, iş yerinde yaşanan anlaşmazlıklar, kötü bir yöneticiyle (takdir etmeyen, sürekli eleştiren,anlayışsız) ya da iş arkadaşlarıyla çalışıyor olma.

ÇÖZÜM ÖNERİSİ : Enerji kaynakları tespit edilmeli, ruhumuzu diri tutacak, sevdiğimiz ve eğlendiğimiz iş ve ortamlara vakit ayırmalıyız. Kendimizi kontrol etmeyi öğrenmeli hayatın güzel yanlarını görebilmeli ve ondan enerji elde etmeliyiz. Yaptığımız işi sevmeliyiz, bunun için işimizin gereklerini yapabilecek durumda olmalı kendimizi mesleki açıdan geliştirmeliyiz. İş yükümüzü hafifletmek için gereken tedbirleri almamız, bunun için üst yöneticilerden yardım talebinde bulunmalıyız. Zamanımızı iyi yönetmeliyiz, bunun için işlerimizin önceliklerini ve sırasını işleri en hızlı biçimde bitirecek şekilde planlamalı ve hobilerimize zaman ayırabilmeliyiz. İş yerinde yaşadığımız anlaşmazlıkların çözüm yollarını aramalıyız, üst yöneticilerden ya da başka yardımcılarla anlaşmazlığı çözmeliyiz. Kötü yönetici ya da iş arkadaşlarıyla çalışmak zorunda kalmak da motivasyonu olumsuz etkiler.Bunların getirdiği olumsuzlukları aşmak için yine üst yöneticilerle konuyu görüşmek gerekir yeterli olmuyorsa mümkün olduğunca irtibatı azaltmaya gayret etmeliyiz. Motivasyonu arttırmada aynı işyerinde veya meslekteki çalışanların toplantı ve gezi organize etmeleri yararlı olacaktır.

"Engeller, gözünüzü hedeften ayırdığınız zaman ortaya çıkan korkunç şeylerdir." Henry FORD

KIRKLARELİ’ DEN SEVGİLERLE...