5. Kamu Kalite Sempozyumu ODTÜ Kütüphanesi Performans Bütçeleme Projesi ve Toplam Kalite Çalışmaları Bülent Karasözen Ebru Gürbüz 5. Kamu Kalite Sempozyumu ODTÜ 9-10 Haziran 2004

Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kütüphanesi - Genel Bilgiler Basılı ve elektronik ortamdaki bilgi kaynaklarını sağlama ve hizmete sunma, Tüm üniversite ve araştırma kütüphanelerinin üye olduğu, ortak elektronik kaynaklara erişim sağlayan ANKOS’un kurucusu ve merkezi, 340.000 kitap, 156.000 ciltli dergi, 1260 güncel dergi, 10.516 elektronik dergi, 12.000 metre karelik alanda 750 kişilik oturma kapasitesi.

MİSYON ANALİZİ NE? Örnek üniversite kütüphanesi NEDEN? KİME? NASIL? ODTÜ’nün temel misyonunda yer alan öğretim, araştırma faaliyetleri ve toplumsal hizmetlerin gerektirdiği bilgiye erişmek için KİME? Öğrenciler Akademik ve idari personel Diğer kullanıcılar Diğer kurum kullanıcıları Toplum NASIL? Çağdaş ve evrensel olanaklar sağlanarak

MİSYON Orta Doğu Teknik Üniversitesi’nin temel misyonunda yer alan öğretim, araştırma faaliyetleri ve toplumsal hizmetlerin gerektirdiği bilgiye erişmek için çağdaş ve evrensel olanakların sağlanması ve örnek bir üniversite kütüphanesi olarak topluma hizmet sunulması.

VİZYON Orta Doğu Teknik Üniversitesi’nin eğitim ve araştırma programlarının gereksinimleri doğrultusunda bilgiyi, hizmet verdiği kitleye çağdaş bilgisayar ve ağ teknolojilerini kullanarak hızlı ve ekonomik bir şekilde, zaman ve yerden bağımsız olarak sunan, mesleki dayanışma ve işbirliğine dayalı, çalışanlarıyla birlikte gelişmelerin gerisinde kalmayan, modern bir bilgi ve belge merkezi olmak.

Dış Çevre Değerlendirmesi Kütüphanelerin üniversitelerde eğitim ve araştırma ana destek birimi olarak öneminin artması, Koleksiyondaki elektronik kaynakların hacminin giderek artması, kütüphanelerin kaynaklara sahip olma modelinden lisans anlaşmaları çerçevesinde erişim sağlama modeline yönelmeleri, Kullanıcı gruplarının bilgiye erişime duyulan taleplerin değişimi ve hızla artması, Bilgi teknolojilerinde yaşanan hızlı değişiklikler nedeniyle kütüphanelerde yeni hizmetlerin sunulması gerekliliği ve bunun kütüphanelerde çalışan insan kaynakları üzerine yeni talepler doğurması, Kütüphanelerin koleksiyon ve bütçe büyüklükleri yerine, verilen hizmetler açısından değerlendirilmesi,

Dış Çevre Değerlendirmesi devamı... Teknolojik değişiklik ve artan maliyetlerin zorlaması sonucu kütüphaneler ile yayınevi ve aracı firmalar arasındaki ilişkilerde yeni sözleşme ve ANKOS gibi konsorsiyum modellerinin ortaya çıkması, Üniversite eğitim ve öğretim faaliyetlerinde kullanılan yöntem ve tekniklerdeki değişimle birlikte kütüphanelerin giderek bir öğrenim mekanı haline gelmeleri, Kütüphanelerin tek başına yetersizliği nedeniyle kütüphanelerarası işbirliğinin artması.

SWOT Analizi Güçlü Yönlerimiz Zengin kitap ve dergi koleksiyonu, Toplum içindeki imaj, Rekabet gücümüz, Güçlü teknik donanımla teknolojik değişime uyum sağlama, Dış çevre ile ilişkiler, Örgütsel ve yönetsel becerilerimizin yeterliliği.

SWOT Analizi devamı... Zayıf yönlerimiz İnsan kaynakları, Fizksel koşullar, Personelin dil ve bilgisayar bilgisindeki yetersizlik, birlikte çalışmaya yönelimin eksikliği.

SWOT Analizi devamı... Fırsatlar Diğer kütüphanelerdeki gelişmelerin izlenmesi, işbirliği ve kıyaslama, Teknolojik gelişmelerin izlenmesi ve uyum sağlanması, Elektronik ortam, Kütüphanecilikteki hızlı değişim ve yenilikler, Kullanım taleplerinin çeşitliliği ve değişkenliği, Performansa Dayalı Bütçeleme Projesi’nde pilot kurum olmak, KALDER (Türkiye Kalite Derneği) için pilot kurum olmak.

SWOT Analizi devamı... Tehditler Döviz kurlarında belirsizlik, Özel üniversite kütüphaneleriyle rekabet, ödenek kısıtlamaları, Devletin personel ücret politikası, Devlet ihale sistemindeki uyumsuzluklar, Güvenlik açıkları, Dergi ve kitap maliyetlerindeki artış, yayınevlerinin tekelleşmesi, kütüphane bütçelerinin yetersizliği.

Müşteriler İç Müşteriler/Kütüphane personeli Yayın Sağlama ve Kataloglama Birimi Referans Birimi Süreli Yayınlar Birimi Ödünçverme Birimi Bilgi Teknolojileri Birimi

Müşteriler devamı... Dış müşteriler/Kullanıcılar ODTÜ öğrencileri ODTÜ akademik ve idari personeli Protokolle belirlenmiş diğer kurum kullanıcıları Belge sağlama sisteminden yararlanan araştırmacılar Toplum

Paydaşlar ODTÜ kullanıcıları Kurum dışı kullanıcılar Endüstri/bireyler/diğer üniversiteler Çalışanlar ODTÜ Rektörlüğü Maliye Bakanlığı Yükseköğretim Kurulu Kütüphane Komisyonu Sağlayıcı kuruluşlar Toplum

Girdilerimiz Finansal destek ve kaynaklar İnsan kaynakları Teknolojik olanaklar

Süreçler Temel Süreçler Koleksiyon Oluşturma & Geliştirme Koleksiyondan Yararlandırma & Pazarlama Destek Süreçler İnsan Kaynakları Finansal Kaynakların Altyapı Yönetimi Yönetimi Yönetimi

Ürünler Koleksiyon Basılı kitap Elektronik kitap Basılı dergi Elektronik dergi Elektronik tez Tam metin makale veritabanları Bibliyografik veritabanları

Hizmetler Ödünçverme Hizmeti WEB tabanlı bilgi hizmeti Yurt içi-yurt dışı belge sağlama hizmeti Görsel/işitsel hizmetler Referans/enformasyon hizmetleri Fotokopi hizmeti

Performans Ölçütleri Koleksiyon Sipariş edilen kitap sayısı, Koleksiyona eklenen kitapların sayısı, Koleksiyona eklenen elektronik dergi sayısı, Abonelik yoluyla sağlanan elektronik referans kaynağı sayısı, Abonelik yoluyla sağlanan elektronik kitap sayısı, Basılı ve elektronik dergi sayısı, Dijital ortamdaki tez sayısı.

Performans Ölçütleri devamı... Kullanıcı hizmetleri Ödünç verilen kitap sayısı, Kullanılan tez sayısı, E-kitapların kullanımı, E-referansların kullanımı, Elektronik dergi kullanım sayıları, Gör-işit materyallerin kullanımı, İndeks ve veritabanlarının kullanımı, WEB sayfasının kullanımı, ILL ve doküman sağlama sayıları, Kullanıcı kılavuzlarının kullanımı, Kullanıcı eğitimi için hazırlanan materyallerin sayısı, Kullanıcı sorularına e-posta, telefon yoluyla ve yüzyüze verilen cevap sayısı.

Faaliyetler ve hedefler Elektronik Dergi Koleksiyonu Abonelik sayısını 7875'e yükseltmek Basılı Dergi Koleksiyonu Basılı dergi aboneliğini 1600'e indirmek Kitap Koleksiyonu Kitap koleksiyonu için 6250 adet kitap satınalmak Ciltli Dergi Koleksiyonunun Yerleştirilmesi 70000 adet ciltli derginin yerleştirilmesi E-kitap Koleksiyonunun Geliştirilmesi 100 adet elektronik kitabın koleksiyona eklenmesi E-referans Koleksiyonunun Geliştirilmesi Abonelik sayısının 17'ye yükseltilmesi Kataloglama 10000 adet kitabın kataloglanması Geriye Dönük Kataloglama 15000 adet bibliyaografik kaydın sisteme aktarılması

Gerçekleşen Faaliyetler Gerçekleşen Hedefler Elektronik Dergi Koleksiyonu Abonelik sayısı 10.516’ya yükselmiştir. Basılı Dergi Koleksiyonu Basılı dergi aboneliği 1260’a inmiştir. Kitap Koleksiyonu 10.951 adet kitap koleksiyona eklenmiştir. Ciltli Dergi Koleksiyonunun Yerleştirilmesi 50.000 adet ciltli dergi yerleştirilmiştir. E-kitap Koleksiyonunun Geliştirilmesi 450 elektronik kitap koleksiyona eklenmiştir. E-referans Koleksiyonunun Geliştirilmesi Abonelik sayısı 9’a yükselmiştir. Kataloglama 11.954 adet kitap kataloglanmıştır. Geriye Dönük Kataloglama 15.350 bibliyaografik kayıt sisteme aktarılmıştır

Kullanıcı Memnuniyeti Anketi 1781 lisans öğrencisi, 406 lisansüstü öğrenci, 239 öğretim üyesi.

Fiziksel mekan olarak Kütüphane kullanımı

Kütüphane WEB sayfasının kullanımı

WEB sayfasının yeniden tasarımı

Kütüphane hizmetlerinden duyulan memnuniyet

KALDER Çalışmaları 11-12 Temmuz 2003 “Süreç Yönetimi ve İyileştirilmesi” eğitimi 16-18 Ekim 2003 “ISO 9000: 2000 Kalite Yönetim Sistemi” eğitimi Organizasyon şeması Temel süreçler

Aksayan Yönler Birimlerarası iletişim kopukluğu, birlikte çalışmaya yönelim olmaması, Koleksiyon geliştirme politikasının eksikliği, Okuyuculardan gelen kitap isteklerinin işleme konulmasının, sipariş ve kataloglama işlemlerinin çok zaman alması,

Aksayan Yönler devamı... Kitap kataloğundaki eksiklikler ve yanlış uygulamalar, Basılı koleksiyonun artmasıyla birlikte katlardaki raflarda yığılmaların oluşması, Personelin bilgisayar bilgisinin eksikliği ve internete bağlı bilgisayar sayısının azlığı, Havalandırma, ısıtma ve ışıklandırma gibi fiziksel yapıdaki eksiklikler, okuma salonlarındaki masa ve sandalye sayılarının yetersizliği Bilgisayar güvenliği.

İyileştirmeler İç düzenleme Görev tanımları Birimlerde yeniden yapılanma İstatistikler ve performans değerlendirme İletişim ve verimliklik Kaynak kullanımının ve kullanıcı memnuniyetinin artırılmasına yönelik çalışmalar

İç düzenlemeye bir örnek

Iyileştirmeler devamı... Koleksiyonun geliştirilmesi ve yönetimi Kitap koleksiyonu haritası Basılı ve elektronik dergi koleksiyonunun değerlendirilmesi Elektronik dergi kullanımının izlenmesi ve değerlendirilmesi

ACAS

Graph view for all divisions

BASILI VE ELEKTRONİK DERGİ ANALİZİ   Toplam Ekti faktörlü Hakemli Ulrich çekirdek dergi koleksiyonu 27584 5798 14413 ODTÜ basılı dergi koleksiyonu 1124 (%4.07) 872 (%15.04) 1015 (%7.4) ODTÜ elektronik dergi koleksiyonu 5238 (%18.99) 3017 (%52.04) 4568 (%31.69)

Etki faktörlü basılı ve elektronik dergilerin karşılaştırılması AERONAUTICS AND SPACE FLIGHT 20,00% 30,00% ASTRONOMY 19,57% 50,00% BIOLOGY 3,53% 41,38% BUILDING AND CONSTRUCTION BUSINESS AND ECONOMICS 21,45% 71,30% CHEMISTRY 15,44% 45,04% COMPUTERS 13,73% 69,61% EARTH SCIENCES 19,83% 46,84% EDUCATION 8,67% 52,00% ELECTRONICS 6,82% 70,45% ENERGY 15,56% 64,44% ENGINEERING 26,21% 61,90% ENVIRONMENTAL STUDIES 6,11% 58,33% FOOD AND FOOD INDUSTRIES 32,43% 37,84% GEOGRAPHY 5,36% 66,07% HEATING, PLUMBING AND REFRIGERATION 25,00% 75,00% HISTORY 14,81% 51,85% HOUSING AND URBAN PLANNING 33,33% 70,00% LINGUISTICS 10,87% 45,65% MATHEMATICS 26,60% 53,45% METALLURGY 24,24% 39,39%

2003-2004 elektronik dergi kullanımı

Elektronik Tabanlı Yeni Programlar Elektronik tez uygulaması Ders kitaplarının elektronik ortamda sipariş edilmesi WEB üzerinden kullanıcı eğitimi verilmesi